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Monitorar, analisar e diagnosticar: descubra abordagens inteligentes para aprimorar a gestão de despesas com combustível na sua frota corporativa.
Em um cenário onde cada gota de combustível economizada representa um ganho tangível nos balanços financeiros, é essencial que empresas que possuem frota corporativa adotem estratégias inteligentes e eficazes para otimizar a gestão de despesas com combustível.
Desde o início do ano, especialistas e consumidores têm acompanhado com ansiedade o cabo-guerra em torno do preço dos combustíveis. Essas tarifas registraram uma leve alta nos últimos dias de abril de 2024, segundo levantamento da Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP). O maior aumento foi registrado pela gasolina, de 0,7%, enquanto o diesel subiu 0,3% e o gás de cozinha, 0,1%.
A expectativa de mais aumento nos próximos meses é um fantasma que paira sem descanso sobre os brasileiros, em especial aqueles responsáveis por mais de um veículo, como é o caso de empresas que possuem frotas corporativas.
Uma vez que os mecanismos que determinam se petróleo, diesel e álcool vão sofrer aumento no mercado estão fora do nosso controle, é preciso encontrar outras frentes para reduzir esses custos ou diminuir seu impacto. Uma delas é o controle de despesas com combustível para frotas corporativas, tema do post de hoje.
Continue a leitura e saiba mais!
O controle de despesas é uma prática fundamental para qualquer organização que visa manter sua saúde financeira e sua competitividade no mercado. Trata-se de um conjunto de estratégias que incluem monitoramento, análise e gestão cuidadosa de todos os gastos da companhia, visando garantir que eles estejam alinhados com seus objetivos e, principalmente, que sejam mantidas dentro de limites aceitáveis.
No contexto da gestão de frotas corporativas, o controle de despesas assume uma importância ainda maior, dada a natureza significativa dos custos associados à operação de veículos. Isso inclui não apenas o custo do próprio veículo, mas também as despesas recorrentes de manutenção, seguro e, especialmente, de combustível.
Essa operação envolve a implementação de políticas de gestão de combustível rigorosas, o monitoramento constante do consumo de combustível e a identificação de áreas de ineficiência. Além disso, a adoção de tecnologias avançadas, como a análise de dados, pode fornecer insights valiosos para otimizar rotas, melhorar a eficiência do motorista e reduzir o desperdício de combustível.
Ao integrar práticas sólidas de controle de despesas com combustível à gestão de frotas corporativas, as empresas podem não apenas reduzir seus custos operacionais, mas também melhorar sua competitividade, sua sustentabilidade financeira e sua responsabilidade ambiental.
Ter um controle de abastecimento de frota bem desenvolvido é uma ação fundamental para reduzir os custos operacionais de uma empresa. Embora cada frota possua um perfil de consumo único, construído de acordo com as demandas da organização, esse é um gasto que figura, invariavelmente, no topo da maioria dos relatórios financeiros corporativos.
Portanto, reduzir as despesas com combustível torna-se uma prioridade na hora de fazer a gestão de frota. Ao implementar um sistema robusto de controle de despesas com combustível, as organizações podem monitorar de perto o consumo de cada veículo, identificar padrões de uso e detectar qualquer atividade suspeita, como desvios ou desperdícios.
Isso não só permite uma alocação mais precisa de recursos, evitando gastos desnecessários, mas também promove uma cultura de responsabilidade e transparência entre os motoristas. Além disso, ao controlar rigorosamente o abastecimento, as empresas podem negociar melhores tarifas com fornecedores, gerando, assim, uma operação mais eficiente e econômica.
Veja algumas medidas que você pode adotar para fazer o seu controle de despesas com combustível ser o mais eficiente possível:
A manutenção periódica da frota é uma estratégia essencial para garantir não apenas a segurança e a confiabilidade dos veículos, mas também para otimizar o consumo de combustível. Ao realizar manutenções regulares, como trocas de óleo, substituição de filtros de ar e combustível, verificação e ajuste de pneus, entre outros procedimentos, é possível garantir que os veículos operem com eficiência máxima.
Um dos principais benefícios da manutenção periódica é a melhoria do desempenho do veículo. Por exemplo, um filtro de ar sujo pode reduzir a eficiência do motor, aumentando o consumo de combustível. Da mesma forma, pneus mal calibrados ou desgastados podem causar um aumento na resistência ao rolamento, resultando em um maior consumo de combustível.
Portanto, ao manter todos os componentes do veículo em boas condições, é possível garantir que ele funcione de forma mais eficiente e econômica.
Lembre-se que a manutenção deve acontecer de acordo com um cronograma próprio e ter um caráter proativo: ou seja, os veículos precisam ser encaminhados para revisão mesmo se não houver problema aparente. Assim, é possível se antecipar a eventuais danos – que, lá na frente, podem se transformar em complicações muito mais onerosas.
Você sabia que a falha humana pode ser responsável pelo desperdício de uma quantidade razoável de combustível?
Isso acontece graças a alguns vícios de volante que contribuem para acelerar o desgaste dos veículos, da mesma forma que prejudicam o seu bom rendimento. Muitas vezes, o motorista nem está consciente do estrago que hábitos como manter o ar-condicionado ligado com o veículo desligado podem causar, mas quem vai fazer o controle de gastos de combustível certamente vai sentir o impacto.
Por outro lado, algumas práticas cotidianas podem ajudar o veículo a gastar menos, como evitar acelerações bruscas, manter uma velocidade constante sempre que possível e antecipar paradas. Dessa forma, é fundamental capacitar os motoristas com práticas de direção inteligente, que valorize não só a segurança de todos, mas também o uso eficiente dos recursos disponíveis.
Isso pode acontecer através de treinamentos periódicos, assim como pela elaboração de um manual com políticas claras de uso e consumo de combustível, com orientações que vão desde os protocolos de abastecimento até as diretrizes para o uso de ar-condicionado, rádio e outros recursos.
O monitoramento da frota é uma prática essencial na gestão de gastos com combustível em empresas que operam frotas corporativas. A estratégia consiste no acompanhamento em tempo real e/ou retrospectivo das atividades dos veículos, incluindo localização, velocidade, consumo de combustível e padrões de condução. Esse monitoramento pode ser realizado por meio de tecnologias avançadas, como sistemas de rastreamento via GPS e telemática.
Através do monitoramento de frota, é possível coletar informações que vão fazer toda diferença na projeção do orçamento e, consequentemente, no controle de gastos com combustível.
Esse acompanhamento vai te ajudar a:
E muito mais!
A roteirização inteligente é uma estratégia que consiste em utilizar tecnologias avançadas de planejamento de rotas para encontrar o caminho mais eficiente entre os pontos de origem e destino que um veículo deve percorrer, levando em consideração variáveis como trânsito, distância, condições da estrada e restrições específicas de cada veículo.
Uma das principais vantagens da roteirização inteligente é a redução da distância percorrida e, consequentemente, do consumo de combustível. Ao identificar as rotas mais curtas e eficientes, é possível minimizar o tempo gasto na estrada e economizar combustível. Além disso, ao evitar congestionamentos e rotas com muitas paradas, os veículos podem manter uma velocidade constante por mais tempo, o que também contribui para uma maior eficiência energética.
A elaboração de rotas pode ser feita através de recursos básicos, como Waze ou Google Maps, ou com a ajuda de softwares especializados, que utilizam algoritmos avançados para calcular as rotas mais eficientes. Além disso, é importante realizar análises regulares para identificar áreas de melhoria e ajustar as rotas conforme necessário.
A gestão de combustível envolve o monitoramento cuidadoso do abastecimento de cada veículo da frota, bem como a análise dos padrões de consumo ao longo do tempo. Isso inclui registrar cada transação de abastecimento, acompanhar os volumes de combustível consumidos e manter registros precisos de todos os gastos relacionados ao combustível.
Para facilitar esse processo, você pode recorrer a sistemas que facilitam sua gestão de gastos corporativos, como é o caso do Caju Despesas. Dessa forma, cada abastecimento é registrado de forma automática no sistema, sem depender da prestação de contas dos colaboradores, que pode ser imprecisa e pouco eficiente.
Esses sistemas podem ser integrados aos cartões de frota ou aos sistemas de pagamento eletrônico, facilitando o rastreamento e a análise dos gastos com combustível. No caso da Caju, o cartão utilizado é o mesmo cajuzinho que o colaborador usa para receber seus benefícios, com a vantagem de que o saldo disponível para despesas corporativas é alocado numa carteira eletrônica separada, simplificando a gestão de gastos sem onerar os colaboradores.
E como é o mesmo cartão e a mesma plataforma, a empresa também tem a facilidade, caso queira, de disponibilizar o saldo exclusivamente na categoria de Mobilidade, dentro dos multibenefícios da Caju.
Com o Caju Despesas, as empresas podem ter uma visão completa e detalhada de seus gastos com combustível, bem como colher insights valiosos sobre o desempenho da frota. Ao centralizar as informações e automatizar os processos, Caju Despesas ajuda as empresas a tomar decisões mais informadas e eficazes para otimizar o uso de combustível, reduzir os custos operacionais e maximizar a eficiência operacional de sua frota corporativa.
→ Leia também: Como a Zarp Localiza viu mudar a relação com seus clientes através do Caju Despesas
Quem opta pelo sistema da Caju para fazer a gestão de despesas corporativas também resolve um problema que assola muitos gestores responsáveis por frotas corporativas: definir um meio de pagamento seguro para concentrar os abastecimentos.
Já demos o spoiler no tópico anterior, mas vale a pena falar um pouquinho mais sobre a praticidade do cajuzinho na gestão de despesas com combustível. Graças ao nosso sistema, você não precisa adotar políticas de reembolso complicadas para garantir o abastecimento dos veículos; com Caju Despesas, tudo fica concentrado em um único cartão de bandeira Visa, numa carteira dedicada a esse tipo de despesa.
Dessa forma, basta depositar o orçamento de combustível para determinado período e liberar para o responsável pelo abastecimento. Além de saber exatamente onde o procedimento foi realizado e qual foi o valor gasto, você possui controle muito mais rígido do quanto está sendo gasto, sem precisar acompanhar diversos extratos ou correr o risco de levar uma surpresa com a fatura do cartão corporativo no final do mês.
Por fim, o Caju Despesas funciona em uma plataforma simples e intuitiva que facilita a visualização de dados e também permite que os responsáveis pela gestão de frotas tenham relatórios detalhados sobre o uso de combustível, tudo isso em poucos cliques. Isso se traduz em ganho de autonomia para todos os envolvidos e a garantia de eficiência na administração da verba dedicada ao abastecimento de veículos.
Ainda tem dúvidas ou quer saber como a Caju pode ajudar com a sua gestão de despesas? Fale com a gente!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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