Como conduzir uma auditoria de despesas de forma mais eficiente?

Os custos fazem parte da contabilidade de qualquer negócio. No entanto, há uma boa chance de existirem gastos na sua empresa que possam ser reduzidos ou realocados em áreas mais estratégicas do negócio.

No dia a dia, pode ser difícil identificar essas situações, mas uma auditoria de despesas pode trazer mais clareza sobre erros, fraudes ou ineficiências nos gastos corporativos, além de ser essencial para garantir um planejamento financeiro responsável para a organização.

Pensando nisso, preparamos esse guia com tudo o que você precisa saber para conduzir auditorias eficientes e qual o impacto ela pode trazer para a empresa. Acompanhe neste artigo!

O que é auditoria de despesas?

A auditoria de despesas é o processo de revisar e analisar os registros financeiros de uma empresa para garantir que os custos estejam alinhados ao orçamento previsto e à política interna de despesas.

Para isso, existem vários tipos de auditoria, cada um com um objetivo específico. Geralmente, as mais comuns são as auditorias financeiras, de despesas, de conformidade e de desempenho. A gente fala sobre cada uma delas logo abaixo:

Auditoria financeira

A auditoria financeira se concentra na revisão das transações financeiras e registros contábeis do negócio. Aqui, o objetivo é entender como o dinheiro está sendo gasto e se todas as despesas estão devidamente registradas como deveriam estar.

Auditoria de reembolso

A auditoria de reembolsos é um tipo específico de auditoria financeira. Nesse caso, o objetivo é revisar o reembolso de despesas corporativas, como diárias de viagens, para evitar e identificar fraudes ou irregularidades no processo.

Auditoria de conformidade

Na auditoria de conformidade, o foco é entender se a empresa está em conformidade com as normas aplicáveis ao seu setor, como regulamentos, legislações e políticas internas da empresa.

Auditoria de desempenho

As auditorias de desempenho buscam avaliar se a empresa está atingindo os objetivos que definiu para si. Ou seja, se os recursos estão sendo utilizados de forma apropriada e se estão contribuindo para as metas da organização. 

Qual é o principal objetivo da auditoria de despesas?

O principal objetivo de uma auditoria de despesas é garantir a eficiência no uso dos recursos financeiros da organização. Ou seja, ter certeza de que o dinheiro não está sendo gasto de forma inadequada ou em projetos que não trazem retorno.

Além disso, esse também é um processo muito utilizado para identificar erros de registro, fraudes ou quaisquer irregularidades nos gastos da empresa.

Se uma empresa gasta muito dinheiro em viagens corporativas, por exemplo, uma auditoria de despesas pode examinar esses gastos para garantir que não haja abusos, como reservas em hotéis extravagantes ou refeições excessivamente caras. 

Dessa forma, é possível manter a saúde financeira do negócio, identificar áreas que permitam uma redução dos custos e garantir que os recursos sejam sempre utilizados da melhor maneira possível para alcançar os objetivos da organização.

Leia também: Como simplificar a gestão de despesas de viagem?

Como fazer uma auditoria de despesas eficiente?

Pronto para colocar a mão na massa e começar a auditoria? Então, veja as sugestões que separamos para tornar esse processo mais eficiente:

1. Defina o objetivo

Antes de começar a auditoria, é importante entender porque ela está sendo feita. É uma auditoria preventiva de rotina? Ou existe alguma suspeita de fraude? Há sinais de que os gastos da empresa não estão sendo eficientes?

Ter um objetivo claro ajuda a saber o que exatamente procurar. Ou seja, quais áreas devem ser investigadas, quais documentos precisam ser analisados com mais atenção e quais pessoas devem ser procuradas, caso exista alguma irregularidade.

2. Monte uma equipe de auditores

A auditoria de despesas não é uma tarefa simples. Por isso, é importante que ela seja realizada por alguém que tenha experiência em auditorias, um bom entendimento de contabilidade e registro profissional no Conselho da área.

Essa pessoa pode ser um auditor externo ou alguém de dentro da organização. No entanto, é importante lembrar que esse profissional deverá ter acesso a todos os registros financeiros da empresa, portanto, é essencial que seja alguém de confiança.

3. Reúna documentos

O próximo passo é reunir todos os documentos relacionados às despesas que serão analisadas. Isso inclui, por exemplo, relatórios de fechamento de mês, registros contábeis, faturas, recibos, relatórios de reembolso, entre outros.

É importante organizar e catalogar os documentos para facilitar a análise durante a auditoria. Para isso, uma dica é criar pastas físicas ou digitais separando diferentes tipos de documentos e períodos de tempo.

4. Revise a política interna

Antes de partir para a análise das informações, também vale a pena revisar a política da empresa relacionada à gestão de gastos. Aqui, você poderá lembrar quais despesas estão ou não estão previstas no regulamento interno.

Assim, será mais fácil mapear aquilo que é incomum ou precisa ser investigado mais a fundo. Além disso, também é uma maneira de identificar processos que possam ser melhorados para otimizar o orçamento.

5. Analise padrões de gastos

Nesta etapa, vamos analisar todos os documentos para identificar padrões, tendências ou irregularidades. Picos repentinos de gastos, por exemplo, podem ser um sinal de alerta para a saúde financeira do negócio.

Aqui, algumas perguntas que você pode fazer são:

• As despesas estão dentro do orçamento previsto pela empresa?
• Elas são relevantes para o objetivo do negócio?
• Elas são legais e/ou estão de acordo com a política interna?
• Todas as transações estão devidamente documentadas e comprovadas?
• As despesas estão crescendo mais rápido do que a receita?
• A situação atual é sustentável a longo prazo?

Respondendo essas questões, você terá uma compreensão mais clara dos gastos da empresa, do que precisa de mais atenção e do que precisa ser recalculado para evitar prejuízos no futuro.

6. Documente em um relatório

Independentemente do que for encontrado na auditoria, lembre-se de registrar tudo em um relatório e repassar os principais insights às pessoas interessadas, como a diretoria da empresa e os stakeholders.

Esse registro serve não só para facilitar auditorias futuras, mas também para servir como base para avaliar o progresso ao longo do tempo e garantir que as questões identificadas tenham sido devidamente abordadas.

Quais os benefícios de fazer a auditoria de despesas?

Até aqui, podemos concluir que a auditoria de despesas não é uma tarefa simples. No entanto, é um esforço que vale a pena, já que pode trazer uma série de benefícios para a empresa. Veja alguns dos principais:

Plano financeiro

A auditoria de despesas pode indicar exatamente onde o dinheiro da organização está sendo gasto e como isso está afetando o desempenho financeiro geral do negócio.

Com essas informações em mãos, pode-se reavaliar gastos e realocar recursos em áreas mais estratégicas, criando um plano financeiro mais preciso e com metas realistas e alcançáveis de acordo com a situação atual da empresa. 

Redução de custos

Ao examinar detalhadamente os registros financeiros, também é possível identificar despesas que podem ser reduzidas. Isso pode incluir, por exemplo, serviços que não agregam valor ao negócio, contratos que não são favoráveis à empresa, despesas de viagens, entre outros.

Isso ajuda na redução de custos a curto prazo, o que é essencial para empresas que estão passando por dificuldades financeiras.

Reduzir o risco de fraude

Em empresas que trabalham com políticas de reembolso, a auditoria também pode ajudar a descobrir fraudes e abusos que poderiam passar despercebidos na rotina do setor de RH ou de contabilidade.

Isso porque, ao analisar em detalhes cada registro, fica mais fácil identificar faturas falsas, despesas não autorizadas, duplicadas ou excessivas. Assim, os auditores podem sugerir melhorias para fortalecer os controles internos e reduzir o risco de novas fraudes no futuro.

Leia também: O que é e como fazer uma política de reembolso?

Cumprimento da legislação

Outra vantagem de realizar a auditoria de despesas regularmente é garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis às despesas, como normas contábeis, tributárias e regulamentações específicas do setor. 

Dessa forma, podemos evitar multas, penalidades e problemas legais que possam surgir devido a uma gestão inadequada das despesas.

Transparência financeira

Como vimos, sempre que a auditoria é concluída, é preciso criar um relatório detalhado sobre os problemas encontrados, recomendações para melhorias e áreas que exigem ação corretiva. 

Esses relatórios são compartilhados com a administração, os stakeholders e outras partes interessadas Assim, ela se torna parte fundamental do compliance financeiro e ajuda a garantir transparência e responsabilidade na gestão financeira da empresa.

Quando se faz uma auditoria de despesas?

Não existe um único momento definido para fazer uma auditoria financeira. Geralmente, esse é um processo preventivo que pode acontecer uma vez ao ano, por exemplo, apenas certificar as informações ou fazer a prestação de contas anual.

No entanto, caso exista uma suspeita de fraude, um indicativo de que os gastos estão acima do orçamento previsto ou um processo de fusão e aquisição, é possível antecipar essa checagem dos registros.

Ah, e existe outro momento em que pode ser muito útil fazer uma auditoria de despesas. Sabe qual é? Leia nosso artigo sobre o fim do ano fiscal e veja tudo o que precisa ser feito nesse período.