Guia da admissão digital para o RH: da proposta à contratação

Você sabia que, segundo levantamento realizado pela Caju, mais de 35% dos candidatos aprovados em uma vaga têm dificuldade de enviar as informações pessoais necessárias para a sua admissão?

Isso acontece porque a contratação de novos colaboradores é longa e, geralmente, dividida em várias etapas e canais de comunicação. Mas a boa notícia é que é possível simplificar esse processo com a admissão digital.

Quer saber como funciona e, principalmente, como implementar a contratação online na sua empresa? Então, continue a leitura! Neste artigo, trouxemos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

O que é admissão digital?

A admissão digital é quando o processo de contratação de novos colaboradores acontece de forma totalmente online por meio de um software de RH. Nesse caso, todas as etapas, desde o envio de documentos até a assinatura do contrato, são realizadas pela internet.

Apesar de já existir há algum tempo, a prática se tornou comum principalmente com o crescimento do trabalho remoto. Isso porque, muitas vezes, os empregadores contratam funcionários que estão longe da sede da empresa, o que torna inviável o deslocamento para cumprir todas as etapas da contratação pessoalmente.

Com a admissão digital, a ficha de registro do empregado pode ser feita à distância, armazenando os dados em nuvem e fazendo a integração direta com o eSocial, o que facilita na hora de fazer as anotações na carteira de trabalho do colaborador.

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Qual a diferença entre admissão tradicional e digital?

A principal diferença entre admissão tradicional e digital é a forma como o processo de contratação é conduzido, que pode ser manual ou eletrônico.

Quando a admissão é feita de maneira tradicional, o novo colaborador precisa tirar cópia de todos os seus documentos e se deslocar até a empresa várias vezes para entregá-los e assinar o contrato de trabalho. 

Já quando o processo acontece de forma digital, os documentos para admissão são assinados e enviados eletronicamente. Isso permite que os profissionais se candidatem e acompanhem as etapas de recrutamento de qualquer lugar e a qualquer momento.

Além disso, na admissão digital, toda a validação, armazenamento e gestão de documentos também acontece de forma eletrônica. Assim, o processo se torna mais rápido e eficiente, já que, ao invés de lidar com montanhas de papel de vários candidatos, é possível gerenciar todas as etapas da admissão de forma online.

Como funciona o processo de admissão digital?

Depois de informar a aprovação do candidato no processo seletivo, o recrutador envia um link por e-mail ou WhatsApp para que o profissional possa preencher suas informações pessoais e enviar uma cópia dos documentos escaneados ou fotografados.

Se estiver tudo certo com a documentação, o recrutador envia um novo link com a versão final do contrato de trabalho. Nesse caso, ao invés da assinatura com papel e caneta, o novo colaborador deve inserir a sua assinatura eletrônica, que pode ser cadastrada de forma gratuita pelo site do GOV.BR.

Em seguida, todas essas informações e documentos são armazenados em uma plataforma de gestão de pessoas (geralmente, já integrada ao eSocial), que permite concluir a ficha de registro do empregado pelo online e fazer a assinatura da CTPS digital.

Quanto todas as etapas forem concluídas, o funcionário recém-contratado é automaticamente incluído no sistema da empresa e na folha de pagamento. 

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Quais são as vantagens da admissão digital? 

Até aqui, não é difícil ver que a admissão digital oferece uma série de vantagens. Mas, se você ainda tem dúvidas se vale a pena investir nessa mudança, veja como ela pode impactar positivamente o dia-a-dia da empresa:

Agilidade no processo de admissão

O processo para admitir um novo colaborador de forma manual costuma ser demorado. E, quando consideramos que os profissionais de RH podem lidar com várias contratações ao mesmo tempo, ele se torna ainda mais longo.

Por isso, não é difícil vermos casos de recrutadores que perdem candidatos qualificados para outras empresas, principalmente aqueles que também estão participando de outros processos seletivos. 

Com a admissão digital, além do envio e assinatura de documentos acontecer de forma online, existe a possibilidade de automatizar o preenchimento de formulários. Assim, admissões que antes levavam até um mês, podem ser finalizadas em um único dia.

Leia também: Como reduzir o tempo da admissão de colaboradores com Caju

Segurança dos dados

Outra vantagem importante da admissão digital é que ela acontece em sistemas de armazenamento em nuvem protegidos por criptografia, firewalls e antivírus. 

Isso garante que as informações pessoais dos colaboradores fiquem armazenadas de forma segura (e em conformidade com a LGPD). Além disso, também oferece mais segurança na hora de compartilhar os dados dos funcionários com contadores e pessoas do time financeiro, por exemplo. 

Isso porque ao invés de compartilhar esses dados sensíveis por e-mail ou envelopes, o acesso acontece dentro de um sistema próprio da empresa que exige autenticação de usuário para acessar as informações. 

Atração de talentos diversos

A admissão digital também aumenta as oportunidades de recrutamento, permitindo que profissionais de qualquer lugar do país possam se candidatar a uma vaga, já que não é preciso estar pessoalmente na empresa para concluir o processo.

Isso permite que as empresas possam contratar funcionários de diferentes regiões geográficas, o que é um incentivo importante para atrair os melhores talentos do mercado que não estão dispostos a abrir mão do home office.

De acordo com um levantamento divulgado pela CNN Brasil, por exemplo, mais de 40% dos profissionais trocariam de empresa se precisassem voltar ao regime presencial — e isso também se aplica aos motivos que podem fazer um candidato declinar de um processo de admissão.

Praticidade na gestão de documentos

Que a gestão eletrônica de documentos torna todo o processo de admissão muito mais prático para o candidato, não é segredo. Mas a verdade é que o empregador e, especificamente, o time de RH, também podem colher bons frutos dessa prática.

Com a admissão digital, todos os documentos relacionados à contratação de um novo colaborador são armazenados em nuvem. Isso facilita o acesso rápido e fácil a informações importantes, sem a necessidade de procurar em arquivos físicos ou pastas.

Isso porque os sistemas de RH geralmente incluem recursos de organização que permitem classificar e categorizar os documentos. Com isso, é possível pesquisar dados usando palavras-chave ou apenas o nome do colaborador, por exemplo.

Produtividade para o RH

Por último (mas não menos importante), a admissão digital permite automatizar muitas tarefas que antes consumiam muito tempo para serem feitas manualmente, como o envio de e-mails de confirmação ou a verificação de referências de cada candidato.

Além disso, ao eliminar a necessidade de lidar com papelada, reduzimos também o risco de erros na hora de preencher algum formulário ou armazenar os documentos, o que diminui a chance de retrabalho no futuro.

Tudo isso torna o time de RH mais produtivo e garante mais tempo para que os colaboradores possam focar no que realmente traz resultados para o negócio, que é a gestão estratégica de pessoas.

Como implementar um processo de admissão digital?

A ideia da admissão digital é que ela possa otimizar o processo de contratação. No entanto, para que isso aconteça, é importante que ela seja implementada da forma certa. Então, anote algumas dicas de por onde começar:

1. Mapeie os processos internos

Antes de implementar um novo sistema, é importante entender como as coisas funcionam no modelo atual. Portanto, o primeiro passo é mapear todas as etapas do processo de contratação e identificar o que poderia ser realizado de forma digital sem prejuízos.

2. Escolha uma boa ferramenta

Sabendo o que a empresa precisa, é preciso encontrar uma boa ferramenta que ofereça os recursos necessários. Aqui, é preciso ter atenção! Embora existam vários softwares disponíveis no mercado, nem todos oferecem segurança jurídica para o RH.

O Caju Ciclos, por exemplo, é uma ferramenta simples, prática e totalmente segura para profissionais e empresas. Com ela, o time de RH pode fazer o cadastro de novos colaboradores e receber os documentos de admissão escaneados diretamente pela plataforma, garantindo uma visão completa do status das admissões.

Além disso, a plataforma também permite que a empresa crie listas de tarefas e envie mensagens de boas-vindas personalizadas para cada funcionário, criando uma experiência positiva desde o primeiro contato.

Leia também: Caju Ciclos: solução integrada para admissão e gestão de dados do RH

3. Crie os templates e faça as integrações

O próximo passo é personalizar a plataforma de acordo com os processos de admissão da sua empresa. Isso pode incluir, por exemplo, campos específicos na ficha de registro dos colaboradores, como os equipamentos necessários para trabalho remoto.

Lembre-se também de fazer a integração com outros subsistemas de RH e outras áreas que precisarão ter acesso às informações do novo funcionário, como o time financeiro.

4. Faça testes antes de usar

Antes de implementar totalmente o novo processo de admissão digital, faça alguns testes e simulações para encontrar e corrigir possíveis problemas.

Pense do ponto de vista do candidato e explore todos os recursos para ter certeza que a ferramenta é intuitiva e permite que o profissional envie seus documentos e assine o contrato de forma fácil, sem precisar contatar a empresa a cada passo.

A admissão digital pode facilitar (e muito!) a contratação de novos colaboradores. Mas, ainda assim, é comum surgirem dúvidas durante o processo. Por isso, aproveite para conferir o nosso Guia de Admissão com o checklist completo e boas práticas para o RH.