Política de despesas corporativas: 7 dicas para construir a sua! 

Acredite se quiser: as despesas corporativas não precisam ser um peso – nem para a empresa, nem para o setor responsável por fazer a gestão desses gastos.  

Quem já precisou lidar com um amontoado de notas fiscais e recibos de táxi amassados após uma viagem corporativa provavelmente vai duvidar dessa afirmação, mas estamos aqui hoje para te provar que é possível administrar com leveza os gastos feitos por colaboradores à serviço da empresa. 

Essa tranquilidade passa pelo estabelecimento de uma boa política de despesas corporativas. Em outras palavras, isso significa delimitar regras em relação a quais despesas são consideradas aceitáveis, quem está autorizado a realizar gastos em nome da empresa, os limites de gasto permitidos, os métodos de reembolso e os processos de prestação de contas. 

Quer saber como chegar lá? Continue a leitura! 

O que é e para que serve uma política de despesas corporativas 

Antes de entender como fazer uma política de despesas corporativas, é fundamental entender sobre o que estamos falando. Trata-se de um conjunto de diretrizes, regras e boas práticas relativas àquelas despesas que os colaboradores podem ter no exercício do seu trabalho. Isso inclui gastos em viagens corporativas, deslocamentos, almoços e cafés de negócios e até mesmo cursos e treinamentos. 

Independentemente do método utilizado pela organização para lidar com essas despesas – como reembolsos ou adiantamentos – é importante que haja regras claras para o uso desses recursos, de modo que a prestação de contas possa acontecer de forma transparente, sem constrangimentos ou rombos financeiros.  

Por que criar uma política de despesas corporativas 

Prevenir escândalos com uso de cartão corporativo, desses que viram manchete de jornal, não é o único motivo para pensar em ter uma política de despesas corporativas. Mesmo empresas pequenas, onde esse tipo de caso é menos frequente, podem se beneficiar de diretrizes claras no que tange a determinados custos operacionais. 

Veja algumas vantagens de dedicar um tempo para criar uma política de despesas corporativas: 

• Controle de gastos: determinar de cara com o que gastar e o quanto será gasto é importante para ter um controle mais rígido do orçamento e evitar surpresas desagradáveis ao final do mês; 
• Transparência: garantir visibilidade para os gastos empresariais não só ajuda a inibir abusos como também contribui para a criação de uma cultura de responsabilidade financeira coletiva; 
• Conformidade e segurança jurídica: garantir que as despesas estejam em conformidade com as leis, regulamentos e políticas internas, ajuda a reduzir riscos legais e fiscais; lembre-se que a ajuda de custo não integra a remuneração dos colaboradores de acordo com a CLT; 
• Melhoria da experiência dos colaboradores: todo o time sai ganhando quando há transparência e comunicação aberta a respeito desse tipo de transação; 
• Eficiência operacional: com uma gestão de despesas otimizada, o RH perde menos tempo com papeladas e burocracias e deixa o time mais livre para realizar suas funções sem o peso da prestação de contas desordenada. 

Como criar uma política de gastos corporativos mais inteligente 

Uma política de gastos eficaz não requer um texto extenso e normas intrincadas. Na verdade, a simplicidade e a clareza são os pilares que vão garantir a compreensão de todos os envolvidos.  

Por mais que essas resoluções sejam moldadas à necessidade de cada organização, alguns arranjos específicos podem fazer toda a diferença para tornar sua política de gastos corporativos mais eficiente e com mais chances de aplicabilidade. 

A seguir, vamos te mostrar 7 estratégias essenciais para quem deseja desenvolver e implementar normas eficazes de despesas de maneira inteligente. 

Defina seu escopo 

O primeiro passo na criação de uma política de gastos corporativos é definir o que entra e o que não entra nos custos operacionais da sua organização, bem como para quem essa política se aplica. É isso que chamamos de escopo. Um escopo bem definido é a materialização daquela velha máxima, “o que é combinado não sai caro”. 

O que vai determinar esses pontos são as demandas da organização: se os colaboradores da sua empresa não costumam viajar a trabalho, não há necessidade de gastar tempo delimitando normas para viagens empresariais. 

Por outro lado, se para muitas companhias ter uma espécie de “bolsa terno” pode parecer algo supérfluo, o uso de trajes sociais é requisito fundamental de alguns contextos de trabalho, de modo que faz sentido para a companhia planejar de antemão como manejar esses custos. 

A definição do escopo passa também por definir os gastos que a empresa não irá cobrir. Voltemos ao caso dos ternos: cabe à política de gastos corporativos esclarecer se a empresa arcará com os custos de lavanderia e alfaiate dos colaboradores, por exemplo. Da mesma forma, é fundamental formalizar se a empresa cobrirá multas de trânsito feitas quando o colaborador estava à serviço da companhia ou tarifas de remarcação de passagem caso alguém se atrase e perca um voo. 

O escopo também deve incluir quem está sujeito àquela política de despesas corporativas: para alguns negócios, apenas alguns setores possuem despesas operacionais frequentes a ponto de necessitar um conjunto de normas robusto; em outros casos, pode ser necessário ter políticas diferentes para setores ou colaboradores diferentes, de acordo com o nível de autoridade ou necessidade de cada um. 

Estabeleça categorias de gastos 

Definir o escopo da sua política de gastos corporativos já é meio caminho andado para a elaboração de categorias para as despesas. Dessa forma, é possível agrupar diferentes tipos de gastos para que fique mais fácil fazer o direcionamento de verbas e também monitorar sua utilização. 

Quando falamos em despesas corporativas, as categorias mais comuns costumam incluir: 

• Viagens; 
• Alimentação; 
• Transporte e deslocamentos; 
• Capacitação; 
• Equipamentos de trabalho; 
• Documentação. 

As categorias podem ter regras de utilização específicas, adequadas ao contexto de cada uma. O teto de gastos com passagens aéreas, por exemplo, certamente será diferente daquele adotado pelas despesas com alimentação. Da mesma forma, é importante prever níveis de gastos diferentes para situações diferentes, como definir que uma refeição no Brasil pode ser de até R$ 50, enquanto no exterior o orçamento é de até US$ 30. 

Também é possível estabelecer diferentes níveis de categorias para diferentes níveis de colaboradores. Os gastos com alimentação de uma equipe de vendas que leva clientes importantes para jantar certamente são distintos dos gastos com alimentação de uma equipe que almoça fora quando vai a um congresso, por exemplo. 

Condicionar grupos com atribuições distintas a uma mesma política de gastos corporativos faz com que ou uma parte gaste além da conta sem necessidade, ou que outra tenha seu trabalho prejudicado por falta de recursos.  

Se quiser deixar sua política de gastos ainda mais completa, você pode fazer um exercício de prever itens elegíveis para cada categoria, com os usos mais comuns dentro de cada uma. Dessa forma, é possível ter mais previsibilidade no uso dos recursos e também ilustrar para o resto do time como aquele orçamento deve ser aplicado. 

Elabore uma metodologia para a gestão das despesas 

Após estabelecer as categorias de despesas, é hora de definir como esses gastos serão feitos e a melhor forma de monitorá-los. Dentre as metodologias mais comuns adotadas pelas organizações estão a política de reembolso e o sistema de adiantamento.  

Na política de reembolso, os gastos corporativos saem inicialmente do bolso dos colaboradores, que depois são ressarcidos pela organização. Esse é um esquema mais utilizado em empresas onde os gastos corporativos são mais baixos e menos frequentes, e costuma depender da apresentação de recibos e notas fiscais para a comprovação dos gastos. 

Quem opta por trabalhar com reembolso precisa estabelecer de pronto uma diretriz para organizar esse trâmite. Esses são exemplos de algumas questões que sua política de gastos corporativos via reembolso deve responder caso opte pelo reembolso. 

• Quais documentos serão aceitos para a comprovação de despesas?  
• Em que canal será feita essa prestação de contas?  
• É preciso ter CNPJ da empresa na nota fiscal?  
• Qual o prazo para solicitar reembolso?  

Outra forma de lidar com custos operacionais é o sistema de adiantamento de recursos, onde a empresa transfere fundos para um cartão que será utilizado pelos colaboradores. Companhias que trabalham com cartão Caju, por exemplo, podem organizar suas despesas corporativas dessa forma. Assim, o RH já sabe de antemão quanto será gasto e tem muito mais controle da operação. Além disso, a equipe não precisa usar o próprio dinheiro para viabilizar o trabalho.  

Mesmo com o sistema de adiantamentos, é importante determinar os valores que serão disponibilizados, quando o dinheiro será depositado e também o que vai acontecer caso haja saldo restante ou, então, qual será o procedimento se o orçamento não for suficiente em alguma situação. 

Defina um fluxo de aprovação 

Esse é o momento de materializar como a política de gastos corporativos vai funcionar no dia a dia da sua empresa. Isso significa definir quem ficará responsável por solicitar recursos perante o RH e depois comprovar as despesas, se for o caso; a antecedência com que isso deve ser feito; o canal utilizado para essas solicitações, juntamente com o responsável dentro do RH que irá supervisionar o trâmite.  

Nesse momento, três pontos principais devem ser observados: 

• Designação de responsáveis pela solicitação e aprovação de despesas em diferentes setores e níveis hierárquicos. 
• Estabelecimento de prazos claros para solicitação, revisão e aprovação de despesas; 
• Definição de um sistema para fazer essas transações (que pode ir de e-mails e formulários a softwares específicos de gestão de despesas). 

Independentemente do fluxo escolhido, é importante que o padrão estabelecido na política de gastos corporativos seja adotado por todos os setores, para que não haja ruídos de comunicação e outros tipos de desencontro na rotina de trabalho. 

Crie um sistema de monitoramento 

Monitorar os gastos corporativos vai muito além de checar notas e recibos ou fazer o repasse de verbas de acordo com o orçamento estabelecido. O controle dos custos operacionais deve ser um expediente fixo do RH, realizado com o intuito de garantir que o dinheiro esteja sendo usado da melhor forma ou que as diretrizes estabelecidas fazem sentido no dia a dia da empresa. 

Se você optou pela política de reembolso e percebeu que os gastos estão muito acima do previsto, das duas, uma: ou a previsão do orçamento não foi feita de forma adequada, em sintonia com a realidade do trabalho, ou os recursos estão sendo mal utilizados pelo time, provavelmente graças a alguma brecha no sistema de regras. Em todo caso, isso significa que é hora de reajustar a política para que a operação seja mais eficiente. 

Já quem adota o sistema de adiantamento deve ficar de olho se muitos gastos supérfluos estão sendo realizados. Isso significa que o dinheiro está sobrando e que esse excedente poderia estar sendo mais bem aproveitado em outro setor. 

Nesse momento, a tecnologia pode ser extremamente útil: quem adota uma plataforma voltada para a gestão de despesas corporativas, como é o caso do Caju Despesas, conta com um painel simples e intuitivo que centraliza as informações de forma automatizada, o que facilita a visualização e, consequentemente, a análise dos gastos. 

Você pode fazer o mesmo através de uma planilha tradicional, mas aí será necessário registrar os gastos manualmente e fazer toda a categorização por conta própria. Ninguém merece, né? 

Apresente a política de gastos corporativos para a equipe 

Uma comunicação aberta e objetiva é outro ponto crucial para estabelecer e aplicar uma política de gastos corporativos. De nada adianta construir um documento completo e bem fundamentado se ele não for compreensível para os trabalhadores ou não puder ser acessado facilmente. 

É fundamental que as diretrizes sejam escritas de forma clara, descomplicada e traga exemplos aplicados ao cotidiano dos colaboradores. O RH pode organizar apresentações periódicas dentro de cada setor para explicar a política com calma e tirar as dúvidas, além de oferecer treinamentos para gestores que participarão do fluxo de forma mais direta. 

Por fim, é importante manter a política de gastos corporativos num lugar de fácil acesso, para que todos possam consultá-la sempre que houver necessidade, e garantir que todos saibam como fazer para consultá-la. 

Atualização periódica 

A política de gastos corporativos não deve ser um documento estanque, feito uma única vez. Lembra que falamos que essas diretrizes devem ser moldadas à realidade da empresa? Isso significa que as regras devem ser revistas de tempos em tempos para acompanhar as transformações que a empresa passa ao longo de sua existência. 

Assim, estabeleça uma periodicidade fixa para revisar a política de gastos corporativos e insira a prática na sua rotina de trabalho. A revisão pode ser feita a cada trimestre ou sempre que o orçamento for atualizado. O importante é garantir que o sistema seja continuamente adaptado para incorporar melhorias e corrigir falhas de acordo com os aprendizados e evoluções que vêm com a rotina de trabalho. 

Como a tecnologia pode otimizar sua política de despesas corporativas 

Agora que você já sabe no que consiste uma política de despesas corporativas e quais devem ser os principais pontos de atenção para que esse conjunto de regras cumpra bem seu propósito, é hora de saber o segredo para tornar essa gestão mais leve e eficiente. 

A resposta está na adoção de ferramentas que automatizam as operações que envolvem gastos corporativos e simplifiquem sua administração no dia a dia de trabalho. É o caso do Caju Despesas, uma solução que une a praticidade do cartão Caju a uma plataforma completa e intuitiva onde é possível fazer todo o gerenciamento dos custos operacionais através de fluxos otimizados, pensados especificamente para esse tipo de operação. 

Caju Despesas: gestão de gastos descomplicada 

Caju Despesas funciona a partir do sistema de adiantamento de recursos. Fazemos isso através do nosso Cajuzinho, o mesmo cartão utilizado para benefícios corporativos. No entanto, o saldo destinado às despesas com a empresa fica alocado numa carteira virtual específica, garantindo que os recursos não vão se misturar. 

Dessa forma, o RH consegue acompanhar em tempo real a utilização dos gastos direto do sistema, que centraliza e integra todas essas informações, enquanto o colaborador realiza o controle pelo aplicativo Caju, que registra tudo automaticamente e dispensa o trabalho de reunir notas fiscais e comprovantes. 

A plataforma do Caju Despesas também permite a categorização de despesas para que você consiga direcionar os gastos de forma muito mais organizada e eficiente. Ao destinar uma verba para uma viagem corporativa, por exemplo, é possível determinar exatamente quanto será gasto com hospedagem, alimentação e deslocamento graças às nossas categorias inteligentes.  

E tudo isso com garantia de segurança jurídica, sem misturar a famosa ajuda de custo com os benefícios tradicionais, e um cartão totalmente amigável, com bandeira Visa, aceito em milhões de estabelecimentos no Brasil e no mundo.

Ainda tem dúvidas ou quer saber mais como a Caju pode ajudar a sua gestão de despesas? Entre em contato com a gente!