Admissão na LGPD: como garantir a segurança jurídica no processo admissional 

Num cenário de constante evolução tecnológica, em que novos produtos e serviços são desenvolvidos e ofertados em tempo recorde, é fundamental que as empresas acompanhem atentamente as inúmeras mudanças legislativas que possam impactar suas atividades diárias. 

Sancionada em 2018, a  Lei nº 13.709/2018, conhecida como LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi responsável por alterar significativamente a forma de utilização de dados pessoais no Brasil, trazendo uma série de diretrizes e regras que devem ser seguidas pelas empresas para garantir a privacidade e a proteção de dados pessoais, tanto nos meios físicos quanto digitais. 

Dentre os departamentos mais afetados pelas obrigações propostas pela LGPD, está o RH, pois é a área responsável por coletar, armazenar e utilizar as informações pessoais dos colaboradores e candidatos à vaga de uma empresa. Esse cuidado com os dados pessoais está presente em todo o ciclo de vida do colaborador dentro da empresa, mas ganha um destaque especial na etapa em que as informações são coletadas: a admissão. 

Por isso, a seguir você confere qual a importância de aplicar as regras da LGPD no processo admissional, para garantir toda a segurança jurídica necessária. Além disso, falaremos sobre como a Caju pode ajudar a sua empresa nesta missão. 

Importância da LGPD no RH

Inspirada na General Data Protection Regulation (GDPR), que regulamenta a proteção de dados pessoais nos países da União Europeia, a LGPD busca garantir maior proteção a todo e qualquer tipo de informação pessoal, possibilitando que os titulares dessas informações possam exercer controle sobre elas. 

Para isso, a lei estabelece uma série de princípios e conceitos que norteiam a utilização dos dados pessoais, bem como regras e direitos que precisam ser respeitados por qualquer um que faça uso dessas informações. Além disso, LGPD traz uma nova categoria de dados, chamados de “dados pessoais sensíveis”, que são aqueles referentes à “origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural”. Em relação a esses dados, as empresas devem ter um cuidado especial, em razão dos prejuízos que o vazamento ou a utilização incorreta podem acarretar ao titular.

No RH, os principais dados pessoais que requerem maior atenção, são aqueles referentes a:

• Informações de identificação de candidatos a vaga;
• Informações cadastrais de funcionários;
• Dados pessoais sensíveis de funcionários, principalmente no que se refere a dados de saúde, informações sobre raça, gênero, sexualidadde, religião e dados biométricos;
• Avaliações de desempenho;
• entre outros.

Saiba mais detalhes em: o que é LGPD no RH e qual seu impacto para a área e os profissionais?

Quais são os riscos de não ter um processo de admissão de acordo com a LGPD?

No geral, é fundamental que as empresas sigam as diretrizes da LGPD e adotem boas práticas para proteger os dados pessoais dos candidatos e funcionários, evitando expor a empresa a diversos riscos, incluindo:

• Multas e sanções: a LGPD prevê multas pesadas, além de outras sanções, para empresas que não cumprirem as suas regulamentações. Essas multas podem chegar a 2% do faturamento da empresa, com um limite de 50 milhões de reais por infração.
• Danos à reputação da empresa: não seguir as diretrizes da LGPD pode resultar em danos à reputação da empresa, o que pode ocasionar a perda de clientes, de negócios, além de afetar negativamente a marca empregadora.
• Processos judiciais: se um candidato tiver seus dados vazados durante o processo admissional, ele pode ajuizar uma ação ou entrar com processo administrativo contra a empresa. Isso pode resultar em danos financeiros e de reputação
• Perda de oportunidades de negócios: empresas que não estão em conformidade com a LGPD podem perder oportunidades de negócios com empresas e clientes que exigem que seus parceiros comerciais estejam em conformidade com as regulamentações de privacidade.

6 dicas práticas de como garantir a admissão em conformidade com a LGPD

Como você já viu, seguir as regras da LGPD durante o processo de admissão de novos colaboradores é fundamental para garantir que os dados sejam coletados de forma transparente e legítima, sem a possibilidade de uso indevido ou compartilhamento não autorizado dessas informações. 

A seguir, você confere dicas práticas do que o RH precisa fazer para garantir que o processo de admissão de funcionários esteja em conformidade com a LGPD, evitando sanções e penalidades para a empresa. 

1. Coletar apenas os dados necessários

Durante a admissão do novo colaborador, a empresa pode e deve solicitar as informações necessários para a contratação do novo profissional, como nome completo, endereço, número de telefone, e-mail, data de nascimento, estado civil, nacionalidade, número de identidade e CPF, sem que isso signifique qualquer descumprimento à LGPD.

Também é possível incluir informações relacionadas à formação acadêmica do candidato, experiência profissional, habilidades, referências, salário anterior e expectativas salariais. No entanto, é importante lembrar que solicitar o fornecimento de dados sensíveis como etnia, religião, orientação sexual, pode representar um descumprimento da lei, caso não exista uma análise prévia capaz de justificar a necessidade da coleta, bem como a finalidade de utilização desses dados

2. Informar o funcionário sobre o uso dos dados

Outro passo fundamental é manter o colaborador ciente de que seus dados estão sendo coletados e que serão armazenados no sistema da empresa. 

É fundamental que a empresa dê transparência sobre quais dados podem ser coletados, com quem serão compartilhados e para quais finalidades serão utilizados. Na admissão digital, essa transparência pode ser dada através de um formulário online, por exemplo.

3. Restringir o acesso aos dados

Durante o processo de admissão, é muito importante que a coleta de dados seja restrita. Isso quer dizer que é preciso ter um controle sobre quais pessoas poderão ter acesso aos dados dentro da empresa, limitando o acesso apenas aos funcionários que precisam utilizar os dados no exercício de sua função. 

4. Armazenar os dados corretamente

Armazene os dados de forma segura, garantindo a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade das informações. Para isso, a dica é contar com ferramentas capazes de garantir a segurança dos meios de armazenamento usados pela empresa.. 

5. Excluir os dados após o término da finalidade

É essencial que a empresa saiba quais são os prazos de armazenamento dos diferentes tipos de dados coletados no momento da admissão, bem como execute a eliminação segura desses dados quando o prazo de armazenamento se esgotar. Para isso, a empresa deve mapear e documentar os prazos legais aos quais está sujeita, bem como identificar qual hipótese legal da LGPD está sendo usada para justificar o armazenamento dos dados.

6. Optar por uma ferramenta que auxilie no processo de admissão e gestão de dados: conheça o Caju Ciclos 

Ter uma ferramenta de admissão de novos funcionários pode ser essencial para facilitar o dia a dia do RH, além de garantir a segurança de dados pessoais no momento da contratação.

O Caju Ciclos é uma plataforma pensada para facilitar a admissão e gestão de dados da empresa. Com ela, é possível centralizar as informações e documentos dos colaboradores de forma automatizada, permitindo um fluxo de trabalho mais estratégico e eficiente.

Tudo com a garantia de segurança jurídica, ou seja, em conformidade com a LGPD e leis trabalhistas. 

Entre outros recursos, o Caju Ciclos permite que os colaboradores enviem toda a documentação necessária para a admissão direto na plataforma. Esses documentos ficam centralizados no diretório, onde é possível consultar as informações atualizadas de qualquer colaborador. 

Leia também: Caju Ciclos: nova funcionalidade reúne arquivos trabalhistas em um só lugar

Assim, os RHs podem ter uma visão completa do status das admissões, configurar as etapas de onboarding, personalizar mensagens de boas-vindas, gerar e exportar relatórios para análises estratégicas, além de integrar a plataforma com as outras soluções da Caju. 

Então, que tal facilitar a admissão de colaboradores e garantir a segurança jurídica necessária para a sua empresa? Acesse o nosso site e conheça o Caju Ciclos!