Documentos para admissão: confira o que é imprescindível

Na hora de contratar um funcionário, é natural fazer listas e mais listas de papelada e ainda assim sentir uma certa insegurança. Será que é tudo isso mesmo ou está faltando algum documento para admissão? Pensando em colaboradores com contrato de trabalho CLT, a dúvida pode ser ainda maior, pois existem regras trabalhistas que precisam ser consideradas.

A lista de documentos para admissão de um colaborador varia de acordo com o tipo de contrato, mas em geral são necessários documentos pessoais, fotos, certificados de conclusão de curso e demais comprovantes.

Neste artigo, listamos tudo o que é necessário para fazer a admissão de um funcionário. Aproveite para salvar este post na sua aba de favoritos que ele vai ser sempre necessário!

Documentos para admissão: saiba o que é necessário

Dependendo do contrato de trabalho, serão necessários mais ou menos documentos para admissão. Vamos explicar quais as exigências para cada tipo de contrato. Anote aí:

Para colaborador CLT

Em geral, o colaborador CLT é o contrato que mais pede documentos.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

É o documento essencial para comprovar o registro do empregado. Deve-se anotar nela a data de admissão, salário, cargo, entre outras informações.

É na carteira de trabalho que a empresa consegue o PIS/PASEP ou NIT, número de identificação do trabalhador — essencial para efetuar o registro na empresa e permitir o recolhimento de benefícios sociais.

Hoje, com a carteira de trabalho digital, esse processo ficou até mais simples e fácil para empresas e colaboradores que trabalham de modo remoto.

Documentos pessoais do colaborador

Aqui entram vários, como:

• RG;
• CPF;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Título de eleitor;
• Comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (necessário apenas para homens entre 18 e 45 anos);
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe (caso necessário).

Pode ser que sejam necessárias cópias autenticadas desses documentos também. Vai variar conforme as orientações da empresa.

Atestado de Saúde Ocupacional

O atestado é emitido após a realização do exame admissional, que é de responsabilidade e custo do empregador.

Documento dos dependentes

Se houver dependentes de até 21 anos, é preciso enviar a cópia da certidão de nascimento de cada um deles também. Assim como o cartão de vacinação dos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos maiores de sete anos para o caso de salário-família.

Se for o caso, também será necessário o atestado de invalidez dos filhos ou dependentes de qualquer idade.

CNH

A carteira de habilitação é necessária apenas para profissionais que exerçam funções em que é preciso dirigir. Também pode servir como RG e CPF.

Currículo e referências profissionais

Quando sua empresa acha necessário solicitar esses documentos. Em geral, isso já faz parte do processo de seleção dos colaboradores.

Ainda pode ser preciso enviar fotos 3X4, dependendo do cadastro que a empresa fizer — comum para a confecção de crachás de acesso, por exemplo, em trabalhos presenciais.

Para estagiário

Os documentos de admissão de uma pessoa estagiária podem variar um pouco conforme a empresa. Porém, existem aqueles obrigatórios de acordo com a Lei nº 11.788/2008. Veja quais são:

Termo de Compromisso de Estágio (TCE)

Este é o documento principal e obrigatório para formalizar o contrato de estágio. O TCE deve ser assinado pela empresa contratante, pela instituição de ensino e pelo próprio estagiário (ou seu responsável, caso seja menor de idade). 

Ele define as condições do estágio, como a carga horária, o valor da bolsa, os benefícios e as atividades a serem realizadas, protegendo os direitos do estagiário.

Carteira de Identidade (RG) ou outro documento oficial com foto

A pessoa a ser contratada deve apresentar um documento de identificação válido com foto para fins de registro e comprovação de sua identidade. Pode ser RG, passaporte, CNH etc.

Cadastro de Pessoa Física (CPF)

O CPF é necessário para registro do estagiário junto ao sistema de recolhimento de contribuições previdenciárias. Se for apresentada a CNH, o CPF deixa de ser necessário.

Comprovante de matrícula na instituição de ensino

Para estagiar, é necessário ter matrícula em uma instituição de ensino, independentemente do nível — médio, técnico, superior ou profissionalizante.

Contrato de estágio

Algumas empresas podem exigir a elaboração de um contrato de estágio adicional, detalhando aspectos específicos do estágio e estabelecendo obrigações mútuas. Mas é um documento de admissão opcional.

Documentos adicionais

Dependendo das políticas da empresa, podem ser solicitados outros documentos, como currículo, histórico escolar, comprovante de residência, entre outros.

Para jovem aprendiz

A contratação de um jovem aprendiz é regulamentada pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000) e pede os seguintes documentos para admissão:

• Carteira de Identidade (RG) ou outro documento oficial com foto;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), obrigatório para registrar o contrato de trabalho e os dados do empregado. Lembrando que a CTPS digital também serve;
• Comprovante de residência;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Declaração escolar que funcione como comprovante de que o jovem está matriculado em uma instituição de ensino regular;
• Histórico escolar, que pode ser solicitado em alguns casos, especialmente se o jovem já concluiu algum curso anterior;
• Documentos do responsável legal (caso o jovem seja menor de idade).

Para colaborador terceirizado

Os documentos de admissão para um colaborador ou fornecedor terceirizado vão depender das exigências da empresa contratante. Podem ser pedidos:

Documentos de identificação

São necessários documentos que comprovem a identidade do fornecedor, como RG (Registro Geral) ou outro documento de identificação oficial com foto.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)

Para empresas ou pessoas com registro MEI, é fundamental apresentar o CNPJ, que é o número de identificação fiscal para pessoa jurídica no Brasil.

Inscrição Estadual ou Municipal

Alguns setores exigem inscrição estadual ou municipal específica para a atividade do fornecedor.

Comprovante de endereço

Um comprovante de endereço atualizado é necessário para verificar a localização da empresa do fornecedor.

Certidões Negativas

São documentos que atestam a regularidade fiscal e jurídica da empresa, como a Certidão Negativa de Débitos (CND) com a Receita Federal, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e outras certidões específicas exigidas por órgãos governamentais.

Licenças e autorizações específicas

Dependendo do tipo de serviço que o fornecedor terceirizado oferece, podem ser necessárias licenças e autorizações específicas para operar em determinadas áreas ou setores.

Certificados e qualificações

Em alguns casos, pode ser necessário apresentar certificados que comprovem a qualificação técnica do fornecedor, especialmente em setores regulamentados ou altamente especializados.

Seguro de responsabilidade civil

Alguns contratos podem exigir que o fornecedor tenha um seguro de responsabilidade civil para proteger ambas as partes em caso de acidentes ou danos.

Contrato ou acordo de terceirização

O fornecedor terceirizado pode ser solicitado a fornecer um contrato ou acordo formal que detalhe os termos e condições da prestação dos serviços.

Referências e recomendações

É comum solicitar referências de clientes anteriores ou recomendações para verificar a reputação e a qualidade dos serviços oferecidos pelo fornecedor.

Além desses documentos, é importante providenciar a assinatura do contrato de trabalho, contendo as cláusulas necessárias de acordo com a função e o regime de trabalho (temporário, parcial ou integral). O colaborador também recebe uma cópia do contrato.

E quanto aos prazos para o gerenciamento da documentação?

Durante o processo de admissão, nenhuma organização pode reter os documentos de uma pessoa contratada por mais de cinco dias, incluindo as cópias autenticadas, de acordo com a Lei 5.553/68. 

Por isso, registre as informações necessárias e devolva as certidões dentro do prazo — vale até fazer um contrarrecibo para se resguardar de quaisquer problemas. Você pode usar um software que ajude nesses lembretes.

O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas, e a carteira deve ser devolvida também dentro desse prazo, de acordo com o artigo 29 da CLT. Vale também para registros na carteira digital.

Lembrando que informações que são colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.

Quais são os documentos a serem preenchidos pela empresa no processo de admissão?

Após receber os documentos para admissão, é preciso fazer o registro do colaborador antes do início da prestação dos serviços. A pessoa contratada não pode iniciar suas atividades se não estiver devidamente registrado. Os documentos são:

• Carteira de trabalho;
• Ficha de registro de empregados;
• Contrato de experiência;
• Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
• Registro de ponto;
• Ficha de salário família;
• Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

O que não deve ser pedido na admissão?

Existem alguns dados que, legalmente, nenhuma empresa tem direito de exigir, como:

• Informações médicas detalhadas não relacionadas à função do colaborador, como teste de gravidez ou exame de HIV.
• Fotografias, a menos que seja estritamente necessário para fins de identificação ou segurança no local de trabalho.
• Informações sobre crenças religiosas ou políticas — isso nunca deve ser abordado na admissão ou em qualquer outro momento da jornada do colaborador na empresa.
• Atestados da presença ou não de dívidas no nome do empregado, como certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos.
• Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho.

Lembrando que a legislação trabalhista pode sofrer alterações ao longo do tempo, por isso, nossa dica é verificar se não houve mudanças nos requisitos do processo de admissão junto ao Ministério do Trabalho ou com um profissional especializado.

Agora que você já sabe quais são os documentos para admissão de colaboradores, que tal pensar em como fazer uma integração encantadora desde o dia 1? Leia nosso artigo sobre Onboarding: o que é e como fazer nas empresas!