Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
Conheça em detalhes o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e saiba como ele impacta a gestão de RH nas empresas.
Com a evolução tecnológica e as mudanças na legislação trabalhista, é essencial que os profissionais de Recursos Humanos estejam familiarizados com o funcionamento e os requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto (REP).
O REP é uma ferramenta importante para garantir a precisão e legalidade dos registros de jornada de trabalho dos funcionários. Ela é fundamental e contribui para uma gestão mais eficiente e transparente da relação entre empresas e colaboradores.
Se você é um profissional ou gestor de RH que deseja aprimorar seus conhecimentos sobre o REP e sua aplicação prática, este guia é para você! Ao longo deste conteúdo, vamos explorar os diferentes aspectos do REP, como funciona e garantindo uma gestão eficiente e transparente da jornada de trabalho dos colaboradores.
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é um equipamento utilizado pelas empresas para registrar eletronicamente a jornada de trabalho de seus colaboradores. Ele substitui os antigos relógios de ponto mecânicos e tem como objetivo principal garantir maior precisão e segurança nas marcações de entrada e saída dos funcionários.
O REP deve atender às normas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que foram introduzidas inicialmente pela Portaria 1.510/2009 para regulamentar o uso do ponto eletrônico no Brasil, mas que recentemente é validado pela Portaria n° 671/2021.
Entre os requisitos exigidos para o REP estão a impressão do comprovante de registro de ponto, o armazenamento seguro das informações, a capacidade de funcionar em modo off-line em caso de queda de energia e a possibilidade de integração com sistemas de gestão de folha de pagamento.
A adoção do REP é obrigatória para empresas com mais de 10 funcionários, conforme determina a legislação trabalhista brasileira. O objetivo é garantir a transparência e a veracidade das informações de jornada de trabalho, protegendo tanto os direitos dos trabalhadores quanto os interesses das empresas.
A Portaria 671, publicada em 8 de novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência, consolida diversas regras relacionadas ao controle de jornada de trabalho, substituindo as Portarias 373 e 1.510.
Essa portaria foi criada para modernizar e desburocratizar a gestão de horas trabalhadas, promovendo maior transparência e eficiência nas práticas de controle de ponto.
Como novidade, essa portaria adiciona diretrizes inovadoras para os registros de ponto. A novidade é que isso pode ser feito através de diferentes tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto, que são:
Como acabamos de saber, o REP é classificado em três categorias principais: REP-C, REP-A e REP-P. Cada uma dessas categorias possui características específicas relacionadas à capacidade de armazenamento e à forma como os dados são transmitidos ao Ministério do Trabalho nessa etapa de gestão de ponto.
Confira agora as diferenças entre eles:
O REP-C é descrito pelo artigo 76 da Portaria n° 671/2021:
Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Fica claro que esse é o equipamento físico para registro de ponto que precisa ser capaz de entregar os comprovantes impressos para os colaboradores.
Já o REP-A é descrito pelo artigo 77 da mesma portaria como:
Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Já este ponto trata do conjunto entre o equipamento físico com um software, sendo necessário que os dados sejam armazenados em meio eletrônico externo, como um computador. O REP-A não emite comprovante impresso para o funcionário.
Por fim, o REP-P é descrito pelo artigo 78 da Portaria n° 671/2021:
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Assim fica claro que o REP-P trata de forma clara da parte do programa de computador dedicado aos registros de ponto, com o comprovante salvo digitalmente. Pode ser representado pelo uso de pontos por aplicativos.
O funcionamento do Registrador Eletrônico de Ponto (REP) na prática envolve algumas etapas básicas, que podem variar de acordo com o modelo específico do equipamento e com as configurações adotadas pela empresa.
Analisando de forma geral, o processo de utilização do REP segue sempre os 5 passos seguintes:
No primeiro passo do processo, o funcionário utiliza um meio de identificação válido, como um cartão de proximidade, biometria ou código de barras, para acessar o sistema do REP. Essa identificação é única para cada funcionário e permite que o sistema registre corretamente sua jornada de trabalho.
A identificação pode ser rápida e simples, dependendo do método utilizado, o que agiliza o processo de registro. Após a identificação, o funcionário confirma sua entrada ou saída no sistema.
Todo esse processo de confirmação é fundamental para garantir a precisão dos registros, evitando erros ou fraudes. O funcionário pode realizar essa confirmação por meio de um botão físico no equipamento ou de forma automática, dependendo das configurações do REP e das políticas da empresa.
Com a identificação confirmada, o REP registra o horário exato de entrada ou saída do funcionário. Esse registro é preciso e confiável, pois é baseado nas informações fornecidas pelo sistema de identificação. O funcionário pode visualizar o registro em uma tela do equipamento, o que permite verificar se a operação foi realizada corretamente.
O registro da jornada é armazenado internamente no REP, garantindo a integridade e segurança das informações.
Nos modelos mais avançados, os registros também podem ser enviados automaticamente para um sistema de gestão de ponto, facilitando o controle e a análise dos dados pela empresa. Esse processo ajuda a garantir a conformidade com a legislação trabalhista e a transparência na gestão do tempo de trabalho dos funcionários.
Após o registro da jornada, alguns modelos de REP podem gerar um comprovante impresso para o funcionário. Esse comprovante contém informações como o horário de entrada ou saída, o nome do funcionário e o número do registro.
Essa funcionalidade permite que o funcionário tenha um registro físico de sua jornada de trabalho, o que pode ser útil para eventuais consultas ou contestações.
A impressão do comprovante também pode servir como uma medida de segurança adicional, garantindo que os registros de ponto sejam precisos e não possam ser alterados posteriormente. Além disso, o comprovante pode conter informações sobre o período de trabalho, o que contribui para a transparência e conformidade com as leis trabalhistas.
Os registros de ponto são armazenados na memória interna do REP ou enviados direto para a nuvem, garantindo a integridade e segurança das informações.
Essa memória no REP-C pode variar de capacidade dependendo do modelo do equipamento, mas deve ser suficiente para armazenar os registros de todos os funcionários da empresa por um período determinado pela legislação trabalhista.
Nos modelos mais avançados, os dados também podem ser enviados automaticamente para um sistema de gestão de ponto ou para o Ministério do Trabalho, conforme exigido pela legislação. Isso facilita o controle e a análise dos dados pela empresa, além de garantir a conformidade com as normas vigentes.
Periodicamente, o REP deve passar por manutenção preventiva e atualização de software para garantir seu funcionamento adequado e conformidade com as normas vigentes.
Essas manutenções podem incluir:
A manutenção regular do REP é essencial para garantir a precisão e confiabilidade dos registros de ponto. Além disso, a empresa deve estar atenta às atualizações da legislação relacionadas ao registro de ponto eletrônico, garantindo que o equipamento esteja sempre em conformidade com as normas.
Percebeu como o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é uma ferramenta essencial para a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, garantindo precisão, transparência e conformidade com a legislação trabalhista?
Com o avanço da tecnologia e as mudanças nas regulamentações, é fundamental que os profissionais de Recursos Humanos estejam atualizados e preparados para utilizar o REP de forma eficiente.
Para seguir nessa jornada de aprendizado, leia também o conteúdo sobre Gestão de jornada de trabalho: o que diz a CLT e como fazer!
Preencha o formulário de interesse abaixo.
Entraremos em contato com as melhores soluções para sua empresa.
Conteúdo
Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
Ver todos os posts dessa autoria
Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
