Gastos essenciais: como planejar e manter em dia as finanças da empresa

Por mais economia que uma empresa consiga fazer, os gastos essenciais são como o próprio adjetivo define: básicos e imprescindíveis para que o negócio se mantenha saudável e competitivo no mercado.

Saber diferenciar despesas essenciais das supérfluas, por exemplo, ajuda a ter mais previsibilidade financeira e evitar desperdícios, que podem impactar diretamente o fluxo de caixa e investimentos da empresa.

A seguir, a gente conta em detalhes pontos dos gastos essenciais que todo empresário e gestor precisa ter em mente para tomar decisões mais acertadas.

O que são gastos essenciais

Os gastos essenciais de uma empresa são aqueles indispensáveis para o funcionamento e operação do negócio. Eles podem variar dependendo do tipo e tamanho da empresa, mas costumam ser facilmente identificados. Por exemplo, aluguel e funcionários.

Basicamente, os gastos essenciais da empresa são aqueles que aparecem mês a mês nas contas e mudam muito pouco, apenas em relação a ajustes de inflação.

Identificar e gerenciar esses gastos de maneira eficiente é crucial para a sustentabilidade financeira de uma empresa. Manter um controle rigoroso sobre os gastos essenciais ajuda a garantir que a empresa opere dentro do orçamento e maximize seus lucros.

Conheça quais são esses gastos essenciais a seguir:

Salários e benefícios

Todo pagamento aos funcionários são gastos essenciais, incluindo salários, encargos sociais, e benefícios, como vale-refeição, seguro saúde, planos de aposentadoria e benefícios flexíveis.

Se a empresa oferece bônus e premiações, é preciso contabilizá-los também.

Aluguel ou financiamento do imóvel

Custos associados ao espaço físico onde a empresa opera, seja aluguel de escritórios, fábricas, lojas, ou pagamento de financiamento também precisam ser associados aos gastos essenciais.

Utilidades

No item utilidades, a gente contabiliza tudo aquilo essencial ao desenvolvimento do dia a dia do trabalho, como contas de água, eletricidade, gás, telefone, internet, materiais de higiene, escritório e alimentação.

Em geral, se a empresa tem sede física e não trabalha de forma remota, os custos de utilidade costumam ser bem mais elevados.

Equipamentos, softwares e manutenção

Aquisição e manutenção de máquinas, computadores, móveis, softwares de computadores e outros equipamentos necessários para as operações diárias também devem entrar na cota de gastos essenciais.

Isso porque, por exemplo, um escritório de contabilidade, sem computadores e os softwares necessários, não consegue desenvolver seu trabalho.

Matérias-primas e estoques

Insumos e materiais necessários para a produção de bens ou prestação de serviços também entram nos gastos básicos e essenciais, sendo que, conforme a demanda aumenta, as matérias-primas também.

Marketing e publicidade

Gastos com campanhas de marketing, publicidade, branding, e promoções para atrair e reter clientes também são itens essenciais, sobretudo quando falamos do marketing como gerador de demanda de vendas.

Agora, quando a empresa não depende de campanhas de marketing para gerar vendas, esse gasto pode entrar em necessário, não na categoria essencial.

Seguros

Apólices de seguro para proteger a empresa contra riscos como incêndio, roubo, danos a terceiros, e responsabilidade civil também são gastos primordiais.

Impostos e taxas

Outro tipo de gasto essencial são os pagamentos obrigatórios ao governo, como impostos sobre vendas, renda, propriedade, e contribuições previdenciárias.

Despesas administrativas

Custos gerais de administração, como papelaria, serviços de contabilidade, e honorários jurídicos, também entram nessa conta.

Despesas com transporte e logística

Despesas associadas à movimentação de mercadorias, entrega de produtos, e deslocamento de funcionários devem ser considerados como essenciais. Lembrando que, quanto maior a demanda, mais esse gasto aumenta.

Qual é a diferença entre gastos essenciais, necessários e supérfluos?

Como trouxemos até aqui, os gastos essenciais são todos aqueles indispensáveis para o funcionamento básico e contínuo da empresa. Sem esses gastos, a operação da empresa seria inviável.

Por exemplo, sem alugar um imóvel, não há sede para a execução do trabalho. Sem o salário dos colaboradores, não há mão de obra para colocar o serviço ou produto na rua e por aí vai.

Já os gastos necessários são todos os que, embora não sejam vitais para a operação imediata, são importantes para o crescimento, a eficiência e a competitividade da empresa.

Bons exemplos são os treinamentos de equipe, já que a capacitação e o desenvolvimento dos times internos serve para melhorar a performance. Marketing e publicidade também podem entrar como necessários, seja melhorando produtos ou trazendo mais possíveis clientes.

Em compensação, os gastos supérfluos são as despesas que não são necessárias para a operação ou crescimento da empresa e podem ser consideradas dispensáveis ou de luxo. Eles não trazem um retorno claro ou imediato para o negócio.

Para gastos supérfluos, podemos citar três exemplos clássicos:

• Decoração excessiva: os gastos com itens decorativos que não agregam funcionalidade ao espaço de trabalho.
• Eventos luxuosos: a realização de eventos caros que não trazem benefícios claros para a empresa.
• Mimos para executivos: esses gastos com benefícios pessoais de alto custo para a alta direção que não têm impacto direto na performance da empresa.

Como organizar os gastos essenciais da empresa?

Organizar os gastos essenciais de uma empresa é crucial para garantir sua saúde financeira e crescimento sustentável. A seguir, nós sugerimos um passo a passo para que você faça isso da melhor maneira.

1. Jamais pule o planejamento

Comece fazendo um mapeamento de necessidades. Vale identificar todos os custos essenciais da empresa, como aluguel, salários, contas de serviços públicos, matérias-primas, entre outros.

Depois, crie um orçamento detalhado que inclua todas as despesas essenciais. Utilize dados históricos e previsões futuras para estimar os custos e garantir mais previsibilidade.

Também é importante ter fundos de reserva para emergências e despesas imprevistas. Isso proporciona segurança financeira em tempos de crise.

2. Faça o acompanhamento de indicadores

Para entender sua saúde financeira empresarial estabeleça KPIs financeiros específicos para monitorar os gastos, como o percentual de despesas em relação à receita, custo por unidade produzida, entre outros.

Usar um software de gestão financeira permite monitorar e registrar todas as transações. Esse uso vai facilitar demais a visualização e análise dos dados. Também fica mais simples criar relatórios, que podem ser até mesmo automatizados.

Falando em relatórios: gere relatórios financeiros regularmente (mensal, trimestral etc.) para acompanhar o desempenho e identificar desvios em relação ao orçamento.

3. Trabalhe a otimização desses gastos essenciais

Não é porque seus gastos são essenciais que eles não podem ser revistos — isso é básico da boa gestão financeira. Comece com a revisão de contratos, ao analisar e renegociar com fornecedores para obter melhores condições e preços.

Outra dica é a automatização de processos, que permite implementar tecnologias e sistemas para reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência.

Faça também a análise de desempenho via auditorias internas para identificar áreas de desperdício e oportunidades de economia.

4. Controle os custos de perto

Com a classificação de despesas você pode categorizar as despesas em fixas e variáveis. Isso ajuda a entender quais custos podem ser ajustados em tempos de necessidade.

Também vale estabelecer políticas rigorosas para compras e aprovações de despesas, garantindo que todas as aquisições sejam necessárias e vantajosas.

Não se esqueça dos treinamentos e conscientização do time, educando a equipe sobre a importância do controle de custos e envolva todos na busca por eficiência.

5. Revise e ajuste periodicamente

Regularmente, reveja o desempenho financeiro da empresa e compare-o com o orçamento inicial. Em alguns momentos, será preciso fazer ajustes no orçamento, ou seja, use de flexibilidade para adequar o orçamento conforme as condições do mercado e as necessidades da empresa mudem.

A inovação e a melhoria contínua contam demais! Busque constantemente novas formas de reduzir custos e melhorar processos, mantendo-se atualizado com as melhores práticas do mercado.

6. Trabalhe a gestão de fluxo de caixa

Crie projeções de fluxo de caixa para prever entradas e saídas de dinheiro, ajudando a evitar déficits. Também é importante gerenciar cuidadosamente as contas a pagar e a receber para garantir que a empresa mantenha um fluxo de caixa positivo.

7. Faça monitoramento e crie relatórios práticos

Utilize dashboards para acompanhar os principais indicadores financeiros em tempo real.

Depois, é importante ter reuniões financeiras regulares para discutir o status dos gastos e tomar decisões informadas.

Implementando essas práticas, a empresa pode manter um controle eficaz sobre seus gastos essenciais, garantindo estabilidade financeira e possibilitando um crescimento sustentável.

Uma outra dica para ter mais controle dos gastos essenciais: questione todo o seu time sobre os gastos, para entender se são mesmo essenciais ou se podem entrar em outra categoria. Não deixe para fazer isso apenas no fechamento do mês. Ter essa consciência permite negociar melhor os custos de uma empresa. 

Agora que você já entendeu no detalhe a questão dos gastos essenciais, aproveite para ler também o nosso artigo sobre como fazer uma boa gestão das despesas corporativas no seu negócio!