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Quais são os documentos para admissão de um colaborador? Saiba tudo o que é imprescindível, independentemente do tipo de contrato
Na hora de contratar um funcionário, é natural fazer listas e mais listas de papelada e ainda assim sentir uma certa insegurança. Será que é tudo isso mesmo ou está faltando algum documento para admissão? Pensando em colaboradores com contrato de trabalho CLT, a dúvida pode ser ainda maior, pois existem regras trabalhistas que precisam ser consideradas.
A lista de documentos para admissão de um colaborador varia de acordo com o tipo de contrato, mas em geral são necessários documentos pessoais, fotos, certificados de conclusão de curso e demais comprovantes.
Neste artigo, listamos tudo o que é necessário para fazer a admissão de um funcionário. Aproveite para salvar este post na sua aba de favoritos que ele vai ser sempre necessário!
Dependendo do contrato de trabalho, serão necessários mais ou menos documentos para admissão. Vamos explicar quais as exigências para cada tipo de contrato. Anote aí:
Em geral, o colaborador CLT é o contrato que mais pede documentos.
É o documento essencial para comprovar o registro do empregado. Deve-se anotar nela a data de admissão, salário, cargo, entre outras informações.
É na carteira de trabalho que a empresa consegue o PIS/PASEP ou NIT, número de identificação do trabalhador — essencial para efetuar o registro na empresa e permitir o recolhimento de benefícios sociais.
Hoje, com a carteira de trabalho digital, esse processo ficou até mais simples e fácil para empresas e colaboradores que trabalham de modo remoto.
Aqui entram vários, como:
Pode ser que sejam necessárias cópias autenticadas desses documentos também. Vai variar conforme as orientações da empresa.
O atestado é emitido após a realização do exame admissional, que é de responsabilidade e custo do empregador.
Se houver dependentes de até 21 anos, é preciso enviar a cópia da certidão de nascimento de cada um deles também. Assim como o cartão de vacinação dos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos maiores de sete anos para o caso de salário-família.
Se for o caso, também será necessário o atestado de invalidez dos filhos ou dependentes de qualquer idade.
A carteira de habilitação é necessária apenas para profissionais que exerçam funções em que é preciso dirigir. Também pode servir como RG e CPF.
Quando sua empresa acha necessário solicitar esses documentos. Em geral, isso já faz parte do processo de seleção dos colaboradores.
Ainda pode ser preciso enviar fotos 3X4, dependendo do cadastro que a empresa fizer — comum para a confecção de crachás de acesso, por exemplo, em trabalhos presenciais.
Os documentos de admissão de uma pessoa estagiária podem variar um pouco conforme a empresa. Porém, existem aqueles obrigatórios de acordo com a Lei nº 11.788/2008. Veja quais são:
Este é o documento principal e obrigatório para formalizar o contrato de estágio. O TCE deve ser assinado pela empresa contratante, pela instituição de ensino e pelo próprio estagiário (ou seu responsável, caso seja menor de idade).
Ele define as condições do estágio, como a carga horária, o valor da bolsa, os benefícios e as atividades a serem realizadas, protegendo os direitos do estagiário.
A pessoa a ser contratada deve apresentar um documento de identificação válido com foto para fins de registro e comprovação de sua identidade. Pode ser RG, passaporte, CNH etc.
O CPF é necessário para registro do estagiário junto ao sistema de recolhimento de contribuições previdenciárias. Se for apresentada a CNH, o CPF deixa de ser necessário.
Para estagiar, é necessário ter matrícula em uma instituição de ensino, independentemente do nível — médio, técnico, superior ou profissionalizante.
Algumas empresas podem exigir a elaboração de um contrato de estágio adicional, detalhando aspectos específicos do estágio e estabelecendo obrigações mútuas. Mas é um documento de admissão opcional.
Dependendo das políticas da empresa, podem ser solicitados outros documentos, como currículo, histórico escolar, comprovante de residência, entre outros.
A contratação de um jovem aprendiz é regulamentada pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000) e pede os seguintes documentos para admissão:
Os documentos de admissão para um colaborador ou fornecedor terceirizado vão depender das exigências da empresa contratante. Podem ser pedidos:
São necessários documentos que comprovem a identidade do fornecedor, como RG (Registro Geral) ou outro documento de identificação oficial com foto.
Para empresas ou pessoas com registro MEI, é fundamental apresentar o CNPJ, que é o número de identificação fiscal para pessoa jurídica no Brasil.
Alguns setores exigem inscrição estadual ou municipal específica para a atividade do fornecedor.
Um comprovante de endereço atualizado é necessário para verificar a localização da empresa do fornecedor.
São documentos que atestam a regularidade fiscal e jurídica da empresa, como a Certidão Negativa de Débitos (CND) com a Receita Federal, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e outras certidões específicas exigidas por órgãos governamentais.
Dependendo do tipo de serviço que o fornecedor terceirizado oferece, podem ser necessárias licenças e autorizações específicas para operar em determinadas áreas ou setores.
Em alguns casos, pode ser necessário apresentar certificados que comprovem a qualificação técnica do fornecedor, especialmente em setores regulamentados ou altamente especializados.
Alguns contratos podem exigir que o fornecedor tenha um seguro de responsabilidade civil para proteger ambas as partes em caso de acidentes ou danos.
O fornecedor terceirizado pode ser solicitado a fornecer um contrato ou acordo formal que detalhe os termos e condições da prestação dos serviços.
É comum solicitar referências de clientes anteriores ou recomendações para verificar a reputação e a qualidade dos serviços oferecidos pelo fornecedor.
Além desses documentos, é importante providenciar a assinatura do contrato de trabalho, contendo as cláusulas necessárias de acordo com a função e o regime de trabalho (temporário, parcial ou integral). O colaborador também recebe uma cópia do contrato.
Durante o processo de admissão, nenhuma organização pode reter os documentos de uma pessoa contratada por mais de cinco dias, incluindo as cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68.
Por isso, registre as informações necessárias e devolva as certidões dentro do prazo — vale até fazer um contrarrecibo para se resguardar de quaisquer problemas. Você pode usar um software que ajude nesses lembretes.
O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser devolvida também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT. Vale também para registros na carteira digital.
Lembrando que informações que são colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.
Após receber os documentos para admissão, é preciso fazer o registro do colaborador antes do início da prestação dos serviços. A pessoa contratada não pode iniciar suas atividades se não estiver devidamente registrado. Os documentos são:
Existem alguns dados que, legalmente, nenhuma empresa tem direito de exigir, como:
Lembrando que a legislação trabalhista pode sofrer alterações ao longo do tempo, por isso, nossa dica é verificar se não houve mudanças nos requisitos do processo de admissão junto ao Ministério do Trabalho ou com um profissional especializado.
Agora que você já sabe quais são os documentos para admissão de colaboradores, que tal pensar em como fazer uma integração encantadora desde o dia 1? Leia nosso artigo sobre Onboarding: o que é e como fazer nas empresas!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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