Digitalização de documentos: guia completo para iniciantes

A digitalização de documentos em empresas tornou-se uma prática essencial para negócios de todos os portes que buscam modernizar suas operações. 

Com o avanço da tecnologia e a crescente necessidade de segurança e eficiência, aprender como digitalizar documentos em papel não é mais um luxo, mas uma necessidade estratégica.

Já pensou em como seria lidar com o grande volume físico dos contratos de trabalho e outras documentações profissionais ao longo dos anos? Felizmente, há outras formas de fazer essa gestão.

Neste artigo, vamos explorar o que é digitalização de documentos, as normas relevantes no Brasil, e por que sua empresa deve investir nesse processo.

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos refere-se ao processo de conversão de documentos físicos em arquivos digitais. Isso é feito por meio de scanners que capturam a imagem do documento e a transformam em um formato digital, geralmente PDF ou TIFF. 

Esse processo não apenas cria uma réplica digital do documento, como também facilita a organização, o acesso e o compartilhamento de informações. 

Para isso, efetua também o tratamento e a indexação da documentação, o que garante que os colaboradores consigam encontrá-la de forma fácil em sistemas digitais. 

Percebe como a prática é um passo crucial para a implementação de um escritório paperless? Essa tendência crescente em ambientes corporativos visa reduzir a dependência de papel e melhorar a eficiência operacional.

E você pode começar pelo Departamento Pessoal e pelo RH para dar o exemplo para o restante da empresa, viu?

Mas antes, esclareceremos melhor a diferença entre documentos digitais e digitalizados. É uma questão que provoca bastante confusão.

Documento digital e digitalizado: qual a diferença?

Um documento digital é criado originalmente em formato digital, usando um software de processamento de texto ou ferramentas de design gráfico, por exemplo. 

Já um documento digitalizado é inicialmente criado em papel e depois convertido para um formato digital por meio do processo de digitalização. 

Essa distinção é crucial, pois documentos digitais muitas vezes têm metadados embutidos e podem ser mais facilmente alterados e geridos em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (ECM).

Antes de entrarmos em outros assuntos práticos sobre digitalização de documentos, como fazer e por que investir nessa prática, é fundamental entender as normas que a regulam.

Quais são as normas para digitalização de documentos no Brasil?

Imagine que você, gestor(a) de RH, deseje contratar uma empresa de digitalização de documentos para modernizar o setor. 

Um dos critérios fundamentais para a contratação é conhecer as normas que regem esse processo para avaliar as práticas da potencial contratada.

Sim, digitalizar documentos é um processo que deve seguir normas específicas para garantir a validade legal e a segurança. 

No Brasil, há regulamentações que cobrem diferentes aspectos da digitalização, desde a integridade do documento até requisitos específicos para certos setores.

Falaremos delas a seguir!

O que é o Decreto nº 10.278?

Também chamada de lei da digitalização de documentos, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou que sejam base para atos jurídicos de direito público ou privado.

Este decreto visa garantir que os documentos digitalizados tenham a mesma validade que os originais em papel, desde que cumpram as normas estabelecidas, como a integridade e a autenticidade do documento digitalizado. 

Um exemplo prático é a digitalização de contratos, onde o decreto assegura que contratos digitalizados corretamente possam ser usados legalmente, facilitando processos jurídicos e administrativos.

Dentre os pontos que o decreto define, estão:

• Obediência às normas da LGPD;
• Uso de assinatura digital em documentos envolvendo o Poder Público;
• Metadados necessários para a versão virtual dos documentos digitais;
• Descarte da documentação física que não tem valor histórico após a digitalização;
• Validação de diferentes tipos de comprovação de autenticidade de documentos privados, desde que acordado entre as partes.

Além da lei da digitalização de documentos, há também a Portaria nº 360 do MEC.

Leia também: Guia da admissão digital para o RH: da proposta à contratação

Portaria nº 360 do MEC: o que ela estabelece?

A Portaria nº 360 do Ministério da Educação foi editada em 2022 e estabelece normas para a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.

Ela determina que documentos do acervo acadêmico elaborados a partir de 1º de agosto de 2022 devem ser inteiramente produzidos em meio digital.

Também aponta que, caso receba documentos físicos, as instituições de educação superior (IES) devem convertê-los para o meio digital.

Porém, é aplicável somente às IES que pertencem ao sistema federal de ensino.

Agora que trouxemos um panorama sobre a digitalização de documentos em PDF ou outros suportes, como TIFF, é hora de convencer você sobre a importância de adotar essa prática na empresa. 

Por que investir na digitalização de documentos?

Investir na digitalização de documentos na empresa traz inúmeras vantagens para o negócio. 

Este processo não só permite um acesso mais rápido e fácil às informações, mas também reduz custos operacionais e melhora a segurança e a organização dos dados corporativos. 

A seguir, discutiremos em detalhes cada um desses benefícios.

Redução de custos com materiais e manutenção

Ao eliminar a necessidade de papel, tinta e espaço físico para armazenamento, as empresas podem economizar significativamente. 

Além disso, há uma redução nos custos associados à manutenção de equipamentos de impressão. 

Por exemplo, um escritório que digitaliza todos os seus arquivos pode redirecionar esses recursos para projetos mais estratégicos, aumentando o potencial de crescimento e inovação da empresa.

Segurança de dados e restrição de acesso

A digitalização permite implementar medidas de segurança avançadas para proteger informações confidenciais. 

Diferente dos documentos físicos, que podem ser furtados ou danificados, os arquivos digitais podem ser criptografados e protegidos por métodos de autenticação, garantindo que apenas pessoal autorizado tenha acesso. 

Sim, isso significa que dados pessoais sensíveis dos colaboradores ou dados financeiros críticos podem ser protegidos em servidores seguros, minimizando riscos de violação de dados.

Organização e controle dos arquivos

Vamos retomar nosso exemplo sobre a contratação da empresa de digitalização de documentos para seu setor. Para aprovar a despesa, a diretoria de sua empresa questionou como o processo pode beneficiá-lo na prática. O que responder?

Um dos impactos positivos mais evidentes ao digitalizar documentos é otimizar a organização e o controle dos arquivos.

Você já sabe que gerenciar grandes volumes de documentos em papel pode ser um pesadelo logístico. 

Com a digitalização, as empresas podem utilizar sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que organizam, categorizam e permitem buscas rápidas e eficientes. 

Isso torna o processo de encontrar e compartilhar informações mais direto e menos propenso a erros, transformando um armário de documentos desorganizados em um sistema de armazenamento ágil e acessível.

E, consequentemente, a prática aumenta a produtividade da equipe.

Aumento da produtividade da equipe

Quando os documentos estão facilmente acessíveis e bem organizados, os funcionários gastam menos tempo procurando informações. 

Esse aumento de eficiência no fluxo de trabalho permite que a equipe se concentre em tarefas mais importantes e estratégicas, melhorando a produtividade geral. 

Imaginemos um cenário onde um funcionário precisa acessar rapidamente dados antigos para um novo projeto: com documentos digitalizados, a tarefa que levaria horas pode ser reduzida a minutos.

Documentos mais nítidos e sem risco de desgaste

Com o tempo, documentos em papel podem se desgastar, manchar ou rasgar. 

Digitalizá-los preserva o conteúdo na sua forma original, garantindo que a nitidez e a informação permaneçam intactas. 

Além disso, cópias digitais podem ser duplicadas quantas vezes forem necessárias, sem perda de qualidade, assegurando que a informação seja sempre clara e acessível.

Acesso rápido e fácil

Uma das maiores vantagens da digitalização é a capacidade de acessar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, especialmente em um mundo cada vez mais remoto e móvel. 

Se sua empresa possui equipes distribuídas, isso é especialmente valioso, pois elas podem acessar informações críticas instantaneamente sem importar onde estejam. 

Já pensou em compartilhar certificados ou contratos facilmente com candidatos e colaboradores? Isso aprimora a comunicação e a eficiência dos processos de recrutamento.

Eficiência operacional

Outro ponto positivo ao aprender como fazer a digitalização de documentos na empresa é ganhar eficiência operacional.

A prática simplifica processos e elimina etapas desnecessárias, tornando a operação geral do dia a dia muito mais fluida devido à atuação em ambiente digital. 

Ao integrar sistemas de gestão eletrônica de documentos com outras ferramentas empresariais, como ERP e CRM, as operações se tornam centralizadas, favorecendo o fluxo de informações e melhorando as tomadas de decisão.

Segurança e preservação

Em tempos de LGPD, a segurança na gestão de dados alcançou um novo patamar de importância nas empresas. E a digitalização contribui diretamente para sua promoção.

Além de proteger os documentos de danos físicos, a prática permite armazenar backups em nuvem e a aplicação de mecanismos de criptografia para proteção dos dados. 

Em termos práticos, em caso de desastres naturais ou falhas no local, uma empresa pode recuperar rapidamente suas informações sem interrupções significativas, assegurando a continuidade dos negócios.

Conformidade legal

Como vimos acima, existem normas e regulamentos que tratam da gestão de documentos e frequentemente exigem que eles sejam arquivados por um determinado período. 

A digitalização não só facilita o cumprimento dessas obrigações legais, como também melhora a capacidade da empresa de responder imediatamente a auditorias e solicitações de informações, minimizando riscos legais.

Melhor aproveitamento do espaço físico

Já pensou em repaginar as salas de arquivo para um espaço de descanso e bem-estar dos colaboradores?

A digitalização reduz a necessidade de armazenamento físico, e as empresas podem aproveitar o espaço economizado para outras finalidades, como expandir sua área operacional ou melhorar o ambiente de trabalho para os funcionários. 

O espaço anteriormente dedicado a arquivos físicos pode ser repensado e otimizado para agregar mais valor ao ambiente corporativo.

Sustentabilidade e melhora na reputação da empresa

Por último, mas não menos importante, a digitalização contribui para práticas empresariais mais sustentáveis. 

A redução do uso de papel e outros materiais tem um impacto positivo no meio ambiente e melhora a reputação da empresa junto a clientes e parceiros que valorizam a sustentabilidade. 

Uma empresa que adota práticas ecologicamente corretas pode destacar isso em suas estratégias de marketing, construindo uma imagem positiva e diferenciadora no mercado.

Processo de digitalização dos documentos: como fazer?

A diretoria finalmente aprovou a contratação dos serviços de digitalização de documentos para o setor de RH e Departamento Pessoal. E agora? É só deixar tudo na mão da empresa contratada?

Certamente não. Digitalizar documentos requer atenção a detalhes e planejamento cuidadoso para garantir a qualidade do arquivo digital e a preservação da informação do documento original. 

E se você, gestor(a), souber o que significa isso, melhor. Assim, conseguirá fiscalizar o trabalho da contratada. E qual o passo a passo? Fizemos um breve resumo:

1. Utilize scanners de alta resolução: essas ferramentas capturam cada detalhe do documento, o que garantirá que o arquivo digitalizado seja tão claro e útil quanto o documento em papel. 
2. Faça a organização pré-digitalização: etiquete e categorize os documentos antes da digitalização. Isso facilita a navegação e evita confusões posteriores.
3. Pense na padronização de formatos: opte por formatos amplamente aceitos, como PDF ou JPEG, e estabeleça uma convenção de nomenclatura clara.
4. Faça a inclusão de metadados: metadados oferecem informações complementares que tornam a busca e a organização mais eficientes.
5. Preze pela segurança dos documentos digitalizados: sistemas de backup regular e criptografia ajudam a proteger os arquivos contra perda de dados e acesso não autorizado. Considere usar servidores seguros ou serviços confiáveis de armazenamento em nuvem e defina quem pode visualizar ou editar documentos com clareza para aumentar a segurança da informação.

Agora você já sabe bastante sobre o que é a digitalização de documentos, como fazer e os benefícios. 

Mas existe uma última dúvida comum sobre o tema, que é a autenticidade dos documentos digitalizados.

Como garantir a autenticidade de documentos digitalizados?

Garantir a autenticidade de documentos digitalizados é essencial, especialmente em contextos empresariais com implicações legais. 

A adoção de assinaturas digitais e certificados digitais são algumas práticas recomendadas. Confira algumas etapas importantes:

• Utilização de assinaturas digitais: as assinaturas vincularão o documento a um assinante específico e assegurarão detecção de quaisquer mudanças.
• Protocolos de integridade: verifique que o documento digital corresponde exatamente ao original em conteúdo e formatação.
• Verificação pós-digitalização: use ferramentas de verificação de checksum (soma de verificação) para garantir correspondência exata.
• Registros de auditoria digital: documente cada visualização ou modificação, assegurando transparência e responsabilidade.

Além disso, a manutenção de backups adequados e regulares dos documentos digitalizados é essencial para evitar a perda de dados e garantir o acesso contínuo às informações. 

E, claro, não se esqueça de estabelecer controles de acesso de forma clara para monitorar quem tem permissão para acessar cada documento.

Essas práticas asseguram que seus documentos digitalizados não só mantenham sua autenticidade, mas também garantam a integridade e permanência necessária no ambiente digital.

Conclusão

A digitalização de documentos nas empresas representa uma transformação significativa na forma de gerenciamento das informações. 

Com inúmeros benefícios, desde a redução de custos até a melhoria da segurança e eficiência operacional, está claro que essa prática não é apenas uma opção, mas uma necessidade para organizações que desejam se manter competitivas no cenário atual. 

Para profissionais dos setores de RH e Departamento Pessoal, por exemplo, a digitalização oferece acesso rápido e confiável a dados essenciais, facilitando a gestão de talentos e permitindo respostas mais rápidas às demandas corporativas.

Integrar a digitalização com as práticas diárias de negócios não só melhora a eficiência, como também promove uma cultura de inovação e sustentabilidade, essencial para o sucesso a longo prazo.Aproveite para ver como a Caju Ciclos garante mais segurança e validade jurídica na admissão com o uso da assinatura digital!