Para empresas que utilizam cartão método de consumo da empresa, contar com regras para uso de cartão corporativo auxilia tanto na gestão quanto no controle dos gastos empresariais.
Esse é um tipo de meio de pagamento de uso exclusivo para despesas da empresa, que geralmente conta com limite de gastos por categoria, e que requer comprovante obrigatório para cada transação, além de um relatório periódico de despesas e comunicação imediata em caso de perda ou roubo.
As regras para uso do cartão corporativo podem variar dependendo da política de cada empresa. Mas, por aqui, vamos abordar quais são as principais regras e como a sua empresa pode organizar um documento com a política de uso do cartão corporativo para garantir o correto uso desse meio de pagamento.
Continue a leitura e aprenda com a gente!
Como funciona o cartão de crédito corporativo?
O cartão de crédito corporativo é uma maneira de facilitar os gastos que os colaboradores fazem em nome da empresa. Funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito pessoal, mas é emitido em nome da empresa e destinado 100% a despesas comerciais.
Vale ter atenção a alguns pontos desse funcionamento:
Titularidade e responsabilidade
O cartão corporativo é emitido em nome da empresa, e não de uma pessoa específica. Mesmo assim, muitas vezes, um funcionário designado pela empresa será o titular autorizado a usar o cartão.
A responsabilidade pelo pagamento geralmente recai sobre a empresa, não sobre o indivíduo. Isso significa que as despesas feitas com o cartão são pagas pela empresa, não pelo funcionário.
Limite de crédito
Assim como um cartão de crédito pessoal, o cartão corporativo tem um limite de crédito estabelecido pela instituição financeira emissora. Esse limite é baseado na capacidade financeira da empresa.
Despesas comerciais
O cartão de crédito corporativo destina-se a ser usado para despesas comerciais, como compras de suprimentos, viagens de negócios, jantares corporativos e outras despesas relacionadas às operações da empresa.
Controle de gastos
Muitos cartões corporativos oferecem ferramentas de controle de gastos, permitindo que as empresas definam limites de gastos para cada titular do cartão. Isso ajuda a evitar gastos excessivos e oferece maior controle financeiro.
O que são regras de uso de cartão corporativo e por que elas importam
Regras de uso de cartão corporativo são as diretrizes que definem quem pode usar o cartão, e envolve quais são as despesas permitidas, com quais limites o cartão conta e quais comprovantes precisam ser apresentados. Essas regras costumam variar conforme a política da empresa que emite os cartões.
Ter regras claras e uma política de despesas ajuda a controlar os gastos e prevenir abusos, além de promover transparência na prestação de contas e garantir conformidade com políticas internas.
Também facilita a gestão do orçamento, a auditoria e contribui para uma cultura organizacional responsável, em que os colaboradores entendem a importância de gerir os recursos da empresa com ética.
Quem pode usar o cartão corporativo?
O uso do cartão corporativo é sempre destinado a funcionários autorizados de uma empresa, também, em casos específicos, pode ser usado por fornecedores ou terceirizados.
Os funcionários que têm permissão para usar o cartão corporativo geralmente são aqueles que precisam fazer compras ou incorrer em despesas em nome da empresa. Ou, então, que realizam viagens corporativas e precisam cobrir gastos relacionados.
A política de uso do cartão corporativo varia entre cada negócio, e a autorização para seu uso pode depender do cargo, da hierarquia organizacional e da necessidade do negócio.
Quase sempre, há limites estabelecidos para os gastos, e os funcionários são obrigados a seguir as diretrizes da empresa em relação ao uso responsável do cartão.
O importante é estabelecer regras claras sobre quem pode usar o cartão corporativo, em quais circunstâncias ele pode ser usado e quais são os procedimentos de prestação de contas.
Quais as principais regras para uso do cartão corporativo?
De forma geral, algumas regras para uso de cartão corporativo são importantes. Claro que existem variações, mas você pode se inspirar nas nossas sugestões abaixo!
Despesas autorizadas
O cartão corporativo deve ser usado apenas para despesas relacionadas aos negócios da empresa. Despesas pessoais não relacionadas ao trabalho não são permitidas.
Em geral, empresas menores têm mais frequência em misturar usos (pessoal e corporativo), isso é complexo pois confunde todas as finanças.
Limites de gastos
Pode haver limites de gastos estabelecidos para cada titular do cartão. Esses limites são definidos com base nas necessidades individuais do cargo e nas políticas da empresa.
Pode haver limites de gastos por titular, definidos com base no cargo e nas políticas da empresa. Exemplo prático: até R$ 60 por refeição em cidades do interior e até R$ 100 em capitais, considerando uma viagem a trabalho.
Categorias específicas
Alguns cartões corporativos permitem que a empresa defina categorias específicas de despesas para as quais o cartão pode ser utilizado.
Por exemplo, um cartão pode ser designado apenas para despesas de viagens ou para compras de material de escritório. Isso torna mais fácil o controle e conhecer cada uma das despesas.
Cartão virtual ou físico
Defina se o time vai usar cartões físicos, virtuais ou os dois. O virtual é útil para compras online e despesas pontuais e pode ser gerado com validade e limite específicos para uma única compra, reduzindo o risco de fraude.
Obtenção de aprovação
Em muitas empresas, é necessário obter aprovação antes de fazer certas despesas com o cartão corporativo. Isso pode ser feito por meio de um processo de autorização ou relatório de despesas.
Comprovantes de gastos
Quem usa os cartões corporativos quase sempre é obrigado a fornecer documentação adequada para cada transação, como recibos ou faturas, o que facilita a reconciliação e a prestação de contas.
Atualmente, muitos provedores de cartão de crédito já permitem emitir faturas e registros de gastos online, mas manter os comprovantes também pode fazer parte de uma política de uso do cartão corporativo.
Regras para home office
Para times remotos ou híbridos, esclareça o que pode ser pago com o cartão fora do escritório, como internet, materiais de trabalho e refeições em dias específicos.
Regras para viagens internacionais
Viagens internacionais costumam pedir regras à parte: limite em moeda estrangeira, tarifas de conversão e IOF, categorias liberadas e o procedimento para emergências fora do país.
Relatórios regulares
Os colaboradores que estão fazendo uso do cartão corporativo podem ser obrigados a apresentar relatórios regulares de despesas, detalhando todas as transações realizadas com o cartão.
Segurança
A pessoa que usa o cartão corporativo precisa mantê-lo bem guardado e de maneira segura, além de relatar imediatamente qualquer perda ou roubo.
No conjunto de regras para uso do cartão corporativo, deve ser definido quem é o responsável por informar à emissora do cartão para realizar os bloqueios necessários com segurança.
Controle e manutenção do cartão
Limitar e controlar o uso do cartão também faz parte das regras. Outro ponto importante é bloquear o uso do cartão digital, quando ninguém está com o cartão em uso, evitando possíveis fraudes.
Nas regras para uso dos cartões corporativos, também vale constar quem são as pessoas guardiãs do cartão.
Por que é importante ter regras para uso do cartão corporativo?
As regras são necessárias para:
- Estabelecer regras ajuda a controlar e limitar as despesas corporativas, evitando gastos desnecessários ou extravagantes;
- Prevenção de abusos com o uso indevido do cartão corporativo, seja por funcionários desonestos ou por enganos não intencionais;
- Para promover a transparência nas transações financeiras da empresa, facilitando a prestação de contas por parte dos funcionários;
- Conformidade com políticas internas e regulamentações que muitas empresas têm;
- Ao ter regras claras, a empresa pode gerenciar melhor o próprio orçamento e garantir que os gastos estejam alinhados com as metas e prioridades estabelecidas;
- As regras para o uso do cartão corporativo contribuem para a criação de uma cultura organizacional responsável, na qual os colaboradores entendem a importância de gerir os recursos da empresa de maneira ética e eficiente;
Assim como o que pode, vale listar explicitamente o que não pode ser pago com o cartão:
- Despesas pessoais, como roupas, itens de uso próprio ou compras não relacionadas ao trabalho;
- Presentes, sejam para o próprio colaborador ou para terceiros, fora de programas formais de premiação;
- Itens de uso doméstico, como compras de mercado ou manutenção da casa;
- Multas de trânsito, mesmo quando o veículo é usado a trabalho;
- Despesas de familiares, como refeições ou passagens de cônjuge e filhos que não fazem parte da viagem de negócios.
Como definir limites e categorias de uso por colaborador
Definir limites de maneira genérica para toda a empresa costuma gerar dois grandes problemas, que envolvem um limite que é alto demais para quem gasta pouco, ou é curto demais para quem realmente precisa. Por isso, vale segmentar os limites em pelo menos três dimensões:
- Por cargo ou função: cargos com rotina de viagens ou representação comercial tendem a precisar de limites mais altos do que funções administrativas internas;
- Por categoria de despesa: defina tetos específicos para refeição, hospedagem, transporte e outras categorias, em vez de um limite único e genérico;
- Por período: além do limite total do cartão, estabeleça um teto diário ou mensal por categoria, o que facilita o acompanhamento.
Configurar esses limites manualmente é trabalhoso e sujeito a erro. Plataformas de gestão de despesas corporativas como o Caju Despesas permitem configurar limites por colaborador, bloquear categorias e receber alertas em tempo real, sem precisar monitorar manualmente cada transação.
Consequências do uso indevido do cartão corporativo
Vale estabelecer, por escrito, o que acontece em caso de uso indevido do cartão corporativo. Dependendo da gravidade, as consequências podem incluir:
- Advertência formal, para casos de descumprimento leve ou não intencional;
- Desconto em folha do valor gasto indevidamente, quando previsto em política assinada pelo colaborador;
- Rescisão por justa causa, em casos graves ou de reincidência, conforme a CLT;
- Responsabilidade civil do colaborador, em situações de fraude ou dano comprovado à empresa.
Essas consequências dependem da política de cada empresa e do que está formalmente acordado com o colaborador. Vale ter apoio jurídico ao defini-las.
Em casos mais simples, como ultrapassar o limite de gastos, também é preciso deixar claro quem arca com o excesso: o colaborador ou a empresa.
Documentar o processo é tão importante quanto definir a penalidade: registre a ocorrência, reúna comprovantes e relatórios, e formalize a comunicação com o colaborador para proteger ambas as partes e garantir consistência na aplicação da regra.
Boas práticas para revisar e comunicar a política de uso
Aqui vão algumas das nossas sugestões para manter a política de uso do cartão corporativo viva e eficaz:
Definição clara de finalidade
Estabeleça claramente os propósitos aceitáveis para o uso do cartão, como hospedagem corporativa, refeições de negócios ou suprimentos de escritório. Evite ambiguidades para não gerar interpretações equivocadas.
Atualização e revisão regular
Mantenha a política atualizada regularmente para refletir mudanças nas necessidades da empresa, ajustes inflacionários e alterações nos custos de mercado.
Treinamento e conscientização
Forneça treinamento regular aos usuários do cartão corporativo para garantir que compreendam as políticas, os procedimentos e as responsabilidades associadas ao seu uso.
Comunicação na integração e onde armazenar a política
Inclua a política no onboarding de quem for receber o cartão, apresentando as regras logo na integração evita dúvidas e mau uso nos primeiros meses. Lembre-se de manter as regras sempre acessíveis em um local centralizado com acesso de todos.
Monitoramento contínuo e política de penalidades
Monitore continuamente as transações para identificar padrões suspeitos, e tenha penalidades claras para o não cumprimento das regras. É importante, também, priorizar bandeiras facilmente aceitas, como Visa ou Mastercard.
Pesquisas internas para melhorias
Conduza pesquisas internas periodicamente para obter feedback dos usuários do cartão corporativo e identificar áreas de melhoria na política e nos processos.
Para empresas que pretendem evoluir e facilitar o trabalho do time na gestão de despesas corporativas, vale a pena conhecer o Caju Despesas, nossa opção que descomplica tudo, com apenas uma plataforma e um cartão.
Aprofunde seus conhecimentos na área baixando o Guia Completo das Despesas Corporativas da Caju e garanta a conformidade da sua empresa!
Dúvidas frequentes sobre regras de uso do cartão corporativo
O que são regras para uso de cartão corporativo?
São as diretrizes definidas pela empresa sobre quem pode usar o cartão corporativo, com regras claras de permissões e limites para gastos corporativos.
O funcionário pode usar o cartão corporativo para despesas pessoais?
O cartão corporativo deve ser usado exclusivamente para despesas da empresa. Despesas pessoais não são permitidas e devem estar explicitamente proibidas na política de uso.
O que acontece se o cartão corporativo for usado de forma indevida?
Depende da gravidade: pode variar de advertência formal e desconto em folha até rescisão por justa causa, conforme a CLT, em casos graves ou de reincidência.
Como definir limites de uso do cartão corporativo por colaborador?
Segmentando por cargo, por categoria de despesa (refeição, hospedagem, transporte) e por período (diário ou mensal), em vez de aplicar um limite único e genérico para todo o time. Plataformas de gestão de despesas corporativas permitem configurar e monitorar esses limites automaticamente.
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