Prestação de contas: o que é e como fazer?

A prestação de contas é o processo pelo qual uma empresa fornece informações sobre suas atividades financeiras e como os recursos foram utilizados. É uma obrigação legal e ética das entidades que gerenciam recursos financeiros para explicar e justificar como o dinheiro foi gasto. Ela tem fins contábeis, fiscais e estatísticos.

Essa é uma prática fundamental para a transparência e a responsabilidade de qualquer tipo de organização. Seja no setor público ou privado, a prestação de contas consiste em apresentar informações claras e objetivas sobre os recursos financeiros e materiais utilizados pela organização, tal qual os resultados alcançados e os impactos gerados.

Além de ser uma obrigação legal, a prestação de contas também é importante para o engajamento de todo mundo que compõe uma organização. Ao tornar suas ações e resultados públicos, a empresa pode fortalecer sua reputação, ganhar a confiança dos investidores e parceiros, e atrair mais recursos para seus projetos e atividades. 

Ou seja, ela acaba sendo interessante até mesmo para fortalecer a marca da empresa no mercado. E tem mais: a prática de prestar contas serve como uma bússola para otimizar os resultados de qualquer negócio.

Neste artigo, vamos explorar os principais conceitos e práticas relacionados à prestação de contas, bem como sua importância para o sucesso e a sustentabilidade das organizações.

Boa leitura!

O que é prestação de contas?

A prestação de contas é o processo pelo qual uma empresa fornece informações sobre suas atividades financeiras e como os recursos foram utilizados. É uma obrigação legal e ética das entidades que gerenciam recursos financeiros para explicar e justificar como o dinheiro foi gasto e para quem os benefícios foram destinados.

Esse processo é feito para várias partes interessadas na organização, incluindo acionistas, doadores, membros, clientes, governo e sociedade em geral. As informações prestadas podem incluir demonstrações financeiras, relatórios de desempenho, registros contábeis e outras informações relevantes.

Em geral, essas informações são usadas para fins contábeis, fiscais e estatísticos e servem como um bom termômetro de como anda a saúde financeira de uma companhia.

Como é feita a prestação de contas?

A seguir, trazemos um passo a passo de como você deve fazer a prestação de contas da sua empresa. Confira!

1. Organize as informações financeiras da empresa

Antes mesmo de começar a fazer a prestação de contas, você precisa ter as informações financeiras da companhia organizadas e consolidadas em um só lugar. Isso pode ser feito por meio de um software de contabilidade ou via planilhas eletrônicas. Lembrando que isso é algo que não deve ser feito do dia pra noite — é um processo diário!

2. Faça o balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um demonstrativo contábil que apresenta a situação financeira da empresa em um determinado período. Ele é dividido em três partes: ativo, passivo e patrimônio líquido. 

O ativo representa tudo o que a empresa tem em seu nome, já o passivo tem a ver com as obrigações a pagar. O patrimônio líquido é a diferença entre o ativo e o passivo, e indica o valor líquido da empresa.

3. Elabore a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)

A DRE é um demonstrativo que apresenta o resultado financeiro da empresa em um determinado período. Ele é composto pelas receitas, custos e despesas, e apresenta o lucro ou prejuízo da empresa no período. Em geral, vale a pena fazê-lo todo mês ou a cada trimestre — até para ter um comparativo com anos anteriores.

4. Verifique a necessidade de elaborar outras demonstrações

Dependendo da empresa e do seu ramo de atividade, pode ser necessário elaborar outras demonstrações contábeis, como o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, o Demonstrativo das Mutações do Patrimônio Líquido, entre outros.

5. Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo de verificação das informações financeiras da empresa com as informações bancárias. Ela é essencial para garantir que todas as transações financeiras estejam devidamente registradas, o que irá evitar erros na prestação de contas.

6. Elabore um relatório de prestação de contas

Com todas as informações financeiras organizadas e as demonstrações contábeis elaboradas, é hora de elaborar um relatório de prestação de contas. 

O relatório deve incluir todas as informações financeiras relevantes, como o balanço patrimonial, a DRE e outras demonstrações contábeis, bem como informações adicionais que possam ser importantes para os stakeholders da empresa. Você pode anexar outros documentos aqui, mas o relatório em si precisa ser sucinto.

7. Apresente o relatório aos stakeholders

O último passo é apresentar o relatório de prestação de contas aos stakeholders da empresa, como acionistas, investidores, colaboradores, fornecedores e clientes. Isso pode ser feito em uma reunião ou por meio de um comunicado oficial. Vale a pena garantir que todas as informações estejam claras e acessíveis para todos.

Pensando em empresas menores, sem acionistas e poucos colaboradores, essa prática ainda é válida, garantindo mais transparência à empresa.

8. Mantenha tudo registrado

Seja em arquivos, drives ou sistemas, a prestação de contas precisa ser arquivada para que os interessados possam acessá-la sempre que necessário, estabelecendo um paralelo mês a mês ou ano a ano.

O que deve constar em uma prestação de contas?

A prestação de contas de uma organização deve incluir informações financeiras e contábeis relevantes que demonstrem a situação financeira da empresa e sua performance. Entre as informações que devem ser incluídas estão:

• Balanço patrimonial: um resumo da posição financeira da empresa em um determinado período, mostrando seus ativos, passivos e patrimônio líquido.

• Demonstração de resultados: um resumo dos lucros e perdas da empresa durante um determinado período, mostrando suas receitas, despesas, lucros e prejuízos.

• Fluxo de caixa: um resumo dos fluxos de entrada e saída de caixa da empresa durante um determinado período, mostrando sua capacidade de gerar caixa e cumprir suas obrigações financeiras.

• Certificação legal das contas: exprime a opinião do revisor oficial de contas de que as demonstrações financeiras individuais e ou consolidadas apresentam

• Notas explicativas: informações adicionais que detalham as demonstrações financeiras, explicando as políticas contábeis adotadas pela empresa e outras informações relevantes.

Além dessas informações, você também pode incluir outros dados relevantes, como uma visão geral das atividades da empresa, um resumo das principais conquistas e desafios durante o período em questão, e informações sobre a estratégia futura da empresa. 

Mais uma vez, é vital que a prestação de contas seja clara e objetiva, para que seja facilmente compreendida pelos interessados pela empresa. Para os funcionários, ela pode ser incluída em um momento específico, como um treinamento

Quais são os prazos de entrega da prestação de contas?

Os prazos de entrega da prestação de contas de uma empresa variam de acordo com a sua natureza jurídica e porte, além da legislação e das especificidades de cada negócio.

Porém, em geral, no caso das empresas de pequeno porte e microempresas, a entrega da prestação de contas deve ocorrer anualmente até o último dia útil do mês de maio.

Já para empresas de médio e grande porte, a entrega das demonstrações contábeis deve ser realizada de forma trimestral, até o último dia útil dos meses de maio, agosto e novembro.

Além disso, essas empresas devem apresentar a prestação de contas anualmente até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao fim do exercício social, ou seja, até o final de março.

Para garantir que seu negócio não está perdendo nenhum prazo, você pode consultar um contador ou advogado para se informar sobre as obrigações específicas da sua empresa.

Quem é obrigado a prestar contas?

É necessário que prestem contas:

• Empresa com sócios, independentemente do tamanho;
• Condomínio;
• Associação filantrópica;
• Sindicato;
• Instituição pública;
• Cooperativa;
• Clube de recreação
• Qualquer outra instituição de caráter coletivo.

Veja que empresas do tipo MEI (microempreendedor individual), EI (empreendedor individual) ou EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada) não precisam prestar contas todo ano.

Mesmo assim, entenda que esse tipo de controle é essencial para garantir uma gestão eficiente e, com isso, garantir que seus resultados estejam sempre em uma curva ascendente.

Então, mesmo que sua companhia não tenha a obrigação legal de prestar contas, procure guardar todos os comprovantes das movimentações e faça um balanço de entradas, saídas e patrimônio líquido.

Dessa forma, você vai ter clareza de como anda seu negócio e vai encontrar melhores oportunidades de faturar mais. Também ficarão mais evidentes quais são os pontos que pedem mais atenção, antecipando os riscos.

O que diz a lei sobre prestação de contas?

De acordo com o Artigo 1.020 da Lei 10.406/02 do Código Civil:

“Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

Isso vale, acima de tudo, para empresas públicas e candidatos a cargos públicos, mas também é uma prática necessária a empresas privadas, principalmente que tenham acionistas.

Apesar de não ser obrigatório para MEIs, EIs e EIRELIs, prestar contas traz muitos aprendizados e acaba sendo uma ótima prática.

Por que a prestação de contas é importante para as empresas?

De forma resumida, a prestação de contas garante a transparência, o cumprimento das obrigações legais, a possibilidade de tomar melhores decisões e identificar problemas. Veja no detalhe:

• Transparência: a prestação de contas é uma forma de transparência e demonstra aos investidores, acionistas e demais interessados como a empresa está gerenciando suas finanças e recursos. Isso ajuda a aumentar a confiança e a credibilidade da empresa.

• Cumprimento das obrigações legais: as empresas são obrigadas por lei a apresentar suas demonstrações financeiras e contábeis, incluindo balanços, demonstrações de resultados e fluxos de caixa. A falta de prestação de contas pode resultar em sanções e penalidades legais.

• Tomada de decisões: esse processo bem-feito permite que os gestores da empresa tomem decisões informadas com base nas informações financeiras disponíveis, evitando, por exemplo, gastar mais do que é possível.

• Identificação de problemas: ao prestar contas com objetividade e transparência, é possível verificar problemas financeiros ou operacionais na empresa, como analisar desperdício de recursos, falhas no gerenciamento de projetos, problemas de fluxo de caixa etc.

• Atração de talentos: a prestação de contas também pode ajudar a atrair talentos para a empresa. Candidatos a empregos podem se sentir mais confortáveis ​​trabalhando em uma empresa que é transparente sobre suas finanças e que tem uma boa reputação em relação à ética nos negócios.

Quem pode ter acesso à prestação de contas da empresa?

Os acionistas da empresa têm o direito de acessar as informações financeiras e contábeis da empresa, incluindo as atas de assembleias, balanços patrimoniais e demonstrações de resultados. Os credores da empresa também podem ter acesso a essas informações para avaliar a capacidade da empresa de pagar suas dívidas.

Mas não apenas eles, fornecedores, parceiros e colaboradores também têm direito de saber sobre essas informações. Em geral, para colaboradores e fornecedores, pode ser feito um resumo dos principais dados da prestação de contas. Entretanto, para acionistas e membros do conselho, o relatório deve ser feito no detalhe.

Como o Caju Despesas otimiza a prestação de contas empresarial?

Pensando em todos os gatos de uma empresa que envolvam fornecedores e colaboradores, a Caju oferece o Caju Despesas que centraliza todos esses valores, facilitando tanto a vida do Departamento Pessoal quanto dos colaboradores ou fornecedores.

Isso se deve ao fato de que você pode depositar o saldo, gerenciar valores e emitir extratos, facilitando a transparência. Para quem usa, pode seguir fazendo os gastos do mesmo cartão de benefícios, o que traz mais praticidade. Outra vantagem é eliminar os processos arcaicos de lidar com reembolsos.

A prática de prestação de contas é importante para qualquer negócio e traz muitas vantagens, como nós falamos. Com a Caju, o processo fica ainda mais simples e melhora bastante a experiência dos funcionários.
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