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Entenda o que é, para que serve e como criar uma nota de débito neste guia completo. Acesse agora para aprender tudo sobre o tema!
O reembolso de despesas corporativas pode trazer problemas para os negócios caso não seja bem gerenciado, levando empresas a perderem dinheiro por conta de fraudes e multas.
Para evitar essas questões, é preciso comprovar as despesas a serem reembolsadas. Caso contrário, os órgãos fiscalizadores podem entender que uma despesa é parte do custo de um serviço, considerando, assim, que ele é de natureza remuneratória, e não indenizatória, e fazendo com que seja tributado.
Mas como fazer isso de maneira eficiente? Uma boa maneira é por meio da nota de débito, uma ferramenta contábil que serve para prevenir e controlar os gastos da empresa. Quer entender mais sobre o que é e como funciona? Continue a leitura do artigo!
Uma nota de débito é um documento usado para custear despesas que não fazem parte da prestação de um serviço, como hospedagens e alimentação.
Trata-se de um ressarcimento não tributável, usado pelos negócios quando há despesas que não podem ser incluídas na nota fiscal, uma vez que não fazem parte da atividade-fim da empresa contratada.
Na prática, funciona assim: em um primeiro momento, essas despesas são pagas pela empresa que presta o serviço. Mais tarde, utiliza-se a nota de débito para fazer a cobrança dos valores.
Vamos pensar em um exemplo para ilustrar: imagine que uma empresa contrata outra para realizar uma consultoria. Para comprovar o pagamento, a contratada emite uma nota fiscal. Com base no valor dessa nota, os impostos serão cobrados.
Porém, durante a prestação do serviço, os consultores precisam se deslocar, gerando despesas que são pagas pela contratada. Ao final do contrato, o pedido de reembolso é feito usando notas de débito.
Entender as diferenças entre despesas e custos é fundamental para compreender o que é uma nota de débito e qual a sua importância.
Isso também evita erros na hora de administrar ativos, seja na contratação de terceiros ou no ressarcimento de outras empresas. Isso porque, se os gastos forem entendidos como custos, não poderão ser reembolsados.
Portanto, lembre-se de que despesas são gastos que não têm relação direta com a atividade primária do negócio. Isso inclui, por exemplo, conta de energia, luz, internet e aluguel.
Nessa categoria, é possível ainda separar despesas fixas e variáveis, entre outras classificações, para gerir ainda melhor suas finanças. Os custos, por sua vez, são os gastos ligados à atividade principal da empresa.
Eles também podem ser separados em fixos e variáveis ou até em centros de custos para identificar quais áreas da empresa consomem mais recursos.
Uma nota de débito, como dito anteriormente, é um documento que serve para informar uma empresa sobre despesas envolvidas na prestação de serviços que ela precisa pagar, sendo usado com frequência para solicitar reembolsos.
Diferentemente da fatura, a nota de débito não tem emissão obrigatória, cabendo a cada empresa decidir se a utiliza ou não. Ela também tem relação com as contas a pagar e receber, mas é usada para restituição de despesas decorrentes da prestação de serviços, como alimentação e deslocamentos.
A fatura, por sua vez, é usada para a solicitação da cobrança de valores relacionados à prestação do serviço em si. Sua emissão também é diferente da nota fiscal, visto que ela não possui valor para o recolhimento de impostos.
A nota de débito é muito importante para a prestação de contas. Se as despesas que podem ser reembolsadas não forem acompanhadas e controladas, a empresa contratante pode ter prejuízos.
Isso ocorre quando se entende que os gastos são parte do serviço prestado e, portanto, têm natureza remuneratória e não indenizatória. Até mesmo multas podem ser aplicadas em alguns casos. A nota de débito evita tudo isso, pois permite prevenir e controlar os gastos, de acordo com a política de cada negócio.
A tributação para reembolso de despesas segue a lógica de que se não se caracteriza ganho, não deve ser taxado.
Porém, pode acontecer de os órgãos fiscais tributarem esses valores. O que mais causa problemas nesse sentido é a confusão de custos com despesas.
Os custos essenciais de cada atividade, que acontecem independentemente da prestação de serviço, não podem entrar na nota de débito.
Uma empresa que aluga carros, por exemplo, não pode emitir notas de débito pela manutenção dos veículos, uma vez que isso é essencial para que a empresa funcione, configurando ganho de receita.
Além disso, toda vez que um gasto não for originalmente da empresa contratante e o reembolso for solicitado, a tributação acontece, pois isso configura benefício e ganho de patrimônio.
Para fazer uma nota de débito é possível usar um ERP ou uma planilha de Excel. Para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores, é preciso prever o reembolso das despesas em contrato, limitar os gastos ao necessário e tratar despesas diretamente com o fornecedor sempre que possível.
O mais importante é que no documento constem as informações mais importantes, como:
Lembre-se: ainda que o reembolso das despesas não deva ser tributado, não é impossível que órgãos fiscalizadores autuem a prestadora de serviços e cobrem impostos sobre o ressarcimento como se fosse lucro. Nesses casos, é fundamental ter as notas de débito para comprovar os gastos e os reembolsos, seja na esfera administrativa, seja na judicial.
Notas de débito são documentos de valor comprobatório, que resguardam as empresas e protegem suas atividades. Por outro lado, em um mundo em que as relações entre negócios são cada vez mais dinâmicas, emitir notas de débito para cada despesa pode ser contraproducente.
É por isso que hoje muitas empresas optam por soluções mais modernas e flexíveis. É o caso do Caju Despesas, que mantém todos os recursos das despesas corporativas da sua equipe em um só lugar e permite dar adeus ao desconforto dos reembolsos.
Sua empresa pode adiantar um valor com a segurança de que esse dinheiro está separado das finanças pessoais do colaborador, além de contar com ferramentas que facilitam a gestão das despesas.
Fora os casos de viagem, você ainda pode usar nossos múltiplos recursos para alimentação, combustível e demais despesas — sendo que, para todas, só é preciso usar um único cartão, o que traz mais satisfação aos colaboradores e facilita o trabalho do departamento pessoal.
As despesas corporativas são necessárias, é claro, mas podem ser bem organizadas, com um teto que traz mais previsibilidade aos gastos mensais da companhia.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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