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A contenção de gastos é uma estratégia adotada para melhorar a eficiência financeira, preservar recursos e, em alguns casos, enfrentar desafios econômicos.
A contenção de gastos em uma empresa refere-se à prática de reduzir ou controlar os custos e despesas operacionais. É uma estratégia que melhora a eficiência financeira, preserva recursos e pode ser vital em tempos de desafios econômicos.
Todo setor em uma empresa tem suas despesas específicas. Além dos colaboradores, estamos falando de despesas como assinatura de software, materiais de escritório, transporte, fornecedores, até o cafezinho conta!
Tudo isso pode pesar mais ou menos no final do mês. É por esse motivo que, de tempos em tempos, as empresas planejam a contenção de gastos para manterem suas finanças saudáveis e poderem investir em novos recursos.
Contenção de gastos não quer dizer que um negócio está indo mal, à beira da falência. Na verdade, é uma prática para garantir eficiência e competitividade empresarial.
Neste artigo, a gente aborda todos os pontos da contenção de despesas — da sua importância a dicas para elaborar um plano que faça sentido ao negócio.
A contenção de gastos nas empresas nada mais é do que a prática de reduzir ou controlar os custos e despesas operacionais. É uma estratégia adotada pelos gestores para melhorar a eficiência financeira, preservar recursos e, em alguns casos, enfrentar desafios econômicos.
Assim como a contenção de gastos pode ser uma resposta a situações em que a empresa enfrenta dificuldades financeiras, ela também é um recurso de quem deseja aumentar a lucratividade ou busca otimizar seus processos.
É interessante ter a contenção de gastos sempre no radar no sentido de manter as finanças sob controle, até com uma folga para fechar as contas. Acaba não sendo uma boa prática olhar para a contenção apenas em momentos de crise, quando pode ser tarde demais.
Fazer contenção de gastos nos negócios é uma prática fundamental para garantir a saúde financeira e a sustentabilidade a longo prazo de uma empresa. A seguir, a gente comenta as principais vantagens mais a fundo.
Reduzir custos desnecessários pode melhorar a eficiência operacional. Isso envolve identificar áreas onde os recursos estão sendo desperdiçados e implementar práticas mais eficientes.
Vale para ferramentas, fornecedores, marcas de produtos usados na manutenção, equipe de terceirizados etc.
Ao fazer a contenção das despesas, as empresas podem aumentar a margem de lucro, fato especialmente importante em mercados competitivos, quando a maximização dos lucros é crucial para a sobrevivência e o crescimento.
Em períodos de incerteza econômica ou recessão, as empresas frequentemente reduzem despesas para se adaptarem a condições mais desafiadoras, preservando assim sua estabilidade financeira.
Hoje, as crises não pegam mais ninguém de surpresa, por isso é possível manter os custos sob rédea curta.
Reduzir despesas em áreas menos críticas pode liberar recursos para investimentos mais estratégicos.
Acaba sendo essencial para reservar recursos para expandir o negócio para novos mercados, introduzir novos produtos ou serviços, melhorar a infraestrutura tecnológica ou mesmo trabalhar campanhas de Marketing com investimento maciço.
A gente fala muito de ser resiliente no sentido de adaptarmos nossas habilidades, mas o financeiro também precisa de resiliência. Manter reservas financeiras é essencial para lidar com imprevistos, crises econômicas ou situações de emergência.
A contenção de gastos contribui para a construção de uma base financeira sólida, que acaba trazendo resiliência para que a empresa ou um dado setor enfrente desafios.
Empresas que conseguem controlar seus custos muitas vezes conseguem oferecer produtos ou serviços a preços mais competitivos, ganhando uma vantagem no mercado, já que vão atrair mais possíveis clientes.
A eficiência na utilização de recursos também está relacionada à responsabilidade social e ambiental. Empresas que conseguem otimizar o uso de recursos contribuem para a sustentabilidade do meio ambiente.
Por exemplo, ao digitalizar documentos e evitar a impressão de papéis e mais papéis. Ou mesmo repensar as fontes de energia, usando fontes de energia solar.
A contenção de gastos muitas vezes está associada a uma análise mais aprofundada dos processos de negócios. Ou seja, ao repensar gastos e formas de trabalho, também se alcança melhorias na produtividade e na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
As empresas têm a responsabilidade de gerar retorno para seus acionistas. A contenção de gastos pode ser vista como uma medida prudente para garantir que os investidores recebam um retorno adequado sobre seu investimento, facilitando a conquista de novos investimentos.
Controlar os gastos é uma prática de gestão financeira que prepara a empresa para enfrentar desafios futuros e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.
Numa empresa, as despesas acabam variando e podem ser das seguintes naturezas
Referem-se aos gastos necessários para manter as atividades diárias e regulares de uma empresa. Esse tipo de despesa não tende a mudar, mesmo com aumento ou diminuição de vendas.
Entram nesse quesito salários e benefícios dos funcionários, aluguel, contas de serviços públicos, despesas de escritório, materiais de escritório, depreciação de ativos operacionais, entre outros.
São aquelas que se alteram proporcionalmente ao volume de produção ou às vendas da empresa. Elas estão diretamente relacionadas à atividade operacional e variam conforme a demanda.
Nesse caso, entram matérias-primas, custo de produção, comissões de vendas, custos de transporte, entre outros.
Não basta simplesmente chegar ao ponto de fazer: “vamos cortar gastos”, isso assusta e pode causar um pânico desnecessário.
Essa contenção de gastos precisa ser bem estruturada e planejada para dar certo. A gente sugere um passo a passo na sequência!
Faça uma análise detalhada das finanças da empresa e identifique áreas específicas onde os gastos podem ser reduzidos. Em geral, cada setor precisa sugerir como ser mais econômico.
Defina metas específicas para a redução de gastos — por exemplo, o setor de Marketing precisa diminuir 10% de gastos mensais enquanto o setor de TI precisa enxugar 15%.
Essas metas, claro, devem ter uma lógica em relação aos gastos e importância estratégica do setor. Também estabeleça prazos realistas para alcançar essas metas.
Mesmo que a contenção de despesas comece entre gestores, é vital comunicar a toda a equipe. Envolver os funcionários na busca por soluções pode gerar ideias valiosas.
Avalie o desempenho de cada departamento em relação aos gastos, também é válido encontrar áreas de eficiência e ineficiência, para entender como trazer mais eficiência ao todo.
Renegocie contratos com fornecedores para obter melhores condições ou então considere a possibilidade de buscar novos fornecedores mais competitivos.
Analise contratos existentes para identificar cláusulas que permitam renegociação ou rescisão. Além disso, considere a possibilidade de consolidar contratos para obter descontos.
Investigue oportunidades de automatização de processos para reduzir custos operacionais. Sistemas automatizados muitas vezes são mais eficientes e menos propensos a erros.
Forneça treinamento para a equipe sobre a importância da contenção de gastos e eduque os funcionários sobre práticas eficientes e economia de recursos.
Identifique e elimine gastos que não contribuem diretamente para os objetivos da empresa. Avalie a necessidade de despesas como eventos, viagens ou assinaturas não essenciais.
Implemente sistemas de monitoramento contínuo dos gastos e revise regularmente os relatórios financeiros para garantir o cumprimento das metas.
Como falamos no começo, contenção de gastos precisa ser uma prática contínua e não deve parar só porque as contas estão fechando no azul!
Promova uma cultura de inovação que incentive os funcionários a encontrar maneiras mais eficientes de realizar suas tarefas. Não se esqueça de reconhecer e recompensar ideias que contribuam para a contenção de gastos.
Se você pensou em enxugar times e cortar benefícios e treinamentos como prática de enxugar gastos da empresa, errou feio. Esse tipo de alternativa deve chegar apenas em último caso, quando a organização não está mais dando conta de se manter fora do vermelho.
Caso contrário, você traz pânico aos funcionários e pode acabar estimulando taxas altas de turnover, já que os colaboradores vão buscar novos trabalhos.
É por isso também que todo tipo de contenção de gastos deve ser bem comunicado, com transparência e tranquilidade para manter seu time engajado.
Falando em engajamento, a contenção de gastos e todo o trabalho dá mais certo quando o engajamento dos colaboradores é um dos pilares da empresa. Para melhorar isso, assista ao nosso webinar gratuito sobre Engajamento de colaboradores: como mover o ponteiro e impulsionar resultados do negócio.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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