Como melhorar o controle de vale-transporte dos funcionários?

Ter um modelo de controle de vale-transporte dos funcionários é fundamental para otimizar o repasse de recursos da empresa. Afinal, este é um benefício CLT, garantido por lei e não pode deixar de ser pago.

É esse recurso que permite que os colaboradores façam o trajeto entre o trabalho e suas casas com o uso de transportes públicos. Essa verba não pode ser concedida por meio de pagamento em dinheiro. É justamente por isso que a gestão do vale-transporte é essencial.

Continue a leitura e entenda como funciona o controle do vale-transporte e como simplificar esse processo. Boa leitura!

Como controlar vale-transporte de funcionário?

Confira algumas dicas para você melhorar a gestão e ter maior controle do vale-transporte dos funcionários. 

Entenda como funciona o benefício

Como o vale-transporte não está incluso na remuneração dos funcionários e é previsto em lei, ele deve ser acompanhado caso a caso. Primeiro porque a quantidade de tickets e o valor de cada um deles estão ligados ao trajeto que o colaborador precisa fazer de casa até o trabalho.

Então, enquanto uma pessoa pode precisar de uma passagem de ônibus e uma de metrô por percurso, outra pode precisar apenas de um ticket para utilizar uma linha de ônibus suplementar.

Além disso, como o vale só é disponibilizado para que o funcionário se locomova de casa ao trabalho e vice-versa, cada um vai utilizar de uma forma ao longo do mês.

Pode acontecer de um colaborador utilizar todos os créditos do mês, enquanto outro, por vários motivos — como faltas e caronas —, acabe gastando só a metade dos créditos.

Sendo assim, o funcionário que está sem crédito precisará da reposição integral do vale e o outro apenas do valor complementar.

Oriente os colaboradores sobre o uso do vale-transporte

Antigamente, quando o vale-transporte era de papel, o monitoramento do uso era praticamente impossível. Por isso, alguns hábitos ilegais foram se tornando comuns, como a venda dos tickets por um valor mais baixo que o do mercado.

Dessa forma, alguns trabalhadores passaram a entender esse valor como uma verba que a empresa repassa aos funcionários. Muitos entendiam como um benefício que era pago mensalmente.

Hoje em dia, com a criação de cartões que digitalizaram o vale, essa prática foi caindo em desuso, mas ainda é importante deixar claro para os funcionários como o vale-transporte funciona.

Por isso, você pode criar comunicados e até mesmo promover eventos para conscientizar os funcionários sobre o uso correto do vale-transporte.

É importante que eles o entendam como um direito trabalhista, conheçam o que está descrito na CLT, e saibam dos descontos que vão incidir sobre o salário de cada um.

Garanta que todos entendam quem tem direito ao vale, qual é a lei que assegura esse recebimento e como é o seu uso adequado. Assim é possível evitar surpresas e questionamentos.

Automatize cálculos para o controle de vale-transporte dos funcionários

Por ser um benefício garantido por lei, é importante evitar erros na gestão do vale-transporte. Você pode reduzir possíveis falhas de cálculo e ainda otimizar o investimento apostando na automação desse acompanhamento.

Afinal, o tempo que um funcionário dedica para definir o crédito que deve ser adicionado para cada colaborador todo mês é otimizado quando se conta com programas voltados para essa necessidade.

Existem várias planilhas gratuitas que podem ser utilizadas para realizar essa gestão, assim como aplicativos de gestão de benefícios corporativos que as empresas costumam contratar. É importante saber qual a necessidade da empresa, e isso costuma variar de acordo com o número de empregados.

Conte com um software especializado para melhor controle

Você tem funcionários que trabalham alguns dias na empresa e outros em home office? Tem um número grande de colaboradores e deseja ter eficiência e precisão na gestão do vale-transporte?

Se você disse sim para essas perguntas, então, como falamos, o ideal é contar com um software especializado para otimizar esse controle.

O fato é que a rotina de gestão de vale-transporte demanda que muitas tarefas sejam cumpridas e também que sejam observados vários pontos da legislação.

Logo, é muito importante que a organização utilize ferramentas que facilitem esse controle. Uma boa prática é contar com um software para a gestão de benefícios.

Esses softwares costumam oferecer funcionalidades para consultar o saldo, verificar os valores necessários e simplificar o processo de aquisição de novos vales.

Com a automatização do processo, a empresa reduz os erros no cálculo e no controle do benefício. Assim, promove mais agilidade aos processos e maximiza a produtividade da área de recursos humanos.

Conte com processos bem definidos

Outra boa prática é contar com processos bem definidos. É preciso manter sempre organizado os fluxos ligados à compra e entrega de vale-transporte aos colaboradores.

Para isso, é preciso coletar os dados dos empregados que necessitam do benefício ou das declarações, assim como dos que não utilizam os serviços públicos e não têm direito de receber os vales.

Dessa forma, é possível fazer cadastros individuais, contendo dados que serão levados em consideração todos os meses no cálculo de vales. Assim é possível ter clareza sobre os custos e manter um maior controle do vale-transporte da empresa.

Adote um modelo de controle de vale-transporte

Por último, é importante adotar um modelo de controle de vale-transporte. Definindo os processos, torna-se mais simples a implementação de ferramentas de controle.

São essas ferramentas que vão realizar o cálculo correto do benefício e fazer o acompanhamento dos descontos salariais realizados e da entrega de vales. Dessa forma, a rotina do RH pode ganhar bastante agilidade.

É muito provável que existam variáveis nos valores entre colaboradores e também com relação ao tipo de vale, por isso, é preciso estar preparado. É possível agrupar todos os dados em apenas uma planilha e verificar em gráficos simplificados todo o gasto envolvido.

Apenas dessa forma a empresa conseguirá acompanhar se os vales estão sendo utilizados ou não pelos colaboradores.

O vale-transporte pode ser pago em dinheiro?

A resposta simples é uma só: não. É preciso ficar muito claro que a disponibilização do vale-transporte em dinheiro para os colaboradores é uma ação proibida por lei.

Isso porque o benefício não tem natureza salarial, ou seja, ele não pode ser integrado à remuneração do funcionário e não pode incidir FGTS ou contribuição previdenciária sobre ele.

Ele é um rendimento não tributável, por isso jamais poderá ser pago em dinheiro. É importante que ele seja emitido como crédito em cartão de transporte, fichas, talão ou cartelas.

A forma que o vale-transporte vai ser pago depende das práticas mais comuns do lugar em que ele é ou será utilizado.

Existe somente uma única exceção para isso: caso se trate de trabalhadores domésticos. Nesse caso, a pessoa que contrata os serviços pode oferecer o vale-transporte em dinheiro.

Uma outra opção nesse caso é fazer o ressarcimento do valor necessário para que o trabalhador faça o trajeto entre a casa e o trabalho.

O que acontece quando o funcionário não usa todo o vale-transporte dentro do mês?

Quando o mês acaba e o funcionário não utilizou todo o vale-transporte daquele período, a empresa não é obrigada a fazer o pagamento do valor total do vale no mês seguinte.

Existem várias opções nessa situação, como exigir que os valores sejam devolvidos, descontar o valor do benefício no mês subsequente ou descontar a verba no salário do trabalhador.

A opção mais comum é a de calcular quantas passagens sobraram e depositar a diferença para completar o valor de um mês cheio.

Como aumentar a produtividade e evitar erros no controle do vale-transporte?

Um bom modelo de planilha facilita na hora de resolver questões com a variação de valores. Além disso, a planilha pode ser utilizada para organizar várias outras despesas e aumentar o controle sobre os gastos.

Porém, um software de gestão de benefícios pode ser uma opção mais completa para realizar esse controle e aumentar a produtividade do time. Essa ferramenta costuma permitir a inclusão de vários vales que vão além das opções de transporte, como farmácia, alimentação, refeição, pedágio e combustível.

A maioria das opções disponíveis é bem fácil de ser utilizada e vai pedir informações simples, como o nome de cada um dos funcionários da organização e também o valor pago a cada um deles. Você só precisa ter o controle dos valores dos vales e benefícios, pagos pela empresa.

Automatizar esse processo, como falamos, vai ajudar a aumentar a produtividade do time de RH.

Soluções como a Caju, por exemplo, são inovadoras e, além de contribuírem para o modelo de controle de vale-transporte dos funcionários, permitem que seu colaborador use formas de transporte alternativas, como Uber e 99 Táxi.

O importante é garantir o cumprimento do direito do trabalhador enquanto se otimizam os investimentos da empresa com ele.

Gostou dessa solução e quer conhecer seus principais diferenciais? Entre em contato com a gente. Teremos o maior prazer em mostrar como a tecnologia pode aumentar a produtividade na gestão de benefícios da sua empresa!