Eficiência operacional: entenda o que é e como conquistá-la

Eficiência operacional é a capacidade que uma empresa tem em executar suas atividades de maneira eficiente, maximizando a produção ou a prestação de serviços com os recursos disponíveis. 

Poucos gestores estão satisfeitos com a operação de suas empresas, no sentido de que não há nada mais que possam fazer para melhorar a produtividade, lucro, satisfação de clientes e colaboradores.

Quando um gestor acredita que não pode fazer nada mais para tornar sua empresa competitiva é um sinal de alerta — isso porque sempre é possível ir além. E, sim, em time que está ganhando a gente mexe, para ficar mais imbatível.

Essa é a máxima do conceito de eficiência operacional, muito relacionado às cinco forças de Porter, e ao poder de todo negócio em reduzir desperdícios de qualquer tipo.

Sua empresa tem uma operação eficiente? Continue lendo para entender o conceito e fazê-lo com que faça parte das decisões de seu negócio!

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional refere-se à capacidade de uma organização executar suas atividades de maneira eficiente, maximizando a produção ou a prestação de serviços com os recursos disponíveis e evitando desperdícios. 

Resumindo objetivamente: é a medida de quão bem uma empresa utiliza seus recursos para alcançar seus objetivos.

A eficiência operacional pode ser avaliada em várias áreas de uma organização, incluindo produção, cadeia de suprimentos, atendimento ao cliente, gestão de projetos e muito mais. 

Para entender o quão eficiente é a operação, é importante mapear:

• Os inputs, ou seja, tudo aquilo que entra para fortalecer a operação (pessoas, recursos, investimentos, tempo).

• Os outputs, ou seja, o produto final ou os serviços e o quanto são bem-recebidos pelos clientes.

Qual é a relação entre eficiência operacional e as forças de Porter?

Não dá pra falar de eficiência operacional sem citar Michael Porter, professor de Harvard com doutorado em economia e famoso por mapear as cinco forças de Porter, que são conceitos fundamentais na estratégia empresarial. 

Porter é conhecido por suas contribuições significativas no campo da estratégia empresarial e competitividade, sendo considerado um dos pensadores mais influentes no campo da administração e estratégia de negócios.

Sua grande contribuição para o universo corporativo está relacionada à eficiência operacional e, claro, as cinco forças de Porter, que são:

1. Ameaça de novos entrantes: é preciso avaliar o quão fácil é para novas empresas entrarem no mercado. Lembrando que 48% dos novos negócios não duram 3 anos, segundo pesquisa do IBGE.

2. Poder de negociação dos fornecedores: analisa a influência que os fornecedores têm sobre as empresas em uma indústria. Quanto mais competitivo é o preço do seu fornecedor sem perder a qualidade, mais fácil para seu produto se posicionar.

3. Poder de negociação dos compradores: examina o poder que os compradores (clientes) têm sobre as empresas. Por isso, é tão relevante conhecer seu público e entender formas de atrair novos interessados.

4. Ameaça de produtos ou serviços substitutos: avalia a possibilidade de outros produtos ou serviços substituírem os existentes, compreendendo quais as forças da sua marca nesse cenário.

5. Rivalidade entre concorrentes existentes: analisa o nível de competição entre as empresas já estabelecidas na indústria e quais os pontos fortes e fracos de cada uma delas.

Embora a eficiência operacional não seja uma das cinco forças de Porter, ela pode ter um impacto significativo nas estratégias de uma empresa em relação a essas forças.

Perceba que as forças de Porter ajudam a entender o ambiente competitivo, enquanto a eficiência operacional é mais sobre como uma empresa opera internamente para se posicionar favoravelmente dentro desse ambiente. Ambos os conceitos são essenciais para o desenvolvimento de estratégias empresariais bem-sucedidas.

Afinal, uma empresa eficiente em sua operação pode reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, e responder rapidamente às mudanças no mercado, o que pode influenciar positivamente sua posição em relação às forças de Porter. 

Por exemplo, uma empresa com alta eficiência operacional pode ser mais resistente à rivalidade entre concorrentes, pois tem a capacidade de oferecer preços competitivos ou inovar rapidamente.

Qual é a diferença entre estratégia e eficiência operacional?

A estratégia operacional envolve o planejamento de longo prazo de uma organização para alcançar seus objetivos. Vai ser preciso considerar alocação de recursos, a escolha de mercados-alvo, a diferenciação em relação aos concorrentes e a identificação de oportunidades para ganhar vantagem competitiva.

Ela está mais relacionada com o “o quê” e “por quê” uma empresa faz o que faz, definindo a direção geral e os objetivos de uma organização.

Já a eficiência operacional é a capacidade de uma empresa executar suas atividades e processos de maneira eficaz, minimizando desperdícios de recursos, tempo e esforço.

Ou seja, ela está mais relacionada ao “como” uma organização realiza suas operações diárias. Envolve a otimização de processos internos para melhorar a produtividade e reduzir custos.

Por exemplo, se a estratégia de uma empresa de alimentos é expandir a presença de mercado por meio da inovação em produtos, sua eficiência operacional precisa melhorar a cadeia de suprimentos, reduzir o tempo de produção e cortar custos para permitir a inovação de produtos a um custo competitivo.

O que é o índice de eficiência operacional?

O índice de eficiência operacional é uma métrica que avalia o desempenho de uma organização em relação à eficiência de suas operações internas. 

Ele é projetado para medir como uma empresa está utilizando seus recursos para produzir bens ou serviços, identificando áreas de melhoria e otimização.

Como calcular o índice de eficiência operacional?

O cálculo do índice de eficiência operacional pode variar dependendo do setor e dos objetivos específicos da empresa. 

Quase sempre envolve a comparação entre a produção real e a produção potencial, considerando fatores como mão de obra, equipamentos, tempo e custos.

Pode ser calculado da seguinte maneira:

• Divida o valor das entradas (investimentos) pelo das saídas (faturamento) ou
• Divida o número de vendas pela quantidade de horas trabalhadas dos colaboradores.

Um índice de eficiência operacional mais alto geralmente indica que uma empresa está usando seus recursos de maneira mais eficiente, o que pode levar a uma produção maior, custos mais baixos e maior rentabilidade. 

Por outro lado, um índice mais baixo pode indicar ineficiências operacionais que precisam ser abordadas.

É importante observar que o índice de eficiência operacional é apenas uma métrica entre muitas que as empresas podem usar para avaliar seu desempenho global. 

Ele é estratégico e valioso para qualquer tipo de empresa, afinal, quem não busca melhorar seus processos internos e alcançar eficiência operacional máxima?

Benefícios de medir a eficiência operacional da sua empresa

Medir a eficiência operacional permite fazer mais com menos, elevando lucro e qualidade, algo essencial para qualquer empresa que queira prosperar e se manter no mercado por muitos anos.

Confira no detalhe os benefícios de medir a eficiência operacional!

Identificação de oportunidades de melhoria

Ao medir a eficiência operacional, a gente consegue identificar áreas específicas que precisam de melhorias. Isso pode incluir processos ineficientes, desperdícios de recursos ou gargalos operacionais.

Vale tanto para pessoas, que podem ser alocadas em novos times, ou recursos que estão sendo subaproveitados.

Redução de custos

Ao identificar e corrigir ineficiências, uma empresa pode reduzir seus custos operacionais, o que vai otimizar processos, eliminar desperdícios e fazer um uso mais eficiente de recursos.

Um exemplo pode ser até mesmo a adoção do trabalho remoto, que reduz custos de aluguel, manutenção e traz mais satisfação ao time.

Aumento da produtividade

Melhorar a eficiência operacional geralmente leva a um aumento na produtividade. Processos mais eficientes significam que os funcionários podem realizar suas tarefas de maneira mais rápida e eficaz.

Melhoria na qualidade

Uma operação eficiente muitas vezes leva a uma melhoria na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. 

Vamos deixar claro que a eficiência operacional não foca apenas em cortar desperdícios, mas também em elevar a qualidade. Isso ocorre porque os processos são mais controlados e menos propensos a erros.

Maior flexibilidade e agilidade

Empresas eficientes são geralmente mais ágeis e capazes de se adaptar rapidamente às mudanças nas condições do mercado. Isso é crucial em um ambiente de negócios dinâmico.

Por exemplo, ao entender as forças de Porter relacionadas a um segmento de negócio, fica mais simples se proteger de ameaças de concorrência e investir em seus produtos e serviços.

Melhoria na satisfação do cliente

Se os processos são mais eficientes e os produtos ganham em qualidade, isso significa que os clientes recebem produtos ou serviços mais rapidamente e com menos problemas. Ou seja, temos uma alta contribuição para a satisfação do cliente.

Tomada de decisões baseada em dados

Medir a eficiência operacional fornece dados concretos que podem informar a tomada de decisões. Para os gestores, isso vale mais do que ouro, uma vez que é possível tomar decisões mais informadas e estratégicas.

Competitividade no mercado

Empresas eficientes têm uma vantagem competitiva. Elas podem oferecer preços mais competitivos, responder rapidamente às demandas do mercado e se destacar em termos de qualidade e eficiência.

Fora que acabam sendo empresas mais abertas à inovação e podem oferecer um ambiente de crescimento aos seus colaboradores.

Alinhamento com objetivos estratégicos

Avaliar a eficiência operacional ajuda a garantir que as operações diárias estejam alinhadas com os objetivos estratégicos de longo prazo da empresa.

Ou seja, a empresa está caminhando de acordo com suas metas e objetivos.

Maior transparência e responsabilidade

Estabelecer métricas e medir a eficiência operacional promove a transparência e a responsabilidade dentro da organização. 

Os membros da equipe podem entender melhor como suas atividades contribuem para os objetivos gerais da empresa.

O que é Lean Office?

Nosso artigo de eficiência operacional não estaria completo sem mencionar o conceito de Lean Office, ou seja, a metodologia que aplica os princípios do pensamento enxuto às atividades da empresa.

Lean Office significa “escritório enxuto” numa tradução livre e tem a ver com eliminar desperdícios, melhorar a eficiência e otimizar os processos em organizações que não estão diretamente envolvidas na produção física de bens. 

Tudo a ver com eficiência operacional, certo?

Para tanto, os princípios fundamentais do Lean Office incluem:

• Encontrar e eliminar desperdícios: excesso de estoque, tempo ocioso, transporte desnecessário, entre outros, são identificados e eliminados para melhorar a eficiência.

• Melhoria contínua: trabalha-se para incentivar melhorias contínuas nos processos, seja com automação, melhores ferramentas, treinamentos etc.

• Envolvimento dos funcionários: todo o time (todo mesmo!) é incentivado a participar ativamente na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções.

• Padronização de processos: a padronização de processos ajuda a criar consistência e previsibilidade, reduzindo variações indesejadas.

• Entrega just-in-time: o objetivo é entregar produtos, serviços ou informações no momento certo, na quantidade certa e com a qualidade necessária.

• Flexibilidade e adaptabilidade: os processos são projetados para serem flexíveis e adaptáveis às mudanças nas demandas e nos requisitos.

• Qualidade total: foco na melhoria da qualidade em todas as etapas, desde a entrada até a entrega do produto ou serviço.

12 dicas de como aumentar a eficiência operacional na empresa

Entenda quais delas precisam ser usadas com mais ou menos urgência!

1. Comece fazendo cálculos

Para ter um norte, comece calculando sua eficiência operacional, pode ser até um cálculo mais básico: o que entra – o que sai = sua eficiência. Você pode fazer isso para a empresa toda e depois ir calculando por setor.

Essa conta traz uma ideia de como está sua empresa perante a eficiência da operação.

2. Automatize os processos

Identifique tarefas repetitivas e manuais que podem ser automatizadas, isso vale para todos os setores, de Marketing a financeiro, passando pelo RH. Comece implementando sistemas de automação para agilizar fluxos de trabalho.

3. Treine e desenvolva seu time

Invista em treinamento para funcionários, garantindo que possuam as habilidades necessárias para evoluir (e assim evoluir a empresa). Mantenha a equipe atualizada com as melhores práticas e novas tecnologias.

Aqui, o time de RH é essencial para mapear a necessidade de treinamentos e fazê-los acontecer.

4. Melhore a comunicação interna

Utilize ferramentas de comunicação eficazes para facilitar a colaboração entre os departamentos. Além disso, promova reuniões regulares para alinhar metas e estratégias.

Lembre-se de que a eficiência operacional pede processos mais transparentes.

5. Faça a gestão de estoques eficiente

Utilize sistemas de gestão de estoques para evitar excessos ou escassez, sempre de olho no calendário para garantir as necessidades sazonais. Também é preciso otimizar os processos de reabastecimento com base na demanda real.

6. Implemente a análise de dados

Implemente ferramentas de análise de dados para tomar decisões informadas. Além, é claro, de usar métricas-chave para avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

Uma dica aqui: cascateie os dados para garantir que cada área esteja integrada com a outra. Ou seja, parta da meta maior da empresa e vá quebrando em metas menores, de acordo com o trabalho de cada setor.

7. Padronize os processos

Desenvolva procedimentos operacionais padrão para garantir consistência. Também vale padronizar fluxos de trabalho sempre que possível.

É inteligente ter playbooks de processos para que a expertise nunca se perca.

8. Crie uma cultura de inovação, incluindo inovação tecnológica

É preciso estar por dentro de novas tecnologias que possam melhorar os processos internos. Para isso, avalie regularmente a infraestrutura tecnológica da empresa e faça benchmarking com outras empresas.

A inovação de processos, permitindo que todos sugiram novas melhorias, é outro ponto a ser trabalhado.

9. Faça uma gestão de projetos eficiente

Utilize metodologias de gestão de projetos, como o Scrum ou o Kanban. Aqui, é importante garantir que as melhorias de produtos ou serviços cheguem logo até os clientes. É fundamental definir metas possíveis e estabelecer prazos realistas.

10. Avalie os desempenhos

Implemente sistemas de avaliação de desempenho para identificar áreas de melhoria. Essa avaliação vale tanto para setores quanto para colaboradores.Por isso, feedbacks e 1:1 são importantes. Lembre-se também de reconhecer e recompensar o bom desempenho.

11. Crie parcerias estratégicas

Considere parcerias com fornecedores e outras empresas para otimizar a cadeia de suprimentos. Procure sinergias que possam beneficiar ambas as partes e faça também a revisão de  contratos.

12. Promova um sistema de melhoria contínua

A cultura de melhoria contínua deve encorajar os funcionários a sugerir melhorias, por isso, todos precisam ser ouvidos, entendendo quais sugestões fazem sentido. Também é importante ter avaliações periódicas para identificar oportunidades de aprimoramento.

Neste tópico, trabalhe entendendo que errar faz parte, mas que aprender com os erros também pode trazer mais eficiência operacional.

Deu para perceber que a eficiência operacional não é algo que você começa hoje e amanhã já está 100% implementado, certo? Mas não é por isso que você pode ir postergando para começar.

Nossa sugestão é começar pelos cálculos de eficiência operacional e, depois, ir entendendo setor a setor como fazer a empresa se tornar mais eficiente. Ouvir clientes sobre seus produtos e serviços também traz ideias interessantes!

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