Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
Dados sensíveis são os que têm potencial de gerar discriminação às pessoas, como origem racional, religião e orientação sexual. Eles requerem regras mais rigorosas na coleta, armazenamento e compartilhamento.
Com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), coletar e armazenar informações exige mais cuidado, evitando vazamentos que podem danificar a imagem de uma empresa e comprometer a vida das pessoas que tiveram os dados vazados. Isso fica ainda mais urgente quando falamos em informações sensíveis dos funcionários.
Numa organização, o banco de dados dos contratados contém muitos detalhes que merecem mais cuidado na coleta, armazenamento e compartilhamento. Por exemplo, é comum que empresas tenham dados de orientação sexual dos colaboradores para garantir um ambiente diverso e políticas afirmativas — porém, se essas informações vazam, o dia a dia das pessoas acaba sendo comprometido.
Assim, ter uma boa gestão das informações sensíveis no RH é obrigação do time e, neste artigo, falamos mais no detalhe sobre isso. Acompanhe!
No contexto da LGPD, promulgada no Brasil em 2018, as informações sensíveis representam uma categoria especial de dados que exigem um nível mais elevado de proteção. Isso se deve ao fato de que esses dados têm potencial de causar discriminação, constrangimento ou danos à liberdade e à privacidade dos indivíduos, caso sejam tratados de forma inadequada.
Dessa maneira, a legislação brasileira impõe regras mais rigorosas para sua coleta, uso, armazenamento e compartilhamento.
De acordo com o artigo 5º da LGPD, são consideradas informações sensíveis aquelas relacionadas à:
Esses elementos revelam características íntimas de uma pessoa, sendo o que os torna especialmente vulneráveis a abusos, discriminação ou uso indevido.
A LGPD determina que o tratamento de dados sensíveis só pode ocorrer em situações específicas, como com o consentimento explícito e destacado do titular, para o cumprimento de obrigações legais, para a proteção da vida ou da incolumidade física, no contexto de políticas públicas ou em estudos realizados por órgãos de pesquisa — desde que, preferencialmente, os dados estejam anonimizados.
Fora que entidades que tratam esse tipo de dado devem adotar medidas técnicas e administrativas que garantam a segurança da informação e a prevenção de acessos não autorizados. Portanto, a correta identificação e proteção dos dados sensíveis é um aspecto essencial da conformidade com a LGPD.
Quando a LGPD passou a entrar em vigor, a partir de agosto de 2020, ela trouxe mudanças significativas para o setor de Recursos Humanos. Entre esses dados, muitos são considerados sensíveis pela legislação, como informações sobre saúde, origem racial, convicções religiosas, dados biométricos e até filiação sindical.
O tratamento dessas informações, agora, exige maior responsabilidade por parte das empresas, que devem adotar medidas para garantir a proteção e a confidencialidade desses dados — do momento da coleta até o descarte.
No contexto do RH, os dados sensíveis podem ser coletados, por exemplo, durante processos seletivos, exames admissionais, atestados médicos, programas de inclusão e diversidade ou na gestão de benefícios. A LGPD exige que, nesses casos, haja uma base legal clara para o tratamento dessas informações — sendo o consentimento explícito uma das principais, embora não a única.
Além disso, a empresa deve deixar claro ao titular dos dados quais informações estão sendo coletadas, para qual finalidade e por quanto tempo serão armazenadas.
Por essa razão, os departamentos de RH precisam rever suas políticas internas, contratos de trabalho e rotinas operacionais para se adequar à nova legislação. Também é necessário treinar os profissionais da área sobre boas práticas de proteção de dados e implementar controles de acesso, criptografia e outras medidas de segurança.
Afinal, descumprir as normas acaba gerando sanções legais e danos à reputação da empresa. Fora que estamos falando do respeito à privacidade dos colaboradores e da construção de ambientes corporativos éticos, seguros e confiáveis.
Durante a seleção e fase de admissão, o RH pode receber currículos contendo informações sobre raça, orientação sexual, religião ou deficiências. Esses dados devem ser tratados com cautela e utilizados apenas quando forem estritamente necessários — como em políticas de diversidade ou inclusão.
Atestados médicos, laudos de exames periódicos e informações sobre doenças ou condições de saúde são dados sensíveis. Dessa forma, precisam ser armazenados separadamente, com acesso restrito, e utilizados somente para fins legais e de gestão de saúde no trabalho.
Se a empresa usa impressões digitais ou reconhecimento facial para registro de jornada, está tratando dados biométricos — uma categoria sensível. Isso exige consentimento específico e destacado dos colaboradores, além de justificativa clara para o uso dessa tecnologia.
Para lidar com informações sensíveis no RH e evitar vazamento de dados, esses tópicos são essenciais:
É preciso obter consentimento explícito e informado de cada colaborador sempre que o tratamento de dados sensíveis não estiver amparado por outra base legal (como cumprimento de obrigação trabalhista ou de saúde).
Outro ponto: informe de forma clara a finalidade da coleta, os dados envolvidos, quem terá acesso e por quanto tempo as informações serão armazenadas. Isso fica mais simples quando seu time de RH evita o uso de formulários genéricos ou cláusulas vagas. O colaborador deve saber exatamente o que está autorizando.
O setor de RH deve implementar controles de acesso aos dados sensíveis, ou seja, apenas pessoas autorizadas poderão visualizar ou manipular essas informações. A segurança da informação também fica mais simples ao utilizar criptografia, armazenamento seguro (nuvens confiáveis ou servidores protegidos), e autenticação multifator quando possível.
E tem mais: garanta que os sistemas de ponto biométrico, prontuários médicos e documentos digitais estejam protegidos contra vazamentos e acessos indevidos.
Será mesmo que sua empresa precisa de todas as informações que está coletando? Considere, então, coletar e tratar somente os dados estritamente necessários para cumprir a finalidade desejada.
Além disso, evite armazenar informações sensíveis no RH que não serão utilizadas, como dados religiosos ou políticos não relevantes para a relação de trabalho.
Outro cuidado que faz a diferença é adequar contratos de trabalho, formulários e políticas internas à LGPD, incluindo cláusulas específicas sobre proteção de dados. Vale ainda criar termos de consentimento separados para dados sensíveis, quando necessário.
Considere também estabelecer políticas claras de retenção e descarte de dados, com prazos definidos e registros de eliminação segura.
No RH, a segurança da informação, sobretudo de dados sensíveis, pode melhorar com os seguintes cuidados:
Promova capacitações regulares sobre LGPD, ética no tratamento de dados e boas práticas de segurança da informação. Nesse caso, treine não só a equipe de RH, mas também gestores e colaboradores que tenham acesso a dados pessoais sensíveis, direta ou indiretamente.
Também é bacana incentivar a cultura da privacidade como valor institucional — não apenas como obrigação legal.
Para garantir a proteção de dados sensíveis no RH, implemente softwares de gestão de dados, criptografia, controle de acessos e armazenamento seguro em nuvem.
Vale a pena, ainda, usar ferramentas de Data Loss Prevention (DLP), auditoria de acessos e sistemas de gestão de consentimento, especialmente em empresas com maior volume de dados. Se possível, avalie soluções que ofereçam anonimização ou pseudonimização de dados sensíveis sempre que possível, reduzindo o risco de exposição.
Contratar uma consultoria jurídica ou de compliance digital ajuda a mapear riscos e ajustar processos internos conforme a legislação. Nem sempre o time terá conhecimento suficiente para lidar com gestão de dados e impactos da LGPD, por isso a consultoria externa faz a diferença.
Dessa forma, consultores podem auxiliar na elaboração de políticas internas, termos de consentimento, treinamentos personalizados e auditorias periódicas.
Empresas que demonstram proatividade nessa área ganham credibilidade junto a clientes, investidores e talentos do mercado.
Estabeleça uma política clara de governança de dados, com responsáveis definidos (como o Encarregado de Dados, ou DPO). Depois, documente todo o ciclo de vida dos dados sensíveis: da coleta até o descarte. E ainda tenha um registro de operações de tratamento para fins de auditoria e transparência.
Use a conformidade com a LGPD como diferencial em relações com stakeholders, especialmente em licitações, certificações e parcerias. Afinal, empresas que demonstram responsabilidade no uso de dados são percebidas como mais éticas, inovadoras e seguras por clientes e colaboradores.
Ainda, invista em comunicação transparente sobre o compromisso com a privacidade — isso fortalece a marca empregadora e gera confiança.
Seja para fornecer benefícios, gestão de ponto ou treinamentos, o RH acaba utilizando inúmeros softwares. Por isso, antes de contratar qualquer ferramenta, garanta que ela respeita a LGPD, seguindo boas práticas.
Quem escolhe a Caju Benefícios, por exemplo, tem mais tranquilidade, já que somos comprometidos com a proteção de dados pessoais, sejam eles de usuários do Cartão Caju ou administradores de conta no Portal RH. Temos especialistas focados em atender aos padrões mais rigorosos de privacidade e segurança.
O DPO, sigla para Data Protection Officer, ou Encarregado de Dados, é o profissional indicado por uma empresa para atuar como ponto de contato entre a companhia, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
No setor de Recursos Humanos, sua atuação é estratégica e faz toda a diferença, pois, como você bem sabe e já pontuamos, essa área trata uma grande quantidade de dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, candidatos e ex-funcionários. Assim, o DPO tem como missão orientar o RH sobre as boas práticas de proteção de dados, garantindo que todas as operações estejam em conformidade com os princípios da LGPD.
Além de assessoria jurídica e técnica, o DPO também ajuda a revisar contratos de trabalho, formulários e políticas internas, assegurando que haja bases legais adequadas para cada tratamento de dados. O profissional ainda atua na definição de regras claras para a coleta, armazenamento, uso e descarte de informações sensíveis, como dados de saúde, biometria e filiação sindical, reduzindo riscos de vazamentos e sanções legais.
Como função extra, o DPO também pode trabalhar junto na elaboração de termos de consentimento, políticas de privacidade e treinamentos internos, promovendo uma cultura de proteção de dados entre os colaboradores.
Outro papel fundamental do DPO no RH é o monitoramento e resposta a incidentes relacionados a dados pessoais. Caso ocorra um vazamento ou acesso não autorizado, é ele quem orienta os procedimentos de comunicação à ANPD e aos titulares, conforme exigido pela LGPD.
Em resumo, o DPO atua como uma ponte entre a legislação e a prática, garantindo que o RH não apenas cumpra a lei, mas também adote uma postura ética, transparente e responsável no tratamento de informações pessoais.
A boa gestão das informações sensíveis no RH faz toda a diferença para uma empresa, seja no fortalecimento da sua imagem perante o mercado e também em relação à diminuição ou extinção de questões e penalidades legais.
Porém, o cuidado com esses dados e o respeito à LGPD devem ser parte do dia a dia da empresa, garantindo compliance, boas práticas e atualizações constantes. Nesse caso, cabe ao time buscar orientações, fazer treinamentos e usar sempre as melhores soluções.
Agora que já chegou até aqui, leia como a Caju Benefícios tem cuidados que fazem a diferença no que tange a gestão de informações sensíveis de RH.
Preencha o formulário de interesse abaixo.
Entraremos em contato com as melhores soluções para sua empresa.
Sou jornalista, publicitária e viajante nas horas vagas. Na Caju, minha missão é transformar textos complexos em conteúdos claros, acessíveis e que façam sentido para quem me lê. Acredito que a flexibilidade é fundamental em todos os aspectos da vida, por isso valorizo a liberdade de adaptação, tanto no trabalho quanto no cotidiano.
Ver todos os posts dessa autoria
Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
