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A declaração de viagem a trabalho é um documento importante para que o colaborador possa comprovar que estava em outra cidade, estado ou país a serviço de sua empresa. Em geral, as pessoas têm outros compromissos que precisam ser adiados quando viajam a trabalho e a declaração é uma forma de comprovar isso.
Viajar a trabalho é uma necessidade que, eventualmente, aparece nas empresas — em algumas com mais recorrência, em outras com menos. Além dos adiantamentos ou reembolsos das despesas de viagem, é importante ter em mãos a declaração de viagem a trabalho.
Este documento serve tanto para que o colaborador tenha uma prova de que estava ausente, caso tenha outras obrigações, e também para outras necessidades da própria companhia, emissão de vistos e outros.
Neste artigo, falamos mais sobre o tema e trazemos modelos prontos para você criar sua declaração com toda a facilidade do mundo.
Acompanhe com a gente!
Uma viagem a trabalho é quando a empresa precisa que um ou mais colaboradores estejam em outra cidade a negócios. Por mais que reuniões e compromissos virtuais tenham reduzido deslocamentos, a presença física pode ser necessária em vários casos
Como no caso de empresas que têm filiais em outras cidades e precisam de uma ou mais pessoas monitorando e garantindo que o padrão estabelecido seja cumprido. Em eventos presenciais, seja como participante ou estando na comissão organizadora.
Além disso, organizações que trabalham de forma totalmente remota podem fazer encontros com uma certa periodicidade para engajamento dos times.
O fato é que existem diversas razões para que essas aconteçam e em muitos casos os colaboradores precisam receber uma declaração de viagem a trabalho.
A declaração de viagem a trabalho é um documento emitido pelo empregador para um funcionário que está viajando a negócios.
Este documento contém informações sobre a viagem, incluindo o motivo do deslocamento, as datas de partida e retorno, o destino da viagem, além do nome do colaborador e número de documento deste, assim como os dados da empresa e possíveis custos associados.
A declaração de viagem a trabalho geralmente é necessária para que o funcionário possa obter autorização para viajar e para fins de contabilidade e reembolso de despesas. Além disso, a declaração pode ser exigida para fins de visto ou outras formalidades legais.
É essencial que ela seja escrita de forma clara e concisa, incluindo informações relevantes para a viagem (como acabamos de citar). Outro ponto essencial é que a declaração seja assinada por um representante autorizado do empregador para garantir a sua autenticidade e validade.
Também é bacana ter uma versão impressa e outra digitalizada, para evitar perdas e garantir que esse documento esteja sempre ao alcance do colaborador!
A declaração de viagem a trabalho é um documento necessário que pode ser exigido por autoridades governamentais, empresas ou instituições durante viagens a negócios. A sua importância se deve a diversos motivos:
A declaração é uma forma de comprovar que o objetivo da viagem é profissional e não turístico, o que pode evitar problemas com autoridades migratórias e fiscais.
Também pode ser essencial para que o colaborador consiga emitir um visto na embaixada do país para onde vai viajar — nesse caso, obviamente, considerando viagens internacionais.
No caso de viagem com intuito profissional, o colaborador pode precisar comprovar que estava fora da cidade. Por exemplo, no caso de fazer faculdade ou cursos presenciais — até porque, quando se viaja a trabalho, o colaborador deixa de fazer muitas atividades pessoais. Assim, a declaração de viagem a trabalho vem a calhar!
A declaração de viagem a trabalho também pode servir como comprovante de despesas realizadas durante a viagem, como passagens, hospedagem e alimentação, o que é fundamental para a empresa reembolsar os gastos do colaborador.
Quando um colaborador está viajando, o improvável pode acontecer, como acidentes ou questões de saúde. Com a declaração de viagem a trabalho, garantimos que o colaborador tenha direito a benefícios trabalhistas e previdenciários.
A declaração de viagem a trabalho pode incluir informações sobre o local onde o colaborador estará hospedado, a empresa ou instituição que ele visitará e os contatos de emergência, o que pode ajudar a garantir a segurança do colaborador durante a viagem.
Vale frisar que os colaboradores e empregadores precisam estar cientes da importância da declaração de viagem a trabalho e se certifiquem de que ela está devidamente preenchida e assinada antes do início da viagem.
Para poupar tempo e garantir mais produtividade, além possibilitar uma comunicação fluida com o nome da sua empresa, o melhor a se fazer é ter modelos prontos de declaração de viagem a trabalho.
A seguir, trazemos duas opções pra você
DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO
Eu, [nome completo do viajante], com RG nº [número do RG] e CPF nº [número do CPF], declaro que estou realizando uma viagem a trabalho para a cidade de [nome da cidade], no período de [data de início] a [data de término].
Esta viagem é de caráter exclusivamente profissional e está relacionada às atividades desenvolvidas pela empresa [nome da empresa].
Durante a viagem, hospedo-me no [nome do hotel], localizado à [rua/avenida + endereço do hotel].
Declaro, ainda, que estou ciente das normas de conduta e comportamento exigidas pela empresa durante a viagem, e que estou de acordo com as despesas previamente autorizadas pelo setor responsável.
Local e data: [cidade e data]
Assinatura: [assinatura do viajante]
Nome do empregador
Assinatura: [responsável pela empresa]
DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO
Declaro que nosso colaborador, o Sr/Sr(a) [nome completo do viajante] com RG nº [número do RG] e CPF nº [número do CPF] está realizando uma viagem a trabalho para a cidade de [nome da cidade], no período de [data de início] a [data de término].
Esta viagem é de caráter exclusivamente profissional e está relacionada às atividades desenvolvidas pela empresa [nome da empresa].
Durante o período, ele/ela ficará no [nome do hotel], localizado à [rua/avenida + endereço do hotel] e estará junto do colega de trabalho [nome do colega de trabalho], que também está participando das atividades programadas pela empresa.
Declaro, ainda, que o colaborador está ciente das normas de conduta e comportamento exigidas pela empresa durante a viagem, e que está ciente em relação às despesas previamente autorizadas pelo setor responsável.
Além disso, o colaborador compromete-se a cumprir com as obrigações profissionais e éticas durante a viagem, representando a empresa de forma adequada e respeitando as normas e regulamentações locais.
Local e data: [cidade e data]
Nome do empregador ou responsável pela empresa
Assinatura: [responsável pela empresa]
Assinatura: [assinatura do viajante]
DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO
Declaramos que o(a) Sr(a), [nome completo do(a) funcionário(a)], [nacionalidade], com CPF número [número de CPF], RG número [número de CPF] e CTPS [numeração da carteira de trabalho], trabalha para a empresa [nome da empresa].
Declaramos ainda que [nome do funcionário] estará fora do município em que reside para uma viagem a trabalho no período entre [data de início da viagem] e [data final da viagem].
No caso, estará em [nome da cidade] para fins exclusivamente profissionais.
[Município], [UF], dia, mês e ano.
Assinatura da pessoa responsável
Nome da pessoa responsável por designar o funcionário para essa viagem
Cargo exercido pelo responsável
Nome da empresa
CNPJ número.
DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO
Confirmamos que [nome do colaborador], [nacionalidade], com CPF número [número de CPF], RG número [número de CPF] esteve viajando pela empresa [nome da empresa] no período de [data do começo da viagem] até [data do fim da viagem].
Durante o período, [nome do colaborador] esteve em função dos trabalhos exigidos no período, precisando se ausentar de compromissos particulares na referida data.
Local e data: [cidade e data]
Nome do empregador ou responsável pela empresa
Assinatura: [responsável pela empresa]
Assinatura: [assinatura do viajante]
Vale lembrar que a declaração de viagem a trabalho nem sempre será uma necessidade obrigatória. Na maioria das vezes, os colaboradores podem viajar sem ela — ainda mais considerando viagens nacionais e rápidas.
Ainda assim, é uma boa prática emiti-las como uma comprovação para a segurança do colaborador.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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