Como simplificar a gestão de despesas de viagem?

Funcionários fazendo negócios em outras cidades em nome da atual empresa é um dos cenários mais comuns que se encontra. Mesmo assim, a gestão de despesas de viagem corporativa nem sempre é um processo natural e prático.

Muitas companhias optam por reembolso e tornam o processo moroso, dependendo de notas fiscais e outros. Fora que nem toda empresa tem uma política de gastos de viagem que facilite a vida dos envolvidos.

Então, para saber como simplificar a gestão de despesas de viagem, continue a leitura. A Caju traz dicas práticas para seus processos!

Quais são as principais despesas de viagens corporativas?

É claro que as despesas de viagem podem variar conforme a situação, mas, em geral, elas envolvem:

• transporte até a cidade onde o colaborador deve estar, que pode envolver avião, ônibus, carro alugado ou da empresa;

• transporte para os locais de trabalho (transporte público, aplicativos de corrida, táxi);

• hospedagem, visto que nem sempre estamos falando de viagem com bate-e-volta. Lembrando que nem sempre é saudável fazer o esquema de ir e voltar no mesmo dia, ainda mais para distâncias maiores;

• gastos com alimentação;

• gastos com pacotes de internet (caso a empresa não disponibilize celular e tablet com internet);
  
• gastos com escritório de coworking, quando for o caso.

Passo a passo para melhorar a gestão de despesas de viagem

Confira como aprimorar essa gestão e trazer mais tranquilidade aos envolvidos!

Crie uma política de despesas de viagem

A política de despesas de viagem envolve o teto de gastos com alimentação, o tipo de transporte a ser usado, quais hotéis é possível ficar, como funciona a questão de marcar ponto, entre outros.

Também deve estabelecer a questão de prestação de contas: quando os reembolsos são feitos, quando as notas devem ser entregues ou o prazo máximo para pedir adiantamentos (se esse for o caso).

Informe a política aos colaboradores

Criada a política, ela precisa chegar ao conhecimento de todo mundo na empresa. Das pessoas que viajam a trabalho até aqueles que cuidam dos processos, reembolsos e adiantamentos. 

É dessa forma que podemos garantir que a gestão das despesas de viagem vai seguir os propósitos criados, trazendo uma maior fluidez ao processo.

Faça o monitoramento das despesas

Principalmente quando falamos de reembolso, é preciso ter esse monitoramento para garantir previsibilidade nas despesas. 

Vale entender como a empresa vai agir considerando que os gastos ultrapassem os limites, ou seja, se ela arca com eles ou entende que fica por conta do colaborador. Isso, é claro, varia conforme a situação.

Repense a questão do reembolso

Fazer o reembolso é uma forma pouco prática quando pensamos em como simplificar a gestão de gastos de viagens corporativas. 

Afinal, precisa-se de notas até um determinado dia, fazer a devolução do dinheiro — tudo de forma que garanta a satisfação dos colaboradores envolvidos. O reembolso nem sempre traz previsibilidade de gastos também. Trabalhar com adiantamentos ou cartão corporativo acaba facilitando toda a dinâmica.

Use plataformas mais tecnológicas

Existem inúmeros fornecedores de cartões ou plataformas para a gestão de despesas, com possibilidades de relatórios variados. É importante conhecer as possibilidades antes de fechar negócio.

A Caju, por exemplo, tem o Caju Despesas, que permite adiantar valores em relação às viagens corporativas (nacionais ou internacionais), evitando o processo de reembolso e trazendo praticidade aos envolvidos. O melhor é que no mesmo cartão multibenefícios é disponibilizado esse saldo — evitando ter mais um cartão em uso.

Tenha boas parcerias

Fechar parceria com hotéis, restaurantes, coworkings e aplicativos de transporte pode trazer preços mais interessantes e também poupar o trabalho na hora de buscar por hospedagem, transporte e até mesmo salas de reunião em outras cidades.

Quais são os benefícios em simplificar a gestão de despesas de viagem?

Simplificar a gestão de despesas de viagem é muito importante para:

Melhorar controle de custos

Quando você cria uma política de viagens, aposta em adiantamentos e transmite isso aos colaboradores, tem mais previsibilidade no que é gasto e evita excessos.

Menos tempo com monitoramento dos gastos

O monitoramento de gastos é fundamental para quem aposta no reembolso, mas acaba tomando muito tempo dos responsáveis. 

Quando você tem uma gestão de gastos de viagem que opta por adiantamentos, em cima de uma política clara, acaba eliminando essa etapa e trazendo mais produtividade.

Maior transparência

Usar plataformas para fazer a gestão de despesas de viagem também ajuda a proporcionar a transparência necessária para que as empresas possam manter a integridade e a credibilidade de suas contas.

Mais eficiência e melhor experiência dos colaboradores

A gestão de despesas de viagem também permite aumentar a eficiência e a produtividade, pois o tempo gasto com o gerenciamento de despesas é reduzido. Isso permite que os profissionais focam no trabalho real e não nos detalhes burocráticos.

Outro ponto é que, quanto maior for a usabilidade das plataformas de gestão e serviços, mais simples é para que os colaboradores façam seu trabalho, gerando mais satisfação e engajamento.

Como a tecnologia pode ajudar a gestão de despesas de viagem?

A tecnologia é um ponto essencial para fazer com que a gestão de despesas de viagem seja simplificada. Quanto mais uma plataforma facilitar a vida dos colaboradores, melhor!

E o que quer dizer facilitar a vida? Vários pontos devem ser considerados aqui, como possibilidade de fazer adiantamentos e gerar relatórios, uso de um único cartão facilmente aceito, segurança, transparência nos gastos, etc.

Por isso, vale a pena entender com quais plataformas você vai trabalhar, analisando casos de sucesso de uso e entendendo o custo-benefício.

Conte com a Caju para sua gestão de despesas de viagem

Seus colaboradores perdem muito tempo fazendo esse tipo de gestão? A Caju facilita a vida de todo mundo, afinal nosso cartão é facilmente aceito (bandeira Visa) e você não gasta nada além do saldo que for fornecer aos colaboradores.

Converse agora com o time da Caju e conheça as facilidades da plataforma que vai mudar — pra melhor — o seu dia a dia no trabalho.