Reserva de contingência: o que é e como se planejar

Por mais previsibilidade financeira que uma organização tenha, existem riscos que podem colocar em xeque possíveis ações, sejam novas contratações, investimento em novas tecnologias ou mesmo alguma crise que dificulte que a empresa pague seus gastos regulares.

Uma economia instável, por exemplo, traz muita complexidade à operação. É por isso que as empresas precisam estar em dia com sua reserva de contingência, que traz uma certa tranquilidade na prestação de contas.

Entender quanto deve ser essa reserva, quais os tipos e como monitorá-la da melhor forma são questões nem sempre tão simples.

O que é reserva de contingência?

A reserva de contingência é um fundo financeiro criado por empresas para lidar com situações inesperadas ou emergências que possam impactar negativamente suas operações ou finanças. 

Esse fundo é destinado a cobrir despesas imprevistas, perdas financeiras, ou eventos adversos que não foram considerados no planejamento inicial. Aqui estão alguns pontos importantes sobre a reserva de contingência:

A principal finalidade da reserva de contingência é proporcionar segurança financeira e estabilidade em momentos de crise ou incerteza. Isso permite que a empresa siga operando normalmente sem a necessidade de buscar financiamento de emergência.

O valor reservado para a contingência pode variar dependendo do setor, tamanho da empresa ou situação financeira pessoal. Em geral, recomenda-se que a reserva de contingência cubra de três a seis meses de despesas operacionais ou pessoais.

É importante gerenciar a reserva de contingência de maneira prudente, garantindo que os fundos estejam facilmente acessíveis quando necessário, mas também investidos de forma segura para evitar perdas.

Para que serve a reserva de contingência

A reserva financeira funciona para garantir a estabilidade financeira e evitar a necessidade de recorrer a empréstimos ou outras formas de financiamento em situações de imprevistos. Algumas finalidades específicas da reserva de contingência incluem:

Cobertura de despesas imprevistas

Ou seja, permite lidar com despesas não planejadas, como reparos urgentes, substituição de equipamentos, ou custos legais.

Manutenção da operação

É uma forma de garantir que a empresa possa continuar operando normalmente em caso de interrupções temporárias na receita ou aumento repentino de custos.

Segurança financeira

Proporciona uma camada extra de segurança, oferecendo tranquilidade e estabilidade financeira. Principalmente quando falamos de mercados de risco e economia instável.

Mitigação de riscos

Nesse caso, a reserva financeira reduz o impacto financeiro de eventos adversos, como crises econômicas, desastres naturais, ou problemas de mercado, por exemplo, quando a variação do dólar está alta.

Cumprimento de obrigações

Permite assegurar que a empresa possa cumprir suas obrigações financeiras, como pagamento de fornecedores, salários e impostos, mesmo em momentos de dificuldades.

Quais são os tipos de reserva de contingência?

Existem diferentes tipos de reservas de contingência, cada uma com finalidades específicas:

Reserva para despesas operacionais inesperadas

Destinada a cobrir custos operacionais imprevistos que possam surgir no dia a dia de uma empresa, como reparos urgentes, substituição de equipamentos quebrados ou aumento súbito no custo de matérias-primas.

Reserva para emergências

Essa reserva de contingência é usada para situações de emergência que possam afetar a continuidade dos negócios, como desastres naturais, incêndios, inundações ou outras crises que exijam uma resposta rápida e significativa.

Reserva para manutenção e reparos

Focada em custos de manutenção e reparos que não podem ser previstos com precisão, mas são inevitáveis ao longo do tempo. Inclui manutenção de equipamentos, infraestrutura e tecnologia. 

Pode incluir, inclusive, trocas de materiais de escritório, como cadeiras e mesas, tornando o ambiente mais adequado e ergonômico.

Reserva para investimentos

Reservada para aproveitar oportunidades de investimento inesperadas que possam surgir, permitindo que a empresa invista sem comprometer seu fluxo de caixa operacional.

Reserva para liquidação de passivos

Mantida para pagar passivos que possam surgir de forma inesperada, como multas, penalidades ou responsabilidades legais.

Reserva para variações no fluxo de caixa

Essa reserva de contingência é usada para compensar variações temporárias no fluxo de caixa, garantindo que a empresa possa continuar a operar sem interrupções mesmo durante períodos de menor receita.

Reserva para expansão ou crescimento

Planejada para cobrir custos inesperados associados a projetos de expansão ou crescimento, como a abertura de novas filiais ou a entrada em novos mercados.

Quando usar a reserva de contingência?

A reserva de contingência é uma parte crucial da gestão financeira, destinada a lidar com situações imprevistas e emergências que podem impactar negativamente a operação de um negócio ou orçamento pessoal. 

Saber quando utilizar essa reserva e quando evitar seu uso é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira. Conheça nossas sugestões de uso!

Quando usar a reserva de contingência

• Para emergências médicas, com despesas inesperadas com saúde que não podem ser adiadas ou evitadas.
  
• Para reparos urgentes e consertos importantes em equipamentos ou infraestruturas essenciais para a operação do negócio ou para a vida pessoal (ex.: vazamentos de água, problemas elétricos).
  
• Em situações de perdas substanciais, como furto, desastres naturais, ou danos causados por eventos fora de controle.
  
• Com imprevistos operacionais, acima de tudo quando surgem questões inesperadas que possam prejudicar significativamente a continuidade dos negócios, como falhas críticas de TI.
  
• Quando há uma queda brusca de receita, em casos de perda repentina e significativa de receita que ameacem a sobrevivência do negócio, como perda de um grande cliente ou um declínio acentuado nas vendas devido a uma crise econômica.

Quando não usar a reserva de contingência

• Para despesas planejadas, ou seja, aquelas que foram previamente planejadas e previstas no orçamento, como compras de equipamentos novos, expansões ou reformas que não são urgentes.
  
• Em investimentos em novos projetos ou expansão de negócio pode ser arriscado. É melhor planejar e alocar um orçamento específico para esses fins.
  
• Para pagamentos de dívidas, pois a reserva de contingência não deve ser usada para pagamentos regulares de dívidas, exceto em situações onde o não pagamento possa resultar em consequências graves e imediatas.
  
• Com despesas de lazer, festas e outras situações não urgentes.
  
• Para cobrir maus hábitos financeiros, sobretudo em despesas recorrentes devido à má gestão financeira ou hábitos de gastos descontrolados pode esgotar rapidamente esses fundos e deixar você vulnerável em verdadeiras emergências. Isso acaba sendo comum em empresas menores, cujos proprietários confundem gastos pessoas com os da companhia.

Reserva de contingência e reserva gerencial: quais são as diferenças

A reserva de contingência e a reserva gerencial são dois tipos de fundos destinados a diferentes propósitos dentro da gestão financeira de uma organização.

Quando falamos da reserva de contingência, estamos supondo seu uso para gastos inesperados, como emergências médicas, reparos urgentes e imprevistos, desastres naturais ou eventos catastróficos e quedas bruscas de receita ou outras crises financeiras não planejadas.

Já quando falamos da reserva gerencial, a indicação de uso precisa envolver necessidades estratégicas e operacionais do negócio, que são previstas, mas não incluídas no orçamento regular.

Ela é usada para flexibilizar a gestão financeira e responder a oportunidades ou desafios que requerem recursos adicionais. Como com projetos de expansão ou inovação, investimentos em melhorias operacionais ou tecnológicas, campanhas de marketing não planejadas, mas oportunas e treinamentos ou capacitações necessárias para o desenvolvimento do negócio.

O fato é que ambas as reservas devem ser bem planejadas e financiadas para garantir que o negócio tenha recursos suficientes para lidar com situações imprevistas e aproveitar oportunidades estratégicas.

Também é essencial revisar periodicamente a alocação de fundos em ambas as reservas para assegurar que elas sejam adequadas para os propósitos designados.

Outro ponto: estabeleça políticas claras de despesas sobre quando e como utilizar cada reserva para evitar confusão e garantir que os fundos sejam utilizados de forma eficaz.

Qual deve ser o valor da reserva de contingência 

Conheça nossas sugestões a serem considerados para calcular e manter uma reserva de emergência empresarial adequada:

1. Avalie as despesas fixas mensais

Aqui é preciso incluir todos os custos relacionados aos funcionários e o outras contas que fazem a empresa funcionar, como:

• Salário, benefícios e férias.
• Considere locação de escritórios, fábricas, armazéns, etc.
• Calcule os serviços essenciais, como energia, água e internet.
• Entenda quais são os financiamentos e empréstimos a serem pagos mensalmente.
• Tenha na ponta do lápis o seguro de saúde, seguro de propriedade, entre outros.
• Calcule ainda licenças de software, contratos de manutenção, etc.

2. Determine a duração da reserva

A recomendação comum é manter uma reserva suficiente para cobrir de 3 a 6 meses de despesas fixas. Empresas em setores mais voláteis ou com ciclos sazonais mais pronunciados podem precisar de reservas maiores, enquanto empresas em setores mais estáveis podem se contentar com reservas menores.

Analise ainda os padrões de receita anteriores para identificar períodos de baixa e ajustar a reserva de acordo.

3. Calcule a reserva de emergência

O cálculo é até simples: precisa somar todas as despesas fixas mensais e multiplicar o total das despesas mensais pelo número de meses desejado (geralmente de 3 a 6 meses).

4. Leve em consideração outras variáveis

Principalmente as que envolvem custo das matérias-primas e estoque. Avalie também a probabilidade de inadimplência dos clientes e o impacto nas receitas. Além de considerar as obrigações fiscais recorrentes e eventuais.

5. Revise regularmente

Revise e ajuste a reserva de emergência periodicamente, levando em conta mudanças nas despesas fixas, no ambiente de negócios e nos objetivos da empresa.

Além disso, monitore o saldo da reserva de emergência e faça ajustes conforme necessário para garantir que ela permaneça adequada.

Gestão da reserva de contingência: conheça as boas práticas

Quando se tem uma boa reserva de contingência, é comum que muitas empresas queiram usá-la para fins indevidos, deixando a empresa descoberta quando a crise chega. Por isso, considere as boas práticas a seguir:

Política e critérios claros

Estabeleça critérios claros e específicos para o uso da reserva de contingência, envolvendo todas as partes interessadas na definição desses critérios. Isso precisa estar em uma política de fácil acesso e comunicada a todos os envolvidos.

Defina quem são os responsáveis pela reserva

A reserva de contingência pode ficar sob encargo do financeiro da empresa, mas, na hora de usá-la, é preciso ter uma comissão para validar esse uso.

Revisão regular

Avalie periodicamente a quantidade de fundos na reserva de contingência para garantir que ela seja suficiente para cobrir possíveis emergências.

Reabastecimento

Após utilizar a reserva, planeje formas de reabastecê-la o mais rápido possível para estar preparado para futuras contingências.

Contar com uma reserva de contingência é essencial para todo negócio, trazendo uma segurança em tempos instáveis ou quando crises chegam de repente. Use nosso artigo para entender como está sua reserva e o que pode melhorar!

Aproveite para ler também sobre KPIs financeiros: quais são e como monitorá-los para manter sua empresa em dia!