RDV: o que é e como montar? Saiba tudo sobre o relatório de despesa de viagens

Você sabe o que é RDV? Essa sigla, que quer dizer relatório de despesas de viagem, é um documento fundamental para controlar gastos com viagens corporativas.

Para a equipe, o RDV permite prestar contas. Já para as lideranças, é uma excelente maneira de acompanhar os gastos e tomar decisões. No artigo de hoje, você vai saber em detalhes o que é RDV, quais são suas vantagens e como montar o seu.

O que é um RDV e para que serve?

As viagens corporativas trazem desafios para as empresas, que precisam controlar custos com passagens, aplicativos de transporte, hospedagem e alimentação, e podem fazer parte da política de benefícios da empresa. 

Registrar essas informações é fundamental para acompanhá-las, garantindo uma boa gestão financeira. É para isso que serve o relatório de despesas de viagem (RDV), um documento onde são relatadas e comprovadas as despesas geradas em uma viagem.

Com base nisso, a empresa pode fazer o reembolso aos colaboradores e também controlar os custos com esse tipo de ação. 

Quais são as vantagens do RDV?

O RDV traz uma série de vantagens para os negócios que o adotam:

Controle financeiro

O relatório permite que as empresas controlem e monitorem seus gastos com viagens de negócios, garantindo que as despesas estejam dentro do orçamento e que não haja excessos ou fraudes.

Menos fraudes

Por falar nisso, a redução de fraudes é uma das principais vantagens do RDV. Como cada despesa é detalhada no relatório, há uma maior transparência. As despesas ficam todas registradas, coibindo esse tipo de problema.

Reembolso mais rápido

Os funcionários que pagam por suas próprias despesas durante a viagem podem enviar o relatório para a empresa e receber o reembolso mais rapidamente.

Planejamento futuro

O relatório pode ajudar as empresas a planejar melhor as futuras viagens de negócios, usando informações sobre os custos médios das despesas em determinados locais e em diferentes épocas do ano.

Conformidade regulatória

Em alguns casos, a lei exige que as empresas mantenham registros precisos de suas despesas de viagem para fins fiscais e contábeis, e o relatório de despesas de viagem pode ajudar a garantir que a empresa esteja em conformidade com essas leis.

Agilidade ao prestar contas

Com o RDV, ainda, a empresa pode prestar contas de forma mais ágil, pois evita que seja preciso reunir todos os gastos com viagens corporativas quando for preciso comprová-los.

Adaptação da política de viagens da empresa

A partir do RDV a empresa consegue, ainda, adequar sua política de viagens. Ao constatar que os gastos com alimentação são altos, por exemplo, o negócio pode delimitar um valor máximo para esse tipo de gasto.

Quais informações devem constar no RDV?

Estas são as informações que devem constar no RDV: 

• Informações da empresa: incluem dados do colaborador, motivo da viagem e informações sobre a empresa que fará o pagamento.
• Descrição de cada um dos gastos: envolve uma descrição das despesas, como valores, local, entre outros. Isso ajudará o responsável a analisar o documento e também a fazer a aprovação do reembolso.
• Comprovantes em anexo ou em formato digital: sem os comprovantes, não é possível fazer o reembolso de despesas. Por isso é fundamental guardar notas fiscais e recibos. 

Como montar um RDV na prática?

Agora você já sabe o básico sobre o que é RDV. Vamos, então, falar sobre como montar esse documento na prática em alguns passos simples.

Defina quais são as despesas elegíveis

O primeiro passo é definir quais são as despesas referentes a viagens que são elegíveis para reembolso. As mais comuns são: deslocamento (avião, carro de aplicativo, ônibus), hospedagem e alimentação. 

Defina, também, se há um valor máximo por dia para refeições, por exemplo. É importante alinhar essas informações com os funcionários para que eles saibam o que será e o que não será reembolsado. 

Crie as regras de reembolso

É fundamental também que os funcionários conheçam as regras para o reembolso. As notas fiscais precisam ter descrição dos produtos ou serviços? É preciso ter os documentos impressos? Qual é o prazo para preenchimento depois da viagem? Deixe tudo isso claro para a equipe para evitar desentendimentos.

Tenha um modelo de RDV padronizado

Se cada funcionário fizer seu próprio RDV, é provável que a área responsável tenha dificuldade para fazer a análise e o reembolso. O melhor, portanto, é disponibilizar um modelo para todos os colaboradores preencherem.

Como simplificar a gestão de viagens corporativas?

Se você achou essa solução um pouco ultrapassada, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que já existem ferramentas que simplificam a gestão de viagens corporativas, evitando erros e esquecimentos. 

Um exemplo é o Caju Despesas, uma solução que nasceu para acabar com a dor de cabeça e descomplicar a gestão de gastos. Uma plataforma, um cartão, fluxos otimizados, informações detalhadas e poucos cliques para ter a gestão de despesas em dia.

Com Caju Despesas, você pode dar adeus à burocracia e papelada na gestão dos gastos corporativos. A partir de um fluxo de adiantamento, a empresa deposita um saldo na carteira digital do colaborador, que usa seu cartão Caju físico ou virtual para fazer os pagamentos.

Todo o extrato já pode ser visto pela empresa, que, por sua vez, gerencia os valores. Ao final do período do saldo, você pode escolher se o valor restante se mantém na conta do colaborador ou volta para a empresa. 

Sabe aquele peso de ter que fazer todo o processo demorado de reembolso pro colaborador que tirou dinheiro do próprio bolso? Acabou! Pois é, dá para ter leveza e oferecer benefícios até mesmo na gestão de despesas. Leve Caju Despesas para sua empresa. Comece agora!