Declaração de viagem a trabalho: como fazer e modelo atualizado 2025

Viajar a trabalho é uma necessidade que, eventualmente, aparece nas empresas. Além de adiantamentos e reembolsos das despesas de viagem, é importante ter em mãos também a declaração de viagem a trabalho.

Este documento serve tanto para que o colaborador tenha uma prova de que estava ausente, caso tenha outras obrigações, quanto para as necessidades da própria companhia, como emissão de vistos, por exemplo.

Por aqui, vamos explicar tudo sobre a declaração de viagem a trabalho, com detalhes sobre o funcionamento e um modelo atualizado para editar conforme as necessidades da empresa. Acompanhe!

O que é uma declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho, como falamos brevemente, é um documento emitido pelo empregador para um funcionário que está viajando a negócios. 

Este documento contém informações sobre a viagem, incluindo o motivo do deslocamento, as datas de partida e retorno, o destino da viagem, além do nome do colaborador e número de documento deste, assim como os dados da empresa e possíveis custos associados.

A declaração de viagem a trabalho geralmente é necessária para que o funcionário possa obter autorização para viajar e para fins de contabilidade e reembolso de despesas. Além disso, a declaração pode ser exigida para fins de visto ou outras formalidades legais.

É essencial que ela seja escrita de forma clara e concisa, incluindo informações relevantes para a viagem (como acabamos de citar). Outro ponto essencial é que a declaração seja assinada por um representante autorizado do empregador para garantir a sua autenticidade e validade.

Também é bacana ter uma versão impressa e outra digitalizada, para evitar perdas e garantir que esse documento esteja sempre ao alcance do colaborador!

O que é considerada uma viagem de trabalho? 

Uma viagem a trabalho é quando a empresa precisa que um ou mais colaboradores estejam em outra cidade a negócios. Por mais que reuniões e compromissos virtuais tenham reduzido deslocamentos, a presença física pode ser necessária em alguns casos

Como no caso de empresas que têm filiais em outras cidades e precisam de uma ou mais pessoas monitorando e garantindo que o padrão estabelecido seja cumprido. Em eventos presenciais, seja como participante ou estando na comissão organizadora.

Além disso, organizações que trabalham de maneira remota podem fazer encontros com uma certa periodicidade para engajamento dos times. 

O fato é que existem diversas razões para que essas aconteçam e em muitos casos os colaboradores precisam receber uma declaração de viagem a trabalho.

Qual é a importância da declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho pode ser exigida tanto por autoridades legais quanto para comprovar o não comparecimento a compromissos importantes no mesmo período da viagem. Vamos entender algumas das principais necessidades da declaração: 

Comprovação da finalidade da viagem

A declaração é uma forma de comprovar que o objetivo da viagem é profissional e não turístico, o que pode evitar problemas com autoridades migratórias e fiscais na emissão de vistos ou no processo em aeroportos, no caso de viagens internacionais. 

Justificativa para ausências

No caso de viagem com intuito profissional, o colaborador pode comprovar que estava fora da cidade utilizando o documento de declaração de viagem a trabalho na instituição. Por exemplo, para comprovar faltas em faculdade ou cursos presenciais, entre outras atividades presenciais. 

Comprovação de despesas

A declaração de viagem a trabalho também pode servir como comprovante de despesas realizadas durante a viagem, como passagens, hospedagem e alimentação, auxiliando no reembolso da empresa para o funcionário. 

Garantia de direitos trabalhistas

Quando um colaborador está viajando, mesmo que tudo seja planejado para que não ocorra, podem acontecer questões envolvendo saúde ou acidentes. 

Com a declaração de viagem a trabalho, o trabalhador atesta que o fato ocorreu enquanto cumpria funções externas da empresa, garantindo o direito a benefícios trabalhistas e previdenciários.

Segurança do colaborador

A declaração de viagem a trabalho pode incluir informações sobre o local onde o colaborador estará hospedado, a empresa ou instituição que ele visitará e os contatos de emergência, o que pode ajudar a garantir a segurança do colaborador durante a viagem.

Considerações legais sobre declaração de viagem a trabalho

A CLT não prevê especificamente uma regulamentação para as declarações de viagem, mas entende que viagens a trabalho devem abranger todos os direitos previstos em uma jornada CLT, incluindo horas extras e adicional noturno que compreenda o trajeto do funcionário em viagens para locais de difícil acesso.

Mas vale lembrar que os colaboradores e empregadores devem se certificar de que a declaração está devidamente preenchida e assinada antes do início da viagem para garantir a cobertura em caso de questionamentos por autoridades ou comprovações como as mencionadas, assim como os direitos do trabalhador. 

Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?

Para poupar tempo e garantir mais produtividade, além possibilitar uma comunicação fluida com o nome da empresa, o melhor a se fazer é ter modelos prontos de declaração de viagem a trabalho. 

A declaração de viagem precisa partir da empresa atestando a ida de um funcionário para o lugar, informando pontos importantes como dados da empresa, do profissional envolvido e contendo a assinatura dos responsáveis por aquele funcionário.

A seguir, compartilhamos alguns modelos que podem ser adequados de acordo com a necessidade da empresa e do colaborador. 

Modelo de declaração geral de viagem a trabalho

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

A empresa [nome da empresa], inscrita no CNPJ sob o nº [número do CNPJ], com sede em [endereço completo da empresa], por meio de seu representante legal, declara para os devidos fins que o(a) colaborador(a) [nome completo do funcionário], portador(a) do RG nº [número do RG] e CPF nº [número do CPF], realizará viagem a trabalho para a cidade de [nome da cidade], no período de [data de início] a [data de término].

Informamos que a viagem é de caráter exclusivamente profissional e está diretamente relacionada às atividades desempenhadas pelo(a) referido(a) colaborador(a) nesta empresa. Durante o período, o(a) funcionário(a) estará hospedado(a) no hotel [nome do hotel], localizado à [endereço completo].

Todas as despesas relativas ao período em o profissional estará no local serão cobertas através de recursos da empresa.


Por ser a expressão da verdade, firmamos a presente declaração para os devidos fins.


Local e data: [cidade], [data].

[nome e cargo do responsável pela empresa]

Assinatura e carimbo da empresa

Modelo de declaração de viagem a trabalho para acompanhantes

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

Declaro que nosso colaborador, o Sr/Sr(a) [nome completo do viajante] com RG nº [número do RG] e CPF nº [número do CPF] está realizando uma viagem a trabalho para a cidade de [nome da cidade], no período de [data de início] a [data de término].

Esta viagem é de caráter exclusivamente profissional e está relacionada às atividades desenvolvidas pela empresa [nome da empresa]. 

Durante o período, ele/ela ficará no [nome do hotel], localizado à [rua/avenida + endereço do hotel] e estará junto do colega de trabalho [nome do colega de trabalho], que também está participando das atividades programadas pela empresa.

Declaro, ainda, que o colaborador está ciente das normas de conduta e comportamento exigidas pela empresa durante a viagem, e que está ciente em relação às despesas previamente autorizadas pelo setor responsável.

Além disso, o colaborador compromete-se a cumprir com as obrigações profissionais e éticas durante a viagem, representando a empresa de forma adequada e respeitando as normas e regulamentações locais.

Local e data: [cidade e data]

Nome do empregador ou responsável pela empresa

Assinatura: [responsável pela empresa]

Assinatura: [assinatura do viajante]

Modelo de declaração de viagem a trabalho para justificar faltas em compromissos pessoais

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

Confirmamos que [nome do colaborador], [nacionalidade], com CPF número [número de CPF], RG número [número de CPF] esteve viajando pela empresa [nome da empresa] no período de [data do começo da viagem] até [data do fim da viagem].

Durante o período, [nome do colaborador] esteve em função dos trabalhos exigidos no período, precisando se ausentar de compromissos particulares na referida data.

Local e data: [cidade e data]

Nome do empregador ou responsável pela empresa

Assinatura: [responsável pela empresa]

Assinatura: [assinatura do viajante]

Vale lembrar que a declaração de viagem a trabalho nem sempre será uma necessidade obrigatória. Na maioria das vezes, os colaboradores podem viajar sem o documento, ainda mais considerando viagens nacionais e rápidas.

Ainda assim, é uma boa prática emiti-las como uma comprovação para a segurança do colaborador.

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Dúvidas frequentes sobre declaração de viagem a trabalho

O que é uma declaração de viagem a trabalho?

É um documento que formaliza viagens realizadas a serviço da empresa, detalhando o propósito, a data e os custos envolvidos.

Quem precisa fazer a declaração de viagem a trabalho?

Todos os colaboradores que realizam viagens a trabalho devem solicitar essa declaração para fins contábeis e de reembolso, ou para comprovação em vistos e processos imigratórios.

Quais informações devem constar na declaração?

A data da viagem, destino, objetivo, despesas previstas e dados do viajante são fundamentais. O documento deve ser emitido pela empresa comprovando a ida do funcionário, com assinatura dos responsáveis e dados fiscais atualizados.