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O fundo de caixa é quando destinamos uma parte dos recursos financeiros disponíveis para serem usados em despesas menores e imprevistas, como pequenos custos operacionais ou emergências.
O fundo de caixa funciona como uma reserva de dinheiro ou recursos financeiros (com liquidez) mantidos por uma empresa para cobrir despesas imprevistas ou para garantir a disponibilidade de capital para as mais diversas operações.
É normal que toda organização tenha alguns gastos extras, que não estejam na previsibilidade do financeiro nem nas despesas corporativas de sempre. Por exemplo, a necessidade de algum reparo no prédio de última hora ou alguma comemoração que a empresa queira fazer fora do planejado.
Nesses momentos, é sempre interessante ter um saldo com liquidez para que o custeio não saia de outro setor, deixando alguma ponta descoberta, certo? É aí que entra o fundo de caixa ou o “caixinha” da empresa.
Ter uma reserva para essas e outras eventualidades permite pagar a despesa de última hora à vista e até negociar valores. Sua empresa tem essa prática?
Tendo ou não tendo, no artigo a seguir trazemos algumas ideias para que seu fluxo de caixa fique mais organizado e renda melhor. Continue lendo para saber nossas dicas!
O fundo de caixa é quando destinamos uma parte dos recursos financeiros disponíveis para serem usados em despesas menores e imprevistas, como pequenos custos operacionais, comemorações ou emergências.
Este fundo deve vir da gestão de fluxo de caixa e ajuda a empresa a evitar problemas de liquidez, além de trazer mais equilíbrio às finanças.
A ideia central é ter uma reserva de dinheiro ou ativos líquidos disponíveis para cobrir despesas inesperadas, garantindo a estabilidade financeira em um curto prazo.
Por exemplo, sua empresa trabalha remotamente e quer fazer um encontro entre os colaboradores? O fundo de caixa pode custear esse encontro ou ainda ser utilizado no fim do ano, com cestas de Natal ou algum dinheiro de premiação aos colaboradores.
O principal é que o fundo custeie gastos extras, que sejam menores e não estejam previstos no dia a dia da contabilidade.
O “caixinha” da empresa é mais um jeito de se referir ao fundo de caixa da organização. Ou seja, é uma reserva de dinheiro à parte para custos menores e fora da previsibilidade.
O fundo de caixa na organização serve para garantir a disponibilidade imediata de dinheiro ou valores em situações emergenciais. Dentre as finalidades, podemos falar de:
Um fundo de caixa pode ser utilizado para fazer pagamentos menores sem a necessidade de emitir cheques ou realizar transferências bancárias. Isso agiliza o processo e permite que a organização atenda a necessidades imediatas.
Pode ser até uma possibilidade para algum pagamento se o principal responsável está fora da empresa ou não existe cartão corporativo — fato comum em negócios de pequeno porte.
Em casos de imprevistos ou emergências, como reparos urgentes, o fundo de caixa pode ser usado para cobrir esses custos imediatos sem a necessidade de aguardar aprovações ou procedimentos burocráticos.
Para operações que envolvem transações rápidas e pequenos valores, como troco para clientes, o fundo de caixa facilita e agiliza o processo, garantindo a eficiência nas atividades diárias.
Só é preciso entender que o fundo de caixa não deve ficar zerado. Assim, todo dia, é preciso reabastecê-lo — ainda mais se estamos falando de dinheiro de troco para a clientela.
Quando há o “caixinha” da empresa, a companhia conta com flexibilidade financeira, permitindo que esta reaja rapidamente a oportunidades ou situações que exijam pagamentos imediatos.
Ao manter um fundo de caixa separado das contas operacionais principais, é possível ter um melhor controle sobre os gastos menores e evitar que se misturem com despesas maiores ou mais significativas.
Em locais onde as transações eletrônicas podem ser menos confiáveis ou acessíveis, um fundo de caixa físico pode ser uma forma segura de garantir que a organização tenha acesso imediato a dinheiro quando necessário.
Ter um fundo de caixa bem organizado e controlado facilita a gestão financeira, uma vez que permite um acompanhamento mais claro dos gastos menores e contribui para a transparência e integridade financeira da organização. Isso, claro, quando bem administrado.
O fundo de caixa pode ser um valor separado semanalmente ou mensalmente, conforme fizer mais sentido à organização.
É interessante que esse fluxo esteja relacionado a um objetivo principal. Por exemplo, se for para dar troco aos clientes, é interessante ter um caixa ou cofre específico para esse fim.
Se o “caixinha” da empresa for uma espécie de reserva para emergências, faz mais sentido guardá-lo em uma conta ou algum investimento de alta liquidez, porque aí a verba pode ir rendendo e não fica parada.
O fluxo de caixa pode ser organizado pelo financeiro ou pela pessoa responsável pelas finanças, controlando a conta ou o dinheiro líquido que é reservado para esse fim.
Sempre é uma boa prática deixar mais de uma pessoa com essa responsabilidade e gerar relatórios com alguma periodicidade para garantir transparência e lisura da gestão do “caixinha” da empresa.
Também precisamos deixar claro que o financeiro não é o único setor responsável por economizar e guardar o dinheiro do “caixinha” da empresa. Quando falamos de organizações maiores, todos os setores podem contribuir, economizando um pouco para o fundo.
Criar um fundo de caixa eficiente e bem gerido em uma empresa requer planejamento, organização e monitoramento. A gente cita os passos fundamentais para que essa estratégia seja bem-sucedida na sua organização!
Determine o propósito dessa reserva: para quais despesas será usado, como pequenas compras, troco, emergências, presentes para colaboradores etc. Isso é importante para entender como guardar o dinheiro também.
Outro ponto é estabelecer o valor inicial com base nas necessidades operacionais e na frequência de uso prevista. Assim, as pessoas responsáveis pelo fundo irão saber se precisam de 2%, 5% ou outro valor da renda líquida da empresa.
Crie políticas claras sobre quem tem acesso ao fundo, como os saques são autorizados e quais registros devem ser mantidos.
Também é importante ter procedimentos para a reposição do fundo, incluindo limites para saques e as condições para utilização. Caso contrário, o “caixinha” da empresa deixa de ser uma solução e passa a ser um problema.
Escolha um local seguro para armazenar o fundo de caixa, como uma gaveta trancada ou cofre (no caso de dinheiro em espécie) e uma conta ou algum investimento com liquidez (no caso de o fundo não precisar ser dinheiro em espécie).
Garanta que o acesso ao fundo seja restrito às pessoas autorizadas, evitando o mau uso.
Mantenha um registro preciso de todas as transações relacionadas ao fundo de caixa, incluindo saídas, entradas, datas, valores e descrições bem especificadas.
Também mantenha guardado recibos e comprovantes sempre que possível para documentar retiradas e depósitos.
Estabeleça um sistema de revisão periódica para monitorar o saldo do fundo, verificar a precisão dos registros e identificar qualquer discrepância ou problema. Por isso que não basta deixar uma única pessoa responsável pelo fundo de caixa.
Outra dica é revisar as políticas e procedimentos regularmente para garantir que continuem sendo adequados e eficazes ao propósito do seu fundo.
Forneça treinamento adequado para os funcionários responsáveis pela gestão do fundo de caixa, garantindo que compreendam as políticas, procedimentos, responsabilidades associadas e façam a prestação de contas devida.
Vale a pena ainda manter uma comunicação aberta, ter um canal para esclarecimento de dúvidas e orientação contínua.
Registrar todos os processos num playbook é interessante para que, caso uma pessoa responsável pelo fundo saia da empresa ou mude de cargo, os processos se mantenham.
Avalie regularmente a eficácia do fundo de caixa e faça ajustes conforme necessário para atender às mudanças nas necessidades da empresa ou para melhorar a gestão e o controle.
Vale a pena, inclusive, repensar a reserva do fundo de caixa de acordo com índices como o IGPM, assim o valor não fica defasado.
Quanto mais estratégico for o uso do fundo de caixa, melhor. Não é porque temos esse dinheiro que ele precisa ser gasto. Por isso, a administração dele precisa ser inteligente.
Dica extra: nunca misture o fundo de caixa com o pagamento das despesas fixas, ok? Isso pode mascarar a contabilidade.
Se sua empresa não tem um fundo de caixa, sempre é tempo de começar — use nosso artigo como pontapé inicial! Agora, caso já tenha, revise o uso do fundo e as boas práticas que trouxemos para garantir que ele siga sendo estratégico.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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