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Viagens corporativas são aquelas feitas por um ou mais colaboradores de uma empresa com a finalidade de realizar atividades relacionadas ao negócio.
Viagens corporativas são aquelas feitas por um ou mais colaboradores de uma empresa com a finalidade de realizar atividades relacionadas ao negócio.
Mesmo em tempos de popularização do trabalho remoto, as viagens corporativas continuam sendo uma estratégia relevante, que permite que as empresas se aproximem de clientes importantes, participem de eventos estratégicos, entre outras ações.
Porém, esse tipo de deslocamento requer planejamento por parte das organizações, para que os resultados desejados sejam alcançados sem comprometer o orçamento.
Então, afinal, como organizar viagens corporativas de maneira satisfatória, atendendo tanto às expectativas da empresa quanto as dos colaboradores?
Para tirar as principais dúvidas a respeito do tema, criamos este guia completo aqui no blog da Caju.
Continue a leitura para saber o que são viagens corporativas, como fazer uma boa gestão de viagens, como tornar a gestão de viagens corporativas menos burocráticas e muito mais!
Uma viagem corporativa é o deslocamento feito por um ou mais colaboradores de uma empresa com a finalidade de realizar atividades relacionadas ao negócio.
Pode ser a venda de produtos ou serviços, visita a clientes importantes, negociação com fornecedores, participação em um evento e afins. Seja qual for o propósito, a viagem corporativa deve estar alinhada aos objetivos e metas da empresa, contribuindo para que sejam alcançados.
Nesse tipo de viagem, é comum que as despesas com passagens, alimentação, entre outras, sejam pagas pela empresa. Por isso, é importante que a organização faça uma boa gestão de viagens, evitando desperdícios.
Uma boa gestão de viagens corporativas evita que a empresa desperdice recursos. A chave para isso está na elaboração de uma política de viagens, um documento no qual a organização estabelece um conjunto de regras e etapas para as viagens corporativas.
Além disso, é importante ter um colaborador responsável por receber as solicitações e garantir que as viagens ocorram da melhor maneira possível.
Sobretudo nas organizações que têm um volume expressivo de viagens corporativas, a definição de uma política de viagens e de pessoas responsáveis por garantir a sua aplicação é fundamental.
Com a aplicação de uma gestão de viagens corporativas eficiente a empresa ganha:
Além disso, com uma boa política de viagens, os colaboradores que vão se deslocar têm conhecimento das responsabilidades que precisam cumprir, simplificando a gestão.
Ao mesmo tempo que traz muitos benefícios, a gestão de viagens corporativas também tem os seus desafios.
Um dos principais desafios quando o tema é viagem corporativa é o planejamento. Muitas vezes as viagens são marcadas em cima da hora, o que faz com que a empresa adquira passagens e hospedagens mais caras, que poderiam ser substituídas por opções melhores se tudo fosse feito com antecedência.
Há também a falta de conhecimento e preparo na hora de fazer a gestão de remarcações e adiantamentos de passagens, o que pode fazer com que a empresa perca descontos e pague mais caro.
Além disso, existe a falta de centralização e integração de dados, que algumas organizações ainda registram de forma manual. Isso pode resultar em desorganização e na perda de informações importantes.
Como os processos são feitos de forma manual, isso leva a outro problema, que é a falta de registros. Com isso, a empresa não tem insumos para fazer análises e implementar melhorias na gestão de viagens corporativas.
Explicamos o que mudou após a reforma trabalhista. Mas existem outras proposições que devem ser consideradas para as viagens corporativas.
Além do fornecimento de diárias, o trabalhador deve registrar as horas em que está à disposição da empresa, e que ultrapassem o horário comercial previamente acordado.
Tudo o que ultrapassar 8 horas e 44 minutos diários (para jornadas de 220 horas semanais), ou 8 horas (para jornadas de 200 horas semanais), deve ser anotado e repassado ao RH no sistema dentro do acordo coletivo.
As horas extras, de acordo com a CLT, devem ser compensadas em banco de horas ou pagamento em dinheiro – 50% sobre o salário para horas extras em dias de semana e 100% sobre o salário para horas no final de semana.
É um passo burocrático, mas necessário: os funcionários devem ser orientados a guardarem as notas fiscais do que precisar ser adquirido para solicitar reembolso posterior à viagem corporativa.
Caso a empresa conte com um sistema automatizado de gestão de gastos em viagens corporativas, como o Caju, o registro acontece dentro da plataforma em que as diárias foram computadas.
O funcionário precisou arcar com os custos de algo que não estava previsto, mas era necessário para o trabalho na viagem corporativa? Pode solicitar reembolso depois, bastando guardar os recibos ou notas fiscais e apresentar ao RH quando retornar.
O reembolso pode ser realizado diretamente no salário ou dentro de um sistema multibenefícios.
Falamos sobre o que é, qual é a importância e quais são os desafios das viagens corporativas. Mas, afinal, como organizá-las da melhor maneira? A seguir, trazemos algumas dicas:
Uma das principais fontes de custo de uma viagem corporativa são as passagens. Principalmente no caso das passagens aéreas, é fundamental fazer a compra com antecedência para obter os melhores preços.
Além disso, é importante pesquisar bastante em sites que fazem comparativos e incluir datas mais abrangentes para encontrar valores mais baixos quando houver flexibilidade no cronograma.
É preciso ainda levar em conta que passagens com mais escalas podem ser mais baratas, porém fazem com que o colaborador perca mais tempo no deslocamento. Por isso, o melhor é buscar a melhor relação entre custo e benefício.
Assim como as passagens, a hospedagem é outra grande fonte de custos quando o assunto é viagem corporativa. A escolha do hotel deve ser feita com cuidado e antecedência sempre que possível, para que a empresa tenha mais opções disponíveis.
Além disso, ao fazer as reservas com antecedência, a empresa consegue diversas vantagens, como descontos para grupos.
Aqui, mais uma vez, é importante equilibrar os gastos, para proporcionar conforto aos colaboradores sem comprometer as finanças da empresa.
Como o colaborador vai se deslocar de um ponto a outro durante a viagem corporativa? Ele vai usar aplicativos de transporte? Táxi? Um carro alugado? Tudo isso deve ser planejado, medindo os compromissos profissionais e o tempo necessário para o deslocamento.
Com base nessas informações é possível definir o melhor meio de transporte, sempre levando em consideração o equilíbrio entre os custos e o conforto de quem viaja.
Orientar os colaboradores é fundamental. Se já tiver as práticas de reembolso definidas, a empresa deve partilhá-las com os colaboradores.
É essencial deixar claro o que pode ou não ser reembolsado pela empresa, pois esse é um ponto que causa muita confusão. Explicar, com detalhes, como realizar o processo de reembolso ou como serão fornecidas as possíveis diárias auxiliam na burocracia.
Para facilitar o trabalho, o responsável pelas viagens corporativas pode criar e-mails padronizados para disparar para os colaboradores que vão se deslocar para determinada viagem a trabalho. Assim, tudo fica registrado e nenhuma informação importante é esquecida.
Para maximizar os resultados, a empresa pode ainda criar um roteiro que ajude os colaboradores a manterem o foco, incluindo todos os compromissos, tarefas e também momentos de descanso.
Essa programação deve ser repassada aos funcionários que vão viajar e deve estar sempre alinhada aos objetivos da empresa.
Assim como em outras ações da empresa, a gestão de viagens corporativas deve ter seus processos bem documentados. Isso permite fazer análises e implementar melhorias. É importante registrar as etapas, os custos e pedir feedbacks aos colaboradores sobre voos, hospedagens, transporte e mais. A partir dessas informações, a empresa melhora cada vez mais as suas viagens corporativas futuras.
Quando se fala em viagens e trabalho, uma dúvida comum é a diferença entre viagem corporativa e viagem de incentivo.
Como falamos, a viagem corporativa é aquela feita a serviço da empresa, com um objetivo definido, que pode ser fechar vendas, aproximar-se de clientes estratégicos, participar de eventos.
Já a viagem de incentivo, por outro lado, é um tipo de premiação para funcionários, que busca motivar a equipe a alcançar determinada meta. Nela, o funcionário não estará trabalhando para a empresa, e sim aproveitando momentos de lazer.
Além disso, nesse tipo de viagem o colaborador não precisa prestar contas dos gastos, pois a ideia é justamente oferecer uma premiação para que ele use como preferir.
Algumas empresas pagam apenas passagens, outras passagens e hospedagem ou ainda o pacote inteiro, incluindo alimentação, passeios e outros custos. O colaborador ainda fica livre para sair da programação por conta própria.
Em outras palavras, a viagem corporativa serve para buscar os resultados, enquanto a viagem de incentivo é uma forma de comemorá-los quando forem alcançados.
Antes da reforma trabalhista que entrou em vigor em 2017, o artigo 457 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), determinava que as diárias de viagem não poderiam ultrapassar 50% do valor do salário do empregado, caso contrário seriam consideradas parte da remuneração dele.
Porém, com a mudança na legislação, as diárias de viagem deixaram de ser consideradas parte da remuneração do colaborador, em qualquer hipótese. Sendo assim, não existe mais a necessidade de as despesas de viagem serem menores que 50% do salário.
Vamos pensar em um exemplo para ilustrar. Imagine um vendedor que tem um salário de R$3.000 e que fará uma viagem corporativa de 5 dias para apresentar propostas para potenciais clientes.
O valor de cada diária é de R$400, considerando hospedagem, transporte e alimentação. Somando os 5 dias, o total das despesas é de R$2.000, ou seja, mais do que 50% do salário.
Antes da reforma trabalhista, a empresa deveria pagar férias, décimo terceiro salário e outros encargos trabalhistas proporcionalmente a essas despesas. Depois da mudança na legislação, esses encargos deixaram de existir.
Os valores de diárias, hospedagem e outros custos, como vimos, devem ser retornados ou fornecidos ao funcionário. Esse processo é burocrático e sujeito a erros, que podem ser minimizados com o uso de soluções para a gestão de viagens corporativas.
Pensando em desburocratizar as viagens corporativas, a Caju criou o Caju Despesas, uma solução para cuidar de todos os gastos empresariais em um só lugar.
A ferramenta permite que a empresa faça um adiantamento e a gestão do valor referente à viagem, separando-o das finanças pessoais do colaborador. E o colaborador pode utilizar esse valor para tudo: alimentação, transporte, hospedagem e muito mais. Afinal de contas, o cartão Caju possui bandeira Visa e é aceito no Brasil e no exterior.
Assim, o Caju Despesas atende também as empresas que têm demanda de viagens internacionais!
Funciona assim: a empresa faz a gestão por meio do portal da Caju, o mesmo usado para a gestão de benefícios, e pode acompanhar os gastos da viagem em tempo real por meio da plataforma. Já o colaborador usa o mesmo aplicativo e cartão multibenefícios da Caju.
Com isso, a empresa evita o desconforto de pedir ao funcionário que use o próprio dinheiro e peça reembolso. Também ficam para trás a pouca visibilidade de gastos e os riscos de perda ou roubo.
As empresas que já utilizam Caju podem adotar a funcionalidade facilmente. Mas, se a sua empresa quiser contratar somente a solução voltada para viagens, também pode fazer.
Quer saber mais sobre o Caju Despesas e todos os benefícios da Caju para a sua empresa? Acesse o nosso site e entre em contato agora mesmo!
Viagem corporativa é um deslocamento promovido pela empresa ao colaborador, com o objetivo de cumprir alguma demanda fora do ambiente de trabalho habitual.
O objetivo da viagem corporativa é deslocar o funcionário para que cumpra questões relacionadas ao trabalho, buscando aprimorar as relações ou solucionar demandas específicas. Diferente de uma viagem de incentivo, que serve para comemorar as conquistas e tem o objetivo de lazer.
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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