Matriz de gestão de tempo para otimizar rotinas

Claro que algumas pessoas têm mais facilidade em focar as tarefas importantes, mas ser produtivo não precisa ser um dom. Ainda mais quando se conta com ferramentas que auxiliam na categorização do que precisa ser feito com urgência ou o que pode ser delegado.

A matriz de gestão de tempo, ou matriz de Eisenhower, é uma dessas ferramentas. Quando você para, reflete sobre o que é preciso fazer e joga na matriz, tem um vislumbre bem nítido de como operacionalizar melhor.

Neste artigo, nós detalhamos o conceito e ajudamos você a implementá-lo na empresa para garantir mais produtividade, mas, acima de tudo, paz de espírito na hora de agir! Vamos lá?

O que é a matriz de gestão do tempo?

A matriz de gestão de tempo, ou matriz de Eisenhower, é uma metodologia de gerenciamento de tarefas e tempo que permite identificar e categorizar as demandas por nível de urgência. 

Com ela, você tem uma noção mais exata do que fazer, pois visualiza pendências baseadas em dois critérios: importância e urgência.

Isso conta demais no dia a dia porque nem tudo da sua lista de afazeres é importante e urgente. O interessante da matriz de gestão de tempo é que ela ajuda a identificar cada uma das tarefas e ter mais domínio da gestão de tempo.

Por que se chama Matriz de Eisenhower?

Curiosidade: o nome Eisenhower é em homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que era conhecido por sua habilidade em tomar decisões eficazes e foi o precursor do método.

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

Pense em uma folha em branco dividida em 4 quadrados. No primeiro, acima e à esquerda, entra tudo aquilo que se caracteriza como importante e urgente, ou seja, as tarefas que não podem ficar para depois.

No segundo quadrado acima, mas mais à direita, fica tudo o que é importante, porém não é urgente. Podem ser tarefas do dia a dia, mas que não necessariamente devem ser feitas naquele exato momento.

No quadrante abaixo e à esquerda, estão as tarefas não importantes e urgentes, como aqueles pequenos itens que precisam ser feitos, mas não são tão relevantes assim.

No último quadrante, abaixo e à direita, estão as tarefas não importantes e não urgentes, que podem ser repensadas ou redistribuídas.

Assim, o funcionamento da matriz de gestão de tempo se dá por meio do entendimento das tarefas e a urgência (ou não) de executar cada uma delas.

Quais são os 4 pilares da matriz de gestão do tempo?

Os 4 pilares, na verdade, são os 4 quadrantes que explicamos no tópico anterior. A gente detalha melhor cada um na sequência. Acompanhe:

1. Quadrante da importância e urgência

Ou seja, o quadrante do “fazer agora”. Nele, você coloca as tarefas que são tão importantes quanto urgentes. Essas são atividades críticas que exigem atenção imediata e ação. 

Em geral, são atividades que têm um prazo iminente e estão diretamente relacionadas aos seus objetivos e responsabilidades de curto prazo. Tarefas de crises, problemas inesperados e compromissos de última hora costumam se encaixar neste quadrante — quase sempre, são exceções que chegam de última hora.

Por exemplo, se sua empresa usa um software que saiu do ar e precisa dele para executar as ações, é urgente e importante contatar o atendimento do software e entender o que está acontecendo.

2. Quadrante da importância e não urgência

Neste quadrante, você precisa agendar as atividades do dia, da semana ou de um dado período. Isso quer dizer que vai se programar para executar tarefas que são importantes, mas que não exigem ação imediata. 

Essas são atividades que contribuem para seus objetivos de longo prazo e geralmente envolvem mais planejamento, desenvolvimento, construção de relacionamentos e crescimento pessoal. Ao designar tempo para essas tarefas, você evita que elas se tornem urgentes no futuro.

Aqui, pode entrar, por exemplo, o relatório do time de RH sobre retenção de talentos feito mensalmente. Ele é importante para entender os próximos passos da empresa e do time, mas não precisa ser urgente.

3. Quadrante da urgência, mas não importante

Este quadrante contém tarefas que são urgentes, mas não são particularmente importantes para você. Muitas vezes, essas são atividades que podem ser delegadas a outras pessoas. 

Considerando o time de RH, muitas tarefas são urgentes, como a descrição de vagas para ser publicada e garantir que um bom número de pessoas responda a pesquisa de clima organizacional (para citar duas).

Mesmo assim, são tarefas que podem ser divididas entre o time, não precisam ficar apenas com o gestor da área. Ou, ainda, pode-se considerar o uso de ferramentas que automatizem essas tarefas.

Afinal, embora sejam urgentes, elas podem não contribuir significativamente para seus objetivos de longo prazo. Delegar essas tarefas libera o tempo para se concentrar nas tarefas do Quadrante 2.

4. Quadrante da não importância e não urgência

Neste quadrante, você coloca tarefas que não são importantes e não são urgentes. Essas são atividades que geralmente são distrações ou perda de tempo e, assim, podem ser eliminadas sempre que possível. 

Evite gastar tempo com aquilo que não contribui para seus objetivos, como reuniões das quais todo mundo sai sem acionáveis. Dessa forma, se não está dentro das prioridades, pode ser repensado.

Como fazer uma matriz de gestão do tempo?

O primeiro passo para criar sua matriz de gestão de tempo é fazer uma tabela com os quatro quadrantes, conforme nossa sugestão abaixo. Inclusive, preenchemos alguns quadrantes com alguns exemplos para ajudar você a começar.

Na sequência, você precisa listar todas as tarefas e ir colocando cada uma na matriz de acordo com os critérios de urgência e importância.

Vale a pena ter um bom entendimento das prioridades do time e da empresa aqui para priorizar aquilo que realmente terá mais impacto no negócio. Caso contrário, podemos cair na cilada — muito fácil, aliás — de colocar tudo no urgente e importante.

Quais são os benefícios da matriz de gestão de tempo (Eisenhower) para as empresas?

São diversos os benefícios de usar a matriz de gestão de tempo. Dentre os principais, temos:

Priorização das tarefas

A matriz de Eisenhower permite às empresas identificar as tarefas mais importantes e urgentes. Assim, a equipe se concentra nas atividades que realmente importam e impactam os objetivos estratégicos da organização.

Redução de desperdício de tempo

Ao destacar tarefas que são menos importantes ou não urgentes, a matriz de gestão de tempo ajuda a eliminar a procrastinação e a reduzir o desperdício de tempo em atividades menos produtivas.

Maior produtividade

Ao priorizar tarefas importantes e urgentes, as empresas podem aumentar sua produtividade, garantindo que as atividades cruciais sejam concluídas a tempo.

Tomada de decisões eficiente

Outra vantagem da matriz de gestão de tempo é que a equipe consegue tomar decisões mais informadas sobre o que deve ser feito em primeiro lugar. Isso é particularmente importante em situações de crise ou quando a empresa precisa se adaptar rapidamente a mudanças no ambiente de negócios.

Redução do estresse

Ao priorizar tarefas de maneira mais eficaz, a matriz pode ajudar a reduzir o estresse e a sensação de estar sobrecarregado, já que as tarefas são abordadas de maneira mais organizada e estruturada.

Planejamento estratégico

A matriz pode ser usada para identificar tarefas que estão alinhadas com os objetivos estratégicos de longo prazo e aquelas que são mais operacionais, contribuindo para um planejamento estratégico mais sólido.

Eficácia da equipe

Quando a equipe está alinhada com a matriz de Eisenhower, os esforços são direcionados para as atividades que realmente fazem a diferença, resultando em um aumento na eficácia geral da equipe.

Melhoria na comunicação

Outra vantagem é na comunicação mais eficiente, ao compartilhar informações sobre tarefas importantes e urgentes, garantindo que todos estejam na mesma página.

Melhor gestão de recursos

A gestão de tempo eficaz ajuda a empresa a alocar seus recursos, como pessoal e orçamento, de maneira mais eficiente, direcionando-os para as áreas que geram o maior impacto.

Como usar a Matriz de Eisenhower para gerenciar a produtividade dos colaboradores?

Uma empresa que não conhece exatamente suas prioridades pode fazer com que os colaboradores trabalhem em muitas tarefas ao mesmo tempo, sem que os times estejam alinhados ao propósito do core business da companhia. É o famoso caso do multitarefa que não agrega a nada.

Porém, quando uma empresa e todos os setores passam a usar a matriz de gestão de tempo, os funcionários sabem quais são suas atividades mais importantes e como devem direcionar melhor seus esforços e tempo.

Por isso, vale muito a pena ter as matrizes de gestão de tempo para diferentes camadas, como:

• uma macro para a empresa;
• uma por setor;
• uma por colaborador.

Em reuniões de 1:1 ou de feedback, por exemplo, use a matriz para comunicar os avanços, as dificuldades e o porquê de uma tarefa não ter evoluído bem, facilitando o gerenciamento da produtividade de todos os envolvidos.

Já em reuniões de setor, use a matriz para explicar quais são as prioridades do time. Em reuniões para toda a empresa, a matriz também é uma boa escolha para sinalizar o foco do trimestre.

O importante é usar a matriz de gestão de tempo para dar mais clareza de quais são as tarefas realmente importantes e que mudam o jogo de uma empresa.

Além de usar a matriz de gestão de tempo como ferramenta para mais eficiência, use nossa planilha de despesas corporativas para ter visibilidade de como seus recursos estão sendo alocados. Ela é 100% gratuita, viu?