Tipos de despesa e como fazer uma boa gestão 

Despesas são os gastos necessários para operar uma empresa e manter suas atividades em funcionamento. Cada setor de uma organização tem suas despesas específicas, que envolvem as pessoas do time, contratação de freelancers, softwares, entre outros.

É natural que uma empresa tenha uma longa lista de despesas — quanto maior a companhia, maiores são os gastos. Entretanto, isso não necessariamente é um mau sinal. Afinal, despesas são os custos necessários para manter um negócio funcionando.

O que faz a diferença é administrar bem essas despesas. E a verdade é que não existe mágica: para se manter saudável, um negócio precisa gastar menos do que ganha. Caso contrário, por mais que haja investimentos ou reservas, mais cedo ou mais tarde a fonte acaba secando.

Por isso, é fundamental conhecer suas despesas e controlá-las da melhor maneira. Neste artigo, vamos falar mais sobre o tema. Acompanhe até o final para ficar a par de todas as dicas!

O que são despesas?

As despesas se referem a todos os gastos ou custos de uma empresa ou entidade como parte de suas operações normais. 

Esses são os gastos necessários para manter e conduzir as atividades comerciais, administrativas e operacionais da organização. 

Cada setor de uma companhia tem suas despesas que podem ser classificadas de várias maneiras, dependendo da natureza da organização e das suas atividades, como despesas fixas e variáveis.

A boa gestão das despesas empresariais faz toda a diferença para a saúde do negócio. Basicamente, é preciso entrar mais do que sai, de forma a manter um caixa saudável para investimentos futuros. Mas falaremos mais disso ao longo deste artigo.

Quais são os tipos de despesa?

Existem alguns tipos de despesas, mas podemos agrupá-las em dois principais grupos, que são as despesas fixas e variáveis. Dentro desses grupos, há outros subgrupos. Confira no detalhe.

Despesas fixas

Despesas fixas são os custos que uma empresa deve pagar regularmente independentemente do seu nível de produção ou vendas. 

Esses gastos tendem a permanecer constantes em curtos períodos de tempo, como um mês ou um trimestre. As despesas fixas incluem:

• aluguel e/ou IPTU;
• salários e benefícios dos funcionários (a menos que haja variações devido a contratações ou demissões);
• contas de serviços públicos, como eletricidade, água e gás — mesmo que elas possam variar, existe a constância entre cada conta;
• seguro empresarial;
• amortização de empréstimos ou financiamentos de longo prazo;
• custos de manutenção de equipamentos;
• custos de funcionários ou serviços terceirizados, como a manutenção ou limpeza do prédio.

O gerenciamento adequado das despesas fixas é essencial para garantir que a empresa possa cobrir suas obrigações financeiras e manter uma base estável para suas operações.

Gerenciar despesas fixas envolve muitos fatores, como a conscientização sobre economia de energia e água e até mesmo renegociação de dívidas, prestando atenção às taxas de juros.

Vale lembrar que, dentro das despesas fixas, é possível alocar despesas com pessoal, impostos, seguros e TI.

Despesas variáveis

As despesas variáveis são aquelas que flutuam em relação ao nível de produção ou vendas da empresa. 

Isso significa que esses gastos aumentam à medida que a atividade da empresa aumenta e diminuem quando a atividade diminui. Exemplos de despesas variáveis incluem:

• matérias-primas ou estoque para revenda;
• mão de obra temporária ou contratada sazonalmente;
• comissões de vendas;
• custos de produção, como embalagens e energia elétrica em uma fábrica;
• marketing e publicidade, cujos gastos podem ser ajustados conforme a demanda e o foco do negócio;
• despesas de transporte e logística, que variam com o volume de produtos enviados;
• bônus e comissões de acordo com o alcance da meta.

Dentro das despesas variáveis, podemos alocar as despesas operacionais, despesas de matérias-primas e insumos, despesas de marketing e publicidade e despesas com viagem.

Qual a importância de classificar as despesas corretamente?

A classificação certa das despesas traz uma série de vantagens essenciais para a manutenção de qualquer empresa. A gente especifica a seguir:

Decisões mais certeiras

Uma classificação precisa das despesas permite que os gestores saibam onde a empresa está gastando dinheiro. Isso é fundamental para tomar decisões estratégicas, como cortar gastos desnecessários ou aumentar investimentos em áreas que são críticas para o crescimento do negócio.

Por exemplo, uma empresa pode estar gastando muito com mídia paga sem o alcance necessário. De repente, trabalhar a gestão de leads e enviar emails pode reduzir esse custo e trazer mais assertividade.

Planejamento financeiro

A classificação correta das despesas é essencial para o planejamento financeiro, trazendo mais previsibilidade de gastos. 

Permite também criar orçamentos realistas e alocar recursos de maneira eficaz, garantindo que a empresa esteja preparada para atender às suas obrigações financeiras.

Precisão contábil

A contabilidade é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Despesas classificadas de forma inadequada podem distorcer os relatórios financeiros e levar a problemas com reguladores, credores e investidores.

Impostos e conformidade

Classificar despesas corretamente é crucial para cumprir obrigações fiscais. Deduções fiscais e tratamento tributário adequado dependem da precisão na classificação das despesas.

Avaliação de desempenho

A classificação das despesas permite avaliar o desempenho financeiro de diferentes áreas ou departamentos da empresa.

Na prática, você consegue identificar quais áreas estão contribuindo positivamente para os resultados e quais podem precisar de ajustes, equilibrando o balanço das despesas.

Negociações e parcerias

Quando uma empresa busca financiamento, negocia parcerias ou está à venda, a precisão na classificação das despesas é fundamental. 

Os investidores e parceiros desejam uma compreensão plena das finanças da empresa, para ter mais clareza sobre onde vão aplicar recursos. Ou seja, transparência tem muito peso.

Menos erros e possibilidade de fraude

Uma classificação imprecisa das despesas pode abrir portas para erros contábeis e até mesmo para fraudes internas. Uma contabilidade rigorosa e precisa ajuda a reduzir esses riscos.

Confiança interna e externa

Uma empresa que classifica suas despesas de maneira adequada demonstra transparência e confiança tanto para os stakeholders internos e externos, o que pode fortalecer sua reputação no mercado.

Isso tudo impacta positivamente no employer branding, no crescimento da companhia, na posição de mercado, etc.

Melhoria contínua

A análise das despesas costuma indicar oportunidades de melhoria nos processos internos. Ao entender como o dinheiro está sendo gasto, uma empresa pode encontrar maneiras de reduzir custos, otimizar recursos e melhorar sua eficiência operacional.

Em resumo, a classificação correta das despesas é fundamental para a gestão financeira eficaz e para a tomada de decisões informadas em um negócio. Isso não apenas permite manter a saúde financeira da empresa, mas também contribui para seu crescimento e sucesso a longo prazo.

Como identificar despesas desnecessárias?

Se você identificar despesas desnecessárias em uma empresa, consegue realocar os recursos em áreas ou atividades que vão mesmo fazer a diferença.

Para que isso seja uma tarefa simples e frequente, o primeiro passo é classificar as despesas da melhor maneira, entendendo os gastos fixos e variáveis de cada um dos setores.

Veja como fazer:

1. Analise os registros financeiros, incluindo demonstrações de resultados, balanços e registros de despesas. Cada setor pode ficar responsável por seus relatórios, com essa visão crítica do que está sendo desperdiçado.
2. Crie reuniões multissetoriais entendendo quais setores precisam de mais investimentos e como cada área pode ajudar realocando recursos.
3. Transmitir a toda empresa quais são os objetivos principais, o que facilita o desperdício de dinheiro para uma atividade que não está fazendo o ponteiro girar.

Lembrando: todos esses pontos ficam mais simples de serem cumpridos quando a empresa tem uma comunicação horizontal e divide a responsabilidade entre todos os colaboradores.

Dicas para fazer um bom controle das despesas

Vai ficar mais simples ter pé no chão e fazer a gestão das despesas com as dicas a seguir! Anote:

Crie um orçamento detalhado

Comece criando um orçamento detalhado que liste todas as despesas previstas, incluindo despesas fixas (aluguel, salários) e variáveis (compras de estoque, contas de energia).

É importante ter orçamento geral da empresa e outro de cada setor. No orçamento geral da empresa, pode entrar os custos de cada área.

Registre todas as despesas

Mesmo que pareçam pequenas e irrelevantes, elas precisam estar registradas. De uma compra de canetas à contratação de um novo software, tudo deve ser contabilizado. 

É mais prático usar sistema de contabilidade ou planilhas, assim você não perde nenhum registro.

Estabeleça limites de gastos

Defina limites de despesas para diferentes áreas ou departamentos da empresa. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e mantém o controle.

Por exemplo, por mais que uma empresa precise de mais pessoas em um setor, é interessante fazer um balanço da meta da área e liberar um número de contratações que permita o crescimento dentro do orçamento.

Analise as despesas regularmente

Revise suas despesas mês a mês, ou com a periodicidade que fizer sentido, para identificar áreas de onde você pode cortar custos. 

Isso pode incluir a renegociação de contratos com fornecedores ou a eliminação de despesas desnecessárias.

Automatize os processos financeiros

Use sistemas de automação financeira para facilitar o acompanhamento das despesas. Quanto mais integração, mais simples será verificar as despesas de todas as áreas.

Negocie com fornecedores

Sempre procure oportunidades para negociar melhores termos com seus fornecedores, ou para conseguir descontos ou prazos de pagamento mais favoráveis.

Se você tem empréstimos, converse com o gerente do seu banco para renegociar taxas também.

Treine sua equipe financeira

Certifique-se de que sua equipe financeira esteja bem treinada e atualizada sobre as melhores práticas de controle de despesas.

Só não se esqueça de que todos os times devem ter em mente a boa gestão das despesas.

Acompanhe os indicadores financeiros

Monitore indicadores-chave de desempenho financeiro, como margem de lucro, índice de liquidez e retorno sobre investimento. Isso ajudará a identificar tendências e tomar medidas corretivas quando necessário.

Mantenha um fundo de reserva

Tenha um fundo de reserva para emergências. Isso pode ajudar a cobrir despesas inesperadas e manter a estabilidade financeira da empresa.

O valor do fundo de reserva pode ser investido em alguma aplicação com boa liquidez, para que o dinheiro não fique parado e possa render.

Promova uma cultura de controle de despesas

Envolve toda a equipe na cultura de controle de despesas, incentivando o uso responsável dos recursos da empresa.

Isso vale para uso de água, energia, materiais, softwares, entre outros. A cultura de controle de despesas precisa contemplar a questão de desperdício e busca de soluções com melhor custo-benefício.

Faça ajustes quando preciso

É preciso ter disposição e proatividade para fazer ajustes em seu plano de controle de despesas conforme necessário. O ambiente de negócios está sempre mudando, e sua estratégia deve se adaptar a essas mudanças.

Os maiores erros na gestão de despesas

Conheça para poder evitar:

Cortar pessoas e seus benefícios

Se sua empresa precisa de ajustes financeiros, analise fornecedores, softwares, viagens, trabalho presencial, entre outros. Mas evite cortar logo pessoas e benefícios, afinal, os funcionários são o bem mais valioso de qualquer negócio.

Cortar a qualidade do produto ou serviço

Na verdade, se sua empresa passa por dificuldades, você precisa alavancar a qualidade do que oferece, não o contrário.

Hoje, qualquer negócio tem muita concorrência e é fácil para os clientes trocarem de marca quando falta qualidade ou bom atendimento.

Não ter um orçamento

Não criar um orçamento é um dos erros mais comuns na gestão de despesas. Um orçamento é essencial para acompanhar suas receitas e despesas e garantir que você esteja gastando dentro de seus meios.

Não poupar para emergências

Não reservar um fundo de emergência pode ser um erro grave. As emergências financeiras acontecem a qualquer momento, sem avisar, e, sem um fundo de emergência, você pode recorrer a dívidas para cobri-las.

E aí, sua gestão de despesas está em dia? Vale a pena criar um playbook de práticas para manter a saúde financeira da empresa bem equilibrada.

Quer saber mais sobre o assunto? Aproveite para ler também nosso artigo O que é ponto de equilíbrio contábil? Saiba como calcular e por que!