Headcount ou “contagem de cabeças”, em tradução literal para o português. Se você ainda não sabe o que esse termo significa, na prática, e por que é importante para o seu RH, chegou ao post certo!
O headcount é um indicador que, em um primeiro momento, parece simples demais. Assim, não revela tão facilmente o seu potencial de orientar uma atuação mais estratégica do RH e até de pautar o planejamento empresarial.
Neste post, te contamos melhor sobre tudo isso para que você entenda a importância desta contagem e saiba como usá-la da melhor forma. Confira!
O que é headcount?
Na prática, o headcount é a contagem e o acompanhamento do número total de pessoas que fazem parte dos quadros de uma empresa, considerando eventuais baixas e novas contratações.
Esse indicador, embora não forneça nenhuma outra informação ― como detalhes sobre cada colaborador ―, é bastante estratégico para a organização e seu RH e logo você vai entender o porquê.
Qual a importância do headcount?
O headcount é importante porque tem relação direta com a força de trabalho e a gestão da folha de pagamentos da empresa. Em outras palavras, influencia o planejamento estratégico e orçamental.
Com base na contagem feita pelo RH, as lideranças e os diretores da organização podem chegar a uma previsão de gastos relativa ao custo por funcionário e outros investimentos, e tomar decisões estratégicas a partir disso.
Isso é relevante porque, por mais que as empresas estejam compreendendo melhor o valor que as pessoas têm e o quão podem ser determinantes para o sucesso, entender como mantê-las e pagar salários e benefícios é básico.
Assim, o headcount contribui para que a organização planeje como gerir seu quadro de funcionários do ponto de vista financeiro, de modo a definir remunerações adequadas e planejar novas contratações ou até a redução do número de profissionais quando preciso.
Como é feito o cálculo de headcount?
O cálculo do headcount é simples porque consiste em somar o total de colaboradores ativos da empresa.
Se o processo for feito manualmente, o que o RH precisa fazer é conferir o livro de registro de funcionários, que deve estar atualizado, podendo ainda fazer uma checagem dupla com auxílio das lideranças de cada setor.
Já se o processo é feito com auxílio da tecnologia, uma vez que os RHs estão cada vez mais digitalizados, basta acessar a lista de profissionais, considerando todas as admissões e demissões feitas desde a última atualização.
É tão simples que, a princípio, o headcount não parece ser um indicador tão estratégico, mas há muito que o RH e as lideranças podem fazer a partir da criação de segmentações e de outras análises.
Por exemplo, pode-se categorizar e contabilizar colaboradores a partir de classificações como:
- Jornada integral;
- Jornada parcial;
- Atuação presencial;
- Atuação remota;
- Cargo;
- Função;
- Média de idade;
- Gênero;
- Cor ou raça e outros.
Em todo caso, a contagem ajuda a quantificar a força de trabalho da organização para que, então, análises diversas sejam feitas.
A digitalização do processo
Dissemos que o processo pode ser feito manualmente, o que possivelmente dependeria de planilhas, ou usando tecnologias mais modernas, como um software.
A escolha fica a critério de cada RH, mas a sugestão é usar a tecnologia. Não pelo cálculo em si que, como vimos, é bem simples, especialmente quando as informações estão atualizadas. Mas, para facilitar o acompanhamento e segmentação.
O uso de softwares simplifica a checagem de dados, o desenho do organograma e as várias análises, baseadas em diferentes critérios de segmentação, que o RH pode fazer.
E esse é apenas um dos motivos por que o RH deve considerar o uso da tecnologia para cumprir suas tarefas diárias.
Como o RH e a liderança devem medir o headcount?
É sempre bom lembrar que o headcount é um indicador. Portanto, é importante entender e buscar as formas de aplicação dessa medição, ou seja, que fatores analisar para usar essa contagem de forma estratégica.
Verificando os objetivos
Antes de qualquer coisa, é preciso ter clareza quanto aos objetivos da organização. O headcount serve para um controle básico, mas também pode ser feito para entender o uso da força de trabalho da empresa.
Por exemplo, a partir da contagem, a organização pode verificar se há mais de uma pessoa desempenhando a mesma tarefa sem necessidade, impactando a eficiência de equipes ou setores.
Também pode conferir se há falta de pessoal de modo geral, em determinado setor ou para o exercício de determinada função.
De toda forma, é importante que o objetivo foque em melhoria, em um melhor aproveitamento do capital humano e dos recursos da empresa como um todo.
Fazendo uma análise de desempenho
Outra forma de medir e aplicar o headcount é usar os números e ir além deles para entender se o quadro de funcionários favorece ou não o desempenho individual e coletivo.
Para tanto, a segmentação que mencionamos antes é bastante útil porque ajuda o RH e as lideranças a entenderem se há excesso de pessoal em uma função ou setor e se há falta dessa força de trabalho em algum outro.
Em suma, o headcount pode indicar se um desempenho abaixo do esperado tem relação com a má distribuição de profissionais entre os setores da empresa ou até com a falta de talentos nos quadros da organização.
Analisando a demanda dos cargos
Pegando um gancho no que acabamos de dizer, o headcount contribui para entender o cerne de um problema a partir da comparação entre a quantidade de pessoas e o número de demandas de trabalho.
Se todas as demandas estão sendo cumpridas conforme o esperado, é bem possível que a empresa tenha a quantidade ideal de profissionais.
Porém, se há atrasos constantes nas entregas, dificuldades para bater metas e excesso de horas extras, pode ser que falte gente para dar conta de tudo o que a organização precisa.
Definindo um planejamento
Ainda, o headcount pode ser usado em paralelo a outros números, aqueles que dizem respeito ao custo por funcionário e ao orçamento da organização.
O objetivo, nesse caso, é buscar a saúde financeira da empresa e um crescimento igualmente saudável. Isso porque, se identificar baixa de pessoal, o RH não pode simplesmente sugerir novas contratações sem que a organização tenha verba para o processo seletivo, a remuneração e os benefícios.
Ainda, conhecer o número de colaboradores em cada departamento e conseguir prever o crescimento permite que a empresa se planeje melhor quanto aos gastos futuros.
Algo que contribui até para otimizar o uso de recursos para aumentar o engajamento, realizar treinamentos, oferecer salários mais competitivos, entre outras ações.
Qual o impacto do headcount no planejamento empresarial?
Há diferentes métricas atreladas ao headcount que já indicam o que é possível medir em busca de insights atrelados ao número de colaboradores da empresa visando a tomada de decisões. Entre eles, citamos:
- Orçamento para folha de pagamento;
- Gestão de benefícios;
- Turnover e retenção de talentos;
- Horas extras e banco de horas;
- Clima organizacional;
- Satisfação interna e mais.
Usando esses exemplos, vamos entender melhor como o headcount pode ser usado como um indicador realmente estratégico para as empresas e seus RHs.
Orçamento e gestão de benefícios
Cada colaborador contratado em regime CLT gera um custo para a empresa que, além do salário, considera:
- FGTS (equivalente a 8% do salário);
- Multa por rescisão: 40% sobre o FGTS;
- Férias;
- Adicional de ⅓ sobre o valor das férias;
- 13º salário;
- Pagamento de horas extras e adicionais (noturno, insalubridade ou outro que se aplique a cada caso).
Ainda, o salário pode passar por atualizações anualmente, aumentando o investimento a ser feito pela empresa.
Assim, o headcount ajuda a entender melhor os gastos e as possibilidades da organização, sobretudo para planejar novas contratações, promoções e bonificações.
Além disso, a empresa tem gastos com benefícios obrigatórios e com benefícios corporativos voltados que também precisam ser pensados com base no número de colaboradores e no retorno sobre o investimento (ROI).
Dessa forma, a organização pode definir o que realmente faz sentido oferecer considerando aquilo que funciona bem e suas possibilidades frente ao número de beneficiários.
Turnover e retenção de talentos
Acompanhar o headcount permite que a empresa entenda se há variação constante do número de funcionários ou até se não tem sido possível atrair os talentos necessários para compor os quadros.
Um “sobe-e-desce” do número de pessoas pode indicar que há problemas para reter talentos, assim como um número constantemente abaixo do ideal sugere haver problemas de atração.
Análises como essas podem direcionar o planejamento de gestão de pessoas focado na formação de lideranças melhores, no aprimoramento do clima organizacional, na otimização do processo seletivo, entre outras medidas.
O headcount também ajuda a pensar na necessidade de novas contratações ou de medidas para aumentar a produtividade dos colaboradores. A resposta certa depende da análise de outros fatores.
Considere que o excesso de horas extras é oneroso para os caixas da empresa e pode ser preciso adotar políticas para evitá-las. Ainda que a organização adote o regime de banco de horas, a frequência elevada de jornada extraordinária pode ser um sinal de alerta.
Entre as possibilidades, estão a de que indivíduos ou equipes estejam sobrecarregados e a de que a equipe tem um tamanho adequado, mas algo está afetando o engajamento e a produtividade.
Isso quer dizer que a simples “contagem de cabeças” pode levar a empresa a abrir vagas ou a apostar no uso de tecnologias de automação para otimizar alguns processos rotineiros, por exemplo.
Clima organizacional e satisfação interna
Interligando as coisas, um turnover elevado pode ter relação com sobrecarga e com baixa produtividade. Um cenário que favorece a insatisfação com o trabalho e a busca por um novo emprego.
Sozinho, o headcount não te conta tudo isso, mas, como vimos, observar a oscilação dos números é algo que permite ao RH levantar hipóteses que podem ser comprovadas a partir de análises complementares.
Algo que, por sua vez, permite a definição de medidas para tornar o ambiente de trabalho mais atrativo, saudável e feliz.
Composição do quadro de funcionários
A contagem não serve apenas para que a empresa saiba se tem muitos colaboradores, o suficiente ou se precisa contratar. É também um indicador que ajuda a definir como fazer essas contratações.
Em outras palavras, mostra que tipo de profissional está em falta na empresa, para quais cargos, quais perfis, etc. Além de fortalecer tecnicamente o quadro da organização, essa análise contribui para o ganho em diversidade também.
Sendo assim, o headcount direciona para o planejamento de contratações que beneficiem a empresa de diferentes formas.
Por fim, o headcount influencia o planejamento porque direciona a organização para a definição de novas metas.
Um exemplo simples diz respeito ao turnover. A empresa pode definir que quer reduzir a rotatividade em X% em seis meses ou um ano, por exemplo. Adotar medidas para tal e constatar sua eficiência com uma nova contagem depois.
Como definir o headcount de cada área da empresa?
Agora, para aumentar o potencial estratégico do headcount, voltemos a falar sobre a segmentação e de uma forma bem interessante de usá-la: a divisão por setores da empresa.
Desenhando um organograma, é possível visualizar que algumas áreas são maiores do que as outras. Por exemplo, a equipe de vendas costuma ser maior do que a equipe do Financeiro ou do setor Contábil, não é mesmo?
Pensando nisso, é possível definir outros critérios de avaliação, a partir do headcount, para analisar a realidade de cada setor e definir um planejamento específico para cada caso.
Pode ser que uma área esteja carente de lideranças, enquanto outra precise de mais especialistas. Assim, a contagem vai servir não só para entender se a empresa deve ou não contratar, mas como deve fazê-lo.
O headcount e a legislação trabalhista
Também é interessante dizer que o headcount pode ser útil ao direcionar a empresa para o cumprimento da legislação trabalhista, como no caso de medidas básicas de diversidade e inclusão.
A Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência, Lei n° 13.416, de julho de 2015, determina que toda organização com mais de 100 colaboradores deve reservar de 2 a 5% das vagas para PCDs ou pessoas em processo de reabilitação pelo INSS.
Por isso, a contagem permite que a empresa verifique se está cumprindo sua obrigação legal e como se planejar para ir além do que a legislação determina.
Além disso, o headcount também indica quantas pessoas contratadas nos moldes da Lei do Estágio a organização pode ter. A regra determina que:
- Empresas com até cinco funcionários: podem ter, no máximo, um estagiário;
- Empresas com seis a 10 funcionários: até dois estagiários;
- Empresas com 11 a 25 funcionários: até cinco estagiários;
- Empresas com mais de 25 funcionários: até 20% de estagiários.
O headcount e o RH estratégico
Para amarrar tudo o que dissemos até aqui, há algo que consideramos importante esclarecer: o headcount é um grande aliado para uma atuação mais estratégica do RH.
Cada vez mais, empresas precisam de uma gestão de pessoas que não apenas cumpra burocracias de admissões e demissões, mas influencie positivamente os resultados diários do negócio.
Por isso, é interessante entender que o headcount pode orientar ações do RH desde o processo de recrutamento e seleção até a atuação diária junto aos colaboradores da empresa. Veja só:
Recrutamento e seleção
O headcount indica a quantidade de colaboradores por setor, podendo segmentá-los por cargo, atuação e outros qualificadores. Com isso, o RH entende como desenhar processos de recrutamento e seleção adequados para o que a empresa precisa.
Aumento da produtividade e satisfação
Os números da contagem, quando analisados juntos a outros indicadores, vão dizer ao RH o que está prejudicando a produtividade, os níveis de satisfação dos colaboradores e a capacidade da empresa em atrair e reter talentos.
Tudo isso direciona as ações de gestão de pessoas que contribuem para que a empresa tenha melhores resultados.
Ainda, a contagem segmentada também pode apontar para falhas e faltas. Por exemplo, pode indicar se o RH precisa investir mais em treinamentos e outras ações de capacitação para formar líderes capazes de atender demandas técnicas e de ajudar na retenção de talentos.
Cumprimento do plano de carreiras
Por fim, um RH estratégico também atua em prol do cumprimento do plano de carreiras da empresa. Ou seja, ajuda a direcionar a evolução de cada colaborador em sua trajetória profissional dentro da organização.
Ao fazer isso, o RH pode encontrar oportunidades de usar como o recrutamento interno que, entre outros benefícios, reduzem os gastos com novas contratações e ajudam a manter a saúde financeira da empresa.
É por tudo isso que o headcount é um indicador muito mais poderoso do que pode parecer a princípio. O segredo está em saber como usá-lo.
E aí? Gostou das dicas? Aproveite para conversar com nosso time e começar agora mesmo e mudar a vida dos seus colaboradores para melhor.
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