Como o Caju Ciclos gerou economia e eficiência nos processos internos da Frete Rápido

A Frete Rápido, logtech líder no gerenciamento de transporte e logística para e-commerce na América Latina, teve o primeiro contato com a Caju em 2022, quando a empresa sentiu a necessidade de trocar um vale-alimentação tradicional por um fornecedor de multibenefícios. Depois que o time experimentou – e aprovou – os multibenefícios, o RH foi convidado a conhecer outros dois produtos: Caju Mais, solução de saúde e bem-estar para colaboradores, e, mais recentemente, o Caju Ciclos, plataforma de admissão e gestão de dados para o RH. 

“Depois que todo mundo adorou a migração para a Caju e que já tínhamos assinado Caju Mais, eu pude testar e apontar melhorias na plataforma do Caju Ciclos, que na época era só um protótipo. E foi uma ótima experiência, porque sinto que estão preocupados em, de fato, resolver as dores dos clientes para desenvolver um produto que realmente faça a diferença”, conta Thales Dias Nunes, Analista de RH da Frete Rápido. 

Solução para as dores do RH e redução de custos

O analista explica que a necessidade de levar mais tecnologia e automatização para o RH da Frete Rápido surgiu quando a empresa passou a contratar pessoas no formato de trabalho remoto.  “A gente não fazia ideia de como fazer com as admissões, porque era tudo muito manual. A coleta de documentos, que hoje eu faço pelo Caju Ciclos, era por e-mail. Para as assinaturas, alguns documentos tinham que ser assinados à mão, outros via plataformas de assinatura digital, e outros via Gov. Hoje, todas as assinaturas internas são realizadas via Caju Ciclos, reduzindo o custo operacional”, explica Thales.

Essas dores, no entanto, foram solucionadas pelo Caju Ciclos. Hoje, 55% da operação da empresa está espalhada pelo Brasil, ou seja, menos da metade dos colaboradores fica na sede, no Espírito Santo. “Quando eu assinei Caju Ciclos, a plataforma não tinha a maioria das funcionalidades que ela tem hoje. A principal funcionalidade era o processo de automação da coleta de documentos. E só essa funcionalidade já compensava o investimento realizado. Depois que descobri que tudo era integrado com o demais produtos da Caju, nos certificou que havíamos feito a escolha certa”, afirma o analista.

Através do Caju Ciclos, RHs e DPs podem acompanhar a jornada do colaborador de ponta a ponta, centralizando as informações e documentos dos colaboradores de forma automatizada. Entre as funcionalidades da plataforma estão a gestão de dados, da admissão à gestão de benefícios, assinatura digital de documentos, gestão de arquivos, recibos e holerites. 

Em relação às assinaturas digitais, Thales afirma que buscava uma plataforma que tivesse essa funcionalidade há bastante tempo no mercado. “Usávamos uma ferramenta que era bem conhecida, mas onde tínhamos um custo alto de envio, de cerca de R$8,50 a R$10,00 por documento. Quando adotamos a ferramenta de assinatura da Caju, para o ambiente interno, reduzi o meu custo de envio para colaboradores para R$0,00. Então, isso gerou uma economia gigantesca”, diz. 

Outra coisa que o analista conta que estava buscando há mais de três anos era uma ferramenta que fizesse distribuição de holerites sem exigir uma padronização como a maioria das que já existiam no mercado faz.

“Nessas ferramentas que já existiam eu precisava importar um arquivo da contabilidade com um layout específico do sistema fornecido ou que fosse compatível com as exigências do sistema. E por ter esse layout, essa padronização, fica um serviço muito caro. Além disso, se tivesse qualquer erro a ferramenta não aceitava o arquivo. Já com o Caju Ciclos eu posso subir o arquivo e a plataforma vai ler a partir do nome completo do colaborador e vai identificar o holerite. E se caso tiver algum erro, ele aceita o arquivo e sinaliza o que está errado, para que eu possa corrigir e fazer a conferência de tudo, o que reduz o meu tempo, já que não preciso fazer o envio novamente”, conta.

Falando em redução de custos, Thales acredita que atualmente, além da economia de tempo do time, e com substituição de softwares, a empresa economiza dinheiro com as soluções da Caju.  “Acredito que o valor do Caju Ciclos é um quarto de qualquer outra ferramenta parecida no mercado, que não entrega todas essas funcionalidades”, afirma.

Economia de tempo para o RH

O RH é tradicionalmente um setor bastante burocrático, mas, para o analista da Frete Rápido, houve uma mudança considerável depois que ele passou a usar a plataforma da Caju. “Hoje, não preciso mais gastar tanto tempo em funções que são repetitivas do dia a dia e posso focar em coisas mais estratégicas”, pondera. 

“Toda vez que eu tinha que pegar os holerites, separar um a um e enviar para os colaboradores. Depois, coletar as confirmações de leitura e recebimento, holerites assinados, e após isso, guardar nas pastas. Com esse processo eu gastava pelo menos umas 5 horas. E hoje, para subir um arquivo no Caju Ciclos, corrigir manualmente, validar e enviar, eu gasto cerca de 5 a 10 minuto”.

“Então foi de 5 horas para 5 a 10 minutos todo o mês”

A agilidade na conferência de documentos na admissão também é um ponto que Thales destaca. “Com a Caju, o processo da coleta de documentos fica mais prático e rápido tanto para o RH, quanto para o futuro colaborador. O processo fica mais assertivo dentro de uma plataforma, então eu garanto que todas as informações que eu preciso estejam unificadas no mesmo lugar. Além  disso, o processo de conferência de documentos ficou mais ágil, Portanto, tudo dentro da Caju me gera economia de alguma forma”, explica. “Se juntar todas essas funcionalidades, em um mês com 22 dias úteis, economizo 3 dias. Então, são 3 dias que ganho todo o mês para poder me concentrar em outras demandas.” 

A Frete Rápido recomenda Caju Ciclos?

“Hoje Caju Ciclos é, para mim, a melhor plataforma para RHs do mercado, considerando todas as suas funcionalidades. E  eu sempre indico para todo mundo, porque sei que o RH ainda é um setor bastante engessado. Então, quanto mais você conseguir automatizar, melhor. E, de preferência, economizando o máximo de dinheiro possível. 

No geral, eu sinto como Caju Ciclos supriu as dores que eu tinha no RH, coisas que são comuns em empresas de todos os portes,  mas fora a Caju não encontrei nenhum fornecedor que consiga atender essas demandas de uma forma justa, por um valor acessível, com qualidade e modernidade. E todas as funcionalidades tem uma usabilidade incrível. Este é um sistema que, uma vez implementado, não será esquecido, pois estará constantemente integrado ao seu dia a dia. Então, é sensacional, e eu estou animado para continuar economizando tempo e dinheiro com a Caju”, finaliza Thales.