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Está em dúvida se recibo vale como comprovante de pagamento ou não? Leia o artigo para descobrir tudo sobre o assunto!
O reembolso de despesas corporativas pode gerar dúvidas entre os colaboradores. Uma das principais, seja para o departamento financeiro, seja para os funcionários que desejam um reembolso, é sobre se recibo vale ou não como comprovante de pagamento.
De maneira resumida, podemos dizer que sim, o recibo vale como comprovante. Porém, o documento deve atender a alguns requisitos. Por isso, a definição não é tão simples, exigindo o entendimento do que diz a lei sobre notas fiscais, comprovantes de pagamento e recibos. É sobre isso que vamos falar no artigo. Continue a leitura para entender melhor!
O controle eficaz das atividades financeiras de uma empresa é o que permite que um negócio se organize da melhor forma possível com relação ao que é pago e recebido. Dessa forma, fica mais fácil entender a real situação da empresa, reduzir despesas e planejar-se.
Além disso, as obrigações fiscais devem estar em dia. Nesse sentido, mesmo um simples comprovante de pagamento pode ajudar, uma vez que o documento contém dados importantes para comprovar as transações financeiras realizadas.
Comprovantes de pagamento são documentos que servem para comprovar como determinada quantia foi gasta durante a compra de um produto ou serviço. Nas empresas, uma de suas aplicações é no processo de reembolso de despesas.
Dentro dessa categoria, temos os recibos e as notas fiscais. Mas qual é a diferença entre eles?
A diferença, basicamente, é que a transferência de propriedade sobre o bem adquirido somente é atestada na nota fiscal. Já o recibo é uma atestação de pagamento sobre o produto adquirido ou o serviço prestado.
A Lei 8.846/94, que trata sobre a emissão de documentos fiscais, aponta que se deve emitir nota fiscal, recibo e outros documentos quando um produto é vendido ou um serviço é prestado. Com base nisso, é possível concluir que os dois documentos são equivalentes.
No entanto, é preciso apontar que, na prática, nem sempre o recibo é aceito como comprovante de pagamento, não servindo para o reembolso depois de uma viagem corporativa, por exemplo. Além disso, para que o recibo seja aceito como comprovante de pagamento ele deve ser emitido em duas vias.
Para comprovar o pagamento, o recibo deve trazer ainda outras informações, como:
Se não for possível fazer um recibo impresso, o documento pode, sim, ser feito à mão. Mas é fundamental que ele contenha todas as informações necessárias, além de ser assinado e emitido em duas vias, uma para o comerciante e outra para o cliente.
Além do recibo e da nota fiscal, é possível ainda que a empresa aceite fazer o reembolso a partir de faturas de cartão de crédito ou extratos bancários. Mas isso varia conforme a política de reembolso de cada negócio.
Por isso, a política deve ser transparente e estar à disposição de todos os funcionários, evitando mal entendidos.
O comprovante de pagamento, como sugere o nome, é a prova de que uma pessoa ou empresa fez o pagamento de alguma transação, seja a compra de uma mercadoria ou a contratação de um serviço. O documento traz, ainda, informações sobre taxas e impostos.
Muitas vezes, os comprovantes de pagamento são impressos em papéis frágeis, fáceis de sofrerem danos ou de serem descartados, apesar da sua importância. Por isso, é fundamental que sejam armazenados digitalmente.
Diversos comprovantes de pagamento são gerados por dia. Armazená-los, no entanto, é fundamental. O Código Civil Brasileiro traz, no artigo 206, os prazos durante o qual os comprovantes de pagamento devem ser mantidos:
Para facilitar, há a Lei 12.682/2012, que traz que documentos digitalizados, com certificado digital, têm o mesmo valor que os documentos originais. Dessa maneira, é possível economizar espaço de armazenamento físico.
O primeiro risco de não contar com comprovantes de pagamento é a falta de garantia de que uma transação realmente aconteceu. Dessa maneira, o comprador não pode exigir direitos sobre ela, como no caso de defeitos e outros problemas.
Ao não ter um comprovante de pagamento, as empresas também perdem em controle financeiro, uma vez que com o documento é possível organizar todas as saídas ocorridas em determinado período. Com isso, os gestores podem sugerir cortes em gastos desnecessários, por exemplo.
O uso de comprovantes de pagamento evita, ainda, cobranças duplicadas, um problema comum entre negócios que não possuem um bom controle das contas.
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Com isso, a empresa evita o desconforto de pedir ao funcionário que use o próprio dinheiro e peça reembolso. Também ficam para trás a pouca visibilidade de gastos e os riscos de perda ou roubo.
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Marketing
Jornalista em formação, atua na produção de conteúdo da Caju. Como redatora do blog, tem o propósito de unir seus interesses por comunicação e tecnologia e educar o mercado de gestão de pessoas.
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