Carta de reembolso: o que é e como fazer?

A carta de reembolso é um documento-modelo feito pela empresa para que o colaborador ou fornecedor preencha com as informações das despesas corporativas e possa dar sequência ao recebimento dos valores devidos, que foram gastos por conta do trabalho.

Quando uma empresa opta pelo sistema de reembolso para gastos corporativos, seja de um colaborador ou fornecedor, é preciso ter alguns processos e isso, invariavelmente, pode demandar uma carta de reembolso.

O que é preciso escrever nessa carta de reembolso e quais são as outras necessidades que a envolvem? Como a descrição dos gastos precisa aparecer na carta? 

Neste artigo, a Caju Benefícios responde todas essas dúvidas e ainda mostra uma solução bem mais prática do que o reembolso e toda a burocracia que o envolve.

Boa leitura!

O que é uma carta de reembolso?

Uma carta de reembolso é um documento padronizado pela empresa para que o colaborador ou fornecedor preencha com as informações das despesas corporativas.

Com o documento preenchido e devidamente devolvido à empresa, o setor responsável pode seguir com o reembolso dentro do prazo estipulado.

Junto da carta de reembolso, algumas empresas pedem as notas fiscais dos gastos como comprovação dessas despesas. Elas podem ser tanto anexadas de forma digital ou grampeadas com a carta.

Para que serve o reembolso de despesas corporativas?

O reembolso de despesas corporativas é uma necessidade quando o colaborador, a trabalho, gasta em nome da empresa.

Isso acontece por diversas razões, entre elas:

• viagens a trabalho;
• almoços de negócios;
• compras de materiais de escritório etc.

Assim, quando a empresa não trabalha com adiantamentos ou não tem uma solução mais prática, o colaborador gasta do próprio bolso, guarda as notas e depois pede o reembolso, que costuma seguir algumas burocracias práticas.

Entre elas, estão o limite de gastos, prazos para entrega de notas e, claro, a carta de reembolso com o pedido formal.

A carta é uma forma de padronizar o processo e pode conter as informações que sua empresa julgar necessárias.

Como fazer uma carta de reembolso de despesas?

A carta de reembolso pode ser entregue tanto por email quanto impressa, por isso, vale a pena ter um modelo padrão editável, apenas para o colaborador preencher com seus dados e gastos.

Antes de fazer a carta de reembolso em si, é importante validar com o financeiro da empresa quais são as informações necessárias, como gastos pormenorizados, informações da conta ou PIX para pagamento. Outro cuidado é orientar seus funcionários quanto aos gastos, estipulando limites para manter a saúde financeira.

Também é interessante estipular uma data limite para que a carta seja entregue e o reembolso seja feito em tempo hábil, trazendo mais tranquilidade a todos os envolvidos.

A seguir, uma opção para você usar ou editar conforme suas demandas.

Modelo de carta de reembolso

Carta de reembolso para [Nome da Empresa]

Ao/ À [nome da pessoa ou do setor da empresa responsável pelo reembolso]

Eu, [nome do colaborador ou fornecedor], com RG [número de RG] e CPF [número de CPF], na qualidade de [cargo ou função] pela empresa [Nome da empresa] solicito o reembolso de [valor total do reembolso] que foi gasto em [colocar dia, mês e ano].

Abaixo, especifico as despesas:

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Em anexo, trago as notas fiscais dos devidos valores.

Por favor, fazer o reembolso na seguinte conta: [Agência], [Conta Poupança ou Corrente], do banco [Nome do Banco] no meu próprio CPF ou CNPJ [Colocar CNPJ se for o caso]. Caso necessário, o PIX para o depósito é [inserir a chave do PIX].

Assinatura do colaborador ou fornecedor

Data [dia, mês e ano]

Lembre-se que nem toda carta de reembolso vai precisar da conta do colaborador, visto que o reembolso pode ser feito já na conta cadastrada em que a pessoa recebe o salário. Ainda assim, para fornecedores, essa pode ser uma necessidade.

Outras empresas também não pedem os gastos especificados, maso total junto das notas fiscais. Portanto, é uma boa prática validar o modelo com os envolvidos.

Como simplificar sua gestão com o Caju Despesas

A verdade é que todo sistema de reembolso é trabalhoso e não entrega uma boa experiência aos colaboradores, já que eles precisam tirar do próprio bolso esses gastos e o recebimento nem sempre é automático. 

Além disso, em casos de perda de nota fiscal ou quando se esquece de pedi-la, a dor de cabeça pode ser ainda maior.

Para facilitar o dia a dia de todos os envolvidos, você pode contar com o Caju Despesas, solução da Caju para despesas de viagem e demais gastos que um colaborador pode precisar fazer em nome da companhia na qual trabalha.

Como funciona o Caju Despesas?

O Caju Despesas funciona a partir de um fluxo de adiantamento em que a empresa deposita um valor no cartão de multibenefícios da Caju. Detalhe: trata-se de uma carteira separada para despesas e válida por um período determinado. 

A partir disso, o colaborador usa o saldo para fazer compras ou pagar despesas, usando o cartão de crédito bandeira VISA da Caju. É interessante porque o valor não se mistura com os outros saldos (de benefícios ou premiações) disponíveis no aplicativo do colaborador.

Além disso, todos os gastos ficam visíveis em um extrato separado, tanto para o colaborador (no app) quanto para a empresa (no Portal do RH).

Empresas que optam pelo Caju Despesas não precisam mais do esquema de reembolso e os colaboradores ganham facilidade na hora de pagar suas despesas, já que o cartão da Caju é facilmente aceito nos estabelecimentos.

O principal cuidado, antes mesmo de usar o Caju Despesas, é estipular as quantias, deixando-as de forma clara na política da companhia.

Gostou da ideia e quer experimentar na sua empresa? Converse com nossos especialistas e comece o quanto antes.