Reembolso de despesas corporativas: o que é e como fazer?

O reembolso de despesas corporativas é o ato de devolver o dinheiro gasto por um funcionário ou prestador de serviços em nome da empresa, sendo que isso se refere estritamente a atividades relacionadas ao negócio.

Eventualmente, o colaborador de uma empresa vai fazer algum gasto em nome da companhia. Isso pode acontecer em viagens, na compra de materiais de escritório ou mesmo levando possíveis clientes e fornecedores para um almoço de negócios. Até aí, tudo bem e muito natural.

Porém, é preciso considerar como será feito o reembolso das despesas corporativas. Afinal, o gasto só aconteceu porque o trabalho demandou.

Vale lembrar que o reembolso está previsto em lei e é um direito do colaborador. A companhia pode facilitar o processo e ter regras claras, como apresentação dos recibos usados até uma determinada data, garantir o reembolso da despesa corporativa até o final do mês em que ela foi feita, entre outros.

Isso é bem relevante porque envolve a lisura da companhia e a boa experiência do colaborador. Neste artigo da Caju, falamos mais a respeito. Confira! 

O que é o reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas corporativas consiste em devolver o dinheiro gasto por uma pessoa em nome da empresa, referindo-se estritamente a atividades relacionadas ao seu negócio. 

É comum que esse reembolso inclua o pagamento de despesas com viagens, alimentação, material de escritório, entre outros. 

Para garantir que seja um processo transparente, é importante pedir recibos e ter um processo de reembolso bem definido. Por exemplo, prazos de devolução claros, data limite para entregar recibos, entre outros. Tudo isso permite que o colaborador tenha uma boa experiência, além de facilitar o trabalho do financeiro

O que a CLT diz sobre reembolso de despesas corporativas?

Para os funcionários CLT, qualquer gasto realizado a serviço da empresa e em local externo à sua sede é considerado uma despesa passível de reembolso. Pode ser um valor relacionado a taxa de inscrição de um evento, impressão de documentos, deslocamento para visita de clientes, entre outras situações.

Ainda, conforme o Artigo 457 da CLT:

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Ou seja, os reembolsos são um pagamento à parte do salário. 

Reembolsos corporativos precisam ser tributados?

Em geral, os reembolsos corporativos não são tributáveis. Entretanto, para ser considerado um reembolso legítimo e sem incidência tributária, ele deve consistir no recebimento de valores que, por previsão legal ou contratual, são de titularidade da empresa contratante do serviço, mas, foram pagas pelo colaborador.

Dessa maneira, os valores recebidos pelo colaborador não correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de um terceiro, no caso, a companhia contratante do serviço.

Por esse motivo, a companhia precisa registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a receber e, consequentemente, o valor recebido a título de reembolso de despesa não será computado como receita.

Quais são os tipos de reembolsos previstos na lei?

Podemos falar em quatro tipos de reembolso de despesas corporativas mais específicos e um mais geral. Confira como estão separados.

1. Reembolso de despesas gerais

Esse tipo de reembolso cobre as despesas gerais da empresa, tais como contas de eletricidade, água, gás, telefone, seguros, etc. Supondo que um colaborador precisou pagar por esse tipo de serviço por algum motivo, é obrigação da empresa fazer o reembolso.

2. Reembolso de despesas de viagem

Um dos tipos de reembolso de despesas corporativas mais comuns, ele cobre as despesas relacionadas à viagem de um colaborador em serviço. Isso inclui:

• transporte (passagem aérea, de ônibus, aluguel de carro, gasolina, aplicativo de transporte, etc.)
• alojamento;
• alimentação;
• custos com internet ou pacote de dados;
• seguro viagem (se for o caso), etc.

Lembrando que faz sentido para a empresa ter uma política que defina custos com viagem para evitar uma sobrecarga financeira. Por exemplo, gasto médio por refeição, tipo de hospedagem e transporte, etc.

3. Reembolso de despesas de entretenimento

Nesse tipo, o reembolso de despesas corporativas cobre custos relacionados ao entretenimento de um funcionário, tais como jantares, reuniões e eventos sociais.

Existem algumas empresas que usam esse tipo de técnica para vender mais ou fortalecer o branding da companhia, levando clientes e fornecedores para alguns entretenimentos. Nesse caso, a empresa acaba cobrindo tanto as despesas dos colaboradores quanto dos convidados — sendo que também podem existir viagens nesse tipo de despesa.

4. Reembolso de despesas médicas

Esse reembolso cobre as despesas relacionadas à saúde de um funcionário, tais como consultas médicas, exames e medicamentos. Em geral, acaba sendo menos comum quando a empresa já fornece um auxílio-saúde, seguro de vida ou mesmo um seguro viagem.

Por exemplo, supondo que o colaborador tenha um plano de saúde que cobre apenas a região onde ele vive e tenha que viajar para outra região do Brasil. Considerando que ele tenha indisposição e precise de suporte médico, cabe à companhia fazer esse reembolso de despesa corporativa.

5. Outros reembolsos

Aqui, nesse exemplo, cabem os tipos de reembolso que cobrem outras despesas não relacionadas aos tipos anteriores, tais como despesas de suprimentos, publicidade, treinamento e outras despesas gerais.

Ainda assim, é preciso que sejam pagos mediante notas e de acordo com a política de gastos que a empresa segue, com justificativas e demais comprovações.

Como fazer o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas corporativas é feito através de um processo de solicitação, que pode variar de empresa para empresa — ainda assim, é importante que seja um processo bem definido e transparente. 

Antes de mais nada, é preciso estipular limites de gastos na política da empresa. Por exemplo, considerando refeições, é possível gastar até um limite. Pensando em contratar um fornecedor, é preciso se orientar de acordo com critérios de qualidade, valor ou prazo para finalizar a obra etc. 

Feita a política de reembolso da empresa e transmitida a todos, existem alguns passos a serem cumpridos:

• o primeiro deles é que o funcionário forneça uma cópia da nota fiscal e/ou recibo da despesa realizada;
  
• depois, é necessário preencher um formulário de reembolso de despesas, que geralmente é fornecido pela empresa. O formulário deve conter os seguintes detalhes: nome do funcionário, descrição da despesa, data, valor total, forma de pagamento, endereço de faturamento e assinatura;
  
• ao preencher o formulário, ele deve ser enviado para a área responsável pela aprovação do reembolso;
  
• feita a aprovação, o reembolso será processado e o dinheiro será devolvido ao funcionário.

Também é importante estabelecer alguns limites. Por exemplo, o colaborador que gastou em nome da empresa precisa pedir o reembolso em até um dado dia e a empresa, por sua vez, tem uma quantidade de dias úteis para fazer o reembolso.

Vale dizer que, quanto antes o reembolso for feito, melhor é a experiência do colaborador e até mesmo o engajamento dele com a companhia. Além disso, um processo simples de pedir reembolso também é sempre mais favorável.

Criar um bom processo de reembolso para despesas de funcionários e comunicá-lo com transparência para todos os envolvidos evita futuras dores de cabeça e desencontro de informações. Veja, a seguir, dicas para aprimorar o processo.

Como otimizar o reembolso das despesas corporativas?

Você pode fazer isso seguindo os passos abaixo:

Crie uma política de reembolso

A política de reembolso de despesas corporativas deve ter em mente a qualidade dos serviços, cuidado com os colaboradores e, claro, as possibilidades financeiras da companhia.

Se, por exemplo, fica muito caro arcar com despesas de viagem, pode ser mais interessante contratar fornecedores do local ou ter colaboradores remotos.

Comunique a política de reembolso

Definida a política, é preciso transmiti-la a todos os funcionários, seja com treinamentos, palestras e facilitando o acesso a ela numa intranet, por exemplo.

Gerencie os reembolsos

O time de RH, por exemplo, pode atuar junto do financeiro, entendendo e aprimorando o processo. Além disso, no time de financeiro, é preciso seguir à risca os prazos, garantindo uma boa experiência aos envolvidos.

Peça feedback sobre o processo de reembolso de despesas

Uma vez que o reembolso é uma prática comum na sua organização, ele precisa ser sempre reavaliado. Por isso, feedbacks constantes podem ajudar a entender o que não funciona tão bem e melhorar toda a estrutura que envolve o reembolso.

Revise a política sempre que necessário

Quando existe uma política de gastos e reembolsos, é preciso que ela seja revisada. Por exemplo, os valores limites para serem gastos precisam sofrer reajustes de inflação. Se existem ferramentas mais recentes, elas devem entrar na política, etc.

Reflita sobre a necessidade do reembolso

Nem sempre o reembolso de despesas corporativas é a melhor prática. Os adiantamentos ou mesmo a opção de cartões corporativos podem tornar a prática dos gastos mais simples.

O adiantamento, por exemplo, ainda é uma opção bem segura para evitar gastos muito altos e bem simples de ser feito.

Dentro do sistema da Caju, por exemplo, é possível estipular um valor específico em uma carteira chamada  “Viagens”, em que a pessoa poderá gastar dentro do valor disponibilizado. E, caso tenha sobra, a empresa escolher reaver os valores ou liberar como saldo livre.

Qual é o papel do RH em relação ao reembolso de despesas corporativas?

O time de Recursos Humanos desempenha um papel importante na gestão de reembolsos de despesas corporativas. Isso inclui:

• ajudar a definir políticas e processos para aprovar e processar os reembolsos;
  
• formular treinamentos para garantir que os funcionários entendam as políticas e processos de reembolso;
  
• estimular a revisão das políticas de gastos e reembolsos de tempos em tempos;
  
• monitorar os reembolsos para garantir que eles estejam em conformidade com as políticas da empresa;
  
• fornecer aos funcionários orientação sobre qual documentação deve ser fornecida para aprovação dos reembolsos;
  
• auxiliar a equipe financeira na contabilização e relatórios dos reembolsos;
  
• fazer benchmarking para entender se faz sentido a política de reembolso ou se os adiantamentos são mais interessantes, entre outros.

Quais são os erros mais comuns em relação ao reembolso?

Em geral, o principal erro é não ter uma boa definição de política — tanto em relação aos gastos corporativos quanto ao reembolso — , o que pode gerar ruído e insatisfação entre os funcionários.

Além disso, quando existe a política, ela deve chegar a todos os colaboradores. Isso envolve fazer treinamentos e reciclagem, além de algumas revisões para deixar o processo mais natural.

Outro ponto são os atrasos no reembolso. Pensando que o colaborador gastou o dinheiro do próprio bolso, ele espera ser reembolsado o quanto antes (ou no prazo determinado pela política).

Assim, quando isso não acontece, acaba havendo muita frustração. E não é nada bom para a empresa ter funcionários insatisfeitos, podendo acarretar em problemas de motivação.

Entender a melhor maneira de realizar o reembolso de despesas corporativas auxilia, também, na relação da empresa com os funcionários, evitando desencontros de informações e estresses desnecessários.

Reembolso de despesa corporativa é a melhor opção para uma empresa?

Isso varia muito de acordo com cada empresa. Dependendo do tamanho da companhia, o reembolso pode estar atrelado a um excesso de burocracia, que nem sempre é bem-visto pelo time (da pessoa que cuida do reembolso àquela que precisa recebê-lo).

Em geral, os adiantamentos são mais práticos e ainda podem estar vinculados à plataforma que você usa para benefícios, porque facilitam a gestão e ainda permitem mais previsibilidade de gastos.

Conheça o Caju Despesas e dê adeus aos reembolsos!

A Caju sabe que reembolsos de despesas corporativas podem envolver muita burocracia. Por isso, criamos o Caju Despesas, que funciona no mesmo cartão multibenefícios do colaborador.

Com o Caju Despesas, a empresa pode adiantar um valor referente à despesa com a segurança de que esse dinheiro fica totalmente separado das finanças pessoais do colaborador, além de contar com ferramentas que facilitam a gestão das despesas. 

O Caju Despesas funciona inclusive em compras internacionais, para atender as empresas que possuem demanda de despesas fora do Brasil.

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Dúvidas frequentes:

O que é um reembolso de despesas?

É o processo de devolver ao funcionário os valores referentes às despesas relacionadas ao trabalho, como viagens corporativas, gastos com equipamentos, despesas médicas, entre outras possibilidades.

Como é o processo de reembolso?

Depende da política de reembolso definida pela empresa. Mas, em geral, envolve a apresentação de nota fiscal que comprove o valor do gasto e um tipo de documento para validar a necessidade do gasto. 

Quais são os tipos de reembolso?

Existem diversos, mas os mais comuns são: reembolso de despesas gerais, despesas de viagem, entretenimento relacionado ao trabalho, despesas médicas, treinamentos e outros tipos relacionados.