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Fique por dentro das novidades sobre o Imposto de Renda e entenda o que o RH precisa fazer para ajudar os colaboradores na declaração do tributo.
Quem está informado, não precisa ter medo do leão! O apelido famoso representa o imposto de renda, um tipo de tributação federal que incide sobre a renda dos brasileiros, tanto de pessoas físicas quanto jurídicas.
O valor a ser pago é calculado com base na soma de todos os rendimentos tributáveis do contribuinte, salários, aposentadorias, pensões, aluguéis, entre outros.
No contexto das empresas, o time de Recursos Humanos desempenha um papel muito importante para o suporte ao bem-estar financeiro dos colaboradores, seja informando sobre atualizações ou fornecendo os documentos corretos.
Neste guia, reunimos todas as informações que você, profissional, precisa saber para apoiar os trabalhadores, incluindo quem deve declarar, a nova tabela atualizada, o que muda com a reforma do IR, como conseguir o informe de rendimentos e como acompanhar a restituição.
Acompanhe!
O Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) é um tributo federal obrigatório no Brasil que incide sobre a renda de todos os cidadãos. A declaração do IR é um processo anual que exige atenção e cuidado por parte dos contribuintes.
O IRPF do ano sempre faz referência ao ano anterior. Ou seja, você declara agora os rendimentos que recebeu ao longo do ano passado.
Em 2026, estão obrigados a declarar o Imposto de Renda os brasileiros que, durante o ano-base 2025:
Vale lembrar que mesmo quem não está obrigado pode declarar livremente caso tenha direito à restituição.
Sim. Aposentados e pensionistas que receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00 em 2025 são obrigados a declarar. Quem possui mais de 65 anos de idade, conta com uma isenção específica sobre parte dos rendimentos previdenciários, disponível no site da Receita Federal.
No geral, quem se enquadra nos critérios de obrigatoriedade precisa declarar, independentemente da fonte de renda.
O IR 2026 traz uma mudança muito relevante, fruto da Reforma do IR sancionada em novembro de 2025 (Lei nº 15.270/2025). A tabela progressiva base manteve as mesmas faixas e alíquotas, mas passou a operar junto com uma tabela de redução do imposto, alterando as faixas de quem deve ou não declarar o imposto.
Confira como ficou a tabela de descontos progressivos, com dados da própria lei mencionada:
| RENDIMENTOS TRIBUTÁVEIS SUJEITOS AO AJUSTE MENSAL | REDUÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA |
| Até R$ 5.000,00 | Até R$ 312,89 – o imposto devido é zerado. |
| De R$ 5.000,01 até R$ 7.350,00 | R$ 978,62 – (0,133145 x rendimentos tributáveis sujeitos à incidência mensal)- a redução do imposto é decrescente linearmente até zerar para rendimentos a partir de R$ 7.350,00 |
A isenção de R$ 5.000 por mês e a redução gradual para rendas até R$ 7.350 já valem para os salários pagos a partir de janeiro de 2026, e afetam o desconto mensal do IRRF na folha.
Essas mudanças passam a valer na declaração do IR de 2027, com base nos recebimentos de 2026.
Para a declaração entregue agora (2026, ano-base 2025), seguem valendo as regras antigas.
Outras novidades da reforma relevantes para o RH:
O prazo para entrega da declaração do Imposto de Renda 2026 foi de 23 de março a 29 de maio de 2026, conforme a instrução normativa publicada pela Receita Federal no Diário Oficial.
A multa mínima para quem não apresenta a declaração no prazo é de R$ 165,74 e a multa máxima corresponde a 20% sobre o imposto devido. Além do impacto financeiro, contribuintes com pendências podem ter dificuldades para abrir conta bancária, solicitar empréstimos ou emitir passaporte, já que o CPF fica com restrição.
Repassar essa informação para o time é uma das maneiras que o RH tem de ajudar na prevenção de problemas que afetam a vida dos colaboradores.
O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é o desconto do IR que a empresa faz diretamente na folha de pagamento do colaborador, antes mesmo de ele receber o salário. É a empresa que retém e repassa o valor à Receita Federal.
Na prática, cada mês o colaborador tem o IR calculado com base no salário líquido (já descontado o INSS) e nas deduções a que tem direito. Esse valor aparece discriminado no holerite como “IRRF”. No ajuste anual, a declaração consolida todos esses descontos. Ou seja, se o total retido foi maior do que o imposto devido, o contribuinte recebe a restituição; se foi menor, precisa pagar a diferença.
É importante que o RH recolha corretamente o IRRF mês a mês, pois erros nesse processo afetam diretamente o ajuste anual do colaborador.
Vale lembrar que premiações e bônus pagos aos colaboradores também têm regras específicas de tributação, e o RH precisa conhecê-las para evitar questões jurídicas trabalhistas. Para se aprofundar nesse tema, confira o guia de como premiar com segurança jurídica da Caju!
O Informe de Rendimentos é o documento que a empresa é obrigada a fornecer a todos os colaboradores, contendo todas as informações necessárias para preencher a declaração do IRPF: total de rendimentos pagos, imposto retido na fonte e contribuições ao INSS.
O prazo legal para entrega é até o último dia útil de fevereiro de cada ano. A disponibilização pode ser feita pelos Correios, por e-mail, intranet ou sistemas de RH.
Se um colaborador não receber o informe no prazo, ele tem o direito de exigir da empresa. E a empresa que não entregar está sujeita a penalidades junto à Receita Federal.
Sem esse documento, não é possível preencher corretamente a declaração. Por isso, o RH deve garantir que todos recebam o informe no prazo e comunicar com antecedência quando estiver disponível.
Existem duas maneiras para que o colaborador possa declarar o imposto de renda: através da versão simplificada pré-preenchida online, e através do programa Imposto de Renda, que é um software atualizado todos os anos e permite a declaração completa. Ambas maneiras estão disponíveis no site da Receita Federal.
Confira, a seguir, um passo a passo simples para declarar o imposto de renda:
Para completar a declaração do IR, são necessários os seguintes documentos:
A declaração pode ser feita pelo portal Meu Imposto de Renda (e-CAC), pelo aplicativo de mesmo nome (disponível na App Store e Google Play) ou pelo Programa Gerador de Declaração (PGD), que pode ser baixado no computador.
Em 2026, a Receita Federal ampliou o uso da declaração pré-preenchida, a expectativa é que ao menos 60% das declarações sejam feitas nesse formato.
Esse formato puxa automaticamente dados de empregadores, bancos e outras fontes. Além de economizar tempo, quem usa a pré-preenchida tem prioridade nos lotes de restituição.
Na hora de preencher, compare o modelo simplificado (desconto de 20% limitado a R$ 17.640,00) com o modelo completo (deduções reais de saúde, educação e dependentes). Escolha o que resultar em menos imposto a pagar ou mais restituição a receber.
Após transmitir, guarde o recibo de entrega. Ele é a prova de que a declaração foi enviada dentro do prazo e é solicitado frequentemente como forma de comprovar renda.
A restituição é a devolução de IR pago a mais ao longo do ano. Acontece quando o imposto retido na fonte (ou pago via carnê-leão) foi maior do que o devido após a apuração com todas as deduções.
Em 2026, a Receita Federal reduziu o calendário de restituição de cinco para quatro lotes, com o objetivo de concentrar 80% dos créditos nos dois primeiros.
As datas para pagamento são as seguintes, de acordo com o Ministério da Fazenda:
Algumas pessoas possuem prioridade nos lotes de restituição do imposto de renda, conforme as regras da Receita Federal. São elas:
O valor da restituição é corrigido pela taxa Selic. Para consultar se você está em um dos lotes, acesse o portal da Receita Federal ou o aplicativo Meu Imposto de Renda.
Quando o assunto é Imposto de Renda, o setor de RH assume um papel vital — não apenas como gestor de pessoas, mas como facilitador entre os colaboradores e as obrigações fiscais perante o governo.
As responsabilidades do RH vão além do cumprimento legal. Elas englobam a promoção do bem-estar, mantendo um ambiente informado onde os colaboradores se sentem apoiados sobre suas responsabilidades fiscais.
Para o RH que quer ir além e garantir a conformidade em todas as obrigações fiscais relacionadas a benefícios, vale usar o Simulador de Riscos Jurídicos da Caju e conferir o Guia Decreto PAT.
É claro que não podemos finalizar este conteúdo de forma diferente: preparamos uma lista com 7 dicas imperdíveis que vão ajudar você, profissional e gestor de RH, a realizar todas as funções necessárias quando o assunto é o Imposto de Renda.
Implementando estas dicas e cumprindo com suas responsabilidades, o RH pode desempenhar um papel fundamental em facilitar o processo de declaração do IRPF para seus colaboradores, contribuindo para a tranquilidade e conformidade fiscal de todos.
Oriente os colaboradores a reunirem todos os documentos necessários antes de iniciar, como informes de rendimentos, comprovantes de despesas dedutíveis e dados bancários para restituição. Uma boa forma é disponibilizar um checklist nos canais de comunicação internos.
Além de entregá-lo até o prazo legal, indique com antecedência a data exata em que ele estará disponível. Isso evita que alguém deixe de visualizar e salvar esse documento essencial.
Ofereça uma sessão informativa sobre o IRPF. Pode ser conduzida por um contador ou advogado tributarista, abordando quem precisa declarar, como preencher, deduções permitidas e prazo final.
Saiba mais sobre como estruturar ações de desenvolvimento de lideranças que incluam educação financeira no contexto corporativo.
A declaração pré-preenchida é a forma mais rápida e segura de declarar. Além de simplificar o processo, ela dá prioridade na fila de restituição. Incentive o time a usar essa modalidade.
Despesas com consultas médicas, cursos formais e dependentes ajudam a reduzir o imposto devido. Lembre o time de guardar todos os comprovantes ao longo do ano, esse hábito faz diferença no ajuste anual.
Quem declara cedo tem mais tempo para corrigir erros, menor risco de quedas nos servidores e maior chance de receber a restituição nos primeiros lotes. Reforce essa mensagem nos canais internos com antecedência.
Além dos treinamentos direcionados, considere eventos com especialistas em IRPF para esclarecer dúvidas do time, reforçando o apoio da empresa nesse período.
Isso impacta diretamente a satisfação dos colaboradores e a percepção da empresa como cuidadora.
O Imposto de Renda é um tema que pode gerar dúvidas e preocupações nos colaboradores. Ao seguir as orientações deste guia, o RH pode atuar como um agente facilitador e contribuir para a tranquilidade e conformidade fiscal de todos.
Quer garantir que sua empresa está em conformidade em todos os aspectos fiscais e trabalhistas? Explore a editoria de Leis Trabalhistas do blog da Caju para ficar sempre um passo à frente!
O prazo de entrega foi de 23 de março a 29 de maio de 2026. Declarações entregues após essa data estão sujeitas a multa mínima de R$ 165,74 ou 20% do imposto devido, o que for maior.
Quem recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00 em 2025, possuía patrimônio total superior a R$ 800.000,00, teve rendimentos isentos acima de R$ 200.000,00 ou se enquadra nas demais regras de obrigatoriedade definidas pela Receita Federal, incluindo quem possui bens no exterior, trust ou offshores.
É o documento que reúne todos os rendimentos pagos ao colaborador e o IR retido na fonte ao longo do ano. A empresa é obrigada a entregá-lo até o último dia útil de fevereiro. Sem ele, o colaborador não consegue preencher corretamente a declaração.
A isenção de R$ 5.000 já vale para a declaração de 2026?
Não. A isenção de R$ 5.000 por mês vale para os salários pagos a partir de janeiro de 2026, mas seu impacto na declaração anual só aparecerá no próximo exercício, na declaração de 2027, referente ao ano-base 2026.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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