Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
Confira as melhores técnicas para que a gestão de tempo na sua empresa traga mais produtividade e menos sufoco nas entregas
Gestão de tempo é a capacidade que temos de planejar, organizar e controlar o tempo dedicado a diferentes atividades e tarefas, com o objetivo de aumentar a produtividade, a eficiência e alcançar metas de forma mais efetiva. A gestão de tempo envolve práticas e habilidades que permitem às pessoas usar o tempo de maneira mais proveitosa.
Não importa qual seja o cargo de uma pessoa ou sua profissão, dificilmente ela vai ser demandada para fazer apenas uma atividade de cada vez. No dia a dia, a realidade é que a gente precisa lidar com diversas entregas, às vezes de diferentes projetos, e a gestão de tempo acaba sendo a maior amiga — ou inimiga.
Isso porque ligar com gestão de tempo não é tão simples assim. É preciso ter foco e saber dividir o tempo, mas a liderança também pode fazer a sua parte e ajudar a remanejar aquelas reuniões ou tarefas que não sejam tão prioritárias assim.
Ou seja, é preciso que toda a empresa esteja consciente da gestão de tempo e o quanto ela impacta a produtividade dos times e pessoas. Os líderes devem orientar os liderados quanto ao que é o foco — o RH pode ajudar a liderança nesse sentido — e os funcionários precisam de autonomia para fazer o que é preciso.
É uma equação um pouco complexa mesmo, mas vamos falar bastante sobre isso neste artigo. Continue com a gente e veja como uma boa gestão de tempo pode melhorar a rotina profissional.
Gestão de tempo é o processo de administrar, organizar e planejar o uso eficiente do tempo para alcançar metas e objetivos de forma mais produtiva e eficaz.
Trata-se de uma habilidade essencial tanto para a vida pessoal quanto para a profissional, pois permite que as pessoas utilizem o tempo de forma mais consciente e estratégica, maximizando a produtividade e reduzindo o estresse.
Quando fazemos uma boa gestão de tempo, conseguimos ter tempo livre para a vida pessoal sem que as atividades do trabalho fiquem de lado e vice-versa.
Vale lembrar que a gestão de tempo tem diversas camadas. Por exemplo, no trabalho, existem as atividades essenciais do dia a dia, os novos projetos e o realinhamento de prioridades conforme uma rota precise ser recalculada. A gestão de tempo permite trabalhar tudo isso sem sobrecarga ou afobação.
A gestão de tempo é uma habilidade que pode ser aprendida e aperfeiçoada ao longo da vida. Ao adotar práticas eficazes de gestão de tempo, as pessoas podem aumentar sua produtividade, ter mais bem-estar e alcançar seus objetivos de maneira mais eficiente.
Quando temos uma boa gestão de tempo, podemos concluir tarefas sem ficarmos sobrecarregados. Afinal, o importante é ter paz de espírito e saúde mental no dia a dia. Além disso, a gestão de tempo nos permite:
Ao gerenciar seu tempo de forma eficaz, você pode realizar mais tarefas em menos tempo, aumentando sua produtividade e alcançando seus objetivos ainda com folga de tempo pra descansar, aproveitar a família, entre outros.
Ao se organizar e conseguir cumprir suas tarefas de forma adequada, o nível de estresse tende a diminuir, pois há menos pressão e urgência em relação aos prazos. A gestão do tempo é uma grande aliada das boas noites de sono, inclusive!
Uma boa gestão do tempo permite que você tenha tempo para se dedicar a atividades pessoais, hobbies, família e amigos, melhorando sua qualidade de vida em geral. Também permite estudar mais, para seguir evoluindo sempre.
A prática constante da gestão de tempo pode ajudá-lo a identificar hábitos improdutivos e aquelas áreas em que você pode melhorar sua eficiência. Assim, fazer uma boa gestão de tempo acaba se conectando ao autoconhecimento.
Com uma boa gestão de tempo, você pode ter mais tempo para analisar situações e tomar decisões mais ponderadas e informadas. Pessoas que têm domínio do tempo conseguem analisar melhor as situações para fazer as melhores escolhas.
São várias táticas muito conectadas umas às outras. Abaixo, nós listamos o que consideramos como essencial.
Faça uma lista com todas as tarefas que precisa realizar no dia, organizando-as por ordem de prioridade. Marque as tarefas concluídas para acompanhar o progresso.
Também é importante que essa lista seja dividida pelo tempo de todas as tarefas. Não adianta colocar longas tarefas juntas — nem sempre vamos conseguir realizá-las, causando frustração.
Não adianta querer dar um passo maior que a perna. Por exemplo, seu setor vai começar a usar um novo software. Sem problemas, mas é preciso considerar essa meta em tarefas menores.
No caso, seriam escolha do novo software (tarefa 1), backup dos dados do atual software (tarefa 2), treinamento da equipe que vai usá-lo (tarefa 3), passagem de dados para a ferramenta nova (tarefa 4) e por aí vai. Assim fica até mais simples alcançar o objetivo macro.
Definir objetivos claros e prioridades ajuda a focar nos aspectos mais importantes e garantir que as tarefas essenciais sejam concluídas primeiro.
Com a Matriz de Eisenhower, você consegue classificar as tarefas em quatro quadrantes, de acordo com sua urgência e importância. Isso ajuda a identificar tarefas que precisam ser realizadas imediatamente, aquelas que são importantes e devem ser planejadas, tarefas que podem ser delegadas e tarefas que podem ser eliminadas.
Identifique e minimize as distrações no ambiente de trabalho, como notificações de redes sociais e e-mails desnecessários. Você pode até desativar notificações quando estiver no seu período de foco.
Vale reservar momentos específicos para verificar esses canais, como e-mails e o chat corporativo.
Antes de sair marcando a agenda de várias pessoas, considere o quanto elas são importantes. Isso é essencial para que suas reuniões não caiam naquela máxima de “essa reunião poderia ter sido um e-mail”.
Outra dica é pensar o tempo das reuniões. Em vez de 1 hora, tente condensar em 30 ou 45 minutos e faça valer o papo com mais eficiência.
Reserve um tempo no início de cada semana para planejar as tarefas e atividades que serão realizadas ao longo dos dias. Isso ajuda a manter o foco e a organização.
Lembre-se de ter o pé no chão e não planejar fazer o mundo em uma semana, combinado?
Identifique as tarefas que podem ser delegadas a outras pessoas, confiando em sua equipe para compartilhar a carga de trabalho.
Além disso, é importante saber falar não. Quando se aceita todos os pedidos que chegam, as grandes tarefas podem acabar virando um problema.
Avalie as atividades que consomem muito tempo e têm pouco impacto em seus objetivos. Considere eliminar ou reduzir essas tarefas. É importante focar naquilo que move o ponteiro para melhor.
Utilize uma agenda ou calendário para agendar compromissos e tarefas importantes, ajudando a visualizar o tempo disponível e evitando sobrecargas.
Precisa criar uma planilha? Fazer um relatório? Coloque isso na sua agenda.
Estabeleça prazos realistas para suas tarefas e defina metas claras. Isso ajuda a manter o foco e a motivação — e corrigir a rota de forma mais ágil, se necessário.
Estabelecer limites de tempo para cada tarefa, evitando dedicar mais do que o necessário em uma atividade específica, é essencial.
A gente tem um período de foco que dura cerca de 30 minutos, essa é uma característica humana. Por isso, foque esses 30 minutos, depois descanse 5 ou 10, volte a focar e por aí vai.
Seja capaz de adaptar o planejamento conforme necessário para lidar com eventos imprevistos ou prioridades em constante mudança.
Pode parecer contraintuitivo, mas manter um cronograma rígido pode te fazer perder mais tempo para se adaptar ou repriorizar quando surge a necessidade.
Elas são importantes para gerir o andamento de cada projeto em que você está trabalhando — e facilitam que todo o time acompanhe o status geral também.
Existem várias ferramentas disponíveis para gerenciar tarefas e a escolha dependerá das necessidades e preferências específicas de cada pessoa ou equipe.
Abaixo estão algumas das mais populares que você pode considerar:
Existem vários inimigos da produtividade que podem afetar negativamente o desempenho, a eficiência no trabalho e por consequência, a boa gestão do tempo. Veja os principais:
Adiar tarefas importantes e priorizar atividades menos relevantes pode diminuir significativamente a produtividade. É importante se conhecer e entender o que é mais simples e mais difícil fazer, assim, podemos ir nos equilibrando.
Interrupções constantes, redes sociais, notificações de dispositivos móveis e colegas de trabalho podem prejudicar a concentração e a eficiência.
Nós já falamos de desligar notificações para melhorar a gestão de tempo, mas é importante que o time entenda as prioridades e os momentos de concentração para não atrapalhar os colegas — sobretudo no trabalho presencial.
Falta de planejamento, estabelecimento de metas claras e estratégias para alcançá-las podem levar a um uso ineficiente do tempo. É fundamental que as lideranças esclareçam o que é o foco e o objetivo principal.
Tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo pode levar a uma queda na qualidade do trabalho e a um aumento do tempo necessário para completar as tarefas ou corrigir erros.
Ou seja, ser multitarefa pode ser mais um problema do que uma qualidade.
A falta de interesse ou motivação no trabalho pode levar a um menor esforço e dedicação. É importante sempre olhar pra si mesmo e conversar com as lideranças pra entender melhor o seu papel no time, o que te movimenta e como melhorar sua rotina.
A motivação é um fator muito mais interno do que externo.
Condições inadequadas do local de trabalho, como barulho excessivo, falta de conforto ou iluminação insuficiente podem afetar a produtividade.
Inclusive essa pode ser a realidade do seu home office também. Avalie como está seu ambiente de trabalho e readeque as condições. Pense em ir para um escritório compartilhado, frequentar o escritório eventualmente ou até encontrar uma cafeteria de onde se possa trabalhar.
Falhas na comunicação entre colegas de equipe ou com a liderança podem levar a mal-entendidos e a um desperdício de tempo na correção de erros.
Reuniões longas e frequentes podem ocupar uma parte significativa do tempo, deixando pouco espaço para realizar as tarefas efetivamente. Não esqueça: a reunião que você quer marcar é mesmo essencial?
Buscar a perfeição em todas as atividades pode levar a um uso excessivo de tempo e recursos. Muitas vezes, é melhor colocar um projeto para rodar com o básico para seu funcionamento e depois ir adequando.
Problemas de saúde, cansaço ou estresse podem diminuir a capacidade de concentração e a produtividade no geral.
Por isso, como empresa, estimule atividades físicas, dê auxílio para que os funcionários possam fazer terapia, manter uma boa alimentação e um equilíbrio melhor entre vida pessoal e profissional.
O princípio de Pareto, também conhecido como a “regra 80/20” ou “princípio 80/20”, é uma ideia que surgiu a partir das observações do economista e sociólogo italiano Vilfredo Pareto no final do século XIX.
O economista percebeu que, em muitos contextos econômicos e sociais, uma proporção significativa dos resultados é frequentemente causada por uma parcela relativamente pequena das causas.
De forma mais precisa, o princípio de Pareto afirma que aproximadamente 80% dos resultados são geralmente provenientes de apenas 20% das causas. Essa proporção não é rígida e pode variar em diferentes situações, mas a ideia central é que uma minoria de elementos/tarefas influencia a maioria dos resultados.
Para a produtividade, a regra 80/20 pode ser aplicada para identificar as atividades mais produtivas em um projeto ou na rotina diária.
A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo na década de 1980. O nome da técnica deriva de um cronômetro em forma de tomate (pomodoro, em italiano), que Cirillo usou quando era estudante universitário.
O objetivo é melhorar a produtividade, a concentração e o foco em tarefas específicas. O método é bastante simples e consiste nos seguintes passos:
O método Pomodoro é eficaz porque combina períodos focados de trabalho com intervalos regulares de descanso. A ideia é que o cronômetro atue como um gatilho para manter a concentração durante os 25 minutos de trabalho, enquanto as pausas frequentes ajudam a evitar a fadiga mental e a procrastinação.
A técnica Pomodoro é altamente adaptável e pode ser ajustada de acordo com as preferências pessoais. Algumas pessoas podem achar que trabalhar por períodos diferentes de tempo funciona melhor para elas, e isso é totalmente aceitável. O objetivo é encontrar um ritmo que permita um equilíbrio entre produtividade e bem-estar pessoal.
A gestão de tempo numa empresa fica melhor quando todos trabalham a favor dela. O RH, em especial, pode ter atuação ativa em:
Percebeu como a gestão de tempo é um trabalho que depende tanto das pessoas quanto do coletivo?
Aproveite para ler também nosso artigo sobre RH ágil: veja como implantar esse conceito na sua empresa!
Preencha o formulário de interesse abaixo.
Entraremos em contato com as melhores soluções para sua empresa.
Conteúdo
Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
Ver todos os posts dessa autoria
Inscreva-se na nossa newsletter e receba as principais novidades que o profissional de RH precisa saber para se destacar no mercado.
