O que é one on one, por que é importante e como implementá-lo na sua empresa

Você sabia que o one on one pode melhorar a comunicação interna e o desenvolvimento profissional na sua empresa? Neste artigo, vamos explorar esse conceito simples, mas poderoso, que envolve reuniões individuais entre funcionários e seus líderes.

Você aprenderá por que essas conversas são tão valiosas, trazendo benefícios tanto para os colaboradores quanto para o negócio. Vamos explicar como fazer um one on one eficaz, com dicas práticas e um roteiro sugerido para tornar essas reuniões produtivas e construtivas.

Se você está interessado em melhorar a comunicação, o engajamento e o relacionamento entre líderes e colaboradores, este artigo é para você! Descubra como começar a implementar o one on one e colher os benefícios de uma cultura organizacional mais colaborativa e produtiva.

O que é one on one?

Nas empresas, o one on one (também escrito como 1:1) é quando um funcionário tem uma reunião particular com sua liderança direta ou supervisor. Essas reuniões acontecem regularmente e são usadas para falar sobre as demandas, acompanhar como o colaborador está se saindo, definir metas e conversar sobre o crescimento profissional.

Durante essas conversas, o funcionário pode compartilhar seu progresso em projetos, falar sobre desafios que enfrenta, dar e receber feedbacks. É um momento para fazer perguntas, expressar preocupações e receber ajuda específica da liderança.

Essas reuniões são importantes para construir um bom relacionamento entre líderes e funcionários. Isso ajuda a liderança a entender melhor o que o funcionário precisa e o que o motiva. Também permite que o gestor dê orientações personalizadas, elogie o bom trabalho e ajude o colaborador a se desenvolver no que for necessário.

Por que 1:1 são importantes? Quais são os benefícios?

Os 1:1 (one on ones) trazem diversos benefícios tanto para os colaboradores quanto para as empresas. Leia, a seguir, algumas das principais razões pelas quais essas reuniões são importantes!

Comunicação mais eficaz

As reuniões individuais proporcionam um espaço para uma comunicação mais aberta e direta entre o colaborador e o líder.

Isso permite que ambos expressem suas ideias, preocupações e feedbacks de forma mais transparente e precisa.

Construção de relacionamentos

As reuniões 1:1 ajudam a fortalecer os laços entre os líderes e seus colaboradores. O ambiente mais pessoal e privado permite conhecer melhor o indivíduo, suas habilidades, motivações e desafios.

Feedback personalizado

Durante essas reuniões, os líderes podem fornecer um feedback específico e individualizado sobre o desempenho do colaborador. Isso ajuda a identificar pontos fortes e áreas de melhoria, promovendo o crescimento profissional.

Definição de metas e alinhamento

Os encontros individuais permitem estabelecer metas claras e alinhadas com os objetivos da empresa. Isso garante que os colaboradores saibam o que é esperado deles e como contribuir para o sucesso organizacional.

Identificação de necessidades e apoio

Os líderes podem entender melhor as necessidades dos colaboradores em termos de recursos, treinamento e desenvolvimento. Isso permite fornecer o suporte necessário para que eles tenham sucesso em suas funções.

Resolução de problemas

As reuniões 1:1 são um momento oportuno para abordar problemas ou preocupações que os colaboradores possam enfrentar. Isso ajuda a evitar que pequenos problemas se tornem grandes obstáculos e impactem negativamente a produtividade.

Motivação e engajamento

O contato frequente e individual com os líderes mostra aos colaboradores que eles são valorizados e que suas contribuições são reconhecidas. Isso pode aumentar o engajamento e a motivação no trabalho.

Desenvolvimento profissional

Por meio dos one on ones, os líderes podem oferecer orientações e sugestões de desenvolvimento para os colaboradores aprimorarem suas habilidades e avançarem em suas carreiras.

Feedback dos colaboradores

As reuniões 1:1 também dão aos colaboradores a oportunidade de expressar suas opiniões, sugerir ideias e fornecer feedback sobre a empresa, suas políticas e práticas.

Como fazer um one on one?

Fazer um one on one eficaz envolve seguir algumas etapas e práticas para garantir que a reunião seja produtiva e beneficie tanto o líder quanto o colaborador.

Aqui estão algumas dicas para realizar uma reunião 1:1 de sucesso:

• Agende um horário adequado: escolha um momento que seja conveniente para ambos, evitando períodos muito tumultuados ou estressantes.
• Escolha um local apropriado: opte por um local calmo e reservado para evitar distrações e garantir privacidade.
• Prepare-se com antecedência: anote tópicos a serem discutidos, como o progresso do projeto, desafios enfrentados, metas, feedback, necessidades de suporte etc.
• Comece com uma abordagem positiva: inicie a reunião destacando conquistas e pontos positivos antes de abordar áreas de melhorias.
• Ouça atentamente: permita que o colaborador fale sobre seus projetos, preocupações e ideias. Preste atenção ao que ele tem a dizer.
• Ofereça feedback construtivo: forneça feedback específico, positivo e orientado para o desenvolvimento. Destaque o que está sendo feito bem e sugira pontos a desenvolver.
• Defina metas claras: discuta e alinhe metas para o futuro, garantindo que sejam realistas, mensuráveis e alinhadas aos objetivos da empresa.
• Ofereça suporte e recursos: pergunte ao colaborador sobre suas necessidades e forneça o suporte adequado, como treinamentos, ferramentas ou outros recursos necessários para o sucesso.
• Encoraje a participação: incentive o colaborador a fazer perguntas, expressar suas preocupações e sugerir ideias para aprimorar o trabalho e o ambiente.
• Mantenha a confidencialidade: assegure ao colaborador que a conversa será confidencial para que ele se sinta à vontade para compartilhar informações sensíveis.
• Estabeleça um plano de ação: ao final da reunião, resuma os pontos discutidos e defina um plano de ação claro com prazos e responsabilidades.
• Acompanhe o progresso: mantenha-se atualizado sobre o progresso das metas e tarefas discutidas na reunião 1:1 e ofereça suporte contínuo, se necessário.

Lembre-se de que a reunião one on one é uma oportunidade para construir confiança, melhorar o relacionamento entre líder e colaborador e impulsionar o desenvolvimento profissional.

Portanto, mantenha uma postura aberta, empática e dedicada a apoiar o crescimento e o sucesso do colaborador.

Qual o papel do colaborador na reunião one on one?

Na reunião 1:1, o colaborador tem um papel ativo e participativo. É uma oportunidade para ele compartilhar seu progresso no trabalho, mostrando suas conquistas e realizações desde a última conversa. Isso ajuda a entender como ele está contribuindo para os objetivos da empresa.

Além disso, o colaborador pode expressar seus desafios e preocupações no trabalho. É fundamental encorajá-lo a ser honesto e aberto, para que seja possível identificar obstáculos e fornecer o suporte necessário.

Durante a reunião, o colaborador também deve estar disposto a ouvir e receber feedback. Isso inclui tanto os elogios pelo trabalho bem-feito quanto as sugestões para melhorar. O feedback construtivo é uma oportunidade para promover o desenvolvimento e crescimento profissional.

Os funcionários devem ser proativos e responsáveis, assumindo a iniciativa de definir metas e objetivos em conjunto com seus líderes. Essa colaboração ajuda a garantir que todos estejam alinhados com as expectativas da empresa.

O momento é também para que o colaborador faça perguntas e esclareça suas dúvidas. Isso é crucial para garantir que eles compreendam o que é esperado deles e tenham todas as informações necessárias para desempenhar bem suas funções.

Sugerimos que o colaborador também leve suas ideias e sugestões para a reunião. Afinal, são eles que estão na linha de frente e muitas vezes têm insights valiosos para melhorar processos e tornar o ambiente de trabalho ainda mais produtivo.

Após a reunião, é fundamental que os funcionários trabalhem em conjunto com seus líderes para colocar em prática o que foi discutido. Isso inclui seguir o plano de ação definido e manter o gerente de RH informado sobre o progresso alcançado.

Como começar a implementar na empresa?

Implementar o one on one na empresa pode trazer benefícios significativos para a comunicação, engajamento e desenvolvimento dos colaboradores. Aqui estão algumas etapas para começar a implementar o one on one de forma eficaz:

Explique a importância do one on one

Antes de começar a implementar o one on one, é importante conscientizar os líderes e gestores sobre os benefícios dessas reuniões individuais.

Explique como elas podem melhorar o desempenho da equipe e o relacionamento com os colaboradores. Garanta que todos estejam alinhados com a ideia e compreendam a importância do processo.

Defina a frequência

Decida com que frequência as reuniões one on one serão realizadas. O ideal é que sejam agendadas regularmente, como semanalmente ou mensalmente, para manter uma comunicação contínua.

Treine as lideranças

Ofereça treinamento e orientação aos líderes sobre como conduzir reuniões one on one de forma eficaz. Isso pode incluir técnicas de escuta ativa, fornecimento de feedback e estabelecimento de metas.

Crie uma estrutura

Estabeleça uma estrutura básica para as reuniões one on one, incluindo tópicos de discussão como progresso do trabalho, feedback, metas, necessidades de suporte e desenvolvimento.

Comunique aos colaboradores

Informe aos colaboradores sobre a implementação das reuniões one on one e explique os objetivos e benefícios dessas conversas. Certifique-se de que eles saibam que suas opiniões são valorizadas e que essas reuniões são uma oportunidade para expressar suas ideias e preocupações.

Facilite o agendamento

Estabeleça um sistema de agendamento para facilitar a marcação das reuniões one on one. Garanta que haja tempo suficiente para a preparação dos líderes e colaboradores antes das conversas.

Peça feedbacks

À medida que a implementação avança, solicite feedback dos líderes e colaboradores sobre como as reuniões estão funcionando e se estão sendo benéficas. Use esse feedback para fazer ajustes e melhorias no processo.

Acompanhe e avalie

Monitore o progresso e o impacto das reuniões one on one ao longo do tempo. Avalie se as metas estão sendo alcançadas e se a comunicação e o engajamento melhoraram.

Adapte conforme necessário

Esteja disposto a fazer ajustes na abordagem conforme a empresa cresce e as necessidades dos colaboradores mudam. A implementação do one on one deve ser um processo contínuo de melhoria.

Lembre-se de que a chave para o sucesso da implementação do one on one é o comprometimento dos líderes e a criação de um ambiente onde a comunicação aberta e o desenvolvimento dos colaboradores sejam valorizados. Com o tempo, essa prática pode se tornar uma parte valiosa da cultura organizacional.

Qual é o roteiro sugerido para one on one?

Uma reunião one on one pode ser dividida em algumas etapas, cada uma focada em aspectos importantes da conversa.

Aqui está um roteiro básico que pode ser seguido:

1. Início: inicie a reunião com uma pequena conversa informal para quebrar o gelo e criar um ambiente confortável.
2. Progresso e realizações: peça ao colaborador para compartilhar seus progressos desde a última reunião. Isso pode incluir projetos concluídos, metas alcançadas e outras realizações.
3. Feedback: ofereça feedback específico sobre o desempenho do colaborador. Destaque o que está sendo bem feito e forneça sugestões construtivas para melhorias.
4. Desafios e preocupações: encoraje o colaborador a falar sobre quaisquer desafios ou preocupações que esteja enfrentando no trabalho. Demonstre interesse em compreender e ajudar.
5. Metas e objetivos: defina metas claras e alinhadas com os objetivos da empresa. Discuta como o colaborador pode contribuir para o sucesso organizacional.
6. Suporte e desenvolvimento: pergunte ao colaborador se há necessidade de suporte adicional, recursos ou treinamento para aprimorar suas habilidades e conhecimentos.
7. Ideias e sugestões: dê espaço para o colaborador compartilhar suas ideias e sugestões para melhorias em projetos, processos ou no próprio ambiente de trabalho.
8. Plano de ação: resuma os principais pontos discutidos na reunião. Juntos, definam um plano de ação com metas, tarefas e prazos. Certifique-se de que o colaborador entenda suas responsabilidades.
9. Encerramento: agradeça ao colaborador pela participação e contribuição. Deixe claro que está disponível para apoio contínuo e que a comunicação está sempre aberta.

Lembre-se de que esse roteiro pode ser adaptado de acordo com as necessidades da empresa e dos colaboradores.

O mais importante é garantir que a reunião seja uma oportunidade para construir um relacionamento de confiança, fornecer suporte e orientação, além de promover o crescimento e o desenvolvimento profissional do colaborador.

A reunião 1:1 é uma ferramenta poderosa para fortalecer a relação entre os colaboradores e seus líderes, além de promover o crescimento individual e a colaboração para o sucesso da empresa.

Agora que você já entendeu melhor o que é esse processo e como implementá-lo na sua empresa, que tal continuar a aprender com a gente? Entenda melhor o conceito de clima organizacional e veja algumas dicas valiosas para melhorar o ambiente da sua empresa!