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Cartão corporativo é uma forma de antecipar despesas ao funcionário referentes ao trabalho, seja como crédito ou débito. Saiba mais aqui!
Um cartão corporativo é uma opção de débito ou crédito emitida por uma empresa para que os funcionários usem quando necessário. O cartão corporativo deve ser usado exclusivamente para pagamentos relacionados ao trabalho, incluindo compras de material, passagens aéreas, hospedagem, alimentação e demais despesas comerciais.
A gestão financeira de uma empresa depende de vários pontos, como a política de gastos e como essas despesas são feitas, por exemplo. Muitos negócios ainda usam recursos como adiantamentos, seja dinheiro vivo ou reembolso na conta do funcionário, que nem sempre são práticos, bem-vistos e facilitam a vida dos envolvidos.
Afinal de contas, usar dinheiro em espécie tem se tornado um hábito cada vez mais incomum, já o reembolso pode ser complicado porque nem sempre o colaborador tem o dinheiro necessário na conta pessoal ou isso ainda pode comprometer seu limite de cartão de crédito.
Dessa forma, o cartão corporativo acaba se tornando bem mais simples — tanto para a gestão de uma companhia quanto para a experiência dos funcionários.
Mas para evitar surpresas desagradáveis quando a fatura chega, é preciso estabelecer uma política firme de gastos, além de escolher um fornecedor de cartão corporativo que transmita todas as facilidades e segurança necessárias.
Quer melhorar sua gestão financeira na empresa? Então, continue lendo este artigo da Caju e saiba como agir em relação ao cartão corporativo — desde a escolha da operadora até as boas práticas com colaboradores.
O cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito ou débito (inclusive no modelo pré-pago) oferecido por uma empresa para seus funcionários ou outros membros da equipe. Ele deve ser usado para pagamentos relacionados ao trabalho, como compras de material, passagens aéreas, hospedagem, alimentação, pagamentos a fornecedores e outras despesas comerciais.
Em geral, o cartão corporativo, quando bem-administrado, traz vantagens para as empresas, como a possibilidade de monitorar e controlar os gastos dos funcionários, além de fornecer um meio de pagamento confiável para despesas de viagem. Além disso, alguns cartões oferecem pontos de recompensa, descontos e outros benefícios para os usuários.
Vale salientar que a premissa de um cartão corporativo é que ele seja usado para gastos que o colaborador faz em nome da companhia, nunca para benefício próprio.
Por exemplo, em uma viagem pela empresa, ele pode usar o cartão corporativo para seus gastos com alimentação, mas não para trazer lembranças para sua família do local onde esteve. Essa diferenciação precisa estar bem especificada na política da empresa, como você vai ver ainda neste artigo.
A forma de funcionamento do cartão corporativo é muito similar a de qualquer cartão de crédito ou débito. Isso significa que ele é emitido por uma instituição financeira, banco ou mesmo uma plataforma de despesas corporativas, que pode ou não cobrar uma taxa de uso.
Após feita a emissão, o cartão permite que as empresas controlem e acompanhem as compras realizadas com ele, oferecendo relatórios detalhados sobre as transações. Além disso, alguns cartões permitem a seus usuários acessar recursos adicionais, como acesso a extrato detalhado, aprovação ou reprovação de despesa e outros benefícios.
Em tese, qualquer colaborador que esteja apto a fazer compras ou viajar em nome da empresa pode ter o cartão corporativo. Além disso, é comum que muitas empresas disponibilizem um cartão corporativo para cada setor.
Isso acaba sendo interessante porque diferentes setores têm suas necessidades estruturais. O setor de Marketing, por exemplo, precisa de softwares específicos, assim como pode ter que pagar serviços de fornecedores.
Já o time de Customer Success, com clientes ao redor de todo o Brasil, assim como o time de Vendas podem ter que visitar em diferentes cidades. Nesse caso, vão precisar de um cartão corporativo para gastos com viagem, alimentação, transporte e hospedagem.
Cabe à empresa entender como fazer essa divisão do cartão corporativo — se um por colaborador de cada departamento ou se um por departamento. Até porque, com a possibilidade do cartão virtual, nem sempre vai ser necessário estar com o cartão físico em si.
O cartão de crédito e o cartão pré-pago são os dois tipos mais comuns quando o assunto é cartão corporativo. Veja mais detalhes na sequência.
Um cartão de crédito corporativo funciona como um cartão de crédito normal, porém, é emitido por uma empresa para seus funcionários, que o utilizam para gastos relacionados ao trabalho.
Ao final do mês ou no dia do mês em que a fatura está perto de vencer, é possível verificar todos os gastos feitos no período.
Lembrando que os gastos deste cartão são cobrados diretamente da conta da empresa, ao invés de serem cobrados diretamente do portador do cartão. Vale dizer que a empresa tem controle sobre os gastos feitos com o cartão, bem como possibilidade de limites e restrições para uso do cartão.
Um cartão corporativo pré-pago é um cartão de crédito, ou débito, projetado para que os colaboradores ou quem estiver de posse do cartão gaste apenas a quantia debitada, ou seja, ele vem com um limite de crédito pré-determinado.
Dessa maneira, os gastos são debitados da conta e, quando o limite for atingido, não é mais possível usar o cartão até que um novo saldo seja depositado.
Os cartões pré-pagos também oferecem benefícios, como proteção de compras, seguro de viagem e recompensas e também podem ser usados em compras online.
O cartão de despesas corporativas é uma solução de adiantamento que une o cartão pré-pago não nominal e uma plataforma de gestão. Ele funciona a partir de um fluxo de adiantamento, onde a empresa pode depositar um saldo no cartão do colaborador, que é inteiramente separado da carteira de benefícios.
A partir do momento que o saldo está na carteira do colaborador, ele pode usar o cartão, digital ou físico, para fazer compras das despesas acordadas com a empresa.
A premissa de um cartão corporativo é de que ele seja usado pelo funcionário, ou setor da empresa, para pagar contas que façam referência a custos corporativos. Como no caso do RH fazer uma festa de fim de ano da empresa, o setor pode usar o cartão corporativo para esses gastos específicos.
Em compensação, o cartão de benefícios é oferecido pela empresa para seus colaboradores para que eles usem como bem entender e sempre em benefício próprio, não da companhia. Afinal, muitos dos benefícios estão previstos por lei.
Por exemplo, o valor de vale-alimentação no cartão de benefícios é usado pelo colaborador para pagar suas refeições, conta de supermercado ou padaria. Esse cartão não deve ser usado pelo colaborador para pagar refeições para todo um setor da empresa (exceto se o colaborador queira isso).
➜ Leia também: Bonificação por resultados: como implementar
A praticidade de quem usa o cartão e de quem faz o controle dos gastos é apenas uma das vantagens. Ainda há várias outras e explicamos melhor a seguir. Confira!
Os cartões corporativos permitem que as empresas acompanhem os gastos de seus funcionários, gerenciando melhor seus orçamentos e fazendo com que as políticas sejam facilmente cumpridas.
É sempre importante conversar com a instituição ou plataforma que fornece o cartão para entender mais sobre o controle de gastos que a opção traz.
Imagine só que um funcionário seu vá viajar e, para os gastos, você dê uma grande quantia em dinheiro. Se perder ou sofrer um assalto, não há como recuperar o prejuízo, certo?
Já com um cartão corporativo, você não precisa se preocupar com o roubo ou perda de dinheiro em espécie. Os cartões corporativos oferecem segurança extra, pois são reconhecidos como pagamentos seguros e protegidos.
Os cartões corporativos permitem aos funcionários fazer compras online ou em lojas físicas, pagar boletos, ou o que lhes dá mais flexibilidade para realizar suas tarefas de trabalho.
Isso é importante porque muitas das compras são realizadas de forma online, fora as compras feitas de forma presencial.
Mais um benefício que os cartões corporativos oferecem às empresas é o fato de gerar extratos em tempo real que mostram o que foi comprado, quem o comprou e quando. Isso permite às empresas controlar melhor seus gastos e aumentar a produtividade do setor financeiro.
Usar um cartão corporativo economiza tempo, pois não é necessário esperar dias para receber notas fiscais e emitir recibos. Além disso, os pagamentos são processados de forma imediata, facilitando o controle de gastos.
Além disso, precisamos falar da praticidade que é não ter que realizar reembolso mediante notas fiscais ou adiantamentos, que também pedem notas para comprovar as despesas.
Seja para cumprir a política de gastos ou para trazer mais motivação aos colaboradores, um cartão corporativo fácil de usar ajuda na motivação e engajamento dos colaboradores. Isso vale tanto para quem usa o cartão e para quem faz a gestão dos gastos. Na prática, a longo prazo, isso até evitar turnover.
Na dúvida sobre qual fornecedor escolher? Considere as seguintes opções abaixo!
A segurança anti-fraude de cartão é uma forma de proteger os usuários e as empresas que usam cartões de débito ou crédito corporativo de fraudes e roubos de identidade.
São utilizados diferentes métodos para verificar a identidade do usuário e a validade do cartão, como a verificação de endereço, de número de cartão, de data de validade, de código de segurança, de assinatura e diversos outros dados.
Tudo isso ajuda a minimizar o risco de fraudes e roubos de identidade. Fora que a segurança anti-fraude do cartão também permite detectar transações fraudulentas em tempo real.
Como falamos, relatórios são úteis para as empresas poderem controlar melhor os gastos com cartões corporativos, garantindo que o dinheiro está sendo gasto de forma apropriada e que não haja nenhuma despesa desnecessária.
Além disso, esses relatórios podem ajudar as empresas a identificar possíveis fraudes ou erros na utilização dos cartões. Pensando em grandes empresas, essa qualidade acaba agregando ainda mais valor.
Portanto, vale a pena optar por fornecedores que facilitem os relatórios, emitindo-os em tempo real e possam trazer mais detalhamento também.
Hoje em dia, ninguém mais tem tempo de usar plataformas ou aplicativos com pouca usabilidade. Quanto mais intuitivo for a gestão do cartão corporativo, mais seus colaboradores vão agradecer.
Optar por sistemas na nuvem também traz mais mobilidade corporativa.
Também é preciso entender o valor cobrado pelas instituições em relação aos benefícios que o cartão corporativo oferece. Isso fica mais simples de verificar quando você sabe exatamente quais os benefícios são mais atrativos à empresa.
Obviamente que você não deseja que o cartão corporativo de sua empresa seja usado sem um controle predefinido, elevando custos e trazendo prejuízos para a corporação, certo? Nesse caso, siga as dicas que trazemos abaixo!
Antes de colocar o cartão corporativo na mão dos colaboradores ou de um setor da empresa, você precisa criar e divulgar uma política de despesas corporativas que dite o bom uso desses cartões. Com isso, seus colaboradores devem utilizar os cartões apenas dentro das regras da empresa.
Por exemplo, o cartão corporativo deve ser usado em viagens corporativas (seja para hospedagens, transporte e alimentação) mediante comprovação das notas fiscais, que devem ser devolvidas ao financeiro em até 5 dias úteis após a viagem.
É importante também, após criar essa política de gastos, fazê-la ficar clara a todos os funcionários. Vale a pena facilitar o acesso a ela, como na intranet da empresa, e ainda falar sobre ela com frequência, seja no onboarding e em treinamentos corporativos para relembrá-la a todos os colaboradores.
É preciso ter um monitoramento frequente e ativo dos hábitos de gastos dos funcionários, definindo alertas e verificando a atividade de transações regularmente, não apenas quando o extrato mensal é entregue.
Uma dica é limitar o gasto por refeições, hospedagens e viagens. Por exemplo, ter uma média de gastos por refeição entendendo qual é o valor a ser gasto no local para onde o colaborador viaja. Afinal, capitais e cidades do interior têm preços bem distintos.
Quanto mais prático for o processo de relatório de despesas, maior a probabilidade de seus funcionários o seguirem. Por isso, quando você conta com um fornecedor especializado em despesas corporativas, já consegue simplificar e eliminar o atrito do seu processo de relatório de gastos.
Até aqui, você pode ver que o sucesso do cartão corporativo tem tudo a ver com uma política de gastos bem desenhada e comunicada. Como bônus, trazemos algumas dicas para a sua criação ou atualização da política de despesas de sua organização.
1. Limite de gastos por refeição — ter uma média de acordo com o trabalho exercido ou cidade para onde o colaborador viaja é bastante indicado. Lembre-se de que o colaborador está fora de casa e precisa estar coberto.
2. Como são feitos os transportes: aplicativos de transporte, transporte público ou táxi? Isso também deve estar identificado na política, evitando futuras dores de cabeça.
3. Que tipo de passagens devem ser compradas, por exemplo, classe econômica apenas? Além de entender se o colaborador pode ou não ter um adicional para despachar a bagagem (importante de acordo com o tempo de viagem).
4. Quais funcionários estão aptos a usar o cartão corporativo: apenas pessoas com senioridade mais alta? Ou somente coordenadores e gestores? Isso também precisa ser analisado para que processos não sejam dificultados ou interrompidos.
5. Alertas de mudanças. Aqui, o ponto é garantir que caso a política de despesas sofra alguma modificação, ela deve ser rapidamente repassada a todos os envolvidos, evitando gargalos.
6. Onde a política pode ser acessada. É preciso ter um lugar no qual todo mundo acesse a política de gastos, além de fazer treinamentos e reciclagens que deixem tudo bem explicado.
Deu para ver o quanto o cartão corporativo é importante no dia a dia de uma empresa, certo? Afinal, ele se conecta à gestão de gastos, a motivação dos colaboradores e boas práticas na definição de uma política de despesas.
Dessa maneira, antes de sair oferecendo cartão corporativo, reflita sobre a política de gastos. Na sequência, vale buscar bons fornecedores de acordo com os pré-requisitos que já citamos.
E um último ponto? Garanta que o fornecedor de cartão escolhido ofereça treinamentos ou tenha especialistas de sucesso do cliente que possam garantir um bom uso do cartão corporativo de acordo com as especificidades da sua empresa.
Conte com a Caju para disponibilizar quantias que facilitam os gastos corporativos. Nosso cartão permite depositar com antecedência os valores para os colaboradores, seja em gastos de alimentação ou de outra natureza, como viagens corporativas, eventos executivos e muito mais! Conheça mais nossas vantagens conversando com um especialista!
Um cartão corporativo é uma opção de débito ou crédito emitida por uma empresa para que seus funcionários, um setor ou outros membros/fornecedores da equipe possam usar quando for necessário. O cartão corporativo é usado para gastos que o colaborador faz em nome da companhia, nunca para benefício próprio.
Os cartões corporativos permitem que as empresas acompanhem os gastos de seus funcionários, gerenciando melhor seus orçamentos e fazendo com que as políticas sejam facilmente cumpridas. Uma das funcionalidades são os extratos em tempo real que mostram o que foi comprado, quem o comprou e quando. Isso permite às empresas controlar melhor seus gastos e aumentar a produtividade do setor financeiro.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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