5 dicas de como evitar erros no controle de despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas é uma das tarefas mais importantes para o sucesso dos negócios. Isso porque a falta de controle de gastos pode gerar inúmeros prejuízos para as organizações, como o risco de fraudes, o endividamento e a perda de dinheiro. Assim, empresas que não controlam as despesas corretamente deixam de lucrar e acabam, inclusive, não se desenvolvendo adequadamente. 

Embora seja essencial para manter o fluxo de caixa organizado e garantir o bom funcionamento das organizações, muitas empresas ainda cometem erros nesse processo, que geralmente é todo manual e engessado. Por isso, um planejamento financeiro bem feito, aliado ao uso da tecnologia, é a melhor forma de evitar problemas na gestão e controle das despesas.

Se você está procurando dicas de como evitar os erros e ter os melhores resultados nos negócios, chegou ao lugar certo! Acompanhe a seguir. 

Para começar: o que preciso saber sobre despesas corporativas?

As despesas corporativas são gastos feitos pelos colaboradores quando estão a serviço da companhia, seja em viagens, eventos ou mesmo nas tarefas do dia a dia. Essas despesas podem ser fixas ou variáveis, e o que determina isso é a política interna de despesas corporativas, que deve ser bem desenhada e comunicada aos colaboradores. 

Para os funcionários CLT, qualquer gasto realizado a serviço da empresa e em local externo à sua sede é considerado uma despesa. Pode ser um valor relacionado à taxa de inscrição de um evento, impressão de documentos, deslocamento para visita de clientes, entre outras situações.

Além disso, segundo o §2º do art. 457 da CLT, os valores pagos como ajuda de custo (despesas corporativas) e diárias para viagem não integram a remuneração do funcionário. Isso quer dizer que não incidirão encargos trabalhistas e previdenciários, como FGTS, férias, 13º salário, INSS, entre outras obrigações. 

Essa, inclusive, foi uma das mudanças feitas pela Reforma Trabalhista de 2017. Antes, pagamentos que superassem 50% da remuneração do colaborador integravam o seu salário.

Como evitar erros no controle de despesas 

Agora, vamos ao que interessa: veja quais são os principais passos para evitar problemas na gestão das despesas corporativas. 

1. Faça um mapeamento dos gastos

Mapear todas as despesas corporativas é o primeiro passo para assumir o controle desses gatos. A partir disso será possível ter uma melhor visibilidade de quais são as despesas fixas e variáveis, assim como, quais delas fazem sentido ser mantidas e quais podem ser evitadas. 

Em geral, essa acaba sendo uma visão que precisa da opinião dos diversos setores envolvidos.

2. Formalize as políticas 

Depois de definidas as principais despesas da sua empresa, é essencial ter uma política detalhada de quais gastos dos colaboradores a empresa cobre ou não, seja em viagens ou mesmo no dia a dia, e organize um relatório de despesas. Lembrando que essa política deve estar de acordo com a o regimento da CLT.

3. Comunique as políticas de despesas

Transparência e clareza são valores muito importantes quando o assunto são os gastos corporativos. Por isso, comunique detalhadamente aos funcionários as políticas de despesas corporativas. Isso vai assegurar o cumprimento das regras e ajudar a implementar a rotina do controle de despesas de forma mais funcional. 

Se necessário, invista em treinamentos para os colaboradores sobre as políticas adotadas.

4. Invista em uma ferramenta para o controle das despesas corporativas

Já pensou em substituir toda a dor de cabeça de preencher planilhas manuais de despesas por uma plataforma capaz de otimizar todo esse processo? Nós temos a solução! 

O Caju Despesas nasceu para descomplicar a gestão de gastos de todo o tipo de empresa, por meio de uma única plataforma — e do cartão que você já conhece. Ele funciona a partir de um fluxo de adiantamento, em que a empresa deposita um valor no cartão Caju, em uma carteira separada para despesas, por um período determinado.

A partir disso, o colaborador pode utilizar o saldo para fazer compras ou pagar despesas, usando o cartão de crédito bandeira VISA da Caju. Todos os gastos ficam visíveis em um extrato separado, tanto para o colaborador (no app) quanto para a empresa (no Portal do RH). Tudo com praticidade e segurança que a sua empresa precisa. 

5. Acompanhamento de despesas dos colaboradores

Esse é mais um benefício de quem opta pelo Caju Despesas. Por meio da nossa plataforma de RH, é possível acompanhar as transações que estão sendo feitas pelos colaboradores. Assim, é possível fazer um novo adiantamento caso o colaborador precise, além de controlar o período de vigência do valor depositado, ter acesso a um extrato detalhado das transações e até aprovar ou reprovar as despesas cadastradas pelo app. 

Viu como as despesas corporativas não precisam ser um peso para a sua empresa? Na Caju, garantimos mais leveza e segurança na hora de controlar os gastos da sua organização, evitando erros e desperdício de dinheiro. 

Quer experimentar as vantagens que só o Caju Despesas pode proporcionar? É só acessar o nosso site e entrar em contato agora mesmo!