Gestão de dados no RH: maximizando eficiência e segurança com Caju Ciclos

Desde o momento em que uma pessoa se candidata a um processo seletivo junto à empresa até o seu eventual desligamento, cada interação, promoção e desafio gera infinidade de dados. Esses dados não são apenas registros protocolares, fadados ao esquecimento em uma planilha, mas fragmentos valiosos de informações que, quando analisados de forma estratégica, podem fornecer insights relevantes sobre o desempenho de um setor ou organização.

No ambiente corporativo atual, onde a informação é um ativo cada vez mais relevante, não é difícil entender por que o gerenciamento eficaz dos dados dos colaboradores tornou-se uma demanda prioritária. Costumamos dizer que tempo é dinheiro, mas dados — quando bem administrados — também podem ser dinheiro, da mesma forma que uma gestão de dados eficaz economiza tempo; o produto final é um ciclo virtuoso que maximiza os recursos disponíveis, com impacto relevante nos resultados. 

As pesquisas comprovam: de acordo com um levantamento conduzido pela Vanson Bourne, especialista em pesquisas de mercado com foco em tecnologia, 70% das empresas que priorizam investimentos em gestão de dados observaram uma diminuição nos custos, enquanto 72% estão gerando novas fontes de receita ou oportunidades simplesmente por dedicarem recursos à gestão de dados.

Mas com grandes poderes vêm grandes responsabilidades: trabalhar com dados exige cuidado na administração dessas informações. Leis de proteção de dados, regulamentações trabalhistas e normas de privacidade determinam que as organizações coletem, armazenem e gerenciem os dados dos colaboradores de acordo com diretrizes estritas.

Entre boas oportunidades de negócio e novos compromissos, hoje vamos falar sobre a importância de uma gestão de dados eficiente no RH e a ferramenta que certamente vai mudar sua forma de trabalhar com eles no dia a dia. Vamos lá?

O tripé de sucesso na gestão de dados 

Fazer gestão de dados vai muito além de manter planilhas atualizadas com informações básicas sobre os colaboradores de uma organização. Estamos falando de um termo guarda-chuva que serve, hoje, para definir práticas, processos e ferramentas destinadas a coletar, armazenar, organizar, analisar e administrar os dados de uma empresa.

Parece muita coisa — e é. Ao mesmo tempo, ter um RH ou DP capacitado para realizar essas demandas tem se tornado um ativo indispensável, principalmente diante do contexto atual, que temos a inteligência artificial cada vez mais presente.

Para simplificar esse horizonte e te ajudar a entender quais devem ser as principais frentes de ataque para manejar essas informações, podemos dividir a gestão de dados em três grandes pilares: estratégia, segurança jurídica e proteção de dados. É o que chamamos de tripé de sucesso na gestão de dados. 

Gestão de dados para otimizar análises estratégicas no RH

Já parou para pensar na quantidade de dados que podemos extrair dos colaboradores de uma empresa? Além de informações básicas sobre cada pessoa, como idade e escolaridade, temos também dados de desempenho, metas, participação em eventos, absenteísmo, histórico de bonificações, utilização de benefícios e por aí vai.

Mais do que materializar a jornada profissional e até mesmo pessoal de um grupo de pessoas, esses dados estão aí para ajudar na tomada de decisões estratégicas. Segundo uma pesquisa conduzida pela InfoJobs com profissionais de RH, mais de 61% dos entrevistados já adotam uma perspectiva “data driven”, ou seja, orientada por dados, na sua rotina de trabalho.

Quer saber o que isso significa na prática? Veja algumas frentes que podem ser otimizadas pelo bom uso de dados:

• Desenvolvimento e retenção de talentos: entenda quais são os pontos fortes e fracos do time e identifique oportunidades de treinamentos, bem como planos de desenvolvimento individualizados;
• Recrutamento e seleção: graças aos dados é possível ter uma visão precisa das demandas de um setor, além de auxiliar na comparação de habilidades, perfis e experiências para selecionar candidatos que se aproximam do perfil desejado;
• Planos de sucessão: identifique e desenvolva talentos dentro da organização para garantir uma pipeline de liderança forte e preparada para assumir posições-chave no futuro;
• Análise de engajamento e satisfação: os dados te dão uma visão realista e abrangente do envolvimento dos colaboradores e ajudam a identificar oportunidades de melhoria na cultura organizacional e no ambiente de trabalho;
• Aproveitamento de benefícios: entenda como os benefícios estão sendo utilizados e ajuste sua oferta para atender às necessidades e preferências do time, livre de vieses e “achismos”.
• Inclusão e diversidade: dados demográficos dos colaboradores podem ajudar o RH a identificar lacunas de diversidade e áreas onde pode melhorar suas práticas de recrutamento para promover uma força de trabalho mais representativa.

Para além dessas frentes específicas, uma gestão de dados eficiente ajuda também a fechar as contas no fim do mês. Segundo um artigo publicado pela Fast Company, a Nielsen chegou à conclusão que poderia economizar até US$ 5 milhões a cada 1% de turnover que conseguia economizar graças a ações estratégicas do RH realizadas com o suporte de dados.

O segredo do sucesso está não só em poder contar com profissionais familiarizados com o manejo de dados no setor de RH, mas também em adotar ferramentas eficazes para esse tipo de demanda. A centralização de dados é um recurso fundamental nesse sentido, bem como um sistema simples, que facilite a inclusão de novas informações e que possa ser acessado por diferentes gestores.

Proteção de dados

Lembra do que falamos sobre as responsabilidades que vêm com o tamanho do horizonte aberto pela profusão de dados à nossa disposição? Pois é, ter tanta informação nas mãos significa, também, abraçar a missão de garantir que o acesso a esses materiais esteja restrito ao mínimo de pessoas possível, e também que o sistema utilizado seja próprio para esse fim, levando em conta a proteção necessária contra ataques cibernéticos. 

Todo mundo quer usar as incríveis ferramentas de inteligência artificial que surgem diariamente com o intuito de tornar o nosso dia a dia de trabalho mais ágil, por exemplo. Mas mesmo o inocente gesto de soltar ali uma lista de números e pedir para o sistema te ajudar a organizar as informações ou a identificar um padrão pode representar uma brecha de segurança importante. Tais sistemas são continuamente alimentados pelas informações colocadas ali, de modo que todo cuidado é pouco.

Proteger os dados pessoais e confidenciais dos colaboradores não é apenas uma obrigação ética, mas também uma necessidade estratégica para preservar a confiança dos funcionários e a reputação da empresa. Além disso, não cumprir com as regulamentações pode resultar em danos à imagem da companhia, perda de confiança dos colaboradores e clientes, e potencialmente em litígios dispendiosos. Portanto, garantir a conformidade legal é essencial para mitigar riscos e manter a integridade ética da organização.

Para dar conta de um cenário complexo e em constante transformação como este, o mais indicado é que o RH seja treinado em segurança da informação — se não o time todo, pelo menos alguns atores chave, que ficam com a missão de repassar o que foi aprendido e de liderar a implementação dos protocolos para uma gestão de dados segura.

O treinamento deve abranger instruções sobre como identificar e enfrentar situações comuns, como ataques de phishing e boas práticas para o gerenciamento de senhas. Além disso, é crucial abordar a adaptação à transformação digital da empresa e a integração de novas tecnologias (olha a inteligência artificial aí!), juntamente com diretrizes para acesso remoto, protocolos de controle de danos em caso de incidentes, e uso seguro de dispositivos móveis.

Veja algumas maneiras pelas quais a gestão de dados pode ajudar o RH a trabalhar com segurança da informação:

• Controle de acesso a dados sensíveis e informações confidenciais;
• Criptografia para proteção de dados;
• Protocolos de back-up e recuperação de informações;
• Monitoramento de ameaças em potencial;
• Conformidade legal e segurança jurídica.

Esse último ponto, aliás, é tão importante que merece um tópico inteiro dedicado a ele. Chega mais!

Conformidade legal e segurança jurídica

À medida que o volume de dados à disposição aumenta, bem como suas possibilidades de  usos e aplicações, as leis de proteção de dados e privacidade também têm se tornado mais complexas e rigorosas para garantir o bom uso dessas informações. No Brasil, temos a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), criada para salvaguardar os direitos fundamentais de liberdade e privacidade de cada indivíduo.

Cabe ao RH fornecer treinamentos sobre regulamentações de privacidade para colaboradores e terceirizados. Embora o time de TI também esteja próximo desse universo de competências, o RH desempenha um papel crucial na implementação e nutrição de políticas organizacionais que estejam em conformidade com a legislação, e também pode conduzir ações apropriadas em caso de má conduta ou erros no tratamento de dados.

Outro ponto de atenção está na escolha das ferramentas que serão utilizadas para fazer a gestão e análise de dados dos colaboradores. É fundamental que os softwares utilizados tenham sido pensados para esse tipo de fim e estejam alinhados com as leis de proteção de dados do país. Tais serviços devem tornar o trabalho mais fácil e não adicionar uma camada a mais de preocupação no seu dia a dia.

E por falar em ferramentas…

Como fazer gestão de dados com eficiência e segurança

Embora lidar com dados de colaboradores faça parte do dia a dia de RHs e DPs desde que o mundo é mundo, a dimensão que esse aspecto do trabalho ganhou nos últimos tempos se tornou um verdadeiro desafio para o setor. De acordo com o levantamento feito pela InfoJobs, a ausência de especialistas e a falta de informações sobre o tema estão entre os principais obstáculos para uma gestão de dados eficiente.

Além desses problemas, o setor também tem sofrido com certas deficiências operacionais. A pesquisa mostra que 31,6% dos profissionais sofre com informações descentralizadas, o que dificulta o manejo dos dados, e 23,7% sente que a falta de tempo é o principal obstáculo para a utilização inteligente dos dados coletados.

Esses resultados estão em linha com a visão de especialistas como Fernando Ladeira, vice-presidente para soluções de gente da Falconi, maior consultoria de gestão empresarial e de pessoas da América Latina. Em entrevista para a revista Exame, o empresário resume a questão: “O departamento de RH em uma empresa de médio ou grande porte tem entre 5 e 7 tecnologias para rodar seus processos. Isso gera uma quantidade massiva de dados, e os profissionais de RH estão travados em relação a fazer os sistemas conversarem entre si”. 

Uma gestão de dados eficaz, portanto, passa não só por estratégia e segurança, mas também por configurações operacionais que permitem um gerenciamento mais simples com informações centralizadas, integração entre sistemas e recursos que facilitem análises estratégicas. Esse é o caso de Caju Ciclos, nova solução da Caju para dar suporte aos processos de admissão e gestão de informações e arquivos dos colaboradores.

Dados unificados e eficiência operacional 

Pensada a partir de demandas reais do setor de RH, Caju Ciclos nasceu para tornar a gestão de dados mais simples e segura — e, consequentemente, mais eficaz. Trata-se de uma plataforma que permite a centralização de todas as informações relevantes sobre os colaboradores, com fluxos customizáveis que se adaptam à realidade de cada empresa. 

Dessa forma, é possível acompanhar toda a jornada de um colaborador, da inscrição no processo seletivo a um eventual desligamento. 

Essa riqueza de informações cria uma visão 360º do capital humano de uma empresa, que irá auxiliar em futuras decisões estratégicas e fornecer insights para otimizar a experiência e o desempenho de todos dentro da organização. A ideia é partir de algo complexo — o enorme volume de dados que profissionais de RH precisam administrar diariamente — para  chegar a uma solução simples e intuitiva.

Tem gente nova chegando na empresa? O formulário de admissão da Caju Ciclos chega direto no e-mail dos novos colaboradores para que eles preencham e enviem todas as informações e documentos importantes, que depois vão direto para um banco de dados unificado. Uma vez inseridos, esses dados podem ser extraídos e compartilhados de maneira segura, dentro da própria plataforma.

Chegou a hora de tomar decisões? Através da Caju Ciclos, é possível gerar relatórios com dados de seu interesse para te ajudar a chegar a soluções e insights com base em ciência, com menos espaço para achismos e subjetividades que muitas vezes enviesam processos de tomada de decisão dentro das organizações.

Precisa de mais organização? Com a nova funcionalidade de Gestão de Arquivos do Caju Ciclos, você pode catalogar e centralizar documentos e arquivos trabalhistas dos colaboradores, como solicitação de férias, termos de responsabilidade, contratos, holerites, recibos de pagamento e diversos outros, desde o momento da admissão.

A plataforma também já está integrada com todos os produtos da Caju, para simplificar os cadastros e dar visibilidade para a forma como esses recursos são utilizados pelos colaboradores. 

Toda essa praticidade vem junto a garantia de conformidade com leis trabalhistas e de proteção de dados. Por ser uma plataforma única, Caju Ciclos também reduz a quantidade de brechas de segurança no armazenamento dos dados dos colaboradores e permite que as movimentações aconteçam de forma transparente, com menos margem para erros e iniciativas maliciosas.

Faz sentido para você? Então aproveite esse momento para acrescentar um temperinho de Caju na sua estratégia de gestão de dados através de Caju Ciclos. Para mais informações, acesse nosso site!