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Como repensar o orçamento do RH sem cortar benefícios que fazem a diferença? Entenda como o orçamento base zero ajuda a identificar desperdícios, priorizar investimentos e tornar a gestão de despesas mais estratégica.
O orçamento base zero (OBZ) é uma metodologia de planejamento financeiro que reavalia todas as despesas a cada ciclo, sem considerar como garantidos os gastos do período anterior. Na prática, cada recurso precisa ser justificado de acordo com sua necessidade, custo e contribuição para os objetivos da empresa. No RH, essa abordagem ajuda a direcionar o orçamento para o que realmente importa, equilibrando a experiência dos colaboradores com as prioridades financeiras do negócio.
Por exemplo, se a categoria auxílio-alimentação é a que mais recebe orçamento das empresas, segundo o Panorama do RH 2026 realizado pela Caju, vale otimizá-la e ainda entender outras categorias que podem ganhar um reforço para se diferenciar no mercado.
Nesse contexto, revisar o orçamento de forma criteriosa permite que o RH melhore a gestão dos recursos sem transformar a redução de custos em simples corte de despesas. A proposta é entender onde o dinheiro está sendo empregado, quais iniciativas geram mais valor para a empresa e para os colaboradores e quais gastos podem ser redirecionados para prioridades estratégicas.
Vem entender melhor como você tira proveito do OBZ na gestão de pessoas!
A principal diferença é que, enquanto o orçamento tradicional parte dos valores do período anterior e aplica ajustes, o OBZ reavalia cada despesa de acordo com o ciclo, sem assumir que essas despesas deveriam continuar existindo.
No tradicional, a revisão costuma acontecer de forma periódica, geralmente anual, e o foco está na continuidade das operações e no acompanhamento da evolução dos gastos.
Já no orçamento base zero, cada despesa precisa ser reavaliada a cada ciclo orçamentário, sem assumir que os valores anteriores devem ser mantidos. Isso significa que as áreas precisam justificar a necessidade e o valor de cada gasto, tornando a metodologia mais criteriosa e orientada à eficiência.
Na prática, essa diferença também impacta a capacidade de cada abordagem para identificar oportunidades de economia e a complexidade de sua implementação. Por exigir justificativas detalhadas para as despesas, o OBZ facilita a identificação de gastos que perderam relevância, estão acima do necessário ou não geram valor suficiente para o negócio, sendo especialmente útil em cenários de corte e otimização de custos.
Em contrapartida, implementar o orçamento base zero demanda mais tempo, análise e envolvimento das equipes. O orçamento tradicional tende a ser mais simples de elaborar e manter, mas pode perpetuar despesas históricas sem uma reavaliação profunda.
Dessa forma, a escolha depende do contexto: o modelo tradicional faz mais sentido quando a empresa busca previsibilidade e continuidade, enquanto o orçamento base zero é mais indicado quando há necessidade de revisar prioridades, aumentar a eficiência ou promover uma redução estruturada de custos.
Na tabela, resumimos as diferenças:
| Orçamento tradicional | Orçamento base zero | |
| Ponto de partida | Começa do zero, sem considerar o orçamento anterior | Parte do orçamento do período anterior |
| Base de cálculo | Define os gastos a partir das necessidades e atividades atuais | Utiliza os valores históricos, com ajustes e correções |
| Periodicidade de revisão | Exige revisões mais frequentes e detalhadas das despesas | Anual ou semestral |
| Objetivo | Prioriza necessidades, resultados e eficiência dos gastos | Mantém a continuidade das atividades e dos gastos existentes |
| Justificativa | Cada despesa precisa ser justificada | Variações ou novos gastos precisam de maior justificativa |
| Adequação para corte de custos | Alta, pois permite questionar e eliminar despesas desnecessárias | Moderada ou baixa, preserva gastos já existentes |
| Complexidade de implementação | Alta, devido à necessidade de análise e justificativa detalhada | Baixa, por utilizar o orçamento anterior como referência |
Entender o orçamento base zero passo a passo exige acompanhar um processo de planejamento em que os gastos são analisados a partir das necessidades atuais da empresa, e não simplesmente replicados do período anterior. Confira o passo a passo:
O primeiro momento é dividir a organização em unidades de decisão, que podem ser áreas, projetos, processos ou atividades específicas. A ideia é estabelecer quais partes da operação precisam ter seus gastos avaliados individualmente. Por exemplo, recrutamento, treinamento e desenvolvimento, benefícios, folha de pagamento e as ações de clima organizacional.
Depois, são elaborados os pacotes de decisão, ou seja, documentos que descrevem cada atividade ou iniciativa, seus objetivos, recursos necessários e custos envolvidos. Para cada pacote, costumam ser apresentadas diferentes alternativas de nível de serviço, permitindo comparar quanto custa manter uma atividade em diferentes níveis de execução. Assim, a área demonstra o que será entregue com determinado volume de recursos e quais seriam as consequências de investir mais ou menos.
Com os pacotes estruturados, eles são classificados e priorizados de acordo com critérios definidos pela empresa, como impacto no negócio, retorno esperado, necessidade operacional, riscos e alinhamento com os objetivos estratégicos. Essa etapa ajuda a diferenciar despesas essenciais de iniciativas que podem ser reduzidas, adiadas ou até mesmo eliminadas.
Este é o momento de distribuir recursos conforme as prioridades estabelecidas. As atividades consideradas mais relevantes recebem os recursos necessários para sua execução, enquanto aquelas de menor prioridade podem ter o orçamento reduzido ou precisar de uma alternativa mais econômica. O ponto é que a alocação deixa de ser baseada apenas no histórico de gastos e passa a refletir as necessidades do negócio.
Não se trata apenas de como implementar o orçamento base zero, é preciso verificar se os recursos estão sendo utilizados conforme o planejado e se os resultados esperados estão sendo alcançados.
O monitoramento também permite revisar prioridades diante de mudanças no cenário, como alterações nas metas da empresa, novas necessidades operacionais ou oportunidades de redução de custos.
Um exemplo de orçamento base zero no RH pode ser aplicado na revisão anual de treinamento. Em vez de só repetir o valor gasto no ano anterior, a área começa identificando as necessidades atuais da empresa e cria pacotes de decisão para diferentes iniciativas, como capacitação de lideranças, treinamentos técnicos e cursos de desenvolvimento profissional.
Cada pacote apresenta alternativas de investimento, como treinamentos presenciais, online ou internos, com seus respectivos custos e resultados esperados. Na sequência, a liderança prioriza as iniciativas mais alinhadas às metas do negócio.
Dica de leitura: Veja como tornar seu RH ainda mais estratégico na companhia
Ao avaliar orçamento base zero nas vantagens e desvantagens, lembre-se de que a metodologia não funciona da mesma maneira para todas as empresas ou setores.Portanto, é fundamental considerar seu contexto.
O melhor que você faz é olhar para o orçamento base zero como uma ferramenta de gestão, e não como uma solução universal. Ele tende a ser mais útil quando a empresa precisa revisar sua estrutura de custos, aumentar a eficiência ou realocar recursos de maneira estratégica.
Aplicar o orçamento base zero no RH significa deixar de tratar o budget de pessoas como uma verba que apenas acompanha o histórico da empresa. Em vez disso, cada despesa é analisada de acordo com sua necessidade atual, impacto para o negócio e alternativas de investimento. Para estruturar o orçamento de RH com o OBZ, esse é o caminho:
O primeiro passo é transformar as principais despesas da área em pacotes de decisão. Em vez de trabalhar apenas com uma linha ampla de “despesas de RH”, a área pode separar o orçamento em categorias como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, benefícios, ferramentas de gestão de pessoas e eventos internos.
Cada pacote deve indicar o objetivo da despesa, o público atendido, o custo atual ou estimado, os resultados esperados e as alternativas possíveis para sua execução. Essa estrutura facilita a comparação entre iniciativas e mostra ao CFO não apenas quanto o RH pretende gastar, mas o que a empresa recebe em troca de cada investimento.
Para cada pacote, o RH pode estabelecer diferentes níveis de serviço, permitindo visualizar como mudanças no investimento afetam a entrega. Uma classificação simples pode ser dividida em três níveis:
Essa divisão ajuda a transformar uma discussão abstrata sobre cortes ou aumentos de verba em uma decisão mais objetiva. Se o orçamento precisa ser reduzido, por exemplo, o RH consegue mostrar quais entregas serão preservadas e quais serão afetadas em cada cenário.
Benefícios merecem uma análise que vá além do custo direto. Para justificar os recursos, o RH pode relacionar o investimento a indicadores como retenção, turnover, absenteísmo, atração de talentos, adesão aos benefícios e satisfação dos colaboradores.
Por exemplo, um plano de saúde representa uma despesa relevante, mas também contribui para a retenção de profissionais e para a competitividade da empresa na contratação. Da mesma forma, benefícios flexíveis agregam valor justamente pela possibilidade de atender perfis diferentes de colaboradores sem necessariamente aumentar o custo total na mesma proporção.
Nesse contexto, o ROI não precisa ser calculado apenas como um retorno financeiro direto e imediato. O RH pode construir uma análise combinando o custo do benefício com indicadores de pessoas e negócio. Se uma determinada política de benefícios apresenta alta utilização, melhora a percepção de valor da remuneração e está associada a menores índices de saída, esses dados ajudam a sustentar a manutenção ou ampliação do investimento.
Vale a leitura: o Panorama de RH 2026 feito pela Caju mostra como os investimentos em benefícios foram feitos
O orçamento base zero também pode mudar a natureza da conversa entre RH e CFO. Em vez de apresentar o budget como uma lista de despesas históricas ou solicitar a manutenção de determinado valor, o RH passa a apresentar cenários, prioridades, alternativas de custo e impactos esperados.
Dessa forma, o RH ganha condições para participar de discussões estratégicas sobre alocação de capital, e não apenas de negociações sobre o tamanho da sua verba.
Considere uma empresa com 200 colaboradores que decide revisar seu budget de benefícios usando o orçamento base zero. Em vez de aplicar um reajuste sobre o valor gasto no ano anterior, o RH poderia organizar as despesas em quatro pacotes de decisão: VA/VR, plano de saúde, treinamento e benefícios flexíveis.
Para cada pacote, seriam definidos critérios como número de colaboradores atendidos, custo por pessoa, utilização, impacto na retenção, relevância para atração de talentos e alinhamento com a estratégia da empresa. Assim, fica mais claro entender o que merece aumento e se até algum benefício pode ser trocado, ou seja, podemos ter uma redução de custos RH sem cortar benefícios.
O orçamento base zero leva o RH a questionar cada linha de benefício, considerando critérios como custo por colaborador, adesão, utilização e impacto na retenção.
Em vez de manter despesas por hábito, a empresa passa a avaliar quais benefícios realmente geram valor e devem ser priorizados. Nesse contexto, os benefícios flexíveis podem simplificar a gestão ao consolidar diferentes necessidades em uma única estrutura, facilitando a alocação e o acompanhamento do orçamento.
A Caju também contribui ao oferecer ao RH visibilidade dos custos por colaborador e por categoria, dados essenciais para comparar investimentos, identificar oportunidades de otimização e tomar decisões mais estratégicas em cada ciclo de OBZ.
O orçamento base zero faz mais sentido em contextos que exigem uma revisão estruturada dos custos e das prioridades. É bem útil em:
Por outro lado, o OBZ pode não ser a melhor escolha quando a agilidade e a experimentação são prioridades. Startups em crescimento acelerado podem precisar de flexibilidade para ajustar recursos rapidamente, enquanto áreas criativas e projetos de inovação podem ter dificuldade para justificar investimentos cujo retorno ainda não é mensurável no curto prazo. Nesses casos, modelos orçamentários mais flexíveis podem ser mais adequados.
Você que leu até aqui deve ter notado que o orçamento base zero tem o poder de revelar gastos que perderam o sentido e trazer mais eficiência financeira à empresa, certo? Para o RH, o orçamento OBZ consegue aproximar o time do CFO, criando pontes e melhorando a distribuição de recursos.
Aproveite para ler nosso conteúdo de RH estratégico e entender como tornar sua área ainda mais relevante!
É uma metodologia em que cada despesa precisa ser justificada e aprovada a cada ciclo, sem depender do orçamento anterior.
O OBZ reavalia todos os gastos, enquanto o tradicional parte do orçamento anterior e faz ajustes.
As áreas mapeiam despesas, criam alternativas de custo, priorizam necessidades e alocam recursos conforme sua relevância.
Identificar unidades de decisão, criar pacotes, priorizar, alocar recursos e monitorar os resultados.
Pode eliminar gastos desnecessários e alinhar custos à estratégia, mas exige tempo, esforço e pode gerar resistência.
Sim, sobretudo para revisar despesas com benefícios, recrutamento, treinamento, ferramentas e outros investimentos em pessoas.
É preciso avaliar cada benefício por custo, utilização, impacto na retenção e alinhamento às prioridades do negócio.
Em reestruturações, processos de M&A, busca por eficiência ou situações que exigem maior disciplina financeira.
Empresas de diferentes setores podem adotar o OBZ, especialmente aquelas que buscam revisar custos e aumentar a eficiência.
Torna os investimentos em pessoas mais criteriosos e aproxima o RH das decisões estratégicas sobre custos e prioridades.
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Sou jornalista e publicitária e encontrei na criação de conteúdo um jeito que gosto muito de trabalhar: transformar assuntos complexos em materiais simples, úteis e que façam sentido para quem está do outro lado. São 8 anos nessa jornada, passando por empresas como BTG Pactual e Nubank, até chegar à Caju, em 2024. Por aqui, escrevo artigos, guias, e-books e outros conteúdos que combinam dados, estratégia e criatividade para falar sobre gestão de pessoas, benefícios e os desafios do dia a dia de RH e financeiro. No fim, meu objetivo é simples: criar conteúdos relevantes, fáceis de entender e que realmente ajudem quem lê.
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