Cartão corporativo: o que é, como funciona e por que sua empresa precisa de um

Um cartão corporativo é um meio de pagamento registrado no CNPJ da empresa, e que deve ser utilizado exclusivamente para despesas dos colaboradores com o negócio. 

Diferente do cartão pessoal, vinculado ao cadastro de pessoa física, o cartão corporativo é a ferramenta mais adequada para centralizar os gastos da organização em um único lugar, eliminando a necessidade de reembolsos e fornecendo ao time financeiro a visibilidade completa sobre os gastos da empresa.

Se sua empresa ainda depende de reembolsos, planilhas de controle manual ou do cartão pessoal de sócios e colaboradores para cobrir despesas do dia a dia, nós estamos aqui para ajudar!

Acompanhe o artigo para entender detalhes sobre o que é e qual é a melhor maneira de trabalhar com cartão corporativo na sua empresa. 

O que é um cartão corporativo

Como falamos brevemente no início, um cartão corporativo é um cartão de crédito, débito ou pré-pago que é emitido em nome da empresa (CNPJ), e não da pessoa física que o utiliza. 

Resumidamente, enquanto o cartão pessoal está vinculado ao CPF do titular e responde pelas finanças individuais, o cartão de crédito corporativo responde pelas finanças da pessoa jurídica.

Na prática, isso significa que todo gasto feito com o cartão corporativo já nasce categorizado como despesa da empresa, o que facilita a contabilidade e a gestão da saúde financeira da organização.. 

Mas qualquer empresa pode utilizar um cartão corporativo ou apenas empresas de grande porte devem utilizar essa ferramenta? A resposta é: empresas de qualquer porte. Aliás, até mesmo para pequenas e médias empresas, esse é um excelente meio de pagamento que permite maior controle da gestão. 

Na prática do dia a dia, o cartão corporativo costuma ser usado para viagens a trabalho, compra de suprimentos e equipamentos, assinaturas de software, refeições de equipe e outras despesas operacionais recorrentes. 

Ao concentrar esses gastos em um único meio de pagamento vinculado ao CNPJ, a empresa ganha um histórico organizado, pronto para consulta a qualquer momento, seja para uma auditoria, uma prestação de contas a investidores ou simplesmente para entender melhor os próprios custos.
Como funciona o cartão corporativo na prática

Para obter um cartão corporativo, a empresa deve abrir uma conta PJ em uma instituição financeira, ou contratar diretamente uma solução de gestão de despesas corporativas. A partir disso, é possível emitir os cartões para os colaboradores autorizados, definir limites individuais e acompanhar os gastos em tempo real. 

No fim do ciclo, a fatura consolidada chega para conciliação, com os lançamentos já organizados por colaborador, categoria e centro de custo.

O principal ganho desse fluxo é a eliminação do processo de reembolso de despesas. Sem o cartão corporativo, o colaborador paga do próprio bolso, guarda o comprovante, preenche um formulário e espera a empresa devolver o valor, o que é sempre sujeito a erros e desgastes para as partes envolvidas. 

Com o cartão corporativo, o gasto já sai da conta da empresa, e o time financeiro tem visibilidade imediata do que foi comprado, por quem e em qual categoria.

Além disso, boa parte das soluções de cartão corporativo hoje categoriza as despesas automaticamente e gera relatórios prontos para a contabilidade, o que reduz o trabalho manual de conciliar extratos e classificar lançamentos no fim do mês, sem a necessidade de acompanhar planilhas paralelas.

Cartão corporativo x cartão pessoal: principais diferenças

Sua empresa ainda usa cartão pessoal para despesas corporativas? É mais comum do que parece, principalmente em negócios que ainda não formalizaram um processo de compras. 

Mesmo que pareça uma questão de organização, misturar cartão pessoal e cartão corporativo tem consequências sérias para o negócio.

A dificuldade na apuração de impostos, por exemplo, compromete a análise financeira do negócio e pode gerar problemas com a Receita Federal em caso de auditoria.

Além do impacto fiscal, misturar cartão pessoal e corporativo afeta a análise financeira do negócio, porque torna mais difícil enxergar indicadores como lucratividade e fluxo de caixa quando gastos pessoais entram no meio das contas da empresa. 

O resultado costuma ser decisões tomadas com base em números incompletos, o que dificulta planos como expansão ou novos investimentos.

Há também um efeito sobre a imagem da empresa. Investidores, bancos e parceiros comerciais avaliam a organização financeira como um indicador de maturidade do negócio. Se houver registros confusos, com despesas pessoais misturadas às da empresa, isso pode transmitir insegurança e dificultar desde uma nova rodada de investimento até a aprovação de crédito.

Tipos de cartão corporativo: crédito, débito e pré-pago

Nem todo cartão corporativo funciona da mesma forma. Entender as três modalidades disponíveis ajuda a escolher a que melhor se encaixa no momento da empresa. 

Existem diferentes tipos de cartão:

• Cartão corporativo de débito: que, como o nome indica, debita valores financeiros pré-estabelecidos dentro de um centro de custo;
• Cartão corporativo de crédito: que funciona como um cartão de crédito comum, mas que é pago diretamente pela empresa;
• Cartão corporativo de crédito pré-pago: que funciona como um cartão com um limite de custos estabelecido, creditado como valor disponível para gastos. 

O cartão corporativo pré-pago costuma ser o ponto de entrada para empresas menores ou para quem quer testar o modelo sem depender de aprovação de crédito. A partir de um contrato com uma parceira que fornece esse serviço, como a Caju, a empresa carrega o saldo, distribui entre os colaboradores e mantém controle total sobre o que pode ser gasto.

Já o cartão de crédito corporativo tende a ser mais indicado para empresas com operação consolidada, que se beneficiam do prazo entre a compra e o pagamento da fatura para organizar o caixa. 

Sobre o cartão de débito, esse meio de pagamento funciona bem para negócios que priorizam simplicidade e querem evitar qualquer tipo de endividamento, ainda que de curto prazo.

Se você tem dúvidas sobre existir um tipo “melhor”, a escolha depende do estágio da empresa e do nível de controle que o time financeiro quer ter sobre cada gasto. Mas, se pudermos recomendar, um cartão pré-pago Caju é sempre uma ótima opção!

Quem pode ter um cartão corporativo?

Como vimos, o uso do cartão corporativo não é exclusividade de grandes empresas. Pequenas, médias e até mesmo microempreendedores individuais podem (e devem) ter um bom controle das finanças pessoais e da pessoa jurídica.  

A maioria dos bancos e fintechs oferecem a possibilidade de ter um cartão corporativo, junto com a abertura de uma conta PJ, e soluções específicas de gestão de despesas costumam ter processos de contratação ainda mais simples, sem burocracia adicional.

Quanto antes esse controle é implementado, menor o retrabalho de organizar as finanças mais adiante. E, claro, mais fácil se torna passar por auditorias, prestar contas a investidores ou simplesmente entender quanto a empresa está gastando em cada frente. 

Para empresas em fase inicial, começar com um cartão pré-pago costuma ser o caminho mais simples porque não exige análise de crédito, e o limite de gasto é definido pelo próprio saldo carregado, o que reduz o risco de surpresas na fatura.

Como escolher o melhor cartão corporativo para a sua empresa

Na hora de comparar opções, alguns critérios fazem mais diferença do que a marca do cartão em si:

• O limite oferecido precisa ser compatível com o volume de despesas do time, sem engessar o dia a dia nem abrir espaço para gastos fora de controle; 
• A possibilidade de definir limites individuais por colaborador ou departamento também é importante, e permite distribuir cartões com segurança, sem depender de um único responsável por todas as compras;
• Quanto mais automática for a categorização das despesas e a geração de relatórios, menos tempo o time financeiro gasta conciliando lançamentos manualmente;
• A análise das taxas de implementação e manutenção devem fazer parte da decisão, especialmente para PMEs que estão organizando uma política de despesas pela primeira vez.

Vale a pena também avaliar a experiência de uso no dia a dia, como a disponibilidade de um aplicativo simples para o colaborador enviar comprovantes e acompanhar o próprio limite, reduzindo atritos e evitando que o cartão corporativo vire mais uma fonte de retrabalho para o time financeiro em vez de uma solução.

Como a Caju simplifica a gestão de despesas corporativas

Ao utilizar um cartão específico para a empresa, o empreendedor adota uma postura mais profissional e estruturada, com benefícios diretos para a contabilidade, o planejamento e a conformidade fiscal.

O cartão corporativo da Caju foi desenhado para resolver justamente essa questão. Com ele, a empresa define limites por colaborador, acompanha os gastos em tempo real e conta com categorização automática das despesas, sem precisar rodar planilhas paralelas para fechar o mês.

O Caju Despesas, solução criada especificamente para superar esse desafio de controle financeiro das empresas, conecta o uso do cartão corporativo ao restante da gestão financeira e de benefícios da empresa, reduzindo reembolsos, dando ao time de RH e finanças uma visão única do que está sendo gasto e facilitando a conciliação contábil no fim de cada ciclo.

Se você está em busca de estruturar um processo completo de controle de gastos, baixe o Guia Completo das Despesas Corporativas da Caju. 

E, se a sua empresa já está pronta para dar o próximo passo, confira como o Caju Despesas pode simplificar a gestão financeira do seu negócio.

Dúvidas frequentes sobre cartão corporativo

O que é cartão corporativo e como ele funciona? 

Cartão corporativo é um meio de pagamento emitido no CNPJ da empresa, usado exclusivamente para despesas do negócio. A empresa define limites, emite cartões para os colaboradores autorizados e acompanha os gastos em tempo real, com fatura consolidada e conciliação simplificada no fim do ciclo.

Qual a diferença entre cartão corporativo e cartão pessoal? 

O cartão corporativo está vinculado ao CNPJ da empresa e serve apenas para despesas do negócio. O cartão pessoal está vinculado ao CPF do titular e serve para gastos individuais. Misturar os dois dificulta a contabilidade, a apuração de impostos e o controle financeiro da empresa.

Pequenas empresas e MEIs podem ter cartão corporativo? 

Empresas de qualquer porte, inclusive MEIs, podem ter cartão corporativo assim que abrem uma conta PJ. Não é um recurso restrito a grandes empresas, e soluções específicas de gestão de despesas costumam ter contratação simples, sem burocracia adicional.

Como definir o limite do cartão corporativo para funcionários? 

O limite deve ser calculado com base no volume médio de despesas de cada função ou departamento, revisado periodicamente conforme o histórico de uso. O ideal é que o limite seja individual por colaborador, para manter o controle sem travar o uso legítimo do cartão no dia a dia.