Holerite: o que é e quais informações precisam conter no contracheque?

O holerite é um documento muito importante para empresas e colaboradores. Seu uso traz transparência na relação profissional com os funcionários, permite que os negócios cumpram suas obrigações legais e auxilia no controle financeiro.

Quer saber tudo sobre o assunto? Continue a leitura para saber o que é, qual a importância e quais informações devem constar no holerite!

O que é holerite?

Um holerite ou contracheque é um documento em que o salário de um colaborador é registrado, servindo como certificado de que ele é funcionário da empresa e também como comprovante de renda caso ele deseje, por exemplo, alugar um imóvel em uma imobiliária ou solicitar um cartão de crédito.

Além do salário, o holerite também traz, em detalhes, os descontos e adicionais pagos aos colaboradores mensalmente. A origem do termo é o sobrenome de Herman Hollerith, inventor norte-americano que criou uma máquina para contagens estatísticas que funcionava com cartões perfurados, de acordo com o dicionário Aurélio. 

Existe diferença entre holerite e contracheque?

Não. Holerite e contracheque são termos sinônimos, servindo para dar nome a um mesmo documento.

Para que serve e qual a importância do holerite?

O holerite tem diversas utilidades, trazendo, como dito na introdução, benefícios para os negócios e para os colaboradores.

Para os funcionários, o contracheque traz mais transparência na relação trabalhista, uma vez que eles conseguem saber tudo o que será pago, quais são os descontos e acréscimos. Dessa maneira, o colaborador entende o que compõe a sua renda. 

Para a empresa, por outro lado, o holerite permite que os pagamentos de salário sejam feitos de maneira correta e auxilia no controle financeiro. No caso de ações trabalhistas, o documento permite comprovar que os pagamentos foram feitos corretamente.

Como deve ser a estrutura de um holerite?

Um holerite deve trazer uma série de informações importantes. Primeiro, deve identificar as partes envolvidas — empresa e colaborador. Isso é feito no cabeçalho. Depois, deve trazer as informações sobre o salário nas colunas e, no rodapé, as bases para o cálculo dos impostos, como no exemplo:

A seguir, detalhamos cada um desses itens:

Cabeçalho

• Dados da empresa, como nome, endereço e CNPJ 
• Dados do funcionário, como nome completo, código de registro na empresa e cargo 
• Data referente ao pagamento 
• Em alguns casos, consta também, no cabeçalho, o salário bruto do colaborador

Colunas

• Na primeira coluna, costumam estar os códigos de referência, em geral, de quatro dígitos, que servem para identificar cada item do holerite
• Na coluna seguinte, está uma descrição dos códigos de referência
• A seguir, há a coluna quantidade ou referência, os números sobre os quais os itens do holerite são baseados. Se você assumiu um emprego no dia 15 do mês, por exemplo, e o pagamento ocorre dia 30, seu salário será calculado com base no número de dias trabalhados nesse período
• Na coluna proventos ou vencimentos, é possível saber o montante que entra na remuneração, o que inclui salário base, horas extras, gratificações, entre outros
• Já na coluna descontos, vemos os valores que saem da remuneração, como impostos e benefícios dedutíveis

Linhas

• O salário base é o salário bruto, sem descontos. Caso não haja deduções por dias não trabalhados, o valor nessa linha deve ser o acordado em contrato 
• Horas extras são aquelas trabalhadas além do combinado, só indo para o holerite caso sejam pagas, o que não ocorre em negócios que trabalham com banco de horas, por exemplo
• Benefícios, no caso das empresas que os descontam, o que pode incluir vale-transporte, vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e previdência privada 
• Outros adicionais podem aparecer, como gratificação, adicional noturno, comissões, adicional de periculosidade
• Contribuição sindical, valor referente a um dia de trabalho que é cobrado uma vez ao ano e não é mais obrigatório desde 2018
• Imposto de Renda Retido na Fonte, que é o valor que a empresa retém do salário e paga a Receita Federal
• INSS, que indica a contribuição paga à Previdência

Rodapé

No rodapé do holerite, por sua vez, constam as bases de cálculo de impostos, usadas para calcular os descontos, como:

• Base IRRF
• Base INSS
• Base FGTS

Além disso, no item Total está o salário líquido, que efetivamente cai na conta do funcionário 

O holerite é obrigatório por lei?

O holerite não é citado de maneira específica na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). No entanto, a legislação prevê que seja emitido um recibo de pagamento, determinando que a empresa deve emitir o demonstrativo e comprovar aos colaboradores o pagamento de salário e benefícios. 

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Hoje, a entrega do holerite impresso não é mais obrigatória, podendo ser adotado o contracheque online. O mais importante é que o colaborador tenha acesso ao documento e possa conferir as informações a respeito de seus pagamentos.

A entrega do documento ao funcionário, seja online ou impressa, precisa ser feita até o quinto dia útil do mês, acompanhando a data limite para o pagamento do salário.

É preciso assinar o holerite?

Antigamente, o funcionário deveria receber o holerite impresso e assiná-lo. Hoje, porém, a obrigação não existe mais, sendo substituída pelo recibo de depósito em conta bancária.

Art. 464 – Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. 

Como o comprovante de depósito tem força de recibo, o holerite pode ser entregue online. Nesses casos, a empresa deve se atentar à segurança dos dados dos colaboradores, disponibilizando o documento em um ambiente digital de acesso restrito. 

Existe um prazo para disponibilizar o holerite?

Embora a lei não defina o dia de entrega do holerite, o pagamento do salário deve ser feito obrigatoriamente até o quinto dia útil do mês. Por isso, entende-se que a entrega do documento deve ser a mesma do pagamento.

Art. 459 – Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido.

E agora, ficou mais fácil entender a importância do holerite para o seu funcionário e para a área de RH? 

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