Dedução Fiscal para Empresas: o que é, como funciona e como usar de forma estratégica

A carga tributária no Brasil é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas, independentemente do porte ou setor de atuação. Em meio a um sistema complexo, com diversas obrigações e regimes tributários, buscar formas legais de reduzir os encargos é uma necessidade. É nesse cenário que a dedução fiscal para empresas se apresenta.

A dedução fiscal é uma ferramenta poderosa: ela permite que as empresas abatam determinadas despesas da base de cálculo de seus tributos, resultando em uma menor carga tributária. Essa prática, além de totalmente legal, pode gerar impactos positivos diretos na saúde financeira do negócio.

Confira o conteúdo até o final para entender quais gastos podem ser deduzidos, como aplicar corretamente essa prática, como a área de Recursos Humanos pode se tornar um agente estratégico na redução de custos e no aproveitamento de benefícios que vão além do compliance.

Vamos explicar também em detalhes o que é de fato a dedução fiscal, como ela funciona e como usá-la de forma segura e eficiente para maximizar os resultados da sua empresa. Confira!

O que é dedução fiscal para empresas?

Dedução fiscal é o direito que uma empresa tem de abater determinados custos e despesas da base de cálculo de tributos, especialmente do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

• Isso significa que, ao comprovar gastos que são considerados dedutíveis pela legislação fiscal, a empresa consegue reduzir o valor final dos impostos a pagar;
• Na prática, a dedução fiscal representa uma forma de reconhecer que certos desembolsos financeiros fazem parte da operação do negócio e, portanto, não devem ser tributados como lucro;
• Ao registrar essas despesas corretamente, a empresa reduz sua base tributável e, com isso, paga menos impostos.

Esse mecanismo é especialmente relevante no Brasil, onde a carga tributária pode ultrapassar 30% do faturamento em alguns casos. A dedução fiscal ajuda a aliviar esse peso e torna o ambiente empresarial mais sustentável.

Mas não se trata apenas de uma questão contábil. A dedução fiscal, quando bem gerenciada, pode impulsionar decisões estratégicas como por exemplo:

• Oferecer mais opções de benefícios corporativos aos colaboradores;
• Investir em programas sociais ou culturais;
• Criar novas ações de retenção de talentos;
• Aumentar a competitividade da empresa no mercado.

Como funciona a dedução fiscal no Brasil?

O funcionamento da dedução fiscal no Brasil depende do regime tributário adotado pela empresa. De forma geral, os regimes de apuração mais flexíveis e que oferecem mais possibilidades de dedução são o Lucro Real e, em menor escala, o Lucro Presumido.

No regime de Lucro Real, o imposto é calculado sobre o lucro efetivamente apurado no período (receitas menos despesas). Isso permite à empresa deduzir uma série de despesas operacionais, desde que estejam devidamente documentadas e dentro dos critérios da Receita Federal.

Já no Lucro Presumido, o lucro é estimado com base em um percentual do faturamento, o que limita a possibilidade de dedução direta de despesas. Mesmo assim, há gastos que podem ser abatidos ou considerados na apuração de outros tributos, como o PIS e a COFINS.

No caso do Simples Nacional, voltado para micro e pequenas empresas, a tributação é feita com base em um valor fixo sobre o faturamento, englobando diversos tributos. Isso reduz significativamente o espaço para deduções fiscais tradicionais, mas há exceções, especialmente em programas de incentivos.

É importante destacar que todas as deduções devem seguir normas específicas. Além disso, a documentação das despesas deve ser precisa e organizada, com comprovação clara de que os gastos estão vinculados à atividade-fim da empresa.

Quais são as principais deduções fiscais permitidas para empresas?

A legislação brasileira permite diversas deduções fiscais para empresas, especialmente para aquelas enquadradas no regime de Lucro Real. Entre as principais despesas dedutíveis, podemos listar como destaques:

• Salários e remunerações pagas aos colaboradores;
• Encargos sociais, como INSS patronal, FGTS e outros tributos sobre a folha de pagamento;
• Benefícios corporativos, como vale-alimentação, plano de saúde, vale-transporte e programas de bem-estar;
• Despesas com treinamento e capacitação profissional;
• Aluguel e manutenção de imóveis utilizados na atividade da empresa;
• Despesas com energia elétrica, água e telefonia corporativa;
• Honorários contábeis e advocatícios;
• Despesas com publicidade e marketing;
• Perdas com inadimplência, desde que devidamente comprovadas.

Essas deduções variam conforme o regime tributário, o tipo de atividade da empresa e o enquadramento legal de cada despesa.

Deduções para empresas no Lucro Real

No regime de Lucro Real, as empresas têm maior liberdade para deduzir despesas operacionais, desde que estejam previstas na legislação e devidamente documentadas. Isso inclui:

• Despesas com pessoal: salários, encargos, benefícios, bônus e gratificações;
• Despesas administrativas e operacionais: aluguel, água, luz, telefone, transporte, correios, material de escritório;
• Despesas com inovação: investimentos em pesquisa, desenvolvimento e tecnologia podem ser deduzidos e, em alguns casos, contar com incentivos adicionais;
• Investimentos em programas culturais e sociais, como os previstos na Lei Rouanet e no PRONON/PRONAS.

As empresas também podem compensar prejuízos fiscais de exercícios anteriores, limitados a 30% do lucro líquido do período.

Deduções para empresas no Lucro Presumido e Simples Nacional

Empresas no regime de Lucro Presumido têm uma base de cálculo definida antecipadamente pelo governo, o que reduz a flexibilidade para deduzir despesas. Ainda assim, é possível aproveitar deduções em:

• Contribuições ao INSS patronal;
• Investimentos em programas de aprendizagem e inclusão social;
• Pagamento de vale-transporte e outros benefícios obrigatórios.

No Simples Nacional, as deduções são mais restritas, mas micro e pequenas empresas podem se beneficiar de programas de incentivo fiscal, especialmente nas esferas estadual e municipal.

Quais são as leis e normas que falam sobre deduções fiscais permitidas para empresas no Brasil?

As deduções fiscais para empresas no Brasil que listamos nos tópicos anteriores estão regulamentadas por diversas leis, instruções normativas e decretos, que variam conforme o tipo de tributo, regime tributário e atividade da empresa.

Abaixo estão as principais normas que tratam do assunto:

• Lei nº 9.249/1995: Dispõe sobre o Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). No seu artigo 13 ela define quais despesas são dedutíveis da base de cálculo do IRPJ. Na prática, é uma das principais bases legais para empresas no Lucro Real;
• Lei nº 9.430/1996: Estabelece regras de fiscalização, arrecadação e tributação da Receita Federal. Define a forma de apuração do Lucro Real, ajustes no Lucro Líquido e compensações de prejuízos. Trata de deduções específicas e limites legais no artigo 9º;
• Decreto nº 9.580/2018 (Regulamento do Imposto de Renda – RIR/2018): Consolida e regulamenta a legislação do IRPJ. Contém centenas de artigos sobre deduções permitidas, critérios de dedutibilidade e limites legais. É a referência prática e técnica para contadores e departamentos fiscais;
• Leis de Incentivo Fiscal (deduções vinculadas a programas sociais/culturais): Essas leis permitem abatimentos do IRPJ para empresas que investem em áreas específicas. As principais são a Lei Rouanet – Lei nº 8.313/1991 (incentivo à cultura), Lei do Esporte – Lei nº 11.438/2006, PRONON/PRONAS – Lei nº 12.715/2012 (incentivos à saúde) e a Lei do Bem – Lei nº 11.196/2005 (incentivos à inovação tecnológica);
• Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) – Portaria nº 1.707/2024: Permite que empresas deduzam do IRPJ parte dos valores gastos com alimentação de seus funcionários, desde que estejam inscritas no PAT.

Cuidados e boas práticas na dedução fiscal

Realizar deduções fiscais exige atenção a detalhes e conformidade rigorosa com a legislação. Um erro comum é considerar como dedutível uma despesa que não possui respaldo legal, o que pode gerar autuações e multas em fiscalizações.

Confira a lista com algumas boas práticas para sua empresa seguir:

• Mantenha a documentação organizada: notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento e registros contábeis devem estar atualizados e acessíveis;
• Evite despesas pessoais no CNPJ: gastos dos sócios ou administradores, quando não ligados à atividade da empresa, não são dedutíveis;
• Utilize sistemas integrados de contabilidade e gestão: isso facilita a apuração correta dos tributos e a identificação de oportunidades de dedução;
• Acompanhe as mudanças na legislação: as regras fiscais são frequentemente atualizadas, e pequenas alterações podem impactar o aproveitamento de deduções;
• Tenha apoio contábil especializado, principalmente em regimes mais complexos como o Lucro Real.

Esses cuidados garantem a legalidade da dedução e protegem a empresa de riscos fiscais.

Exemplos práticos de deduções fiscais em empresas

Para ilustrar o impacto das deduções fiscais na prática, separamos alguns exemplos que podem ser aplicados em empresas de diferentes segmentos:

• Empresa de tecnologia no Lucro Real: investiu R$ 200 mil em um programa de capacitação para seus desenvolvedores. Esse valor foi totalmente deduzido da base de cálculo do IRPJ e da CSLL, gerando uma economia tributária de aproximadamente R$ 68 mil;
• Indústria que oferece benefícios corporativos: ao oferecer plano de saúde, vale-alimentação e transporte aos seus 100 colaboradores, a empresa gastou R$ 600 mil ao ano, valor que foi deduzido como despesa operacional, reduzindo a carga tributária efetiva;
• Empresa de médio porte no Lucro Presumido: aplicou R$ 100 mil em um projeto cultural aprovado pela Lei Rouanet. Esse valor foi abatido do imposto de renda devido, reforçando sua responsabilidade social e gerando reconhecimento de marca.

Esses exemplos mostram como decisões estratégicas, especialmente lideradas pelo RH, podem gerar incentivos e benefícios fiscais expressivos para o negócio.

Como os incentivos fiscais podem ajudar sua empresa?

Além das deduções tradicionais, o Brasil oferece uma série de incentivos fiscais que funcionam como “atalhos legais” para empresas que desejam reduzir sua carga tributária e, ao mesmo tempo, contribuir para causas sociais, culturais e de inovação.

Entre os principais programas de incentivo fiscal, estão:

• Lei Rouanet: permite que empresas deduzam até 4% do IRPJ devido ao patrocinarem ou doarem recursos para projetos culturais aprovados pelo Ministério da Cultura. Isso inclui atividades como teatro, música, literatura, cinema, museus e preservação do patrimônio histórico;
• Lei do Esporte: segue uma lógica parecida com a Lei Rouanet, permitindo que empresas deduzam até 1% do IRPJ para financiar projetos esportivos e paradesportivos;
• PRONON e PRONAS: Criados para fomentar ações nas áreas da saúde pública e inclusão de pessoas com deficiência, o PRONON (Programa Nacional de Apoio à Atenção Oncológica) e o PRONAS/PCD (Programa Nacional de Apoio à Atenção da Saúde da Pessoa com Deficiência) permitem deduções similares às outras leis;
• Lei do Bem: estimula a pesquisa, desenvolvimento e inovação (PD&I) no setor produtivo brasileiro, por meio de benefícios fiscais às empresas que investem em atividades inovadoras;
• Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT): Diferente dos incentivos anteriores, o PAT é voltado diretamente à gestão de pessoas, sendo um dos poucos benefícios que impactam positivamente tanto a carga tributária quanto o bem-estar dos profissionais.

Todos esses programas permitem abater parte do valor investido diretamente do IRPJ, desde que os projetos estejam devidamente aprovados e a empresa esteja em regime de Lucro Real.

Para o RH, isso representa uma oportunidade dupla: a empresa economiza tributos ao mesmo tempo em que investe no bem-estar dos colaboradores, em ações de inclusão ou em programas de capacitação, por exemplo.

Importância da consultoria contábil para dedução fiscal

Por mais que a dedução fiscal seja um direito da empresa, sua aplicação correta depende de conhecimento técnico e atualização constante. Por isso, contar com uma consultoria contábil especializada é essencial.

O contador pode:

• Avaliar o regime tributário mais vantajoso;
• Identificar todas as despesas dedutíveis permitidas por lei;
• Apontar oportunidades de incentivo fiscal;
• Garantir a escrituração correta das despesas;
• Acompanhar fiscalizações e prevenir autuações.

Além disso, o contador pode atuar em parceria com o RH, orientando sobre quais benefícios podem ser oferecidos aos colaboradores de forma mais estratégica e vantajosa para a empresa. Essa atuação conjunta fortalece a governança e torna o setor de RH ainda mais relevante no planejamento tributário.

Agora você já sabe o caminho para maximizar os benefícios fiscais!

Percebeu como a dedução fiscal é muito mais do que uma ferramenta contábil? Ela é uma estratégia de gestão que permite às empresas operar com mais eficiência, investir em seus colaboradores, apoiar causas relevantes e ainda economizar recursos.

Ao entender como funcionam as regras fiscais, quais despesas podem ser deduzidas e como aplicar essas deduções corretamente, você pode se posicionar como um aliado poderoso na construção de uma empresa mais saudável financeiramente e mais responsável socialmente.

Se sua empresa ainda não aproveita ao máximo os benefícios legais da dedução fiscal, este é o momento de revisar estratégias, consultar especialistas e transformar despesas em oportunidades. Por isso, recomendamos que leia também o guia sobre “Consultoria de RH: como funciona e quando contratar”!