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Um sistema de gestão eletrônica de documentos facilita a forma como as empresas lidam com a crescente quantidade de informações em formato digital, melhorando a organização, a segurança e a eficiência na gestão de informações.
Pare um segundo para pensar no tanto de documentos que uma empresa vai acumulando. São documentos de diversos setores extremamente importantes, seja para consulta, decisões, relatórios, entre outros.
Felizmente, hoje é possível mantê-los com mais organização usando a gestão eletrônica de documentos, ou GED, abreviação que você vai ver ao longo do nosso conteúdo.
A GED é uma evolução e tanto daqueles arquivos cheios de papel e facilita muito. Quando se usa bons softwares, é simples de fazer pesquisa e você pode acessar o que for preciso de onde estiver, facilitando a mobilidade de uma empresa.
Então, vamos ao que interessa. Neste artigo, tiramos todas as suas dúvidas sobre o sistema de gestão eletrônica de documentos. Vamos lá?
Um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) é uma solução tecnológica que permite organizar, armazenar, gerenciar e recuperar documentos e informações de forma digital.
A GED substitui ou complementa os processos tradicionais de gerenciamento de documentos em papel, permitindo que as organizações lidem de maneira mais eficiente com informações escritas, imagens, arquivos de áudio e outros tipos de documentos eletrônicos.
Por exemplo, hoje, muitos negócios são fechados via WhatsApp, temos chatbots que permitem fazer compras em poucos cliques, etc. Mas toda essa comunicação precisa ser armazenada para que uma empresa se resguarde. A GED atende esse tipo de necessidade e diversas outras.
Com a gestão eletrônica de documentos, muitas dores são sanadas. Por exemplo:
O sistema de gestão eletrônica de documentos é amplamente utilizado em empresas, instituições governamentais e organizações de todos os tamanhos para melhorar seus processos de gerenciamento de informações.
Quanto mais documentos, maior é a necessidade de recorrer à GED. Simples assim.
A GED é uma necessidade das empresas que precisam melhorar a operação, seja com mais agilidade e eficiência. Confira os objetivos mais interessantes para qualquer negócio.
A gestão eletrônica de documentos permite o armazenamento centralizado e organizado de documentos eletrônicos, eliminando a necessidade de espaços físicos para arquivamento. Como falamos, isso também reduz ou evita o risco de perda ou extravio de documentos.
Facilitar o acesso aos documentos por meio de recursos de pesquisa e indexação, tornando mais ágil o processo de localização de informações relevantes, é outra vantagem.
Antes da GED, os colaboradores perdiam horas reunindo os papéis e documentos para uma tarefa, fato que, hoje, é feito com alguns cliques.
Permitir o compartilhamento de documentos entre membros da equipe, departamentos e, em alguns casos, até mesmo com parceiros externos, promove uma colaboração eficaz em projetos e processos.
Isso traz mais eficiência e até mesmo mais satisfação da equipe.
Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, você garante a segurança dos documentos. Afinal, um bom software tem controles de acesso, rastreamento de atividades e medidas de proteção contra ameaças cibernéticas e perda de dados.
Minimizar os gastos associados à impressão, cópia e armazenamento físico de documentos pode parecer um benefício menor. Acontece que a redução de papéis permite que uma empresa alugue espaços menores também e esteja ainda em conformidade ecológica.
A gestão eletrônica de documentos auxilia na conformidade com regulamentos e normas governamentais, garantindo a retenção adequada de documentos e o cumprimento de prazos legais.
Com o software de GED, você tem facilidade para integrar processos de negócios e automatizar tarefas, como aprovações, revisões e notificações, agilizando os fluxos de trabalho.
De novo, isso traz mais agilidade, eficiência e colaboração ao trabalho.
Com a gestão eletrônica de documentos, é possível garantir a preservação a longo prazo de documentos importantes por meio de técnicas de arquivamento digital e estratégias de backup.
Minimizar erros associados à manipulação manual de documentos, como perda de informações, duplicações e extravios é mais um dos benefícios de fazer a gestão eletrônica dos documentos.
Uma vez que se tem os documentos a poucos cliques, conseguimos acesso mais rápido a dados e informações cruciais, auxiliando na tomada de decisões informadas e estratégicas.
Em uma reunião mesmo, pode-se discutir e acessar dados que levem a melhores decisões e mais produtividade.
Contribuir para a redução do uso de papel e recursos naturais, promovendo práticas empresariais mais sustentáveis — o que é importante para qualquer empresa.
Como até mencionamos, as empresas atuam remotamente por todo o mundo e permitir o acesso a documentos a partir de dispositivos móveis é urgente.
Assim, possibilitamos que os funcionários acessem informações importantes em qualquer lugar e a qualquer momento — isso traz muitas vantagens competitivas a uma empresa, como produtividade e agilidade.
A gestão eletrônica de documentos (GED) funciona a partir de um conjunto de práticas e tecnologias utilizadas para criar, capturar, armazenar, organizar, indexar, recuperar e distribuir documentos e informações de forma digital.
Dessa forma, é possível substituir o processo manual de lidar com documentos em papel, tornando o gerenciamento de informações mais eficiente e acessível. Conheça a seguir os principais componentes da GED:
A primeira etapa envolve a conversão de documentos em papel ou documentos gerados eletronicamente em formatos digitais.
Isso pode ser feito por meio de scanners, impressoras multifuncionais, aplicativos de captura móvel ou integração com sistemas de origem eletrônica, como e-mails.
Os documentos digitalizados e os arquivos eletrônicos são armazenados em repositórios digitais seguros, como em servidores locais ou na nuvem. Esses repositórios são projetados para garantir a integridade, segurança e acesso controlado às informações.
Cada documento é indexado e categorizado com base em metadados, como nome do arquivo, data de criação, autor, palavras-chave, entre outros.
É a partir desses metadados que se faz a indexação que vai facilitar a busca e a recuperação posterior dos documentos.
As pessoas autorizadas podem acessar os documentos via uma interface de pesquisa. Essa pesquisa de documentos é feita a partir de palavras-chave, datas, nomes de arquivos ou qualquer critério de indexação definido. Isso agiliza a localização de documentos específicos.
Como já pontuamos, com a GED é possível definir permissões de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar, editar ou excluir documentos. Isso é fundamental para manter a segurança e a privacidade das informações.
Muitos sistemas de GED oferecem recursos de automação de fluxo de trabalho, que permitem definir processos de aprovação, revisão e colaboração em documentos. Isso melhora a produtividade operacional.
A gestão eletrônica de documentos registra todas as ações realizadas nos documentos, incluindo quem os acessou, quando e o que foi feito. Isso oferece uma trilha de auditoria que é valiosa para conformidade e segurança.
Com o sistema eletrônico, é possível configurar políticas de retenção de documentos para cumprir regulamentações e requisitos legais. Isso facilita a eliminação segura e oportuna de documentos que não são mais necessários.
É essencial realizar backups regulares dos documentos digitais para evitar perda de dados. A recuperação de documentos em caso de falha é uma parte crítica da gestão eletrônica de documentos.
A integração com outros sistemas de negócios, como sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de recursos humanos, permite uma troca de informações eficiente e elimina a duplicação de dados.
Na verdade, todo o setor tem seus documentos que precisam ser geridos e arquivados. É essencial que cada time mantenha essa prática e consulte os documentos necessários.
Entretanto, o pessoal de TI pode cuidar das atualizações da GED, sobretudo quando estamos falando de integração.
Podemos falar em:
Anote estas 11 dicas para uma gestão mais eficiente!
Saiba quais são os objetivos da gestão eletrônica de documentos, como redução de custos, aumento da eficiência, conformidade regulatória, etc.
Investir em um sistema de gestão de documentos eletrônicos (GED) confiável é crucial. Certifique-se de que o sistema atenda às necessidades da sua empresa e seja escalável para o futuro.
Converta documentos em papel para formato eletrônico — você pode fazer isso com scanners de alta qualidade para garantir que os documentos digitalizados sejam legíveis.
Crie uma hierarquia de pastas e categorias lógicas para armazenar documentos. Certifique-se de que a estrutura seja intuitiva e fácil de usar. No começo, é interessante contar com uma consultoria.
Item essencial! É importante definir regras claras para nomear arquivos e documentos, fato que vai facilitar encontrar e identificar documentos quando necessário.
Nem todo mundo da sua empresa precisa acessar tudo. Controle quem pode acessar, visualizar e editar documentos. Assegure-se de que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.
Utilize recursos de automação para simplificar processos, como aprovações, revisões e distribuição de documentos.
Implemente uma estratégia robusta de backup e recuperação de dados. Além disso, garanta que seus dados estejam protegidos contra ameaças cibernéticas por meio de firewalls, antivírus e outras medidas de segurança.
Uma vez que fazer a gestão eletrônica de documentos é uma tarefa de todos, faça sessões de treinamento com os funcionários sobre as políticas e procedimentos de gestão de documentos. Eles devem estar cientes e empoderados para agir da melhor maneira.
Esteja ciente das regulamentações aplicáveis ao seu setor e certifique-se de que seus processos de gestão de documentos estejam em conformidade.
Realize auditorias periódicas para garantir que seus procedimentos de gestão de documentos estejam funcionando conforme o planejado e faça ajustes conforme
É interessante optar por um software que tenha capacidade suficiente para sua operação e ainda possa ser escalável, caso a gestão de documentos se torne mais robusta.
Claro que a escolha precisa considerar seu orçamento, o serviço da empresa (como funcionários de sucesso do cliente) e também as possibilidades de integração nativas.
Ler avaliações e buscar referências também é importante, assim como considerar interfaces em português, se esse for um requisito à sua empresa.
Usar um sistema de gestão eletrônica de documentos pode ser um pouco trabalhoso no começo, mas é um caminho sem volta quando você considera todas as vantagens!
Quer saber mais sobre como elevar a atuação do seu setor de Recursos Humanos? Leia nosso artigo RH 4.0: o que é e como implementar na empresa!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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