Despesas de viagem corporativa: como controlá-las e reembolsá-las?

Controlar e reembolsar despesas de viagem corporativa é uma tarefa crucial para qualquer empresa que envia seus colaboradores para compromissos profissionais fora da sede. 

Viagens de negócios podem gerar uma série de custos — desde passagens e hospedagem até transporte e alimentação — e gerenciá-los corretamente ajuda tanto no controle financeiro quanto na satisfação dos funcionários. 

É neste contexto que nasce, por exemplo, a política de viagens corporativas.

Para que você entenda tudo sobre esse universo, vamos explicar o que são as despesas de viagem, quais as mais comuns, como calcular, controlar e reembolsar esses valores. 

Ao final, deixamos uma dica extra sobre planejamento financeiro para viagens corporativas, ok?

Vamos nessa!

O que são despesas de viagem corporativa?

Despesas de viagem corporativa são todos os gastos incorridos pelos colaboradores durante um deslocamento feito para fins de trabalho. 

Elas incluem uma ampla variedade de itens que permitem a realização da viagem e garantem que o colaborador tenha as condições necessárias para desempenhar suas funções durante o período fora do escritório.

E, na prática, o que se classifica como despesa de viagem de trabalho? Hospedagem, alimentação, transporte, material de escritório, dentre outros.

Vamos conhecer agora as principais!

Quais as principais despesas de viagem?

Para fazer um planejamento financeiro para viagens corporativas, os profissionais do DP precisam conhecer o que se configura ou não como custo a ser reembolsado pela empresa.

O principal é, portanto, conhecer as principais despesas de viagem corporativa. Confira!

Hospedagem

A hospedagem é uma das despesas mais óbvias e uma das mais significativas em viagens empresariais. 

É importante que a empresa defina padrões para a escolha do local de hospedagem, como limites de valores e requisitos mínimos de conforto para garantir que o colaborador tenha um ambiente adequado de descanso e trabalho, sem excessos ou desconfortos.

Como são inúmeras opções, é interessante fazer orçamentos para deslocamentos profissionais com variados hotéis ou pousadas da mesma categoria.

Alimentação

Os gastos com alimentação durante a viagem também devem ser cobertos pela empresa. 

Almoços, jantares e até lanches podem ser reembolsados, desde que em um limite estipulado pela empresa. 

Cada política de viagens corporativas pode determinar se a empresa cobre todas as refeições ou apenas as principais, e se há restrições, como a exclusão de bebidas alcoólicas.

Transporte

Passagens aéreas, rodoviárias ou aluguel de veículos entram na categoria de despesas de transporte. 

Também é importante considerar os gastos com táxis, aplicativos de transporte e transfer entre o aeroporto e o hotel, por exemplo. 

A empresa deve definir se esses serviços serão pagos diretamente ou se fará o reembolso de despesas de viagem após a apresentação dos comprovantes.

Combustível e pedágios

Quando o colaborador utiliza seu veículo pessoal ou alugado para a viagem, os custos de combustível e pedágios são considerados despesas de viagem e devem ser reembolsados.

Na hora de fazer o gerenciamento de gastos com viagens por meio da política, é preciso determinar como calcular esses custos, seja por quilometragem rodada ou com base nos valores dos combustíveis e pedágios.

Comunicações

Os gastos com chamadas telefônicas, roaming de dados e acesso à internet também entram na categoria de despesas reembolsáveis. 

A comunicação é vital em viagens de negócios, especialmente em viagens internacionais, onde o colaborador pode precisar de pacotes de dados móveis ou internet para garantir que o trabalho flua sem interrupções.

Material de escritório e representação

Despesas com material de escritório, como cópias, impressões e itens para apresentações, podem ser incluídas na categoria de reembolsáveis. 

Em alguns casos, até mesmo gastos com entretenimento, como jantares com clientes ou a compra de brindes, entram nessa categoria, desde que vinculados a atividades profissionais.

Taxas e tarifas

Muitas vezes, há despesas com taxas de embarque, taxas para entrada no país de destino ou para emissão de passaporte e outras tarifas relacionadas à viagem corporativa. 

Estes valores devem ser cobertos pela empresa, se forem previamente autorizados e façam parte do escopo da viagem.

Outra dúvida recorrente é: ingresso para eventos corporativos é uma despesa de viagem? 

A resposta é sim. 

Quando a viagem envolve a participação em eventos como congressos ou feiras, os ingressos podem ser incluídos no controle de despesas de viagem, desde que estejam diretamente ligados ao objetivo profissional da viagem.

Seguro de viagem

Em algumas situações, especialmente em viagens internacionais, as empresas podem optar por reembolsar ou fornecer diretamente o seguro de viagem para seus colaboradores. 

Esse seguro cobre emergências médicas, acidentes e outros imprevistos, oferecendo mais segurança tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Assim como na hospedagem, faça alguns orçamentos para deslocamentos profissionais com corretores, pois os preços podem variar bastante junto às seguradoras.

Outras despesas

Outras despesas corporativas reembolsáveis podem estar previstas na política de gerenciamento de gastos com viagens. Alguns exemplos incluem:

• Taxas de estacionamento;
• Serviços de lavanderia para estadias longas;
• Despesas com gorjetas, dependendo da cultura local e da política da empresa.

Agora você já sabe quais despesas reembolsáveis considerar no gerenciamento de gastos com viagens.

Mas outro ponto que causa bastante dúvida são as despesas extras. Será que elas devem entrar no planejamento financeiro para viagens corporativas e ser objeto de reembolso?

Quais são as despesas extras em viagens?

Despesas extras são aquelas que não são essenciais para a realização da viagem, mas que, muitas vezes, surgem inesperadamente. 

Isso inclui compras pessoais ou atividades de lazer realizadas pelo colaborador fora do expediente.

Essas despesas extras podem ou não ser de responsabilidade da empresa, dependendo da política de viagens. 

No entanto, gastos como compras de souvenirs, entretenimento pessoal ou jantares em restaurantes de luxo geralmente não são cobertos pela empresa.

E quanto a brindes de eventos?

A compra de brindes para eventos, por exemplo, não é considerada uma despesa de viagem corporativa. 

Esses gastos devem ser contabilizados como despesas de prospecção ou representação, e não como parte do orçamento para deslocamentos profissionais.

Vamos esclarecer o que não entra no reembolso de despesas de viagem.

Quais despesas de viagem não são pagas pela empresa?

Nem todas as despesas realizadas durante uma viagem são reembolsadas. 

A empresa precisa deixar claro, em sua política de reembolso, o que não será coberto para evitar confusões. 

Exemplos de despesas não reembolsáveis incluem:

• Multas de trânsito;
• Bebidas alcoólicas;
• Despesas de frigobar;
• Despesas com acompanhantes;
• Souvenirs e presentes pessoais;
• Passeios em viagens a trabalho (turismo);
• Gastos por atraso (taxas de atraso em check-ins, voos ou ônibus perdidos etc., salvo justificativa bem embasada;
• Refeições intermediárias (costumam estar previstas na política de viagens corporativas como despesas não reembolsáveis).

Com o conhecimento sobre o que entra ou não no reembolso, você deve estar pensando em como fazer um bom gerenciamento de gastos com viagem, certo?

Bom, o primeiro ponto é saber como fazer os orçamentos para deslocamentos empresariais. Vamos aprender agora como calcular essas despesas!

Como calcular despesas de uma viagem corporativa?

Para garantir que as despesas de uma viagem estejam no orçamento e que não haja surpresas, é fundamental que a empresa saiba como calcular adequadamente esses custos. 

Fizemos um breve passo a passo para calcular as despesas de viagem corporativa:

1. Identifique os gastos de viagem: o primeiro passo é identificar todos os tipos de gastos que ocorrerão durante a viagem, como transporte, hospedagem, alimentação e materiais necessários para o trabalho.
2. Estime os custos totais da viagem: após identificar os tipos de gastos, é preciso estimar os valores de cada um. Verifique o custo de passagens, hospedagem e outros serviços com antecedência para ter uma média de quanto será gasto. Faça alguns orçamentos (cerca de três é suficiente) dos serviços.
3. Calcule as diárias de viagem: as diárias de viagem são uma estimativa de quanto o colaborador irá gastar por dia, incluindo hospedagem, alimentação e transporte. Defina um valor por dia que será utilizado como referência durante a viagem.
4. Estabeleça um orçamento para viagens corporativas: com base nas estimativas anteriores, crie um orçamento claro para a viagem. Definir limites para cada tipo de despesa ajuda a manter o controle de despesas e evitar excessos.

Além do cálculo, outra etapa importante do planejamento financeiro para viagens corporativas é a prestação de contas.

Como fazer a prestação de contas de viagens corporativas?

Realizar a prestação de contas de maneira organizada é essencial para garantir que o colaborador receba o correto reembolso de despesas de viagem.

Ela também é fundamental para a empresa manter seu controle financeiro em dia.

Que tal um breve passo a passo para uma prestação de contas eficaz? Confira:

1. Registro de comprovantes: durante a viagem, o colaborador deve guardar todos os comprovantes dos gastos realizados, como notas fiscais de hospedagem, recibos de transporte e alimentação.
2. Organização dos gastos: ao final da viagem, é importante que o colaborador organize todos os gastos por categorias (transporte, alimentação, hospedagem, etc.) para facilitar o processo de prestação de contas.
3. Preenchimento de informações: todas as despesas devem ser registradas em uma planilha ou ferramenta para gestão de despesas em viagens, informando o valor, a data, o motivo da despesa e anexando os comprovantes correspondentes.
4. Aprovação: a documentação e os relatórios de despesas são enviados ao gestor responsável para revisão e aprovação. O gestor deve verificar se todas as despesas estão conforme a política da empresa.
5. Reembolso: após a aprovação, o reembolso de despesas de viagem corporativa é processado e o colaborador recebe os valores gastos durante o período.

Agora que já abrangemos todos os pontos importantes sobre as despesas de viagem, é fundamental darmos atenção à política de viagens corporativas.

Afinal, é ela quem garante transparência, eficiência e controle financeiro nas empresas cujos colaboradores realizam viagens a trabalho.

Leia também: Prestação de contas de viagem corporativa: como transformá-la em uma gestão simples e prática

Política de Viagens Corporativas: por que é importante e como criar

A política de viagens corporativas é um documento que estabelece regras claras para o que pode ou não ser reembolsado. Seu objetivo é evitar mal-entendidos e proteger tanto a empresa quanto os colaboradores no controle de despesas com viagens. 

Uma política robusta permite que os colaboradores saibam exatamente como proceder antes, durante e depois das viagens, reduzindo o risco de gastos desnecessários e de conflitos com o setor financeiro.

Mas se engana quem pensa que ela é apenas um documento formal; ela traz benefícios práticos que afetam diretamente o dia a dia da empresa. 

Entre os principais motivos para adotar essa política, estão:

• Redução de fraudes e abusos: com diretrizes claras, há menor risco de despesas fraudulentas ou abusivas (como, por exemplo, os pedidos de reembolso de gastos pessoais).
• Transparência e equidade: com uma política de viagens clara, todos os colaboradores sabem exatamente o que esperar em termos de reembolso, limites de despesas e processos a seguir. 
• Controle financeiro: estabelece limites de gastos e define claramente o que é permitido ou não. Se você quer saber como reduzir custos em viagens empresariais, precisa ter uma boa política, por contribuir para a visibilidade das despesas.
• Facilidade na prestação de contas: ao definir quais documentos devem ser apresentados para comprovação de despesas e como o processo de reembolso deve ser conduzido, a política facilita o trabalho dos setores de contabilidade e finanças.
• Conformidade legal: empresas que possuem uma política de reembolso de despesas alinhada à legislação trabalhista evitam problemas legais, como acusações de falta de compensação adequada aos funcionários ou erros no cálculo de benefícios e diárias.

Percebe como ter uma política desta natureza é, certamente, uma das melhores práticas para reembolso de viagem empresarial?

Então veremos como criar o documento!

Como criar uma política de viagens corporativas eficiente?

Agora que entendemos a importância de uma política de viagens, vamos ao passo a passo de como criá-la:

1. Defina de forma específica quais categorias de despesas de viagem corporativa são elegíveis para reembolso;
2. Estabeleça valores máximos para cada tipo de despesa, como um valor diário para a alimentação;
3. Determine procedimentos (responsáveis, prazos e fluxo de atividades) para solicitação e aprovação de viagens;
4. Estabeleça as melhores práticas para reembolso de viagem empresarial como uma das importantes etapas do gerenciamento de gastos com viagens, como deixar claro como e onde os comprovantes devem ser enviados, o prazo para solicitação do reembolso, eventuais restrições quanto ao tipo de recibo etc.
5. Inclua regras (solicitação, justificativa, procedimento de prestação de contas ou devolução de valores) sobre adiantamento de despesas, se for o caso;
6. Defina as despesas não reembolsáveis, como as despesas pessoais;
7. Implemente um processo de auditoria periódica nas solicitações de reembolso para garantir que tudo esteja sendo feito segundo a política;
8. Divulgue amplamente a política de viagens corporativas a todos os colaboradores e promova treinamentos ou orientações para garantir que compreendam as regras e os procedimentos.

Criar uma política de viagens corporativas clara, justa e transparente é uma maneira de proteger os interesses financeiros da empresa e, ao mesmo tempo, garantir que os colaboradores tenham uma boa experiência de viagem, sem confusões sobre o que pode ou não ser reembolsado.

Agora, você já tem tudo em mãos para organizar as viagens dos colaboradores da empresa.

Mas deixamos, por fim, uma dica rápida de como fazer o planejamento desses eventos. É uma compilação de várias etapas que abordamos, mas vem com um extra: o uso de ferramentas para gestão de despesas em viagens.

Como fazer um Planejamento para Viagens Corporativas?

Fazer um planejamento eficiente para viagens corporativas é essencial para o controle de despesas. Ele também garante que os objetivos sejam cumpridos e proporciona segurança jurídica a todos. 

Aqui estão algumas etapas essenciais para esse processo:

1. Defina a política de viagens: já falamos sobre a importância de criar uma política clara, com regras sobre as despesas reembolsáveis. É o primeiro passo.
2. Estabeleça um orçamento: com base no destino, duração da viagem e atividades programadas, você deve calcular as despesas e fazer os orçamentos que contemplam todos os custos possíveis. 
3. Antecipe as reservas: fazer reservas de passagens e hotéis com antecedência ajuda a economizar e evitar aumentos inesperados de preço. Aproveitar tarifas promocionais e parcerias com fornecedores é uma forma de otimizar recursos.
4. Centralize a comunicação: utilize ferramentas para gestão de despesas em viagens para registrar e monitorar os gastos em tempo real. Essas plataformas facilitam o controle financeiro e a prestação de contas.
5. Acompanhe e ajuste: após cada viagem, avalie os resultados e identifique pontos de melhoria. Com o feedback dos colaboradores e análise dos relatórios, otimize o planejamento para futuras viagens.

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Conclusão

Uma gestão eficiente das despesas de viagem corporativa é fundamental para manter o controle financeiro da empresa e garantir a satisfação dos colaboradores. 

Desde o planejamento detalhado, com uma política de viagens clara, até a utilização de ferramentas de gestão, cada passo contribui para otimizar custos e evitar surpresas durante e após a viagem. 

Além disso, assegurar uma prestação de contas transparente e organizada facilita o processo de reembolso e mantém a conformidade com as diretrizes organizacionais.Aproveite para aprender como construir uma política de despesas corporativas e elevar ainda mais o controle financeiro em sua empresa.