Já ouviu falar de HR Ops? Coração do RH, setor tem que passar por transformação digital

Quem trabalha no RH talvez já esteja cansado de ouvir falar da importância de atuar de maneira mais estratégica e de forma menos operacional. Mas como fazer isso em atividades que são conhecidas como o cerne do RH, como a área de HR Ops?

A atualização de práticas e mudança de postura da área de gestão de pessoas é vital para que o modelo não se esgote. Nesse contexto, a automatização de processos e softwares de gestão são aliados e podem permitir evoluções importantes. Vem com a gente entender um pouco mais sobre isso!

O que é HR Ops

Abreviação para HR Operations — ou, em tradução livre, Operações de RH —, esse departamento é o responsável por atividades como folha de pagamento, reembolso de despesas fora da empresa, gestão de benefícios ou certificação de ambientes seguros.

Vista por muita gente como “burocrática”, a área tem vivido em uma encruzilhada nos últimos anos. De um lado, seu trabalho costuma ser percebido como transacional, com pouco a agregar para os resultados da empresa. Por outro lado, pesquisas recentes mostram profissionais cada vez mais cansados de lidar com essas tarefas.

Um levantamento feito no final de 2022 pela consultoria Mercer, por exemplo, afirma que 36% dos profissionais de RH se sentem frustrados em um dia típico de trabalho, enquanto 25% afirma se sentir entediado cumprindo suas funções. 

E não é à toa. “HR Ops é um setor que olha para muitas atividades, com rotinas regulatórias e relevantes para o engajamento dos colaboradores. É um trabalho bem intenso e que se repete mensalmente”, explica Patrícia Zaborowsky Neufeld, head de People na N26 Brasil, fintech europeia que chegou há pouco tempo ao Brasil. 

Para a executiva, o caminho para resolver essa dinâmica complicada é um só: investir em tecnologia. “Com a digitalização, podemos otimizar custos e investir cada vez mais nas pessoas, deixando o RH pensar de forma mais estratégica.”

Leia também: RH estratégico: o que é e como colocá-lo em prática?

Bons exemplos no mercado

Responsável por marcas como Yázigi e Wizard, a empresa de educação Pearson Education tem uma área de HR Ops cheia de atividades digitalizadas. Apesar de ter atividade bastante capilarizada pelo Brasil, as contratações da empresa são todas realizadas em nível nacional, uma vez que o processo de seleção, admissão e onboarding na companhia é feito por plataformas online — incluindo até o exame médico admissional. 

O processo de desligamento na empresa também já é 100% digital, com o recolhimento de assinaturas via Adobe Sign, otimização do processo de retirada de equipamentos de trabalhos, agendamento de exame via aplicativo e até reunião de desligamento e homologação pela internet. 

“Hoje, usamos um software que nos deixa visualizar os dados atualizados dos nossos colaboradores. Ele está interligado com o nosso ERP, fornecendo informações atualizadas para rodarmos a folha de pagamento”, exemplifica Jessika Carvalho, analista de HR Ops da Pearson no Brasil. 

Ela completa: “As análises e os dados coletados por esse departamento, bem como o fortalecimento da comunicação entre RH e colaborador, contribui diretamente no aperfeiçoamento das formas de gestão de processos, da qualidade de vida no trabalho, na prevenção e resolução de problemas e acompanhamento das conformidades legais”.

Promover soluções que permitam que os colaboradores consigam ter acesso a informações e realizar pedidos e tarefas é uma forma de reduzir o trabalho braçal do RH. Isso pode partir de algo simples, como ter uma intranet na qual é possível consultar holerites ou marcar suas próprias férias, até a dinâmica mais complexa da Pearson. 

Em alguns casos, contar com ajuda externa pode fazer sentido — é o que faz, por exemplo, a empresa de tecnologia brasileira RD. Além de utilizar a Caju para benefícios de seus colaboradores, a RD também adotou o sistema da Caju Despesas para descomplicar a gestão de gastos em viagens de seus colaboradores. 

“Tem sido uma grande praticidade para mim enquanto gestora. Por meio da plataforma, consigo fazer pedidos em massa e de forma centralizada, o que otimizou meu tempo e trouxe maior rastreabilidade para as operações”, conta Luiza Schaefer, que toca a área de facilities na RD. 

Além disso, o colaborador também tem como vantagem poder fazer as despesas no mesmo cartão em que utiliza seus outros benefícios, com saldos separados. A plataforma ainda poupa o trabalho que o colaborador teria de prestar contas e solicitar reembolso, uma vez que todos os dados já estão reunidos no sistema da Caju. 

Quer saber mais sobre esse case? Leia o artigo Como a Caju facilita o dia a dia do time da RD Station com benefícios, gestão de despesas e premiações

Falta visão estratégica

A realidade, porém, é que sistemas que facilitam o dia a dia do RH e também dos colaboradores ainda são uma realidade distante em muitas empresas. De acordo com o levantamento da Mercer, que ouviu profissionais da área de pessoas em 349 companhias da América Latina, menos de 20% dos RHs têm aplicativos ou interfaces que permitem que um colaborador consulte dados e faça pedidos por conta própria. 

A pesquisa também traz números que mostram que o problema vai além do uso de tecnologia: mesmo com a adoção de novos softwares e sistemas, a maioria dos RHs aponta que a redução do trabalho transacional nos últimos 7 anos foi de no máximo 7% — dado que inclui o período da pandemia, em que muitas tarefas foram digitalizadas à força.

De um lado, se a pandemia contribuiu para a transformação digital do RH, do outro também reforçou o sentimento de cansaço e frustração de quem trabalha na área. “A pandemia foi um período muito dolorido, em que o RH teve um protagonismo imenso, sustentando a operação”, disse Ana Paula Franzoti, diretora de desenvolvimento e cultura organizacional da Unilever. “Durante muito tempo, o RH era o lugar dos processos, mas há uma evolução na forma como a gente lida com o trabalho, e isso passa pela pandemia”. 

Na visão de Ana Paula — e de vários especialistas —, não basta só adotar a tecnologia para fazer o RH operacional deslanchar. É preciso ter visão de qual impacto a área de pessoas pode, e pretende, causar dentro da empresa, e receber espaço para isso dentro da liderança. “O RH hoje traz um olhar para o futuro dentro da organização, e às vezes tem que ensinar a organização, não pode só ficar parado”, diz a executiva da Unilever. 

Entender como fazer isso, ao mesmo tempo em que executa as tarefas esperadas por parte do RH, é um dos desafios que estão postos à mesa para as organizações. É uma tarefa difícil, mas já temos algumas pistas para quem quiser avançar: mais do que só automatizar, é preciso discutir a estratégia do RH com a liderança frequentemente. 

No levantamento da Mercer, 56% dos RHs percebidos como de alta performance revelam ter discussões semanais sobre a área com diretores executivos ou diretores de operação, enquanto entre os RHs de baixa performance, apenas 29% das empresas têm reuniões semanais para discutir negócios e estratégias com a alta liderança. Ou seja: o primeiro passo para tirar o RH da encruzilhada é justamente falar sobre o RH. 

Gostou de saber um pouco mais sobre o que é HR Ops e quais os desafios do setor nesse momento de mercado? Aproveite para ler também o nosso artigo Tendências para o setor de RH: entenda o que você precisa saber para manter-se atualizado!