Com assinatura digital, Caju Ciclos garante mais segurança e validade jurídica na admissão

Depois do lançamento da Gestão de Arquivos, o Caju Ciclos ganha mais uma nova funcionalidade para agregar muito mais segurança e praticidade ao processo de admissão: a assinatura digital.

O que é a Assinatura Digital?

A Assinatura Digital permite ao RH solicitar que documentos de qualquer colaborador possam ser assinados digitalmente e com toda a validade jurídica. Isto é, tudo que estiver armazenado no Ciclos, agora pode ter uma assinatura solicitada.

A Assinatura Digital pode ser solicitada para qualquer arquivo e não somente aqueles documentos relacionados ao processo de admissão, desde respeitando os seguintes formatos: .pdf, .docx, .txt, .png, .jpg ou .jpeg.

O RH também poderá solicitar a assinatura em arquivos que já estejam adicionados na plataforma ou documentos que o usuário pode adicionar ao solicitar a assinatura.

Um colaborador será sempre indicado como assinatura principal, mas também serão permitidas assinaturas adicionais, caso necessário – todas as pessoas solicitadas a assinar os documentos devem estar previamente cadastradas em Caju Ciclos.

Principais benefícios da Assinatura Digital

A nova funcionalidade do Ciclos traz muitas vantagens para o RH e o DP. Veja algumas delas:

• Centralização de arquivos e solicitação de assinatura em uma única plataforma.
• Acompanhamento de todo o processo com clareza das assinaturas que faltam e prazo para a solicitação ser concluída.
• Otimização do tempo e mais praticidade em relação ao fluxo físico manual.
• Facilidade para assinar documentos de forma digital e com toda a validade jurídica. 
• Envio de múltiplos arquivos para o mesmo colaborador para assinatura de uma só vez — tanto os que já estão armazenados na plataforma, quanto novos arquivos adicionados no momento da solicitação.
• Praticidade total, pois toda a documentação enviada para assinatura volta assinada dentro da própria plataforma, sem necessidade de sair de Caju Ciclos para realizar nenhum outro tipo de ação.

Como funciona a Assinatura Digital?

Dentro da plataforma Caju Ciclos, acesse o menu lateral “Assinatura digital” e confira o painel de assinaturas e status, que mostra uma visão geral das assinaturas submetidas.

Pelo botão “Filtros”, é possível filtrar as assinaturas pela data de solicitação e pelo status.

Como solicitar assinaturas na plataforma do Caju Ciclos

Para solicitar uma assinatura, é preciso clicar no botão do canto superior direito da tela, “Solicitar assinatura” e escolher para quem o documento deve ser direcionado.

Depois, é preciso escolher o arquivo que será assinado. Neste momento, você pode escolher mais de um documento de uma vez só e até mesmo adicionar um novo arquivo que ainda não está na plataforma. Lembrando que é possível adicionar uma pessoa secundária para assinar os mesmos documentos.

Ao clicar em “Continuar”, aparecerá uma tela de confirmação com as informações para conferência, além da data de solicitação e da data limite para a assinatura – com um prazo padrão de 30 dias.

Depois de criada, a assinatura passa para o painel com o seu status. Assim que o documento for assinado, é possível clicar nos três pontinhos do lado direito da assinatura solicitada e visualizar, baixar ou renomear aquele arquivo, além de ver todos os detalhes da assinatura.

No painel de assinaturas, você poderá acompanhar o status de todas as solicitações feitas, com filtros de busca e visibilidade de quem assinou ou não cada solicitação, ou dentro do diretório de cada colaborador, na aba Arquivos, acessando o ícone de assinatura dentro de cada pasta.

O que é o Caju Ciclos?

Caju Ciclos é a plataforma da Caju criada para centralizar a jornada do colaborador em um só lugar, de forma personalizada, fluida e eficiente, garantindo a excelência operacional do RH.

Com Ciclos, RHs e DPs podem centralizar informações e documentos dos colaboradores de forma automatizada, facilitando a gestão de dados, da admissão à gestão de benefícios. É a solução perfeita para facilitar o dia a dia das empresas, gerando economia e permitindo um fluxo de trabalho muito mais estratégico.

O Caju Ciclos é 100% integrado com nossos outros produtos, tudo isso em uma experiência leve, única e com a garantia de segurança jurídica.

Quer saber mais sobre o Ciclos e começar agora mesmo a agilizar o seu processo de admissão? Entre em contato com a gente!