Aprenda a fazer e a utilizar um fluxograma de admissão

A admissão de novos colaboradores é uma etapa fundamental no ciclo de gestão de pessoas e exige uma série de ações que devem ser realizadas de maneira precisa e eficiente. Para isso, o uso de um fluxograma de admissão é uma prática recomendada. 

O fluxograma de admissão não só otimiza o tempo, como também minimiza erros e retrabalhos, proporcionando uma visão clara do caminho a ser seguido. Ele serve como um guia, garantindo que nenhuma fase importante do processo seja negligenciada.

Neste texto, vamos explorar em detalhes como criar e utilizar um fluxograma de admissão, destacando as principais etapas e as melhores práticas para garantir que seu processo seja não apenas eficiente, mas também alinhado às necessidades da sua organização. 

O que é um fluxograma de admissão?

Um fluxograma de admissão de funcionários é uma ferramenta essencial para a gestão estratégica de recursos humanos, pois permite a visualização detalhada e organizada de todas as etapas envolvidas na contratação e integração de novos colaboradores.

Esse recurso vai ajudar a visualizar cada fase do processo de admissão, proporcionando aos profissionais de RH uma visão abrangente e estruturada das atividades necessárias para assegurar uma transição eficiente e eficaz de candidatos a novos funcionários.

O fluxograma normalmente inclui uma série de etapas críticas, começando pela criação e aprovação da vaga junto às lideranças e stakeholders relevantes e terminando na contratação do funcionário.

A utilização de um fluxograma de admissão de funcionários não apenas padroniza e otimiza o processo de recrutamento, mas também garante a conformidade com as políticas internas e com as exigências legais aplicáveis.

Além disso, essa ferramenta permite identificar e eliminar possíveis gargalos ou ineficiências, proporcionando uma experiência mais fluida tanto para o RH quanto para os novos colaboradores.

Como o fluxograma de admissão funciona?

O fluxograma de admissão funciona como um guia visual que organiza e sequência todas as etapas necessárias para a contratação e integração de novos colaboradores em uma empresa. 

Ele é composto por uma série de caixas ou símbolos que representam as diferentes fases do processo, conectadas por linhas ou setas que indicam o fluxo de atividades.

Essa estrutura permite que os profissionais de Recursos Humanos sigam um caminho lógico e padronizado, garantindo que todos os procedimentos sejam realizados de forma completa e eficiente.

• Início do processo: o fluxograma começa geralmente com a identificação da necessidade de contratação, que pode surgir devido a uma vaga aberta ou à criação de uma nova posição. Após a definição do perfil do candidato, a vaga é aprovada internamente e, em seguida, divulgada em plataformas de recrutamento, redes sociais, sites de emprego e outras fontes estratégicas.
• Triagem e seleção: a próxima etapa envolve a recepção e triagem de currículos, onde os candidatos são avaliados com base em critérios previamente estabelecidos. Os candidatos que atendem aos requisitos seguem para a fase de entrevistas, que podem incluir testes de habilidades, dinâmicas de grupo e entrevistas com gestores e equipes técnicas.
• Aprovação e formalização: após a seleção do candidato mais adequado, o fluxograma avança para a fase de aprovação, onde o comitê ou gestor responsável dá o aval final para a contratação. Em seguida, o RH solicita os documentos necessários e organiza os exames admissionais. Com a aprovação dos exames e a verificação dos documentos, o contrato de trabalho é formalizado e assinado.
• Integração e onboarding: o processo de admissão é concluído com a integração do novo colaborador, em que são realizados o onboarding, apresentações à equipe, treinamentos iniciais e a entrega de materiais necessários para o desempenho das funções. Essa fase é crítica para garantir que o novo funcionário esteja bem orientado e alinhado com a cultura e as expectativas da empresa.

Dessa forma, é possível assegurar que todas as etapas do processo de contratação sejam seguidas corretamente e melhorar a eficiência do departamento de RH. 

Por que criar um fluxograma para admissão de funcionários?

Criar um fluxograma para admissão de funcionários traz uma série de benefícios para o departamento de Recursos Humanos e para a organização como um todo.

Abaixo estão algumas das principais razões pelas quais o desenvolvimento de um fluxograma de admissão é uma prática altamente recomendada.

• Padronização do processo: o fluxograma assegura que todas as admissões sigam um padrão definido, independentemente do gestor ou equipe envolvida. Isso garante consistência nas práticas de contratação, reduzindo variações que possam levar a erros ou omissões. 
• Eficiência operacional: ao mapear cada etapa do processo de admissão, o fluxograma ajuda a identificar possíveis gargalos e ineficiências que possam atrasar a contratação. Ele permite que o RH visualize o processo como um todo e implemente melhorias contínuas, o que resulta em uma admissão mais ágil e fluida.
• Transparência e comunicação: um fluxograma facilita a comunicação entre as diferentes partes envolvidas no processo de admissão, como gestores, equipes de RH e candidatos. Ao visualizar o fluxo de atividades, todos entendem o que esperar em cada etapa, o que contribui para uma maior transparência e alinhamento entre as expectativas dos envolvidos.
• Conformidade e redução de riscos: com a crescente complexidade das leis trabalhistas e regulamentações, um fluxograma de admissão ajuda a garantir que todas as exigências legais e internas sejam cumpridas. Isso inclui a coleta e verificação de documentos, a realização de exames obrigatórios e a formalização correta do contrato de trabalho.
• Melhoria na experiência do candidato: um processo de admissão bem estruturado e eficiente reflete positivamente na experiência do candidato. Quando o RH segue um fluxo claro e organizado, os candidatos percebem profissionalismo e cuidado por parte da empresa, o que pode melhorar a reputação da organização no mercado e atrair talentos de qualidade.

Ao implementar essa ferramenta, o RH assegura um processo de contratação mais estruturado, eficiente e alinhado com os objetivos estratégicos da organização.

3 tipos e modelos de fluxograma de admissão

Ao implementar fluxogramas de admissão, os profissionais de RH podem optar por diferentes tipos e modelos, dependendo das necessidades específicas da organização e da complexidade do processo de contratação.

A seguir, apresentamos os três principais tipos e modelos de fluxograma de admissão, acompanhe!

Fluxograma linear

O fluxograma linear é o modelo mais simples e intuitivo para representar um processo. No contexto da admissão de funcionários, ele apresenta as etapas de forma sequencial, como uma linha reta, do início ao fim.

É como uma receita de bolo, em que cada passo é executado em uma ordem específica. Essa simplicidade o torna ideal para empresas de menor porte ou para processos com poucas variáveis, facilitando a compreensão e o acompanhamento de todos os envolvidos.

No entanto, a linearidade pode ser uma limitação em processos mais complexos, onde existem decisões a serem tomadas ou atividades que podem ocorrer em paralelo.

Nesses casos, o fluxograma linear pode não ser suficiente para representar todas as nuances do processo, tornando-se necessário utilizar outros modelos, como o fluxograma funcional ou de decisão.

Fluxograma funcional

O fluxograma funcional, por sua vez, oferece uma visão mais ampla e detalhada do processo de admissão. Ele agrupa as atividades por área ou função, mostrando a interação entre os diferentes departamentos envolvidos.

Dessa forma, é possível identificar os pontos de contato entre as áreas de Recursos Humanos, Departamento Pessoal, TI e outros setores que participam do processo.

Essa visualização facilita a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria, além de permitir uma melhor compreensão do papel de cada área no processo.

O fluxograma funcional é especialmente útil em empresas de médio e grande porte, onde os processos são mais complexos e envolvem muitas pessoas.

Fluxograma de decisão

O fluxograma de decisão é o mais sofisticado dos três modelos, utilizando símbolos específicos para representar os pontos de decisão e os possíveis caminhos a seguir.

Ele é ideal para processos com diversas alternativas e condições, como a seleção de candidatos, a definição de benefícios ou a escolha do tipo de contrato.

Ao utilizar um fluxograma de decisão, é possível visualizar todas as possíveis ramificações do processo e tomar decisões mais assertivas.

No entanto, a construção de um fluxograma de decisão exige um maior nível de detalhamento e conhecimento técnico, sendo mais indicado para empresas que possuem uma equipe de Recursos Humanos especializada.

Em resumo, cada tipo de fluxograma possui suas vantagens e desvantagens, e a escolha do modelo ideal depende das características de cada empresa e do processo seletivo.

Como montar um bom fluxograma de admissão de colaboradores? 8 passos essenciais

Montar um bom fluxograma de admissão de colaboradores exige uma abordagem metódica e estratégica para garantir que todas as etapas do processo sejam devidamente mapeadas e executadas com eficiência.

Confira nosso guia passo a passo!

1. Mapeie o processo atual

Antes de criar o fluxograma, é essencial entender o processo de admissão já existente na empresa. Reúna informações detalhadas sobre cada etapa, desde a solicitação de contratação até a integração do novo colaborador.

Envolva as partes interessadas, como gestores, equipes de RH e outros departamentos envolvidos, para garantir que todas as fases sejam cobertas.

2. Defina as etapas principais

Com base no mapeamento, identifique as principais etapas do processo de admissão.

Essas etapas incluem geralmente a criação da vaga, divulgação, triagem de currículos, entrevistas, aprovação, verificação de documentos, exames admissionais, assinatura de contratos e integração.

3. Escolha o tipo de fluxograma

Selecione o tipo de fluxograma que melhor se adapta ao processo de admissão da sua empresa. Como discutido anteriormente, os principais tipos incluem o fluxograma linear, funcional e de decisão.

A escolha dependerá da complexidade do processo e das necessidades específicas da organização.

4. Desenhe o fluxograma

Utilize ferramentas de criação de fluxogramas, como Visio, Lucidchart, ou até mesmo PowerPoint, ou Excel, para desenhar o fluxograma.

Comece com as etapas principais e, em seguida, adicione as conexões entre elas usando setas para indicar o fluxo do processo. Use símbolos padronizados (caixas, losangos para decisões, etc.) para tornar o fluxograma claro e fácil de entender.

5. Inclua pontos de decisão e alternativas

Se o processo de admissão tiver variações ou diferentes caminhos possíveis, adicione pontos de decisão ao fluxograma.

Esses pontos determinam o próximo passo com base em critérios específicos, como aprovação de um gestor ou resultados de exames.

6. Revise e valide o fluxograma

Após desenhar o fluxograma, é crucial revisá-lo com as partes interessadas para garantir que ele represente com precisão o processo de admissão e que seja prático e aplicável.

Ajuste conforme necessário, incorporando feedback.

7. Documente e treine a equipe

Após a validação, documente o fluxograma de forma acessível para todos os envolvidos. Além disso, treine a equipe de RH e outros departamentos sobre como utilizar o fluxograma no dia a dia, assegurando que todos estejam alinhados.

8. Monitore e melhore continuamente

Um bom fluxograma de admissão deve ser visto como um documento dinâmico. Monitore o processo regularmente para identificar áreas de melhoria e faça ajustes no fluxograma conforme necessário.

Seguindo esses passos, você estará bem posicionado para criar um fluxograma de admissão de colaboradores que seja eficiente, claro e alinhado com as necessidades da sua organização, facilitando um processo de contratação mais estruturado e eficaz.

Boas práticas para o uso do fluxograma de admissão

Para garantir o uso eficaz do fluxograma de admissão, é crucial seguir algumas boas práticas. Primeiro, mantenha o fluxograma atualizado, revisando-o periodicamente e incorporando feedback da equipe de RH para refletir mudanças nas políticas e práticas.

O fluxograma deve ser claro e simples, utilizando símbolos padronizados e linguagem acessível para facilitar a compreensão de todos os envolvidos. 

Além disso, é importante treinar adequadamente todos os profissionais de RH e outros departamentos sobre como utilizar o fluxograma.

Realize sessões de treinamento e forneça guias de referência para garantir uma aplicação consistente. Sempre que possível, integre o fluxograma com sistemas de RH, como software de ATS, para automatizar tarefas e monitorar o progresso em tempo real.

A comunicação clara entre todos os participantes do processo é essencial. Realize briefings regulares e encoraje feedback imediato para resolver problemas rapidamente.

O fluxograma deve ser flexível o suficiente para se adaptar a diferentes necessidades e situações, como tipos variados de contratação e requisitos específicos de departamentos.

Documente adequadamente cada etapa do processo e mantenha registros organizados para auditoria e conformidade. Finalmente, avalie o desempenho do processo de admissão após cada ciclo e busque melhorias contínuas, comparando com as melhores práticas do mercado. 

Essas práticas asseguram que o fluxograma de admissão seja uma ferramenta eficaz para otimizar e padronizar o processo de contratação.

Como a tecnologia pode facilitar e agilizar o fluxo de admissão?

A tecnologia tem revolucionado como as empresas recrutam e contratam novos talentos. Através da automação de processos, os recrutadores podem otimizar seu tempo e dedicar-se a tarefas mais estratégicas.

Sistemas de rastreamento de candidatos (conhecidos como ATS) centralizam as informações e facilitam a tomada de decisões, enquanto ferramentas de análise de dados oferecem insights valiosos sobre o perfil dos candidatos e a eficácia das estratégias de recrutamento.

A integração entre os sistemas de RH e outros departamentos, como financeiro e jurídico, garante a agilidade e a precisão do processo de admissão. Além disso, a tecnologia permite que as empresas identifiquem e eliminem gargalos, reduzindo o tempo entre a abertura de uma vaga e a contratação do candidato ideal.

Ao automatizar tarefas, centralizar informações e fornecer insights valiosos, as empresas podem aumentar sua eficiência, reduzir custos e construir equipes mais engajadas e produtivas.

A criação de um fluxograma de admissão de funcionários é uma prática essencial para otimizar os processos de contratação e garantir que todas as etapas sejam seguidas de forma eficiente e padronizada.

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Com a implementação dessa ferramenta, o departamento de Recursos Humanos pode minimizar erros, aumentar a transparência, garantir conformidade legal e melhorar a experiência do candidato.

Se você deseja aprofundar seus conhecimentos em processos essenciais para a gestão de pessoas, não deixe de conferir nosso texto sobre como escrever uma carta proposta! Com ele, você aprenderá a importância desse documento e como redigi-lo de maneira eficaz para fortalecer suas práticas de recrutamento.