Descubra como a folha de pagamento online pode simplificar a gestão de pessoas

Tradicionalmente nas empresas, a folha de pagamento envolve desde uma montanha de papéis, cálculos manuais e até uma dose de estresse. No entanto, a era digital trouxe a oportunidade de usar uma solução que revolucionou a maneira como lidamos com esse processo: a folha de pagamento online.

Um dos aspectos mais críticos do processo Gestão de Recursos Humanos é a folha de pagamento, ou seja, é considerado também uma parte fundamental de qualquer empresa. Afinal, qualquer erro nesse processo pode gerar atritos com seus colaboradores.

A partir de agora, vamos explorar o que é a folha de pagamento online, como ela funciona, quais são suas vantagens, o que diz a legislação sobre o assunto e, o mais importante, como você pode começar a implementá-la em sua empresa. Prepare-se para simplificar a gestão de pessoas e economizar um tempo valioso para o seu time de RH!

O que é folha de pagamento online?

Antes de mergulharmos nos detalhes, é importante entender o que exatamente é a folha de pagamento online. De maneira simples, é uma forma eletrônica de gerar e administrar as informações financeiras dos funcionários de uma empresa.

Isso inclui calcular os salários e remuneração, descontos, benefícios, impostos e outros itens relacionados à remuneração dos colaboradores.

A principal diferença em relação à folha de pagamento tradicional é que a versão online automatiza muitos dos processos manuais. Em vez de lidar com pilhas de papéis, você pode realizar todos os cálculos e gerar os holerites dos funcionários por meio de um software específico.

Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz significativamente a margem de erro dos profissionais de RH que lidam diretamente com essa tarefa todos os meses.

É possível criar e enviar um holerite online?

Sim! Na verdade, criar e enviar o holerite eletrônico é uma das principais vantagens da folha de pagamento online. Em vez de imprimir e entregar fisicamente os holerites dos colaboradores, você pode enviá-los por e-mail ou disponibilizá-los em um portal online que tenha acesso seguro e individual.

Isso não apenas economiza papel e recursos, mas também oferece maior conveniência para os colaboradores. Eles podem acessar seus holerites a qualquer momento e de qualquer lugar, o que é especialmente útil em cenários de trabalho remoto.

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento online?

Com base nas leis trabalhistas, regulamentações da CLT e da Previdência Social, é possível afirmar que o uso da folha de pagamento online está em conformidade com a legislação vigente no Brasil. A CLT estipula que a apresentação do comprovante de depósito salarial é suficiente para atestar o pagamento.

Além disso, os decretos previdenciários esclarecem que toda empresa deve sempre manter em sua posse cópias dos documentos de pagamento, como holerites e comprovantes, e isso não entra em conflito com a utilização de documentação digital.

Isso significa que você ainda precisa calcular e pagar os impostos corretamente, além de cumprir as normas de proteção de dados dos funcionários. De toda forma, essa opção representa uma abordagem moderna e segura para a gestão dos pagamentos na sua empresa, em total conformidade com a lei.

Lembrando que a poucos anos foi implantado o eSocial – um projeto do governo federal que visa unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por parte dos empregadores – que incentiva o uso de sistemas eletrônicos para cumprir essas obrigações.

Quais dados devem constar em um holerite online?

Um holerite online, que registra as informações da folha de pagamento, deve conter informações detalhadas sobre a remuneração de cada funcionário. As informações que não podem faltar são:

• Identificação do funcionário: nome, cargo, número de identificação, departamento que trabalha, entre outros;
• Salário bruto: o valor total do salário antes de qualquer dedução;
• Descontos: listagem de todas as deduções e descontos salariais, como imposto de renda, INSS, contribuições sindicais, entre outros;
• Salário líquido: o valor final que o funcionário receberá após todas as deduções;
• Benefícios: informações sobre quaisquer benefícios adicionais, como vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde, entre outros;
• Histórico: um histórico de pagamentos anteriores, permitindo que os funcionários conheçam seu histórico financeiro;
• Informações fiscais: detalhes sobre impostos retidos na fonte e outros detalhes fiscais importantes.

Lembre-se de que essas informações devem ser apresentadas de forma clara e organizada para garantir que os funcionários compreendam completamente sua remuneração e todos os aspectos relacionados a ela.

Garanta também que o software ou serviço que você escolher para gerenciar sua folha de pagamento online esteja em conformidade com a segurança.

Quais as vantagens de usar esse tipo de folha de pagamento?

Agora que entendemos o que é a folha de pagamento online e quais informações ela deve conter, vamos explorar algumas das vantagens de adotar essa abordagem.

Redução de erros humanos

A automação dos cálculos minimiza erros comuns que ocorrem na folha de pagamento manual, como erros de digitação ou de contas dos percentuais que devem ser somados ou subtraídos.

Economia de tempo

O processo online é muito mais rápido, economizando horas de trabalho que seriam gastas em tarefas manuais. As ferramentas também ajudam a automatizar o preenchimento das informações sem que cada pessoa envolvida nesse trabalho tenha que indicar onde elas devem aparecer.

Nesse caso, há uma mudança clara: os profissionais deixam de usar o tempo para calcular e preencher dados e passam para um papel de revisão, apenas conferindo se a ferramenta fez tudo que é necessário.

Acesso conveniente

Os funcionários podem acessar seus holerites a qualquer momento, eliminando a necessidade de solicitar cópias físicas.

Além disso, em momentos que precisam fazer a comprovação de renda, cada um tem a liberdade de fazer o download de todos os holerites que precisa sem necessariamente ter que demandar isso da empresa.

Sustentabilidade

Redução do consumo de papel e recursos associados à impressão física é um critério importante para toda empresa que preza pela sustentabilidade.

Segurança de dados

Sistemas de folha de pagamento online geralmente incluem medidas de segurança robustas para proteger informações sensíveis.

Facilidade de gerenciamento

Os departamentos de RH têm uma visão mais clara e organizada de todas as informações relacionadas à remuneração dos funcionários quando utilizam a folha de pagamento online. Os dados estão a poucos cliques de distância!

Como fazer uma folha de pagamento online? 5 passos para começar!

Agora que você conhece os benefícios da folha de pagamento online, é hora de aprender como implementá-la em sua empresa. Siga estes 5 passos para começar:

1. Escolha o software certo

Investir em um software de folha de pagamento confiável é o primeiro passo crucial. Certifique-se de que o software atenda às necessidades específicas da sua empresa, como acomodar diferentes tipos de contratos de trabalho, benefícios e políticas internas.

Além disso, verifique se o software está em conformidade com as regulamentações como a LGPD, impedindo o vazamento de dados.

2. Cadastre seus funcionários

O próximo passo é inserir todas as informações dos funcionários no sistema, como nome completo, CPF, cargo, salário, benefícios corporativos e outras informações relevantes. Isso ajudará a automatizar o processo de cálculo da folha de pagamento.

3. Configure os parâmetros de pagamento

Defina os parâmetros de pagamento, como datas de pagamento, método de pagamento e os tipos de deduções que serão aplicados a cada funcionário.

4. Registre as informações da folha de ponto

Se sua empresa utiliza controle de ponto, certifique-se de registrar as entradas e saídas dos funcionários de forma precisa no sistema. Isso ajudará a calcular as horas trabalhadas e os adicionais corretamente.

5. Gere e distribua os holerites

Uma vez configurado o sistema, você pode gerar os holerites automaticamente. Em seguida, distribua-os aos funcionários de acordo com sua preferência, seja por e-mail, em um portal online seguro ou impressos, se necessário.

Lembre-se de manter o sistema atualizado com informações de funcionários, especialmente quando houver alterações em cargos, salários ou benefícios. Além disso, realize verificações regulares para garantir que os cálculos estejam corretos e que a folha de pagamento esteja em conformidade com as regras em vigor.

Comece a usar agora a folha de pagamento online!

Em resumo, a folha de pagamento online é uma ferramenta poderosa para simplificar a gestão de recursos humanos e economizar tempo valioso. Ao escolher o software certo, configurá-lo adequadamente e seguir boas práticas de gestão, você pode desfrutar dos benefícios de uma folha de pagamento mais eficiente e precisa.

Com o tempo, você verá uma melhoria significativa na eficiência do seu departamento de RH e uma maior satisfação dos funcionários devido à facilidade de acesso às informações financeiras. Aproveite essa oportunidade para modernizar sua gestão de pessoal e simplificar processos.

Para ajudar você nesse processo, confira aqui as Tendências para o setor de RH, com tudo que você precisa saber para manter-se atualizado sobre as novidades da área!