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A governança de projetos desempenha um papel fundamental na garantia de que os planos atendam às expectativas dos stakeholders, sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, e alcancem os resultados desejados. Saiba mais!
A governança de projetos é um conjunto de práticas, processos e estruturas utilizadas para garantir que os projetos sejam planejados, executados, monitorados e controlados de maneira eficaz e alinhada aos objetivos organizacionais.
Pare alguns segundos com a gente para refletir quantos projetos estão rodando ao mesmo tempo na sua empresa. Certamente existem campanhas de Marketing, estratégias de retenção de clientes e funcionários, o financeiro está com planos para reduzir os gastos fixos etc.
Fora outras demandas para garantir sustentabilidade, longevidade da empresa e aprimorar a cultura organizacional. Ou seja, cada organização é um universo bem complexo e todas as iniciativas precisam seguir em frente.
É por essa razão que a governança de projetos é uma prática a ser seguida para garantir que nada fuja dos planos e manter todos os stakeholders cientes do que está acontecendo. Nós falamos mais detalhes neste artigo!
A governança de projetos está relacionada a práticas, processos e estruturas utilizadas para garantir que os projetos sejam planejados, executados, monitorados e controlados de maneira eficaz e alinhada aos objetivos organizacionais.
Ela desempenha um papel fundamental na garantia de que os planos atendam às expectativas das partes interessadas, sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento, e alcancem os resultados desejados.
Contar com governança de projetos é extremamente importante para CEOs, sócios, proprietários e demais cargos de liderança de uma empresa. Isso aumenta de importância quando estamos falando de empresas que precisam prestar contas para investidores.
A governança de projetos é mais ampla e acaba envolvendo o gerenciamento de cada projeto da empresa. Isso porque a governança diz respeito a compreensão do andamento de todas as ações que envolvem uma organização.
Ainda, a governança de projetos lida com questões maiores, como a tomada de decisões estratégicas relacionadas à seleção e priorização de projetos, alocação de recursos e garantia de que os planos contribuam para os objetivos organizacionais.
Enquanto isso, o gerenciamento ou gestão de projetos foca as atividades para atingir os objetivos de um projeto específico.
Cada área da empresa tem projetos próprios, com métricas e detalhes que dizem muito a esse projeto, mas não necessariamente a outro. Assim, cabe a governança de projetos monitorar os resultados do todo, não no detalhe. O detalhe cabe à gestão de projetos.
Ou seja, enquanto a gestão de projetos é bem minuciosa e específica, o escopo da governança analisa políticas, diretrizes e resultados mais amplos. É por isso que toda governança de projetos olha para o longo prazo, nunca para o curto ou médio prazo.
A governança de projetos oferece alguns benefícios bem interessantes. Conheça quais são:
A governança de projetos promove a transparência, fornecendo uma visão clara e aberta das atividades do projeto para todas as partes interessadas.
Isso ajuda a evitar mal-entendidos e a construir a confiança entre a equipe do projeto e outras partes interessadas. Pensando em patrocinadores ou investidores, a governança é peça-chave para mantê-los ativos.
A governança estabelece diretrizes e processos que ajudam na gestão eficaz dos projetos, trazendo mais luz a problemas ou vantagens.
Ao definir papéis, responsabilidades e processos claros, as equipes de projeto podem trabalhar de maneira mais eficiente, evitando retrabalho e garantindo a entrega de resultados de alta qualidade.
Claro que, para isso acontecer, é preciso definir relatórios, métricas e ter muito diálogo entre todas as partes envolvidas.
A governança de projetos exige uma clara atribuição de responsabilidades, criando um ambiente onde as equipes são responsáveis por suas ações e resultados.
A prestação de contas é fundamental para identificar e corrigir problemas de forma proativa, garantindo que o projeto siga na direção certa. Por isso, faz todo sentido pensar em reuniões ou cerimônias para conversar sobre o tema.
A governança de projetos é essencial para definir critérios claros para o sucesso do projeto, alinhando os objetivos do projeto com os objetivos estratégicos da organização.
Com essas definições, é mais simples fazer a avaliação do desempenho do projeto e a tomada de decisões informadas para garantir o sucesso a longo prazo.
Uma boa governança de projetos inclui estratégias para identificar, avaliar e gerenciar os riscos.
Assim, é possível que a organização antecipe problemas potenciais e tome medidas preventivas ou corretivas, minimizando assim os impactos adversos nos projetos.
Lembrando que a gestão de riscos, assim como toda a governança de projetos, pede que seja criado um comitê com diversos membros da empresa. É dessa forma que sabemos que todos os possíveis riscos estão cobertos.
Com uma governança eficaz, as organizações podem otimizar o uso de recursos, incluindo tempo, orçamento e talentos da equipe. A alocação eficiente de recursos contribui para a maximização do valor entregue pelo projeto.
Por exemplo, o investimento em uma área não trouxe o resultado esperado? Vale entender se mais investimento faria a diferença ou se vale repensar toda a estratégia.
A governança de projetos envolve a revisão constante do desempenho dos projetos de uma empresa. Isso cria uma cultura de aprendizado contínuo, na qual as lições aprendidas em um projeto são documentadas e utilizadas para melhorar processos em projetos futuros.
Vale super a pena estabelecer a criação de playbooks e documentos para garantir que esse aprendizado fique na empresa e não apenas nos membros da governança. Até porque, sempre há a movimentação de pessoas numa empresa, é natural.
A governança assegura que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Isso é fundamental para garantir que os recursos sejam direcionados para iniciativas que contribuam para os objetivos de longo prazo da empresa.
Trazemos um passo a passo para orientar você nesta missão!
Obtenha o comprometimento e apoio da alta direção da empresa. A governança de projetos requer o envolvimento e patrocínio da liderança para garantir que as mudanças necessárias sejam implementadas com sucesso.
Este é o típico projeto que precisa engajar líderes para, na sequência, engajar os colaboradores. É a melhor opção.
Estabeleça uma estrutura de governança clara, definindo papéis e responsabilidades para todas as partes envolvidas nos projetos. Isso inclui a criação de comitês de governança, se necessário.
Também é bacana facilitar a comunicação, com canais específicos e reuniões frequentes.
Desenvolva políticas e normas que orientem a gestão de projetos. Isso pode incluir padrões para planejamento, execução, monitoramento e encerramento de projetos.
Se sua empresa já tem isso, reforce a comunicação das normas entre todos, é importante que todo mundo esteja na mesma página, não acha?
Escolha uma metodologia de gerenciamento de projetos que seja adequada à natureza e complexidade dos projetos da empresa e seja comum entre a maior parte das áreas. Métodos populares incluem o PMBOK, Prince2, Scrum, entre outros.
É uma boa prática para que a governança tenha mais clareza do sucesso de cada projeto.
Implemente um sistema de informação que facilite o gerenciamento e monitoramento centralizado de todos os projetos. Isso pode incluir ferramentas, como softwares, para o gerenciamento de projetos e relatórios.
O mais interessante é buscar softwares que tenham integração entre si, assim os dados acabam tendo a mesma fonte.
Forneça treinamentos corporativos adequados para os membros da equipe envolvidos em projetos, garantindo que eles estejam familiarizados com as práticas e metodologias adotadas.
Sendo adotadas novas ferramentas, vale ter um treinamento específico para isso. Benchmarking com empresas que fazem governança também é uma opção.
Identifique os riscos associados aos projetos e implemente controles eficazes para gerenciá-los. Isso ajuda a evitar surpresas indesejadas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Estabeleça mecanismos eficazes para monitorar o desempenho dos projetos em relação aos objetivos estratégicos da empresa. Crie relatórios regulares para a alta direção.
Promova uma cultura organizacional que valorize a governança de projetos e reconheça a importância do alinhamento dos projetos aos objetivos da empresa. Como falamos, começa da direção, mas deve ser natural a todos os colaboradores.
A governança de projetos é uma das práticas que mantém as empresas saudáveis. Começar do zero pode ter alguns detalhes mais demorados, mas todo o esforço acaba sendo recompensado com transparência e sucesso dos projetos!
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Jornalista, redatora e revisora que adora ouvir e contar histórias. Cuidando do marketing de conteúdo da Caju, tem como missão levar informação de valor para a área de gestão de pessoas e contribuir para um mercado cada vez mais inovador e humano.
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