Orçamento de RH: como planejar e executar?

A área de Recursos Humanos é um dos setores mais importantes de qualquer empresa, e vai muito além das papeladas e dos pagamentos de contas. Por isso, é necessário que o profissional da área saiba como fazer um orçamento de RH corretamente.

Ter um planejamento e um orçamento de RH bem definido é essencial para evitar prejuízos à empresa. Contudo, é possível prever cenários ao longo do ano e se preparar para cada um deles, evitando a sobrecarga no fechamento das contas.

Apenas com o orçamento em mãos é que o RH pode traçar metas estratégicas para o crescimento do negócio.

Acompanhe o artigo e aprenda a fazer um orçamento de RH e garantir o sucesso organizacional.

Boa leitura!

Qual é o valor de um RH?

Antes de falar de orçamento, precisamos responder uma outra pergunta antes: afinal, qual é o valor de ter um setor de gestão de Recursos Humanos na empresa?

A resposta é simples: ter um setor de RH na empresa é extremamente valioso e pode trazer muitos benefícios para a organização. Algumas das principais vantagens de ter um setor de RH são:

• Atração e retenção de talentos: o setor de RH é responsável por gerenciar o processo de recrutamento e seleção de novos funcionários. Eles também trabalham para garantir que os funcionários atuais estejam satisfeitos e engajados em seu trabalho, o que pode ajudar a reter os melhores talentos na empresa;
• Desenvolvimento de funcionários: só essa área pode fornecer programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a aprimorar suas habilidades e competências. Isso pode aumentar a produtividade, melhorar a qualidade do trabalho e ajudar os funcionários a crescer em suas carreiras;
• Gestão de desempenho: cabe ao setor de RH implementar sistemas e processos para avaliar o desempenho dos funcionários e fornecer feedback construtivo. Isso pode ajudar a identificar áreas onde os funcionários precisam melhorar, reconhecer e recompensar aqueles que estão desempenhando bem;
• Cumprimento das leis trabalhistas: o setor de RH deve garantir que a empresa esteja cumprindo todas as leis trabalhistas e regulamentações aplicáveis. Eles também são responsáveis por manter registros precisos e atualizados dos funcionários e suas informações pessoais;
• Gestão de benefícios e compensação: esse setor é responsável por gerenciar o plano de benefícios e a compensação dos funcionários, incluindo salários, planos de saúde, férias, licenças, entre outros. Isso pode ajudar a garantir que os funcionários estejam recebendo pacotes de remuneração justos e competitivos.

Em resumo, ter um setor de RH na empresa é essencial para garantir a gestão adequada dos recursos humanos da organização e contribuir para o sucesso de toda a organização a longo prazo.

➜ Leia também: Tudo sobre abono pecuniário: o que é e como calcular

O que é orçamento de RH e por que é importante

Será que é realmente preciso definir um orçamento de gastos com pessoal? 

A verdade é que sim: realizar um orçamento de Recursos Humanos é fundamental para empresas de todos os tamanhos e setores, pois permite uma gestão eficiente dos custos relacionados à mão de obra e ajuda a garantir a sustentabilidade financeira da organização a longo prazo. 

5 motivos para investir no orçamento de RH

Gerenciar o orçamento do setor de recursos humanos requer atenção em vários pontos ao longo da jornada. O desenvolvimento de um plano na área impacta toda a empresa, e é isso que vamos demonstrar a seguir.

Listamos abaixo algumas das principais razões pelas quais as empresas devem realizar um orçamento de Recursos Humanos.

Planejamento antecipado

Ter um orçamento de RH permite que as empresas planejem e gerenciem adequadamente seus gastos com funcionários.

É ele que possibilita que a empresa determine com antecedência quanto dinheiro será gasto em salários, benefícios corporativos e outros custos relacionados à equipe de trabalho. Isso ajuda a garantir que a empresa possa manter sua operação sem crise ou imprevistos financeiros.

Controle de custos

O orçamento de Recursos Humanos também é importante porque ajuda a controlar os custos. Isso é muito importante em empresas com orçamentos apertados, pois permite que elas identifiquem áreas onde podem economizar dinheiro.

Quer um exemplo? Podemos dizer que só o orçamento de RH pode ajudar uma empresa a determinar se ela pode terceirizar algumas funções ou se precisa reduzir o número de funcionários.

Tomada de decisão facilitada

O orçamento de RH fornece informações valiosas que podem ser usadas para tomar decisões com base em dados reais. Assim fica mais fácil a empresa determinar se precisa contratar mais funcionários ou se pode aumentar os salários de seus funcionários existentes.

Esse orçamento também pode ajudar a empresa a identificar áreas onde os gastos com treinamento e desenvolvimento de pessoas podem ser ajustados para melhorar a eficiência da operação.

Previsão de despesas futuras

É possível usar o orçamento de Recursos Humanos também para que a empresa preveja as despesas futuras com funcionários. Isso é essencial em empresas que precisam de previsibilidade financeira para garantir a continuidade de suas operações.

Priorização de recursos

Preparar o orçamento de Recursos Humanos também ajuda a empresa a priorizar seus recursos. Isso significa que a empresa pode decidir onde alocar seus investimentos com base nas necessidades mais urgentes. Por exemplo: a empresa pode decidir que precisa investir em treinamento e desenvolvimento no lugar de aumentar os salários.

Em resumo, ter um orçamento de Recursos Humanos é fundamental para que as empresas possam gerenciar seus gastos com funcionários de forma eficiente e garantir sua sustentabilidade financeira a longo prazo.

Só ele fornece informações valiosas que podem ser usadas para tomar decisões relacionadas ao orçamento de gastos com pessoal, controlar custos, prever despesas futuras e priorizar recursos.

Como fazer o orçamento de RH?

Se a sua dúvida é como fazer orçamento de Recursos Humanos, ou até mesmo como fazer um orçamento de recrutamento e seleção, chegou a hora de conhecer um passo a passo prático que vai ajudar você a realizar essa etapa.

7 dicas para planejar o orçamento de Recursos Humanos

Para garantir um orçamento bem estruturado de RH, é necessário levar em conta alguns passos importantes para a construção das informações e de uma estratégia eficiente. Vale lembrar, inclusive, que é ideal fazer o orçamento anual, antes de começar o ano. Contudo, se você ainda não o fez, pode iniciar agora mesmo com os 7 passos a seguir!

1. Entenda os objetivos da empresa

O RH deve sempre atuar com estratégias alinhadas aos objetivos da empresa. Nesse sentido, o setor precisa gerenciar todos os times de forma adequada, buscando, além do bem-estar e da integridade dos profissionais, a produtividade e o crescimento do negócio. Por isso, é relevante entender o que a diretoria espera alcançar no ano.

Para isso, o RH deve conhecer o histórico de estratégias utilizadas pela empresa, levar em conta as metas atuais e formular um planejamento para chegar ao objetivo. Essas metas podem ser: reduzir custos, aumentar a produção, qualificar os profissionais, entre outros. Desse modo, o RH contribui diretamente para o negócio.

2. Conheça os custos e as despesas

Agora que você conhece os objetivos organizacionais, é hora de fazer uma relação de todos os custos e despesas atuais da empresa. Geralmente, são valores de:

• folha de pagamento;
• encargos trabalhistas;
• benefícios (obrigatórios e não obrigatórios);
• treinamentos;
• admissões e demissões;
• softwares e outras ferramentas do RH.

Também é válido considerar os custos e as despesas sazonais futuras, por exemplo, reajustes de salários determinados pela categoria do trabalhador. 

Na sequência, separe os orçamentos por categorias em uma planilha. Nesse processo, é fundamental que todos os custos sejam rastreados e estejam incluídos com seus valores corretos.

3. Faça uma reunião com os gestores

Saber o que os gestores da empresa pensam também é importante para o profissional de recursos humanos. Afinal, é durante uma reunião que ficará clara a visão da empresa como um todo, para que o plano e as alternativas estejam alinhados com a realidade do negócio. Sendo assim, é relevante ter em mãos a relação das despesas e entradas da empresa.

Entretanto, mesmo que o gestor de pessoas seja o responsável por fazer o orçamento de RH, ele deve propor alternativas que conversem com os planos da corporação. Por isso, o diálogo baseado em informações precisas, seguindo os passos anteriores para chegar a essa etapa, é indispensável.

4. Pense em possíveis cenários

Por mais que você faça um planejamento anual, podem ocorrer mudanças de cenários. Por isso, é interessante considerar três tipos de planos: realista, otimista e pessimista. Dessa forma, se acontecer algo no futuro, como crises econômicas, você saberá exatamente o que cortar do seu plano sem prejudicar a empresa.

Considere os possíveis cenários, como:

• admissões e demissões;
• promoções;
• treinamentos (inclusive, analise se vale mais a pena treinar ou desligar o colaborador);
• investimento em ferramentas e melhorias para a empresa.

5. Faça pesquisas para gerar dados

Os dados também são importantes para o orçamento da empresa, pois por meio deles é possível auxiliar na previsão de cenários no contexto interno da organização.

Por exemplo: você pode fazer pesquisas para avaliar o nível de satisfação da equipe, utilizando o método People Analytics.

Dessa forma, será possível ver quais pontos podem melhorar para otimizar a produção e, inclusive, diminuir o turnover e outras taxas que impactam negativamente o negócio.

Às vezes, investir em um benefício flexível, por exemplo, ou oferecer treinamentos pode reduzir a rotatividade voluntária, por um custo menor do que o desligamento.

6. Defina métricas de avaliação

Para saber se o planejamento está sendo bem-feito, é fundamental ter os KPIs de RH como aliados para mensurar os resultados. Afinal, depois de traçar uma meta e colocar em prática as ações, é necessário analisar alguns indicadores de RH, para assim fazer ajustes no processo, caso precise. Por isso, considere os seguintes indicadores:

• absenteísmo (taxa de ausência no trabalho, seja por falta ou atraso);
• custos de salários e benefícios;
• headcount (número de colaboradores);
• investimento em treinamento;
• lucratividade por colaborador;
• relação horas extras e horas trabalhadas;
• retenção de talentos;
• satisfação dos colaboradores;
• tempo médio de empresa;
• turnover.

7. Acompanhe o planejamento e as realizações

Por fim, mas não menos importante, até aqui você definiu o seu orçamento. No entanto, não adianta ter um planejamento anual se você não fizer o devido acompanhamento das ações que foram colocadas em prática. Portanto, coloque em planilhas ou use ferramentas para visualizar o que ainda falta realizar no seu plano.

É fundamental contar com uma planilha de orçamento de Recursos Humanos para conseguir não só fazer o acompanhamento, mas também realizar todas as etapas de planejamento no futuro.

Quais são as despesas de RH?

Como vimos em uma das etapas da construção do orçamento, é fundamental saber quais são as despesas de RH em uma empresa. O principal motivo é porque elas podem representar uma grande parcela do orçamento geral da empresa e ter um impacto significativo na rentabilidade e na saúde financeira da organização.

Ao identificar e monitorar as despesas de RH, as empresas podem tomar medidas para controlar e reduzir esses custos, maximizando a eficiência e a produtividade da equipe de trabalho.

Além disso, a compreensão das despesas de RH permite que as empresas identifiquem onde estão gastando mais dinheiro em relação a outras áreas e, assim, priorizem investimentos em outros setores, se necessário. As despesas mais comuns relacionadas ao setor de Recursos Humanos em empresas incluem:

• Salários e benefícios: os salários são os maiores custos associados à força de trabalho, incluindo também impostos trabalhistas, benefícios, seguro saúde e previdência social;
• Treinamento e desenvolvimento: envolve custos relacionados a treinamento e desenvolvimento de habilidades, educação, workshops e programas de mentoria para desenvolver habilidades dos funcionários;
• Recrutamento e seleção: inclui despesas com divulgação de vagas, pagamento de agências de recrutamento e despesas com viagens e entrevistas;
• Tecnologia de RH: aqui entra na conta os investimentos em softwares de gestão de RH, sistemas de monitoramento de tempo, sistemas de pagamento e de gerenciamento de desempenho;
• Viagens e despesas relacionadas a funcionários: as despesas com viagens, refeições, hospedagem e outros gastos relacionados a viagens de negócios, treinamento e conferências devem ser contabilizados.

Lembre-se que saber quais são as despesas de RH também permite que as empresas façam orçamentos mais precisos, planejem com antecedência e estejam preparadas para futuras mudanças ou imprevistos.

Como reduzir custos no setor de RH?

Reduzir custos no setor de Recursos Humanos é importante porque pode trazer benefícios significativos para a empresa: pode contribuir para melhorar a rentabilidade, pode aumentar a eficiência dos processos, otimizar a alocação de recursos, a organização pode ter preços mais competitivos, investir em inovação e buscar melhoria contínua de benefícios.

Aqui estão algumas maneiras de reduzir os maiores custos associados ao setor de Recursos Humanos:

• Automatizar processos de RH: utilizar sistemas de automação para reduzir a necessidade de tarefas manuais e reduzir o tempo de processamento de dados é uma das principais maneiras de enxugar despesas no setor;
• Contratar parceiros que otimizem os recursos: na gestão de benefícios corporativos, principalmente, é importante contar com parceiros de tecnologia que facilitem a gestão de recursos e possibilitem a otimização do tempo das equipes, como a Caju;
• Incentivar o trabalho remoto: ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente, seja como trabalho híbrido ou no modelo home office, as empresas podem reduzir os custos associados a instalações físicas e despesas relacionadas a viagens de negócios;
• Contratar freelancers: em vez de contratar um funcionário em tempo integral para uma função pontual, considere a opção de contratar um freelancer, que geralmente cobra menos e oferece mais flexibilidade;
• Analisar e otimizar os benefícios: as empresas podem analisar os benefícios oferecidos aos funcionários e ajustá-los para se adequar às necessidades dos funcionários e da empresa. Isso pode incluir o foco em benefícios flexíveis com sistemas mais acessíveis, como é o caso do cartão Caju;
• Terceirizar funções específicas de RH: terceirizar funções específicas de RH pode reduzir os custos gerais, como o recrutamento de novos funcionários ou o trabalho de calcular a folha de pagamento. Dessa forma, o time interno de RH pode atuar mais na parte estratégica e orçamentária;
• Utilizar programas de treinamento on-line: oferecer treinamento on-line pode ser uma alternativa econômica para treinamento e workshops que acontecem normalmente no local de trabalho;
• Avaliar a eficácia do processo de recrutamento: avaliar e ajustar o processo de recrutamento pode reduzir o tempo associados à contratação de novos funcionários e, consequentemente, reduzir os custos.

É importante lembrar que a redução de custos no setor de RH deve ser feita de maneira estratégica, visando manter a qualidade e a eficiência dos processos, sem prejudicar a saúde financeira e a produtividade dos profissionais.

Qual é o momento certo para uma empresa planejar o orçamento de RH?

Por padrão, o momento de realizar o planejamento e prever os investimentos para o próximo ano é próximo ao fim do ano anterior. 

Em 2023, muitas empresas iniciaram o orçamento de RH no segundo semestre, encerrando as previsões antes de novembro.

Mas qual o motivo? É simples: após um ano vivenciando a rotina da empresa, é possível ter uma noção do quanto é necessário prever para o orçamento do próximo ano, com base em indicadores levantados ao longo dos meses.

Por que fazer um orçamento de RH?

Você já viu como fazer um orçamento de RH. Por isso, sabe que essa prática na empresa é fundamental para garantir a saúde do negócio. Um planejamento adequado permite que o gestor de pessoas possa tomar algumas decisões sem recorrer à diretoria. Assim, a atuação do setor é mais dinâmica e ágil.

Esse tipo de flexibilidade torna a empresa mais produtiva e engajada. Nesse sentido, o profissional de RH sempre pode contar com a Caju. Diferentemente de outras propostas engessadas, a Caju tem o diferencial de oferecer uma cartela de benefícios de acordo com o perfil e as preferências do time da empresa.

Portanto, conhecer esse modelo de benefícios para a equipe é tão importante quanto saber como fazer um orçamento de RH. Inclusive, a proposta da Caju pode ser facilmente inserida no seu planejamento, conforme as necessidades e o orçamento da organização. Sem contar com a facilidade para os gestores acompanharem os benefícios.

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Dúvidas frequentes

O que é orçamento de RH?

Orçamento de RH é uma ferramenta utilizada para planejar e controlar os recursos financeiros destinados às atividades relacionadas à gestão de pessoas dentro da organização.

Por que é importante ter um orçamento de RH?

Ter um orçamento de RH permite o controle adequado dos gastos com pessoal, possibilitando a alocação correta dos recursos e o cumprimento das metas e objetivos do setor.

Quais são os principais itens que compõem o orçamento de RH?

Os principais itens que compõem o orçamento de RH são salários, benefícios corporativos, treinamentos, recrutamento e seleção, viagens, premiações, entre outros.