Orçamento empresarial: entenda o que é + 8 passos para elaborar o seu

Um dos aspectos mais importantes para o sucesso de qualquer empresa é a gestão financeira eficiente. E, para garantir uma administração financeira sólida, um elemento fundamental é o orçamento empresarial.

A criação de um orçamento eficiente exige um planejamento cuidadoso e uma abordagem precisa com base no crescimento previsto para o negócio. Uma maneira de fazer isso é organizar o processo em uma série de etapas.

Quer saber mais detalhes de como montar o orçamento da sua empresa? Continue a leitura e saiba a importância desse planejamento, os diferentes tipos existentes, dicas de como elaborar um orçamento empresarial eficaz e como utilizá-lo para tomar decisões estratégicas, além de conhecer os principais exemplos e formas de manter um orçamento empresarial bem-sucedido.

Acompanhe! 

O que é orçamento empresarial

O orçamento empresarial é uma ferramenta que permite às empresas planejar, organizar e controlar suas finanças. Ele consiste em estimativas financeiras para um determinado período, geralmente anual, e envolve o registro e a previsão dos ganhos, despesas, investimentos e fluxo de caixa da empresa.

Pense em seu orçamento empresarial como um plano de gastos e de recebimentos que fazemos para nós mesmos, só que nesse caso é totalmente focado em sua empresa.

Todo tipo de investimento que sua organização pretende fazer com os colaboradores, por exemplo, deve constar neste orçamento. Só assim conseguirá realizar ações como o aumento dos valores concedidos através de benefícios corporativos, a exemplo do vale-alimentação.

O objetivo principal do orçamento empresarial é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de maneira eficiente e estratégica.

Por que é importante ter um orçamento empresarial

Ter um orçamento empresarial bem estruturado é fundamental por diversos motivos. Em primeiro lugar, ele auxilia na tomada de decisões sobre investimentos, permitindo que a empresa planeje e estabeleça metas financeiras realistas.

Além disso, o orçamento empresarial é uma ferramenta essencial para o controle e monitoramento das finanças, permitindo identificar desvios e ajustar o rumo das operações quando necessário. Também é útil para a análise de viabilidade de projetos, além de auxiliar na obtenção de financiamentos e na negociação com fornecedores.

É comum falar no mercado que fazer um orçamento também significa cuidar dos problemas que causarão estresse no futuro, só que antes que eles surjam. Você está preparando sua organização para lidar com os problemas, sejam pequenos ou grandes, antes que eles se tornem problemas.

Para fechar, é essencial ter esse olhar para um orçamento empresarial de forma global ao invés de ficar pensando apenas em orçamentos das áreas, como o orçamento de marketing ou o orçamento de RH, por exemplo.

Tipos de orçamento empresarial

Existem diversos tipos de orçamento empresarial, cada um com seu foco e finalidade específicos. Os 5 mais comuns são:

• Orçamento de vendas: estimativa das receitas a serem obtidas com as vendas de produtos ou serviços;
• Orçamento de despesas: previsão dos gastos necessários para manter as operações da empresa;
• Orçamento de investimentos: planejamento dos recursos destinados a investimentos em ativos fixos, como maquinário, tecnologia e infraestrutura;
• Orçamento de caixa: projeção dos fluxos de entrada e saída de dinheiro, permitindo o controle do saldo disponível;
• Orçamento de pessoal: estimativa dos custos relacionados à mão de obra, incluindo salários, benefícios e encargos sociais.

Cada um desses tipos são importantes para compor, no final, um orçamento empresarial mestre. Pense nesse seu orçamento mestre como o resultado final de todos os seus outros orçamentos.

Depois que todos os orçamentos são incluídos no orçamento mestre, os valores definidos podem ser alocados para alcançar os resultados gerais desejados para o negócio.

Embora seu orçamento empresarial seja composto pelos tipos de orçamentos acima, é importante destacar que cada um desses orçamentos contém os componentes abaixo.

• Receita estimada: receita bruta total que sua empresa obtém durante um período definido (é diferente do lucro porque, para determinar o lucro, você subtrai as despesas e os custos);
• Custos fixos: é uma despesa que sempre existirá, independentemente das flutuações em sua receita (pagamento de aluguel, seguro, etc);
• Custos variáveis: são os custos que mudam ao longo do tempo porque dependem da produção do negócio ou de outros fatores (preço de matéria-prima, taxas, etc);
• Despesas únicas: é uma despesa não operacional que não irá se repetir de forma contínua (mudança de escritório, compra de equipamentos, etc);
• Lucro: será descrito como como receita líquida na sua demonstração de resultados e é calculado subtraindo os valores gastos dos valores recebidos.

Como fazer um orçamento empresarial

Elaborar um orçamento empresarial eficaz requer alguns passos essenciais. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a partir de 8 etapas básicas:

1. Coleta de dados

Reúna informações financeiras históricas, como demonstrações de resultados e balanços patrimoniais anteriores, além de projeções de vendas e despesas.

Essa tarefa é quase impossível para empresas que estão começando agora, mas sempre que criar histórico de vendas e investimentos é importante estabelecer um fluxo de armazenamento dessas informações.

2. Defina metas financeiras

Estabeleça objetivos claros e realistas para o período do orçamento. Pode ser simplesmente a quantidade de dinheiro que sua empresa pretende ganhar ou qual o retorno que espera caso consiga realizar determinados investimentos.

Com base em metas e recursos é que você determina um número provável que verá ao final do período.

3. Estime receitas

Projete as vendas com base em dados históricos, tendências de mercado, análise de concorrência e estratégias de marketing. Considere diferentes cenários e variações sazonais.

Por exemplo: se você teve alguns meses ruins e prevê que está olhando para outro momento mais lento do mercado, pode se preparar para minimizar as despesas sempre que possível. Se os negócios estão crescendo, direcione o olhar para novos investimentos para atrair novos clientes e mantê-los voltando ao seu negócio.

4. Liste as despesas

Identifique e liste todas as despesas corporativas, como aluguel, salários, fornecedores, marketing, manutenção, entre outras. Certifique-se de considerar todos os custos fixos e variáveis.

Vale ressaltar que o objetivo não é olhar para essa lista com objetivo de cortar gastos, mas sim mensurar os valores que a empresa demanda todos os meses para que isso esteja previsto no orçamento. Assim, se sua operação hoje realiza uma série de ações para melhorar o clima organizacional, é claro que sua intenção será manter isso no orçamento.

5. Faça projeções de investimentos

Se houver planos de investir em ativos fixos, como máquinas, equipamentos ou expansão de instalações, faça as projeções financeiras desses investimentos.

Normalmente, esses investimentos não são decididos de uma hora para outra. Por isso, envolva diferentes áreas do negócio para entender as necessidades atuais e futuras com esse objetivo de realizar projeções precisas. 

6. Calcule o fluxo de caixa

Utilizando as informações de receitas e despesas, elabore um fluxo de caixa projetado para acompanhar a entrada e saída de recursos financeiros ao longo do período orçamentário.

É importante fazer isso por vários meses – e de preferência por pelo menos os 12 meses anteriores, desde que você tenha muitos dados disponíveis. Isso ajuda a identificar momentos de sazonalidade para garantir que você possa se preparar com antecedência para os meses mais difíceis e obter uma proteção financeira.

7. Revisão e ajustes

Revise todas as estimativas e verifique se estão coerentes e alinhadas com os objetivos da empresa. Faça os ajustes necessários para garantir que o orçamento seja realista e atingível.

Nessa revisão, lembre-se de reservar um fundo de contingência para custos inesperados. Dessa forma, sua empresa estará pronta quando um equipamento quebrar e precisar ser substituído ou precisar agir rapidamente com algum tipo de reparo.

8. Monitore e controle

Agora é o momento de acompanhar regularmente o desempenho financeiro em relação ao orçamento.

Compare os resultados reais com as projeções e analise os desvios que podem acontecer no meio do caminho. Tome ações corretivas, se necessário, para manter o orçamento alinhado com a realidade.

Como usar o orçamento empresarial para tomar decisões?

O orçamento empresarial não deve ser apenas um documento estático, mas sim uma ferramenta dinâmica para a tomada de decisões estratégicas.

Ao acompanhar o desempenho real em relação ao orçamento, é possível identificar áreas de sucesso e aquelas que precisam de ajustes.

Com base nessas informações, a empresa pode fazer escolhas com base em dados para realizar ações como:

• Realocar recursos;
• Ajustar metas;
• Cortar despesas desnecessárias;
• Investir em áreas com bom desempenho.

Exemplos de orçamentos empresariais

Vamos considerar alguns exemplos práticos de orçamentos empresariais de acordo com a realidade de diferentes negócios e mercados:

• Uma empresa de software pode ter um orçamento que inclua metas de vendas, custos de desenvolvimento, despesas com marketing e suporte ao cliente, além de projeções de investimentos em infraestrutura tecnológica;
• Um restaurante pode elaborar um orçamento que contemple estimativas de vendas diárias, custos com ingredientes, mão de obra, aluguel, despesas com marketing e renovação de equipamentos;
• Uma empresa de consultoria pode criar um orçamento que leve em consideração as horas de trabalho dos consultores, taxas por projeto, custos administrativos, investimentos em treinamento e marketing.

Percebe como cada um deles possuem particularidades de custos e também de receita? É esse mesmo olhar dos exemplos que você deve colocar no seu negócio a partir de agora para conseguir criar um orçamento empresarial eficiente.

10 dicas para manter um orçamento empresarial bem-sucedido

Para garantir que o orçamento empresarial seja eficaz e cumpra seus objetivos, aqui estão algumas dicas importantes:

1. Divida o processo em etapas: é importante criar um orçamento empresarial em pequenas etapas. Afinal, gerenciar um orçamento empresarial é muito mais fácil quando você faz partes do trabalho ao longo do tempo e lida um pouco a cada dia ou a cada semana;
2. Priorize o armazenamento preciso dos dados: implemente procedimentos de orçamento que o ajudarão a saber onde encontrar os números de que precisa, quando as despesas saem e onde está localizado o dinheiro de que precisa;
3. Acompanhe regularmente: monitore e analise o desempenho financeiro em relação ao orçamento com frequência. Faça ajustes quando necessário para manter o controle financeiro;
4. Seja realista: baseie suas estimativas em dados reais e pesquisas de mercado. Evite superestimar receitas e subestimar despesas. Tenha em mente que é melhor estabelecer metas alcançáveis do que criar expectativas irreais;
5. Acompanhe os desvios: esteja atento aos desvios entre o orçamento e o desempenho real. Identifique as causas desses desvios e tome medidas para corrigi-los. A análise regular permitirá ajustes pontuais e evitará que os desvios se acumulem;
6. Não esqueça dos períodos sazonais: sua empresa pode vender mais em determinadas épocas ou data comemorativas, e isso precisa estar previsto para não basear seu orçamento apenas nesses momentos;
7. Comunique e envolva a equipe: compartilhe o orçamento com os membros-chave da equipe e garanta que todos entendam sua importância e objetivos. Incentive a participação ativa da equipe no processo de elaboração e controle do orçamento;
8. Esteja preparado para imprevistos: reserve uma margem de manobra no orçamento para lidar com situações imprevistas ou emergências. Ter uma reserva de contingência ajudará a evitar problemas financeiros inesperados;
9. Foque em reduzir despesas variáveis: ao olhar para esses valores, você pode encontrar despesas que não são necessárias para o funcionamento do seu negócio;
10. Utilize ferramentas adequadas: existem várias ferramentas e softwares disponíveis que podem auxiliar na elaboração, monitoramento e controle do orçamento empresarial. Considere adotar soluções que se adequem às necessidades da sua empresa em diferentes frentes, como no fornecimento de benefícios flexíveis.

Agora você já sabe tudo sobre o Orçamento empresarial, saiba como a Caju pode te ajudar! 

Percebeu que o orçamento empresarial é uma peça-chave para a gestão financeira de uma empresa? É ele que permite o planejamento estratégico, o controle financeiro e a tomada de decisões de acordo com os números previstos.

Ao seguir um processo passo a passo para elaborar um orçamento empresarial eficaz e utilizar as informações obtidas para tomar decisões estratégicas, as empresas estarão no caminho certo para um gerenciamento financeiro sólido.

Lembre-se de que a flexibilidade e a revisão constante são essenciais para um orçamento empresarial bem-sucedido. Para isso, a Caju pode te ajudar! Com o Caju Despesas você pode fazer o planejamento e a gestão completa das despesas corporativas da sua empresa em um único lugar! 

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